Организационная структура компании - Оптимизация логистических бизнес-схем

Под организационной структурой понимаются состав, соподчиненность, взаимодействие и распределение работ по подразделениям и органам управления, между которыми устанавливаются определенные отношения по поводу реализации властных полномочий, потоков команд и информации. [9, c. 86]

Общее управление обществом осуществляет генеральный директор (Приложение А)

Статус, порядок назначения и освобождения от должности генерального директора определяется законодательством РФ и уставом общества. В случае отсутствия генерального директора его функции осуществляет заместитель, назначенный приказом генерального директора.

Руководство структурными подразделениями осуществляют заместители генерального директора, финансовый директор, директор по развитию бизнеса, технический директор, директор департамента сервиса и обслуживания оборудования, директор департамента ВЭД и логистики, которые назначаются и освобождаются от должности приказом генерального директора.

В обществе имеется четыре уровня управления:

    - уровень генеральной дирекции; - уровень департаментов; - уровень отделений; - уровень отделов.

Основными структурными единицами предприятия являются департаменты общества, которые возглавляются директорами департаментов и имеют в своем подчинении отделения/отделы.

Работой отделений руководят руководители отделений. Руководители отделений назначаются и освобождаются от должности приказом генерального директора предприятия по согласованию с руководителями, курирующими структурное подразделение.

Для решения конкретных задач в составе отделений создаются дополнительные структурные единицы - отделы.

Общее управление работой отделов осуществляют руководители отделений. Непосредственно работой отдела управляет руководитель/начальник отдела. Руководитель дополнительной структурной единицы назначается и освобождается от должности приказом генерального директора предприятия по согласованию с руководителем отделения.

Основными функциональными блоками организационной структуры общества являются:

    - коммерческий - технический; - сервисный; - логистический; - юридический; - управления персоналом; - финансовый (в том числе учета и отчетности).

В зависимости от того, какие уровни управления затрагивают организационные изменения и от того, в компетенции какого органа управления общества находится право их принять, определяется процедура внесения изменений в организационную структуру и документ ее регламентирующий.

На основании положений устава и других нормативных и внутренних документов общества установлено следующее распределение компетенции между органами управления в принятии решений по вопросам изменения организационной структуры общества:

Компетенция генерального директора - утверждение организационной структуры общества с детализацией до уровня департамента/отделения/отдела/должности.

Компетенция директора департамента - утверждение организационной структуры подразделений с детализацией до уровня отделения/отдела.

Основные компетенции структурных подразделений представлены в таблице ниже (Таблица 4)

Таблица 4 - Основные компетенции структурных подразделений

№ п/п

Наименование структурного подразделения

Основные компетенции

1.

Административный отдел
    1. Документационное, организационное и информационное обеспечение деятельности руководства общества. 2. Хозяйственное, материально-техническое и социально-бытовое обеспечение общества.

2.

Отдел по работе с персоналом
    1. Ведение кадрового делопроизводства. 2. Обеспечение потребности в персонале (поиск, отбор, найм персонала).

3.

Юридический отдел
    1. Обеспечение соблюдения законности в деятельности общества. 2. Представление законных прав и интересов общества в судебных, государственных, муниципальных и иных организациях. 3. Ведение договорной и претензионной работы. 4. Разработка и/или согласование проектов приказов, локальных нормативных актов, инструкций, положений, стандартов и иных актов правового характера.

4.

Отдел по охране труда
    1. Организация работы по обеспечению выполнения работниками требований охраны труда, 2. Контроль за соблюдением работниками законов и иных нормативно-правовых актов об охране труда, пожарной и промышленной безопасности, других локальных нормативных правовых актов общества, 3. Организация профилактической работы по предупреждению производственного травматизма, профессиональных заболеваний и заболеваний, обусловленных производственными факторами, а также работы по улучшению условий труда, 4. Информирование и консультирование работников общества, в том числе ее руководителя, по вопросам охраны труда, 5. Изучение и распространение передового опыта по охране труда, пропаганда вопросов охраны труда.

5.

Отдел маркетинга
    6. Реализация маркетинговой политики общества; адаптация маркетинговой политики Ingenico Group к условиям рынка России и стран СНГ. 7. Мониторинг конкурентной среды и позиции общества на рынке. 8. Осуществление информационно-рекламной деятельности и связей с общественностью

6.

Отдел продаж
    1. Привлечение новых и работа с существующими клиентами 2. Контроль договоров на поставку продукции и услуг потребителям. 3. Разработка прогнозов для составления планов производства/закупок.

7.

