Анализ системы закупки оборудования - Оптимизация логистических бизнес-схем

Закупкой оборудования занимается департамент ВЭД и логистики. Процесс выглядит следующим образом(Приложение В)

    1. Директор департамента ВЭД и логистики, получает информацию от коммерческого департамента о необходимости закупки оборудования (количество, срок и референс (спецификация);(Приложение Г) 2. Объединение форкастов (заявка на поставку оборудования), отправка форкастов поставщику во Францию. Копия отправленных форкастов передается в отделение складирования; 3. Поставщик (Франция) передает российскому поставщику план производства; 4. Поставщик в России производит оборудования исходя из понедельного плана производства; 5. Российский поставщик передает информацию о количестве готового оборудования; 6. Получение информации от российского поставщика о готовности заказа; 7. Формирование расходного ордера (этот документ используется для фиксирования последовательного списания товаров со склада) отправка его на завод в России. Оформление необходимых разрешительных документов; 8. Заказ машины у транспортной компании-перевозчика. Оформление страховки на груз; 9. Оформление отгрузочных документов российским поставщиком (счет, отгрузочный лист), передача этих документов транспортной компании; 10. Получение груза с документами. Оплата счета. Оприходование товара.

Таблица 9 - Матрица ответственности подпроцесса "Закупка оборудования"

Подпроцессы

Должности

Коммерческий департамент

Директор департамента ВЭД и логистики

Руководитель Отделения управления логистикой и ВЭД

Менеджер ВЭД

Отделение складирования

Отделение отгрузок

Бухгалтерия

Закупка

Получение форкаста

ОТ

ОТ

Объединение и отправка форкастов во Францию

ОТ

Получение информации о количестве товара для заказа от российского поставщика

ОТ

ОТ

Формирование и отправка расходного ордера на завод в России

ОТ

ОТ

Оформление необходимых разрешительных документов (декларации, сертификаты)

ОТ

ОТ

Заказ машины у перевозчика

ОТ

Оформление страховки на груз

ОТ

Получение груза с отгрузочными документами поставщика (счет, отгрузочный лист)

ОТ

Оприходование товара

ОТ

После поступление товара он перемещается на склад. Функции склада полностью не определены, часть из них выполняет отдел отгрузок. Сведения в 1С не заносятся. После того, как кладовщик проконтролировал приход товара и сверился с первичной документацией(накладной), товар передается в отдел отгрузок.

Процесс отгрузки оборудования является унифицированным и типовым.(Приложение Д) С точки зрения структурного построения процесс представляет собой систему последовательных действий, направленных на удовлетворение определенных заранее требований потребителя, включая ограничения по срокам, стоимости, ресурсам с учетом специфики поставляемого оборудования. Процесс отгрузки выглядит следующим образом:

    1. Составление плана на следующий день. Коммерческий департамент составляет заявку на отгрузку на основании заказов, поступивших от клиентов в отдел продаж (постоянные покупатели) и отдел развития (новые покупатели); 2. Заявка на отгрузку направляется в департамент экономики, финансов и учета (бухгалтерия) и департамент ВЭД и логистики. На основании полученной заявки на отгрузку руководитель департамента ВЭД и логистики составляет план работ на день. План передается в отделение отгрузок. Руководитель отделения производит распределение задач между сотрудниками; 3. Формирование счета. Бухгалтерия оформляет счет на оплату; 4. Отгрузка тестового оборудования осуществляется на основе заявки клиента на тестирование. Оплата тестового оборудования не требуется; 5. Контроль готовности оборудования к отправке. Персонализация оборудования, заливка программы от разработчиков, проверка комплектности оборудования, загрузка лицензионных ключей, внесение в реализацию серийных номеров. Если оборудование готово к отправке, - подается заявка компании-перевозчику. Если оборудование не готово к отправке, - руководителю департамента логистики и ВЭД по телефону передается информация о специфике подготовки, и он выясняет/устанавливает реальные сроки поставки; 6. Упаковка. При необходимости закупаются дополнительные комплектующие. Оборудование упаковывается; 7. Оформление страхования груза. Страхование груза компанией-перевозчиком. Формируются следующие документы: счет на оплату и страховые документы (страховой полис, страховой сертификат, ковернот, счет страховщика, страховая декларация); 8. Оформление отгрузочных документов. Оформление техническим специалистом отдела отгрузок акта приема-передачи в 1С с указанием серийных номеров оборудования (при наличии уже оформленной в 1С товарной накладной). Оформляется в 3-х экз. (один экземпляр остается в компании, два других - заказчику, один из которых впоследствии возвращается в компанию с подписью заказчика); 9. Заказ компании-перевозчика. Передача компании-перевозчику комплекта документов и груза. При заказе отдельной машины работником отделения отгрузок выписывается товарно - транспортная накладная в 4-х экз.: 1 экз. остается в компании, 3 экз. передаются водителю (из них 1 экз. остается у компании - перевозчика, 2 экз. передаются заказчику, позднее 1 экз. с подписью заказчика возвращается в компанию); 10. Формирование комплекта документов для передачи перевозчику; - оригинал счета и счет-фактура к нему; - товарная накладная; - акт приема-передачи; - акт выполненных работ и счет-фактура; - товарно-транспортная накладная (или квитанция). 11. Получение документов от компании - перевозчика. Передача подписанных клиентом товарно-транспортной накладной и акта приема - передачи.

Таблица 10 - Матрица ответственности подпроцесса "Отгрузка"

Подпроцессы

Должности

Коммерческий департамент

Директор Департамента ВЭД и логистики

Руководитель Отделения отгрузок

Бухгалтерия

Технический специалист Отделения отгрузок

Отгрузка

Составление заявки на отгрузку

ОТ

Формирование счета, подтверждение оплаты счета

ИН

ОТ

Составление плана работ на день

ОТ

Получение плана работ на день и распределение задач

ОТ

Подготовка оборудования к отправке

ОТ

УЧ

Упаковка оборудования

ОТ

УЧ

Определение потребности в транспортных услугах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе.

ОТ

УЧ

Взаимодействие с транспортными компаниями, поставщиками упаковочных материалов и т. п. в рамках организации отгрузки оборудования клиенту.

ОТ

Уточнение реальных сроков отгрузки

ИН

ОТ

Организация отгрузки

ИН

ОТ

УЧ

Оформление документации по приему-передаче грузов, ведение учетных баз данных.

ОТ

ОТ

УЧ

Взаимодействие с клиентами по вопросам отправки и доставки грузов

ОТ

УЧ

Подготовка документации по внутреннему перемещению оборудования.

ОТ

УЧ

УЧ

Обеспечение бухгалтерии документами и информацией по вопросам осуществления отгрузок.

ОТ

УЧ

Условные обозначения:

ОТ - ответственный за выполнение процесса/подпроцесса.

УЧ - участвует в выполнении процесса/подпроцесса.

ИН - получает информацию о ходе и результатах процесса/подпроцесса.

В ходе анализа существующих бизнес-процессов были выявлены проблемные зоны. Анализ продаж показал, что существуют ошибки планирования (Таблица 11)

