Анализ системы закупки оборудования - Оптимизация логистических бизнес-схем
Закупкой оборудования занимается департамент ВЭД и логистики. Процесс выглядит следующим образом(Приложение В)
- 1. Директор департамента ВЭД и логистики, получает информацию от коммерческого департамента о необходимости закупки оборудования (количество, срок и референс (спецификация);(Приложение Г) 2. Объединение форкастов (заявка на поставку оборудования), отправка форкастов поставщику во Францию. Копия отправленных форкастов передается в отделение складирования; 3. Поставщик (Франция) передает российскому поставщику план производства; 4. Поставщик в России производит оборудования исходя из понедельного плана производства; 5. Российский поставщик передает информацию о количестве готового оборудования; 6. Получение информации от российского поставщика о готовности заказа; 7. Формирование расходного ордера (этот документ используется для фиксирования последовательного списания товаров со склада) отправка его на завод в России. Оформление необходимых разрешительных документов; 8. Заказ машины у транспортной компании-перевозчика. Оформление страховки на груз; 9. Оформление отгрузочных документов российским поставщиком (счет, отгрузочный лист), передача этих документов транспортной компании; 10. Получение груза с документами. Оплата счета. Оприходование товара.
Таблица 9 - Матрица ответственности подпроцесса "Закупка оборудования"
Подпроцессы |
Должности | |||||
Коммерческий департамент |
Директор департамента ВЭД и логистики |
Руководитель Отделения управления логистикой и ВЭД |
Менеджер ВЭД |
Отделение складирования |
Отделение отгрузок |
Бухгалтерия |
Закупка | ||||||
Получение форкаста |
ОТ |
ОТ | ||||
Объединение и отправка форкастов во Францию |
ОТ | |||||
Получение информации о количестве товара для заказа от российского поставщика |
ОТ |
ОТ | ||||
Формирование и отправка расходного ордера на завод в России |
ОТ |
ОТ | ||||
Оформление необходимых разрешительных документов (декларации, сертификаты) |
ОТ |
ОТ | ||||
Заказ машины у перевозчика |
ОТ | |||||
Оформление страховки на груз |
ОТ | |||||
Получение груза с отгрузочными документами поставщика (счет, отгрузочный лист) |
ОТ | |||||
Оприходование товара |
ОТ |
После поступление товара он перемещается на склад. Функции склада полностью не определены, часть из них выполняет отдел отгрузок. Сведения в 1С не заносятся. После того, как кладовщик проконтролировал приход товара и сверился с первичной документацией(накладной), товар передается в отдел отгрузок.
Процесс отгрузки оборудования является унифицированным и типовым.(Приложение Д) С точки зрения структурного построения процесс представляет собой систему последовательных действий, направленных на удовлетворение определенных заранее требований потребителя, включая ограничения по срокам, стоимости, ресурсам с учетом специфики поставляемого оборудования. Процесс отгрузки выглядит следующим образом:
- 1. Составление плана на следующий день. Коммерческий департамент составляет заявку на отгрузку на основании заказов, поступивших от клиентов в отдел продаж (постоянные покупатели) и отдел развития (новые покупатели); 2. Заявка на отгрузку направляется в департамент экономики, финансов и учета (бухгалтерия) и департамент ВЭД и логистики. На основании полученной заявки на отгрузку руководитель департамента ВЭД и логистики составляет план работ на день. План передается в отделение отгрузок. Руководитель отделения производит распределение задач между сотрудниками; 3. Формирование счета. Бухгалтерия оформляет счет на оплату; 4. Отгрузка тестового оборудования осуществляется на основе заявки клиента на тестирование. Оплата тестового оборудования не требуется; 5. Контроль готовности оборудования к отправке. Персонализация оборудования, заливка программы от разработчиков, проверка комплектности оборудования, загрузка лицензионных ключей, внесение в реализацию серийных номеров. Если оборудование готово к отправке, - подается заявка компании-перевозчику. Если оборудование не готово к отправке, - руководителю департамента логистики и ВЭД по телефону передается информация о специфике подготовки, и он выясняет/устанавливает реальные сроки поставки; 6. Упаковка. При необходимости закупаются дополнительные комплектующие. Оборудование упаковывается; 7. Оформление страхования груза. Страхование груза компанией-перевозчиком. Формируются следующие документы: счет на оплату и страховые документы (страховой полис, страховой сертификат, ковернот, счет страховщика, страховая декларация); 8. Оформление отгрузочных документов. Оформление техническим специалистом отдела отгрузок акта приема-передачи в 1С с указанием серийных номеров оборудования (при наличии уже оформленной в 1С товарной накладной). Оформляется в 3-х экз. (один экземпляр остается в компании, два других - заказчику, один из которых впоследствии возвращается в компанию с подписью заказчика); 9. Заказ компании-перевозчика. Передача компании-перевозчику комплекта документов и груза. При заказе отдельной машины работником отделения отгрузок выписывается товарно - транспортная накладная в 4-х экз.: 1 экз. остается в компании, 3 экз. передаются водителю (из них 1 экз. остается у компании - перевозчика, 2 экз. передаются заказчику, позднее 1 экз. с подписью заказчика возвращается в компанию); 10. Формирование комплекта документов для передачи перевозчику; - оригинал счета и счет-фактура к нему; - товарная накладная; - акт приема-передачи; - акт выполненных работ и счет-фактура; - товарно-транспортная накладная (или квитанция). 11. Получение документов от компании - перевозчика. Передача подписанных клиентом товарно-транспортной накладной и акта приема - передачи.