Отдел по работе со Сберегательным банком
    1. Заключение и документальное сопровождение соглашения о работе со Сбербанком. 2. Планирование и организация поставок оборудования, индивидуальных объемов сбыта и индивидуальных целевых показателей по развитию активной клиентской базы. 3. Развитие долгосрочных партнерских отношений с ОАО "Сбербанк России".

8.

Отдел развития
    1. Поиск новых клиентов общества, выход на новые рынки сбыта, вывод новых продуктов и услуг на существующий рынок. 2. Подготовка, заключение и сопровождение договоров на поставку продукции и услуг новым потребителям, согласование условий поставок. 3. Продвижение продукции общества в части систем самообслуживания. 4. Продажа систем самообслуживания. 5. Продажа услуги по ремонту и сервисному обслуживанию оборудования.

9.

Департамент экономики, финансов и учета
    1. Реализация финансовой стратегии и финансовой политики Компании. 2. Организация финансовой деятельности общества с целью эффективного использования финансовых ресурсов. 3. Ведение бухгалтерского учета и составление отчетности 4. Разработка прогнозов экономического развития общества и участие в формировании ключевых показателей деятельности. 5. Участие в разработке и составлении перспективных и текущих финансовых планов, и бюджетов общества и оперативный контроль их выполнения. 6. Предоставление необходимой финансовой оперативной, регулярной и аналитической информации внутренним и внешним пользователям. 7. Комплексный экономический и финансовый анализ деятельности общества, разработка мероприятий по повышению эффективности управления финансами, снижению финансовых рисков и увеличению прибыльности общества. 8. Контроль над соблюдением финансовой дисциплины, своевременным и полным выполнением договорных обязательств, расходами и поступлением доходов. 9. Взаимодействие с контрагентами и финансовыми организациями в рамках компетенции.

10.

Департамент ВЭД и логистики
    1. Организация поставки платежного оборудования от производителя. 2. Подготовка оборудования к отправке и осуществление отгрузки оборудования. 3. Временное хранение оборудования. 4. Ведение учетной и отчетной документации по вопросам поставок.

11.

Отделение отгрузок
    1. Подготовка оборудования к отправке клиентам. 2. Отгрузка оборудования. 3. Документальное оформление отгрузки и приемки груза.

12.

Отделение складирования
    1. Прием, учет и хранение оборудования, комплектующих и расходных материалов. 2. Создание условий для сохранности оборудования, размещенного на временное хранение.

13.

Отделение управления логистикой и ВЭД
    1. Взаимодействие с производителями оборудования и компаниями-перевозчиками по вопросам. производства и отгрузки продукции. 2. Ведение учетной документации и баз данных. 3. Оформление документации для импортно-экспортных операций.

14.

Департамент технологий и программных решений
    1. Управление процессами создания и применения программных продуктов общества, освоения новых информационных технологий. 2. Совершенствование методик и инструментов проектирования, внедрения и технической поддержки программных продуктов. 3. Сопровождение и развитие информационной инфраструктуры общества.

15.

Отделение разработки программных продуктов
    1. Проектирование и разработка программных продуктов. 2. Устранение несоответствий программного обеспечения. 3. Модификация и адаптация программных продуктов. 4. Участие в визировании договоров с клиентами по деятельности, относящейся к подразделению (а также участие в согласовании условий и сроков с подразделениями организации). 5. Сертификация программного обеспечения, программно-аппаратных комплексов и систем (за исключением сертификации в государственных органах РФ). 6. Подготовка и оформление документации на программное обеспечение и программно-аппаратные комплексы.

16.

Отдел разработки программного обеспечения
    1. Проектирование и разработка программных продуктов. 2. Верификация, диагностика и устранение несоответствий ПО. 3. Модификация и адаптация программных продуктов.

17.

Отдел документирования и сертификации
    1. Сертификация программного обеспечения, программно-аппаратных комплексов и систем. 2. Подготовка и оформление документации на оборудование и программное обеспечение.

18.

Отделение сопровождения программного обеспечения
    1. Качественная и бесперебойная техническая поддержка клиентов общества. 2. Тестирование программных и технических средств. 3. Анализ и классификация запросов клиентов, ведение статистики по базе заявок.

19.

Отделение проектов, поддержки продаж и партнеров
    1. Предпроектное обследование. 2. Взаимодействие с заказчиками и подрядчиками по вопросам реализации проектов. 3. Организация и координация работ по интеграции, доработке и разработке программных решений.

20.