Таблица 11 - Планируемые и фактические продажи

Месяц/показатель

План

Заказано на заводе

Запас на складе

Продажи

Остаток на складе

1

2000

2000

340

1564

776

2

1800

1024

1800

1503

297

3

1500

1203

1500

2546

-1046

4

2200

3246

2200

1900

300

5

2000

2000

2300

2196

104

6

2300

2196

2300

2128

172

7

2200

2028

2200

2020

180

8

2000

1820

2000

3128

-1128

9

2800

3928

2800

3346

-546

10

3200

3746

3200

3267

-67

11

2900

2967

2900

3154

-254

12

3000

3254

3000

3284

-284

13

3300

3584

3300

3387

-572

14

3000

3572

3000

3042

-42

15

3500

3542

3500

4124

-624

16

3000

3624

3000

3303

-303

17

3100

3403

3100

3201

-101

18

3000

3101

3000

3146

-146

19

3200

3346

3200

2980

220

20

3600

3380

3600

4237

-637

21

3800

4437

3800

4167

-367

22

3650

4017

3650

3720

-70

23

3200

3270

3200

3534

-334

24

3500

3834

3500

3800

-300

соотношение планов продаж и фактических продаж

Рисунок 8 - Соотношение планов продаж и фактических продаж

Планирование осуществляет коммерческий департамент. Ежемесячно предоставляет план закупок в 3 экземплярах (для бухгалтерии, департамента ВЭД и логистики, отдел отгрузок). Для планирования используется метод экспертных оценок. Менеджер коммерческого департамента анализирует существующие договора и готовящиеся к подписанию, на основании этих данных строится прогноз. Низкое качество планирования связано с:

    - отсутствием прямого доступа менеджера к базе складских запасов в 1С; - при создании плана не учитывается специфика работы с крупными банками. Например, длительные сроки согласования документов, оплаты, непредсказуемость планов, сверхсрочность поставок; - высокой загруженностью менеджеров ВЭД и логистики, вследствие чего возникают ошибки при передаче данных о складе; - несовершенством методики; - не принятие во внимание существующего тренда и сезонности спроса. Каждые 6 месяцев обновляется линейка продукции, что приводит к повышенному спросу.

В результате ошибочных прогнозов возникает дефицит товара на складе. Исправить недопоставку оборудования получается только в следующе месяце из-за длительного срока производства товара (3 недели). Все этого приводит к штрафным санкциям. Общие потери от санкций за 2 года составили 1,3 млн рублей (Таблица 12)

Таблица 12 - Потери от ошибочных прогнозов

Показатель

Потери, тыс. руб.

Штрафные санкции

510

Закупка дополнительных запчастей из Китая

380

Выполнение срочного заказа

450

Сумма

1340

Помимо штрафных санкций, компании приходится заказывать дополнительные запчасти из Китая, так как поставщики в Твери не могут обеспечить необходимое количество в сжатые сроки. Закупки в Китае осуществляются в евро, что приводит к высокой стоимости продукции и продажи оборудования по себестоимости, а иногда в убыток. Так же для выполнения больших заказов на заводе работают в две смены, что приводит к дополнительным затратам на оплату труда.

Компания вынуждена идти на подобные шаги ради удержания клиента. Несмотря на недопоставку оборудования, высокое качество сервиса обслуживания, высокая степень защиты ПО от взлома и конкурентные цены позволяет компании удерживать лидирующую позицию. По результатам опроса, удовлетворенность клиентов составляет в целом 83% (Таблица 13) Опрос проводился отделом маркетинга в марте 2015 года среди ключевых клиентов компании.

Таблица 13 - Удовлетворенность клиентов

Показатели удовлетворенности

Веса, %

Факт. Значение, %

Взвешенное значение,%

Цена

Опрос удовлетворенности ценой товаров

10,00

93

9,3

Уровень цен по сравнению с конкурентами

10,00

82

8,2

Качество товара

Динамика возвратов брака

15,00

95

14,25

Индекс качества товара

15,00

78

11,7

Сервис

Процент заказов со 100% выполненной заявкой по объему

10,00

75

7,5

Процент своевременно исполненных заказов

5,00

64

3,2

Опрос удовлетворенности логистическим сервисом

15,00

72

10,8

Клиентские показатели

Динамика продаж клиентов

10,00

91

9,1

Динамика клиентской базы данных

10,00

93

9,3

Итого

83,35

Самый низкий показатель - процент своевременно исполненных заказов, который напрямую связан с планированием. Стоит также отметить, что опрос проводился среди ключевых клиентов (64 крупнейших банка). Столь высокий процент удовлетворенности связан с тем, что компания готова задержать поставку "мелкому" банку в пользу "большого". Это приводит к потере некоторых клиентов, но существенных финансовых потерь от этого не наблюдается.

