Підготовка та проведення ділової зустрічі - Етика ділової зустрічі

Підготовка приміщень. Основними вимогами до приміщень для ділових зустрічей є чистота і порядок. Тут повинно бути не душно, не шумно; саме приміщення перед зустріччю необхідно добре провітрити. Столи для переговорів покривають традиційною зеленою скатертиною. На столах розкладаються для кожного із учасників блокноти, ручки, проспекти. Крісла повинні бути зручними і в достатній кількості. По довжині столу для переговорів розставляються групами пляшки з мінеральною водою. Біля них ставлять чисті склянки і відкривачки. Якщо немає мінеральної води, то, як виняток, можна поставити графини з перевареною водою, попередньо поклавши туди декілька кубиків льоду. В полі зору керівників повинні бути годинники, які нагадують, що час довго розтягувати не можна. Максимальна тривалість переговорів 2 - 2,5 год. Якщо в приміщенні, де планується проведення переговорів, немає годинника, то можна свій ручний годинник покласти в поле зору, збоку. Бажано потурбуватися про каву або чай. Для цього необхідно передбачити на столах для переговорів самовар, кілька гарних сервізів, чай, каву, печиво або кондитерські вироби. Слід відзначити, що нема особливої необхідності дуже пригощати партнерів під час ділової зустрічі, для цього існують прийоми. Якщо ви поставили на стіл попільничку, це є сигналом, що палити можна, однак, перш ніж запалити, запитайте дозволу у присутніх жінок. Якщо ж попільничка на стіл не поставлена, це означає, що палити не можна. В такому випадку повинне бути підготовлене приміщення для паління під час перерви.

Зустріч делегації. При зустрічі делегації необхідно правильно визначити рівень тих, хто зустрічає. Загальне правило таке: зустрічає той, хто запрошує, хто підписував лист із запрошенням, в крайньому випадку один із його замісників. При посадці в автомобіль необхідно враховувати такі правила. Першим почесним місцем є місце на задньому сидінні справа по ходу руху. Друге почесне місце за водієм. Першим сідає пасажир, який займає найбільш почесне місце, потім пасажир, який займає друге місце. При зустрічах, як правило, займається тільки заднє сидіння. Якщо в автомобіль сідає ще одна особа, то займається місце №3 між двома почесними місцями, щоб не заважати тому, хто сидить на почесному місці при виході. Особа, яка займає місце №1, виходить через праві дверцята, решта, щоб не турбувати того, хто сидить на почесному місці, - через ліві. Виходять першими особи, які займають почесні місця. В представницьких екіпажах з розміщенням місць один проти одного почесним місцем є місце на задньому сидінні справа по ходу руху. По прибутті екіпаж подається таким чином, щоб вихід був з правої сторони, причому, особа, яка займає почесне місце, виходить першою.

До візиту делегації, особливо для іноземної, потрібно добре готуватися. Слід завчасно потурбуватися про те, щоб прибулих у фірму привітно зустріли біля входу, провели в зручну вітальню, запропонували зняти пальто. В приймальні потрібно надати можливість членам делегації розміститися "як вдома", випити чашечку чаю або кави.

До моменту прибуття гостей вся група, яка бере участь у переговорах з вашої сторони, повина бути зібрана. Погане враження складають господарі, які в присутності гостей входять і виходять, нехай навіть з вибаченнями.

Привітання. З давніх часів представники різних народів, зустрічаючись, вітають один одного різними способами (побажання добра, благополуччя, здоров'я). Кожному народу, кожній соціальній групі властива своя манера привітання. Так, монголи та індокитайці виразом вічливості вважають потирання носу, а в Новій Зеландії вітають один одного, притуляючись носами. Серед народів Нігеру виразом поваги є притуляння лобом до підлоги, а от жителі Тібету при привітанні знімають головний убір правою рукою, ліву руку закладають за вухо і при цьому висовують язик. В Японії застосовується три види поклонів: найнижчий - сайкейрей, середній - під кутом 30% і легкий - під кутом 15%. На Сході характерною рисою привітання є нахил корпусу з одночасним викидом рук. В країнах, де зберігся монархічний або напівфеодальний режим, існують привітання у вигляді коліносхиляння: повне (на обох колінах) і неповне (на одному). В Європі, як правило, вітають один одного трохи піднявши лівою рукою капелюха і зробивши легкий уклін головою. Порушенням етикету є шумні, нестримані привітання.

Під час привітання дотримуються таких правил:

    - Чоловік перший вітає жінку, молодший за віком або за посадою - старшого, член делегації - керівника. - Чоловік повинен розглядати як знак особливої до нього поваги, якщо жінка першою привітала його. - Вітаючи жінку на вулиці, чоловік знімає капелюха і рукавичку з правої руки, для жінок це не обов'язково. Якщо ж жінка все-таки зняла рукавичку - це знову-таки знак великої поваги. - Привітання шляхом обміну потисками рук чоловікам рекомендується робити завжди, жінкам - за згодою обох сторін. - Коли чоловіка представляють жінці, руку першою пропонує жінка. Той же пріоритет належить більш похилим і старшим за посадою. - Якщо зустрічаються подружні пари, то спочатку жінки вітаються одна з одною, потім чоловіки вітають жінок, а вже потім вітають один одного. - Жінка першою вітає чоловіка в тих випадках, коли вона його обжене, або, коли проходить повз групу людей, які сидять чи стоять. - Першою також вітається жінка, яка йде в товаристві чоловіків, з жінкою, яка іде без супроводу або з іншою жінкою. - Жінкам в знак привітання ніколи не цілують руку на вулиці: роблять це тільки в приміщенні. У нас прийнято цілувати руку лише заміжнім жінкам. Цілуючи руку жінці, не варто піднімати її надто високо, намагайтеся нахилитися самі. - Вітаючись один з одним, чоловіки можуть залишатися і в рукавичках. Але якщо один зняв, знімає й другий. - На вулиці першим вклоняється чоловік, який йде тому, який стоїть. - При обміні рукостисканнями завжди слід пам'ятати, що не варто надто сильно тиснути руку тому, кого вітаєш, тим паче жінці. Чоловікам слід пам'ятати, що ініціатором рукостискання є жінка або старший за віком. - Вітаючи чоловіка, за правилами вічливості, варто запитати: "Як здоров'я вашої дружини?", "Як почувають себе ваші діти?", "Як здоров'я вашої мами?" та ін.

Розміщення учасників зустрічі. План розміщення учасників ділової зустрічі повинен бути завчасно продуманий, спланований і узгоджений секретарями обох сторін. Гості заходять до кабінету, господар вітає їх (не зустрічає в дверях) зі свого крісла і підходить до місця, де розмістилися його співробітники, вони всі вітають прибулих. Після обміну привітаннями і знайомства господар показує членам іншої делегації місця біля столу переговорів. При цьому може бути кілька варіантів.

Перший. Керівники обох делегацій сідають у центрі стола один проти одного (їм ставляться крісла з високими спинками). По ліву руку від перших осіб сідають перекладачі, по праву - інші члени команди. Секретарі розміщуються в торці столу.

Другий. Керівники делегацій сідають з довгої сторони столу також один проти одного. Перекладач сідає в торці столу з однієї сторони, а секретар - з іншої.

Місця, відведені іншим учасникам переговорів, можуть позначатися картками, на яких вказані прізвище, ім'я та по батькові учасника, а також найменування фірми, яку він представляє. В цьому випадку проблема розміщення зникає. Гостей з чисто психологічних причин краще розмістити обличчям до дверей. При розміщенні напроти вікон, прибулі будуть більше відволікатися від теми розмови: може заважати сонячне світло, негарний пейзаж. Один бік зали розумно залишати вільною для проходу учасників, для зручності розповсюдження документів.

Третій. Якщо зустріч носить непротокольний характер, перші керівники сідають на дивані, а за ними розміщуються перекладачі. Члени делегації розміщуються навколо невеликого круглого журнального столу. При більш довірливій зустрічі члени делегацій також сідають поряд. При наявності в кімнаті для переговорів телефону необхідно потурбуватися, щоб секретар не з'єднував з цим номером. Вся обстановка проведення ділових переговорів повинна сприяти спокійній бесіді, щоб партнери могли спілкуватися без перешкод і не відволікатися. Інколи на вхідні двері вішають табличку "Не заходити, йдуть переговори".

Офіційна мова. Питання про офіційну мову переговорів не виникає, коли партнери можуть розмовляти однією мовою. Якщо ж сторони представляють різномовні країни, питання про офіційну мову переговорів повинно бути вирішено завчасно. Російська мова найбільше підходить у спілкуванні між партнерами із країн колишнього СРСР і Варшавського договору. В Британській співдружності націй і США говорять англійською мовою. Іспанською мовою спілкуються в більшості країн Південної Америки, за винятком Бразилії. Французька мова визнана офіційною в Бельгії, Гаїті, Люксембурзі та Швейцарії. Нею розмовляють в середземноморських країнах і в деяких африканських державах. Англійська мова в силу її широкого розповсюдження визнається мовою міжнародного бізнесу. Ступінь володіння англійською мовою обох сторін суттєво впливає на темпи і успіх переговорів. В кожній країні розмовна англійська мова має свої особливості і навіть у спілкуванні високоосвічених людей можуть виникати деякі непорозуміння. Часто одна із сторін не має достатньо глибоких знань англійської мови, що може прямо вплинути на хід переговорів. Як наслідок, уповільнюється темп спілкування, з'являється необхідність перепитувати сказане, в той час як партнер намагається пояснити те саме іншими словами, збільшується вірогідність неправильного розуміння позицій сторін.

Звідси правило - не ведіть переговори іноземною мовою, якою володієте недостатньо, оскільки уся ваша увага буде зосереджена не на суті переговорів, а на мові.

У більшості випадків різномовні учасники переговорів використовують послуги перекладачів. Необхідно підібрати такого перекладача, який міг би забезпечити правильність і точність сприйняття повідомлення. Знавці іноземної мови, які здатні передати всі нюанси і тонкощі, закладені в словах виступаючого, ціняться дуже високо. Ставтеся до перекладача з повагою, гідною професіонала. Якщо у вас зав'язуються дружні стосунки з перекладачем своїх партнерів, він може надати багато корисної інформації про своїх наймачів. Свої зауваження до якості перекладу, для уникнення непорозумінь, не робіть у ході переговорів, а зробіть це після їх закінчення.

Похожие статьи




Підготовка та проведення ділової зустрічі - Етика ділової зустрічі

Предыдущая | Следующая