Отделение внедрения программно-аппаратных решений
    1. Тестирование и внедрение программных и технических средств. 2. Диагностика программно-аппаратных продуктов. 3. Выполнение пуско-наладочных работ. 4. Консультирование и обучение сотрудников общества и компании Заказчика по вопросам функционирования аппаратно-программных комплексов.

21.

Департамент сервиса и обслуживания оборудования
    1. Организация эффективной системы услуг по сервису и обслуживанию оборудования. 2. Обеспечение качества и своевременности выполняемых работ. 3. Привлечение новых и повторных клиентов.

22.

Отделение обслуживания POS-терминальных сетей и обучения
    1. Участие в подготовке и сопровождении договоров с партнерами и клиентами. 2. Работа по выполнению договоров. 3. Абонентское обслуживание POS-терминальных сетей. 4. Выполнение разовых проектов. 5. Обучение персонала торгово-сервисных предприятий.

23.

Отдел обслуживания POS-терминальных сетей
    1. Участие в подготовке и сопровождении договоров с партнерами и клиентами. 2. Обслуживание POS-терминальных сетей. 3. Выполнение разовых проектов, связанных с деятельностью подразделения.

24.

Отдел обучения

1. Обучение и консультирование персонала торгово-сервисных предприятий.

25.

Отделение ремонта платежного оборудования
    1. Продвижение услуг по ремонту платежного оборудования. 2. Гарантийный и постгарантийный ремонт платежного оборудования. 3. Методическое и документальное обеспечение процесса ремонта платежного оборудования.

26.

Отделы ремонта в Москве, Санкт-Петербурге и Перми
    1. Разработка методов тестирования и ремонта оборудования, технологических карт ремонта. 2. Гарантийный и постгарантийный ремонт платежного оборудования.

Организационная структура общества отражает основные процессы деятельности общества.(Приложение Б)

В соответствии с уставом общества, высшим органом управления является Общее собрание Участников. Единоличным исполнительным органом общества является генеральный директор.

В соответствии с организационной структурой и видами деятельности можно выделить 6 блоков управления обществом.

Система управления общества фактически имеет 6 уровней:

1 уровень управления - генеральный директор.

Основная задача: определение стратегии и общее управление текущей деятельностью общества.

В отсутствие генерального директора управление обществом в отдельных случаях осуществляет заместитель генерального директора по коммерческим вопросам, однако в регламентирующих документах общества не установлен порядок замещения генерального директора.

    2 Уровень управления - директора и заместители генерального директора:
      - заместитель генерального директора по коммерческим вопросам; - технический директор; - финансовый директор; - главный бухгалтер; - директор департамента ВЭД и логистики; - директор по платежным технологиям; - директор по развитию бизнеса;

Основная задача директоров и заместителей генерального директора - координация деятельности департаментов для реализации целей общества.

    3 Уровень управления - заместители директоров и главного бухгалтера:
      - заместитель главного бухгалтера; - заместитель директора по развитию бизнеса.

Основная задача заместителей директоров и главного бухгалтера - исполнение функций директоров и главного бухгалтера в их отсутствие, координация деятельности подразделений.

    4 Уровень управления - руководители отделений:
      - руководитель отделения отгрузок; - руководитель отделения обслуживания POS-терминальных сетей; - начальник отделения складирования; - руководитель отделения ремонта; - руководитель отделения разработки; - ведущий разработчик-технолог отделения проектов, поддержки продаж и партнеров (должность руководителя отделения проектов, поддержки продаж и партнеров отсутствует в штате общества на настоящее время); - руководитель отделения внедрения программно-аппаратных решений, - руководитель отделения сопровождения программного обеспечения.

Основная задача руководителей отделений - руководство отделениями, решение оперативно-тактических задач, контроль выполнения задач.

    5 Уровень управления - руководитель отделов:
      - менеджер по персоналу; - руководитель юридического отдела; - руководитель отдела обслуживания POS-терминальных сетей; - руководитель отдела обучения; - руководитель отдела ремонта; - руководитель отдела разработки; - руководитель отдела документирования и сертификации; - руководитель отдела продаж; - менеджер по маркетингу; - руководитель отдела по работе со Сберегательным Банком.

Основная задача руководителей отделов - руководство отделами, решение оперативно-тактических задач, контроль выполнения задач.

    6 Уровень управления - заместители руководителей отделов:
      - заместитель руководителя юридического отдела; - заместитель руководителя отдела обслуживания POS-терминальных сетей.

Основная задача заместителей руководителей отделов - руководство отделами в отсутствие руководителя, решение оперативно-тактических задач, контроль выполнения задач.

