Оптимизация процесса отгрузки оборудования - Оптимизация логистических бизнес-схем

Отделение отгрузок является важной частью компании. В отделении подготавливается оборудование к отправке - проверка комплектации, загрузка программного обеспечения, упаковка, выявление неисправного оборудования, определение потребности в транспортных услугах, погрузочных средствах, таре и рабочей силе, организация отгрузки и забора груза.

Все эти функции выполняют 4 человека. Руководитель отделения отвечает за отгрузку и забор груза, а также за заказ транспорта. Оставшиеся трое сотрудников занимаются исключительно подготовкой оборудования к отправке и участвуют в разгрузочно-погрузочной деятельности. Полный бизнес-процесс представлен в приложении Д.

Проблемы стали проявляться несколько лет назад, когда резко вырос спрос на продукцию. Рост продаж на 35% привел к увеличению срока подготовки товара на 60%. Сотрудники отдела связывали это с резко возросшим объемом работ и плохой организации работы. Работники должны были отвлекаться от подготовки оборудования для выполнения разгрузочно-погрузочных работ. В ходе анализа деятельности отдела выявились настоящие причины снижения эффективности работы:

    - отсутствие мотивации со стороны начальства; - невыполнение норм подготовки оборудования;

Фактическое время выполнения подготовки одной единицы продукции превышает норматив на 45%. Что приводит к увеличению сроков загрузки партии товара в несколько раз и проблемам выполнения заказа в срок.

Для решения проблемы предлагается использовать концепции бережливого производства. Бережливое производство - концепция управления компанией, базирующаяся на устранении всех видов потерь. Основные потери при подготовке оборудования происходят на этапе загрузки программного обеспечения. Сотрудник отвлекается от своей работы и пропускает момент готовности оборудования к дальнейшим операциям. Для устранения этого недостатка необходимо использовать "вытягивающую" систему. "Вытягивающая" система - организация движения материальных потоков, при которой материальные ресурсы подаются ("вытягиваются") на следующую технологическую операцию с предыдущей по мере необходимости. Суть изменения состоит в следующем. [22, c. 136] Устанавливается крутящийся стол, на котором размещается 4 ноутбука. За столом сидят два сотрудника напротив друг друга. Первый сотрудник выполняет функции:

    - Вскрытие упаковки и извлечение устройства; - Подключение устройства к компьютеру; - Загрузка программного обеспечения.

Второй сотрудник занимается:

    - Верификация устройства (проверка правильности установки ПО); - Распечатывание чека; - Упаковка устройства.

Процесс выглядит следующим образом: (Рисунок 12)

моделирование процесса подготовки оборудования

Рисунок 12 - Моделирование процесса подготовки оборудования

Таблица 23 - Время выполнение каждой операции в процессе подготовки оборудования

Операция

Время выполнения, сек

Вскрытие упаковки и извлечение устройства

6

Подключение устройства к компьютеру

10

Загрузка программного обеспечения

30

Верификация устройства(проверка правильности установки ПО)

8

Распечатывание чека

10

Упаковка устройства

5

Сумма

69

Общее время подготовки устройства по сравнению с нормативами сократилось на 9 секунд (12%), а с фактическим значением на 101 секунду (85%).

Сокращение времени верификации устройства, и его упаковки удалось добиться благодаря совмещению этих процессов. Во время верификации, сотрудник проверяет правильность комплектации и распечатывает чек.

    1. сотрудник 1 вскрывает упаковку и достает устройство; 2. сотрудник 1 подключает устройство к компьютеру и запускает процесс загрузки ПО; 3. сотрудник 1 вращает стол, тем самым освобождая свое рабочее место и переходит к следующему устройству; 4. сотрудник 2 получает устройство. До окончания загрузки ПО остается 10 секунд. За это время он упаковывает предыдущее устройство и проверят правильность комплектации нового. 5. сотрудник 2 после загрузки ПО вводит комбинацию цифр для верификации устройства. 6. сотрудник 2 одновременно с верификацией запускает процесс печати чека. 7. к моменту окончания распечатывания чека к сотруднику 2 поступает оборудование с процессом загрузки ПО (шаг 4) 8. сотрудник 2 упаковывает устройство и принимается за следующее.

Моделирование процесса в программе "БП симулятор" позволило определить количество подготовленного оборудования за 1 рабочий день.

За 8 рабочих часов было загружено 1440 терминалов, что сравнимо с работой 4 сотрудников (1477 терминалов) при условии выполнения нормативов. Поскольку нормативы не выполняются, реальные показатели составляют 678 терминалов, что на 45% хуже, чем работа 2 сотрудников с использованием вращающегося стола.