Таблица 10 - Матрица ответственности подпроцесса "Отгрузка"
Подпроцессы |
Должности | |||
Коммерческий департамент |
Директор Департамента ВЭД и логистики |
Руководитель Отделения отгрузок |
Бухгалтерия |
Технический специалист Отделения отгрузок |
Отгрузка | ||||
Составление заявки на отгрузку |
ОТ | |||
Формирование счета, подтверждение оплаты счета |
ИН |
ОТ | ||
Составление плана работ на день |
ОТ | |||
Получение плана работ на день и распределение задач |
ОТ | |||
Подготовка оборудования к отправке |
ОТ |
УЧ | ||
Упаковка оборудования |
ОТ |
УЧ | ||
Определение потребности в транспортных услугах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе. |
ОТ |
УЧ | ||
Взаимодействие с транспортными компаниями, поставщиками упаковочных материалов и т. п. в рамках организации отгрузки оборудования клиенту. |
ОТ | |||
Уточнение реальных сроков отгрузки |
ИН |
ОТ | ||
Организация отгрузки |
ИН |
ОТ |
УЧ | |
Оформление документации по приему-передаче грузов, ведение учетных баз данных. |
ОТ |
ОТ |
УЧ | |
Взаимодействие с клиентами по вопросам отправки и доставки грузов |
ОТ |
УЧ | ||
Подготовка документации по внутреннему перемещению оборудования. |
ОТ |
УЧ |
УЧ | |
Обеспечение бухгалтерии документами и информацией по вопросам осуществления отгрузок. |
ОТ |
УЧ |
Условные обозначения:
ОТ - ответственный за выполнение процесса/подпроцесса.
УЧ - участвует в выполнении процесса/подпроцесса.
ИН - получает информацию о ходе и результатах процесса/подпроцесса.
В ходе анализа существующих бизнес-процессов были выявлены проблемные зоны. Анализ продаж показал, что существуют ошибки планирования (Таблица 11)
Таблица 11 - Планируемые и фактические продажи
Месяц/показатель |
План |
Заказано на заводе |
Запас на складе |
Продажи |
Остаток на складе |
1 |
2000 |
2000 |
340 |
1564 |
776 |
2 |
1800 |
1024 |
1800 |
1503 |
297 |
3 |
1500 |
1203 |
1500 |
2546 |
-1046 |
4 |
2200 |
3246 |
2200 |
1900 |
300 |
5 |
2000 |
2000 |
2300 |
2196 |
104 |
6 |
2300 |
2196 |
2300 |
2128 |
172 |
7 |
2200 |
2028 |
2200 |
2020 |
180 |
8 |
2000 |
1820 |
2000 |
3128 |
-1128 |
9 |
2800 |
3928 |
2800 |
3346 |
-546 |
10 |
3200 |
3746 |
3200 |
3267 |
-67 |
11 |
2900 |
2967 |
2900 |
3154 |
-254 |
12 |
3000 |
3254 |
3000 |
3284 |
-284 |
13 |
3300 |
3584 |
3300 |
3387 |
-572 |
14 |
3000 |
3572 |
3000 |
3042 |
-42 |
15 |
3500 |
3542 |
3500 |
4124 |
-624 |
16 |
3000 |
3624 |
3000 |
3303 |
-303 |
17 |
3100 |
3403 |
3100 |
3201 |
-101 |
18 |
3000 |
3101 |
3000 |
3146 |
-146 |
19 |
3200 |
3346 |
3200 |
2980 |
220 |
20 |
3600 |
3380 |
3600 |
4237 |
-637 |
21 |
3800 |
4437 |
3800 |
4167 |
-367 |
22 |
3650 |
4017 |
3650 |
3720 |
-70 |
23 |
3200 |
3270 |
3200 |
3534 |
-334 |
24 |
3500 |
3834 |
3500 |
3800 |
-300 |
Рисунок 8 - Соотношение планов продаж и фактических продаж
Планирование осуществляет коммерческий департамент. Ежемесячно предоставляет план закупок в 3 экземплярах (для бухгалтерии, департамента ВЭД и логистики, отдел отгрузок). Для планирования используется метод экспертных оценок. Менеджер коммерческого департамента анализирует существующие договора и готовящиеся к подписанию, на основании этих данных строится прогноз. Низкое качество планирования связано с:
- - отсутствием прямого доступа менеджера к базе складских запасов в 1С; - при создании плана не учитывается специфика работы с крупными банками. Например, длительные сроки согласования документов, оплаты, непредсказуемость планов, сверхсрочность поставок; - высокой загруженностью менеджеров ВЭД и логистики, вследствие чего возникают ошибки при передаче данных о складе; - несовершенством методики; - не принятие во внимание существующего тренда и сезонности спроса. Каждые 6 месяцев обновляется линейка продукции, что приводит к повышенному спросу.