При общей численности штата сотрудников общества 170 человек (по штатному расписанию) вакантными являются 27 должностей, что составляет 20% от общей численности сотрудников.

В связи с тем, что на момент проведения исследования в обществе отсутствуют документы, фиксирующие распределение функциональной ответственности между подразделениями и сотрудниками (должностные инструкции, положения о подразделениях), а также отсутствует регламентация процессов взаимодействия между подразделениями, то описание существующей модели бизнес-процессов "как есть" выполнялось на основе информации, полученной в ходе интервью.

В соответствии с организационной структурой и видами деятельности можно выделить 6 блоков управления обществом.

1 блок управления - общее управление обществом, стратегическое планирование и контроль, обеспечение функционирования общества.

На основании решения общего собрания участников создается единоличный исполнительный орган управления - генеральный директор. Основная функция генерального директора - определение стратегии и общее управление обществом.

Согласно представленной организационной структуре, в непосредственном подчинении генерального директора находятся:

    - заместитель генерального директора по коммерческим вопросам (в настоящее время входит в состав административного отдела); - департамент технологий и программных решений (руководитель - технический директор); - коммерческий департамент (отсутствует руководитель); - департамент логистики и ВЭД (руководитель - директор департамента логистики и ВЭД); - департамент сервиса и обслуживания оборудования (отсутствует руководитель); - департамент экономики, финансов и учета (руководитель - финансовый директор); - административный отдел (отсутствует руководитель); - отдел по работе с персоналом (руководитель - менеджер по персоналу); - юридический отдел (руководитель - руководитель юридического отдела).

Таким образом, в непосредственном подчинении генерального директора находится 8 управляемых единиц, что практически соответствует стандартным нормам управления (на высшем уровне - 5-7 человек). Однако, при отсутствии в настоящее время штатных единиц руководителей в коммерческом департаменте и департаменте сервиса и обслуживания оборудования, в область управления генерального директора дополнительно входят 6 единиц управления:

    - отдел продаж; - отдел маркетинга; - отдел развития; - отдел по работе со Сберегательным Банком; - отделение обслуживания POS-терминальных сетей и обучения; - отделение ремонта платежного оборудования.

Кроме того, в настоящее время планируется введение в штат общества должности специалиста по охране труда, также находящегося в прямом подчинении генерального директора.

В данной ситуации можно говорить о значительном превышении норм управляемости на уровне генерального директора.

2 блок управления - осуществление финансово-экономической деятельности.

Финансовый директор осуществляет руководство финансово-экономической деятельностью общества и исполняет функции главного бухгалтера.

Финансовому директору в сфере его полномочий функционально подчиняются все подразделения общества.

В непосредственном подчинении Финансового директора находится департамент экономики, финансов и учета.

Департамент экономики, финансов и учета выполняет следующие основные функции:

    - разработка и контроль выполнения финансово-экономических планов; - финансовый и экономический анализ; - организация бухгалтерского и налогового учета; - организация учета основных фондов, денежных средств, продукции и других ценностей общества; - организация расчетов по заработной плате с сотрудниками общества; - начисление и контроль своевременного перечисления государственных налогов и других платежей, своевременного погашения кредиторской и дебиторской задолженности, работа с банками; - обеспечение документального отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением денежных средств, начислений и перечислений налогов, отчислений в государственный бюджет; - составление бухгалтерской и налоговой отчетности; - иные функции, связанные с финансово-экономической деятельностью общества. 3 Блок управления - продвижение на рынке продукции и услуг общества; договорная работа.

Заместитель генерального директора по коммерческим вопросам выполняет следующие функции:

    - функциональное руководство работой отдела по работе со Сберегательным Банком; - организация мероприятий по продвижению продукции и услуг общества; - оказание помощи сотрудникам коммерческого департамента в решении сложных вопросов. - исполнение обязанностей генерального директора в его отсутствие.

Коммерческий департамент в настоящее время подчиняется непосредственно генеральному директору и состоит из:

    - отдел развития; - отдел маркетинга; - отдел продаж; - отдел по работе со Сберегательным Банком.

Отдел развития Выполняет следующие функции:

    - поиск выходов на новые рынки; - заключение договоров с новыми клиентами и начало поставок; - вывод новых продуктов на существующий рынок; - организация тренингов в регионах; - PR, выступления, презентации на различных отраслевых мероприятиях; - подготовка статей в СМИ о деятельности общества; - комплекс работ по созданию бренда; - оценка емкости рынка; - поиск партнеров и развитие отношений с ними; - проведение информационной работы для потенциальных клиентов о наличии продуктов; - сбор информации о работе конкурентов; - контроль дебиторской задолженности клиентов, партнеров и других организаций, с которыми взаимодействует отдел развития; - реализация проектов по системам самообслуживания.