Для достижения таких результатов потребовалось немного изменить процесс - во время верификации оборудования сотрудник не ждет подтверждения о завершении процесса, а переходит сразу к распечатыванию чека. В результате чего, во время печати чека процесс верификации заканчивается, а через 2 секунды заканчивается процесс печати. Это дает выигрыш в 6 секунд. Ускорение процесса очень важный фактор, так как от него будет зависеть останавливаться ли работа и появятся ли заторы.

Еще одним фактором успешной работы отделения является количество выявленного брака в поставке. В компании существует статистика исходя из которой можно сделать вывод, что бракованные устройства поступают в отгрузку по вине сотрудников. Это связано с монотонностью работы и ухудшением внимания под конец рабочего дня. Для борьбы с этой проблемой, загрузка сотрудников различна.

Таблица 24 - Процент загрузки сотрудников

Показатель

Время занятости

Стоимость занятости, 1 день

Загрузка исполнителей

Сотрудник 1

6:00:00

1 428,00 ?

75%

Сотрудник 2

7:59:40

1 902,68 ?

100%

Сотрудники должны меняться местами раз в 4 часа. Это позволит добиться снижения усталости за счет смены деятельности, повысить процент найденного брака.

Расчет эффективности внедрения данного нововведения:

Таблица 24 - Изменение времени подготовки оборудования после оптимизации

Год

Среднее количество оборудования

Время обработки по норме(4 чел)

Время обработки фактическое(4чел)

Время обработки оптимизированное

(2 чел)

2013

1900

1д* 2:30

2д 6:43

1д 3:45

2014

2500

1д 5:50

4д 5:51

1д 7:45

2015

3400

3д 1:00

5д 0:15

2д 4:54

Оптимизация процесса позволяет подготовить 3400 терминалов на 3:46 минут раньше используя всего 2 сотрудников.

В результате оптимизации процесса мы можем сократить наши расходы на зарплату сотрудников, поскольку теперь 2 сотрудника выполняют работу 4-х. Высвободившуюся рабочую силу можно перенаправить в другой отдел (отдел складирования) или создать еще одно рабочее место для выполнения работ с помощью новой методики. Это является разумным шагом, так как продажи ежегодно растут на 10-15%.

Выполнение подготовки оборудования в установленные сроки позволяет не привлекать сотрудников к работе в выходные и праздничные дни. Тем самым нет необходимости оплачивать сверхурочные часы работы.

Благодаря своевременным поставкам компания не получает рекламаций и штрафных санкций. Это позволит сохранить существующих клиентов, а также привлечь новых, ввиду того что у конкурентов также наблюдается проблема выполнения сроков поставки. Это может быть важным конкурентным преимуществом.

Экономический эффект представлен в Таблице 25:

Таблица 25 - Экономический эффект от оптимизации

Показатель

В настоящий момент

Оптимизация

Разница

Зарплата сотрудников(руб/месяц)

170 000

130 000

40 000

Штрафные санкции(руб/месяц)

30 660

0

30 660

Оплата сверхурочных часов работы(руб/месяц)

29 090

0

29 090

Итого

229 750

130 000

99 750

Также из-за срывов поставок и необходимости выполнения срочных заказов от больших банков, компания теряет клиентов. Из-за выполнения срочных заказов крупных покупателей, компания вынуждена отказываться от поставки другим клиентам и переносит сроки на несколько месяцев вперед. За 3 года компания потеряла 31 клиента, из них 18 это клиенты, которые приносят 20% дохода, то есть среднего уровня. От ухода таких клиентов потери составили 300 млн рублей.

Таблица 26 - Количество потерянных клиентов из-за срыва поставки

Год

Недопоставлено оборудования в срок, шт.

Потеряно клиентов

Сумма потерь, млн руб.

2013

18 873

14

175

2014

21 564

12

150

2015

20 489

5

62,5

Итого

60 926

31

387,5

Подводя итог, оптимизация процесса подготовки терминального оборудования к отправке позволило добиться следующих результатов:

    - повышение скорости подготовки 1 единицы устройства на 85% по сравнению с фактическими данными - повышение производительности сотрудников на 45% за счет использования "вытягивающего" метода; - предотвращение снижения внимания сотрудников из-за смены деятельности; - сокращение расходов на 100 тыс. руб. ежемесячно по причине отсутствия штрафных санкций и сверхурочных работ; - благодаря стабильным поставкам улучшая деловая репутация компании и отток клиентов уменьшается.

Похожие статьи




Оптимизация процесса отгрузки оборудования - Оптимизация логистических бизнес-схем

Предыдущая | Следующая