В результате ошибочных прогнозов возникает дефицит товара на складе. Исправить недопоставку оборудования получается только в следующе месяце из-за длительного срока производства товара (3 недели). Все этого приводит к штрафным санкциям. Общие потери от санкций за 2 года составили 1,3 млн рублей (Таблица 12)
Таблица 12 - Потери от ошибочных прогнозов
Показатель |
Потери, тыс. руб. |
Штрафные санкции |
510 |
Закупка дополнительных запчастей из Китая |
380 |
Выполнение срочного заказа |
450 |
Сумма |
1340 |
Помимо штрафных санкций, компании приходится заказывать дополнительные запчасти из Китая, так как поставщики в Твери не могут обеспечить необходимое количество в сжатые сроки. Закупки в Китае осуществляются в евро, что приводит к высокой стоимости продукции и продажи оборудования по себестоимости, а иногда в убыток. Так же для выполнения больших заказов на заводе работают в две смены, что приводит к дополнительным затратам на оплату труда.
Компания вынуждена идти на подобные шаги ради удержания клиента. Несмотря на недопоставку оборудования, высокое качество сервиса обслуживания, высокая степень защиты ПО от взлома и конкурентные цены позволяет компании удерживать лидирующую позицию. По результатам опроса, удовлетворенность клиентов составляет в целом 83% (Таблица 13) Опрос проводился отделом маркетинга в марте 2015 года среди ключевых клиентов компании.
Таблица 13 - Удовлетворенность клиентов
Показатели удовлетворенности |
Веса, % |
Факт. Значение, % |
Взвешенное значение,% |
Цена | |||
Опрос удовлетворенности ценой товаров |
10,00 |
93 |
9,3 |
Уровень цен по сравнению с конкурентами |
10,00 |
82 |
8,2 |
Качество товара | |||
Динамика возвратов брака |
15,00 |
95 |
14,25 |
Индекс качества товара |
15,00 |
78 |
11,7 |
Сервис | |||
Процент заказов со 100% выполненной заявкой по объему |
10,00 |
75 |
7,5 |
Процент своевременно исполненных заказов |
5,00 |
64 |
3,2 |
Опрос удовлетворенности логистическим сервисом |
15,00 |
72 |
10,8 |
Клиентские показатели | |||
Динамика продаж клиентов |
10,00 |
91 |
9,1 |
Динамика клиентской базы данных |
10,00 |
93 |
9,3 |
Итого |
83,35 |
Самый низкий показатель - процент своевременно исполненных заказов, который напрямую связан с планированием. Стоит также отметить, что опрос проводился среди ключевых клиентов (64 крупнейших банка). Столь высокий процент удовлетворенности связан с тем, что компания готова задержать поставку "мелкому" банку в пользу "большого". Это приводит к потере некоторых клиентов, но существенных финансовых потерь от этого не наблюдается.
Несмотря на большие потери компании от ошибочных прогнозов, материальную ответственность никто не несет. В компании отсутствует система оценки работы персонала и департамента, не разработана система мотивации. Мотивировать сотрудников на труд - значит затронуть их важные интересы, потребности в чем - либо. Низкая мотивированность персонала приводит к другой проблеме.
Перед отправкой оборудования клиенту оно проходит следующие процедуры:
- - тестирование; - установка программного обеспечения от разработчиков программы; - проверка комплектности; - установка ключей; - упаковка.