Несмотря на большие потери компании от ошибочных прогнозов, материальную ответственность никто не несет. В компании отсутствует система оценки работы персонала и департамента, не разработана система мотивации. Мотивировать сотрудников на труд - значит затронуть их важные интересы, потребности в чем - либо. Низкая мотивированность персонала приводит к другой проблеме.

Перед отправкой оборудования клиенту оно проходит следующие процедуры:

    - тестирование; - установка программного обеспечения от разработчиков программы; - проверка комплектности; - установка ключей; - упаковка.

Для каждого процесса установлен свой норматив.

Таблица 14 - Норматив подготовки оборудования и его фактическое значение

Название

Норматив, сек

Фактическое значение, сек

1

Вскрытие упаковки и извлечение устройства

6

6

2

Подключение устройства к компьютеру

10

12

3

Загрузка программного обеспечения

30

30

4

Верификация устройства(проверка правильности установки ПО)

12

100

5

Распечатывание чека

10

12

6

Упаковка устройства

10

10

7

Сумма

78

170

В отделении отгрузок работает 4 человека. Три человека занимаются подготовкой оборудования и один сотрудник оформляет страхование груза и накладные (после оформления документов также подготавливает оборудование).

Именно в этом отделении определяется, когда продукция будет готова к отправке. В случае задержки оборудования - руководителю департамента логистики по телефону передается информация о специфике подготовки и выясняются возможные причины задержки. При условии, что сотрудники работают с 9 до 18 и имеют один час на перерыв и обед, они могут подготовить 1500 терминалов в сутки. В реальности получается, что в день подготавливается 670 единиц оборудования, то есть в 2 раза меньше, чем положено по нормативам. Это приводит к задержкам поставок, необходимости работы сверхурочно, и в результате усталости еще больше замедляется процесс подготовки устройств и появляются ошибки в работе (не распечатали чек, не проверили комплектацию при упаковке).

Основное место где наблюдается наибольшая задержка - верификация устройства. После того как сотрудник подключил устройство к компьютеру и запустил процесс загрузки ПО, ему приходится ждать 30 секунд. Во время ожидания они выходят в интернет на компьютере и занимаются не связанными с работой вещами. Это привод к отвлечению внимания от момента загрузки ПО и служит источником существенных задержек.

Руководство компании пыталось бороться с этим путем отключения компьютеров от сети интернет. Такое решение результатов не принесло, так как сотрудники стали читать книги и пользоваться мобильным интернетом.

Рост продаж компании увеличивает нагрузку на это отдел (Таблица 15)

Таблица 15 - Тенденция увеличения количества оборудования и времени подготовки

Год

Среднее количество оборудования

Время обработки по норме

Время обработки фактическое

2013

1900

1д* 2:30

2д 6:43

2014

2500

1д 5:50

4д 5:51

2015

3400

3д 1:00

5д 0:15

*Один день равен 8 часам работы.

Можно наблюдать печальную ситуацию, когда нормированное время обработки заказа отличается от фактического на 3 дня. Это говорит о низкой эффективности работы сотрудников, нежелание руководства заниматься данной проблемой в полной мере (в данный момент идет поиск новых сотрудников в этот отдел, но существенных результатов это не даст), отсутствие мотивации, системы поощрения и наказания, нет системы оценки эффективности работы отделения.

Подводя итог, можно выделить основные проблемы, которые негативно влияют на репутацию и финансовые показатели компании:

    - ошибки планирования, которые возникают из-за: - неэффективной системы планирования (метод экспертных оценок); - отсутствия доступа к 1С; - неподготовленности к сезонным всплескам; - игнорирования специфики работы с крупными банками; - полное отсутствие системы мотивации; - невозможно оценить эффективность работы отделов и департаментов из-за не существования системы ключевых показателей деятельности; - неэффективная работа отдела отгрузок по причинам: - отсутствия системы мотивации; - использования рабочего времени в своих целях, что приводит к существенному снижению эффективности; - незаинтересованность начальства в кардинальном улучшении работы отдела.

Похожие статьи




Анализ системы закупки оборудования - Оптимизация логистических бизнес-схем

Предыдущая | Следующая