Отдел маркетинга выполняет следующие функции:

    - сбор и анализ информации по состоянию рынка; - продвижение продукции и услуг общества (реклама, написание статей и т. п.); - организация конференций, выставок, семинаров и т. п.; - информационное обеспечение Head-офиса; - разработка и поддержание фирменного стиля общества; - взаимодействие с поставщиками товаров и услуг в области рекламы, полиграфии и т. п.

Отдел продаж выполняет следующие функции:

    - проведение коммерческих переговоров с клиентами общества; - поддержание контактов с существующими клиентами общества; - организация сбыта продукции общества, ее поставка потребителям; - разработка схем взаимодействия с перспективными клиентами; - участие в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, проведении маркетинговых исследований; - подготовка и заключение договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок; - разработка рекомендаций для клиентов общества по эффективному использованию устоявшихся деловых связей; обеспечение участия клиентов в выставках, презентациях и т. п. - составление прогнозов для составления планов производства; - анализ претензий клиентов, изучение их требований к продукции; - подготовка ответов на предъявленные иски; - взаимодействие с клиентами по вопросам дебиторской задолженности; - учет выполнения заказов и договоров.

Отдел по работе со Сберегательным Банком Выполняет функции отдела развития и отдела продаж в рамках работы с ключевым клиентом - Сберегательным Банком.

4 блок управления - управление движением продукции от производителя к потребителю.

Блок возглавляет директор департамента ВЭД и логистики, выполняющий следующие функции:

    - планирование и контроль закупок и отгрузок оборудования; - составление отчетной документации для материнской компании "Инженико"; - руководство деятельностью департамента ВЭД и логистики.

В департамент ВЭД и логистики входят:

    - отделение управления логистикой и ВЭД; - отделение отгрузок; - отделение складирования.

Отделение управления логистикой и ВЭД Выполняет следующие функции:

    - размещение заказов оборудования и запасных частей у российских и зарубежных производителей в соответствии с потребностями общества и планируемыми поставками; - мониторинг состояния текущих заказов; - информирование дистрибьюторов РФ и СНГ о состоянии и исполнении заказов зарубежными производителями; - контроль отгрузки продукции со склада производителями; - оформление внешнеторговой документации для импортно-экспортных операций; - взаимодействие с таможенными службами и страховыми компаниями; - подготовка сопроводительной документации для отправки оборудования потребителю; - обеспечение бухгалтерии общества документами и информацией по вопросам осуществления отгрузок.

Отделение отгрузок выполняет следующие функции:

    - подготовка оборудования к отправке - персонализация, проверка комплектации, загрузка программного обеспечения, упаковка; - выявление неисправного оборудования; - определение потребности в транспортных услугах, погрузочных средствах, таре и рабочей силе; - организация отгрузки и забора груза; - подготовка документации для внутреннего перемещения груза; - заказ комплектующих и расходных материалов; - ведение отчетной документации.

Отделение складирования выполняет следующие функции:

    - прием, учет и передача оборудования; - заказ комплектующих и расходных материалов; - контроль качества, количества и комплектности материально-технических ресурсов при их приемке; - создание условий для сохранности оборудования; - организация уборки складских помещений; - оказание помощь отделению отгрузок. 5 Блок управления - разработка и внедрение программно-аппаратных решений.

Блок возглавляет технический директор, осуществляющий руководство департаментом технологий и программных решений.

6 блок управления - сервис и обслуживание оборудования.

В настоящее время в штате общества не предусмотрена должность, возглавляющая данный блок управления.

В Департамент сервиса и обслуживания оборудования входят:

    - отделение обслуживания POS-терминальных сетей и обучения; - отделение ремонта платежного оборудования.

Отделение обслуживания POS-терминальных сетей и обучения состоит из:

    - отдел обслуживания POS-терминальных сетей; - отдел обучения; - менеджер по работе с партнерами

Организационная структура компании выстроена хорошо, но существует проблема того, что в обществе не разработаны необходимые документы, регламентирующие закрепление функций за конкретными исполнителями - положения о подразделениях и должностных инструкции. В результате чего происходят разногласия между департаментами. Решением проблемы может стать четкое описание функций и задач каждого департамента.

Похожие статьи




Организационная структура компании - Оптимизация логистических бизнес-схем

Предыдущая | Следующая