Для каждого процесса установлен свой норматив.
Таблица 14 - Норматив подготовки оборудования и его фактическое значение
№ |
Название |
Норматив, сек |
Фактическое значение, сек |
1 |
Вскрытие упаковки и извлечение устройства |
6 |
6 |
2 |
Подключение устройства к компьютеру |
10 |
12 |
3 |
Загрузка программного обеспечения |
30 |
30 |
4 |
Верификация устройства(проверка правильности установки ПО) |
12 |
100 |
5 |
Распечатывание чека |
10 |
12 |
6 |
Упаковка устройства |
10 |
10 |
7 |
Сумма |
78 |
170 |
В отделении отгрузок работает 4 человека. Три человека занимаются подготовкой оборудования и один сотрудник оформляет страхование груза и накладные (после оформления документов также подготавливает оборудование).
Именно в этом отделении определяется, когда продукция будет готова к отправке. В случае задержки оборудования - руководителю департамента логистики по телефону передается информация о специфике подготовки и выясняются возможные причины задержки. При условии, что сотрудники работают с 9 до 18 и имеют один час на перерыв и обед, они могут подготовить 1500 терминалов в сутки. В реальности получается, что в день подготавливается 670 единиц оборудования, то есть в 2 раза меньше, чем положено по нормативам. Это приводит к задержкам поставок, необходимости работы сверхурочно, и в результате усталости еще больше замедляется процесс подготовки устройств и появляются ошибки в работе (не распечатали чек, не проверили комплектацию при упаковке).
Основное место где наблюдается наибольшая задержка - верификация устройства. После того как сотрудник подключил устройство к компьютеру и запустил процесс загрузки ПО, ему приходится ждать 30 секунд. Во время ожидания они выходят в интернет на компьютере и занимаются не связанными с работой вещами. Это привод к отвлечению внимания от момента загрузки ПО и служит источником существенных задержек.
Руководство компании пыталось бороться с этим путем отключения компьютеров от сети интернет. Такое решение результатов не принесло, так как сотрудники стали читать книги и пользоваться мобильным интернетом.
Рост продаж компании увеличивает нагрузку на это отдел (Таблица 15)
Таблица 15 - Тенденция увеличения количества оборудования и времени подготовки
Год |
Среднее количество оборудования |
Время обработки по норме |
Время обработки фактическое |
2013 |
1900 |
1д* 2:30 |
2д 6:43 |
2014 |
2500 |
1д 5:50 |
4д 5:51 |
2015 |
3400 |
3д 1:00 |
5д 0:15 |
*Один день равен 8 часам работы.
Можно наблюдать печальную ситуацию, когда нормированное время обработки заказа отличается от фактического на 3 дня. Это говорит о низкой эффективности работы сотрудников, нежелание руководства заниматься данной проблемой в полной мере (в данный момент идет поиск новых сотрудников в этот отдел, но существенных результатов это не даст), отсутствие мотивации, системы поощрения и наказания, нет системы оценки эффективности работы отделения.
Подводя итог, можно выделить основные проблемы, которые негативно влияют на репутацию и финансовые показатели компании:
- - ошибки планирования, которые возникают из-за: - неэффективной системы планирования (метод экспертных оценок); - отсутствия доступа к 1С; - неподготовленности к сезонным всплескам; - игнорирования специфики работы с крупными банками; - полное отсутствие системы мотивации; - невозможно оценить эффективность работы отделов и департаментов из-за не существования системы ключевых показателей деятельности; - неэффективная работа отдела отгрузок по причинам: - отсутствия системы мотивации; - использования рабочего времени в своих целях, что приводит к существенному снижению эффективности; - незаинтересованность начальства в кардинальном улучшении работы отдела.
Похожие статьи
-
Организационная структура подразделений компании - Оптимизация логистических бизнес-схем
Для достижения оптимального состояния логистических бизнес-процессов необходимо рассмотреть структуру подразделений, которые, так или иначе, связаны с...
-
Организационная структура компании - Оптимизация логистических бизнес-схем
Под организационной структурой понимаются состав, соподчиненность, взаимодействие и распределение работ по подразделениям и органам управления, между...
-
ВВЕДЕНИЕ - Оптимизация логистических бизнес-схем
Бизнес закупка спрос прогнозирование Актуальность Темы исследования обуславливается необходимостью постоянного улучшение работы компании, повышения ее...
-
Методы оптимизации бизнес-процессов - Оптимизация логистических бизнес-схем
Еще в 1993 г. в монографии М. Хаммера и Дж. Чампи "Business process reengineering" было описано, что одним из самых эффективных методов повышения...
-
Описание и анализ деятельности компании Основанная в 1980 году, компания Ingenico в течение многих лет является мировым лидером по производству...
-
Определение бизнес-процесса С точки зрения производства, логистика - это управление, подразумевающее под собой контроль перемещения полуфабрикатов через...
-
Склады ОДО "Тут и Там Логистик" - это склады с готовой продукцией. Как было отмечено ранее организация располагает тремя складами в Минске и Минском...
-
Автоматизация склада значительно упрощается с введением системы штрихового кодирования, которое представляет собой программную разработку, способствующей...
-
Общая характеристика учреждения Удмуртская Республика - край, богатый традициями, на территории которого проживает около 2 млн. человек. Как и везде, 50...
-
В настоящее время существует множество готовых решений в области автоматизации учета и хранения документов, документооборота коммерческих и...
-
Основными задачами системы учета затрат на предприятии являются: Определение себестоимости продукции или услуг предприятия; - расчет эффективности...
-
В настоящее время структурная схема производственных цехов в ОАО "Графское" выглядит следующим образом (рисунок 4) Рисунок 4 ? Структурная схема...
-
Проблема создания хорошо оснащенных современных терминальных комплексов стоит очень остро, так как в России их совершенно недостаточно (на некоторых...
-
ОДО "Тут и Там логистикс" работает на основании устава предприятия после единогласного решения учредительного собрания в организации предприятия. На...
-
Анализ текущего состояния транспортно-логистического бизнеса Нижегородской области "Преимущества вагонных грузоперевозок Доступность. Перевозки...
-
Под техникой безопасности подразумевается комплекс мероприятий технического и организационного характера, направленных на создание безопасных условий...
-
Отдел кадров, является основным структурным подразделением по управлению трудовыми процессами организации, а также выполняет функции по приему, обучению...
-
Анализ конкурентов - Бизнес-план диспетчерской службы такси
Таблица 3 - Конкуренты Название Преимущества Такси "Двойки" Вызов автомобиля круглосуточно, быстрая подача машины, большой автопарк, состоящий из машин...
-
На основе данных о системе деятельности сбербанка России в Приволжском федеральном округе произведем группировку регионов Приволжского федерального...
-
Цех №2 (цех вторичной обработки) является завершающим этапом технологического маршрута обработки заготовок, здесь выполняются следующие технологические...
-
Бюджет предприятия всегда разрабатывается на определенный временной интервал, который называется бюджетным периодом. Правильный выбор продолжительности...
-
Управление технологическим процессом - Анализ финансовой устойчивости ООО "Армтехцентр"
Стабильное функционирование предприятия осуществляется с помощью рычагов, важнейшим из которых являются цены. Вопросами ценообразования на фирме ООО...
-
Организационная структура управления - Анализ финансовой устойчивости ООО "Армтехцентр"
Директору организации непосредственно подчиняются его заместители по функциям (маркетинг, финансы персонал и так далее) Общий руководитель осуществляет...
-
Характеристика деятельности ООО "БМТ" ООО "БМТ" (г. Владимир) является одной из ведущих компаний на российском рынке в области промышленной...
-
Подход Д. Дебелака - Формирование бизнес-модели предприятия
Модель бизнес чесборо моборн Дон Дебелак - президент компании DSD Marketing. Имеет 20-летний опыт консультирования и продвижения продуктов новых и мелких...
-
Краткая организационно-экономическая характеристика ЗАО "Элмат-Спецмаш" ЗАО "Элмат-Спецмаш" зарегистрировано в Городской Управе г. Калуги 04.04.96 г.,...
-
Технико-экономические показатели предприятия представляют собой систему измерителей, которые характеризуют всю материально-производственную базу на...
-
Анализ себестоимости продукции - Система управления затратами на ООО "ЮНИРОН"
Себестоимость - это финансовые затраты предприятия, направленные на обслуживание текущих расходов по производству и реализации товаров и услуг....
-
Проанализируем порядок проведения государственных закупок в ФГКУ УВО МВД по Удмуртской Республике. В учреждении существует следующий порядок организации...
-
Анализ ситуации развития малого и среднего бизнеса в ЕС Малые и средние предприятия (МСП) являются основой экономики страны. Таблица 3 иллюстрирует, что...
-
Оптимизация денежных средств - Анализ и управление текущими активами предприятия
Денежные средства - часть оборотных активов предприятия. Операционная и инвестиционная деятельность компании без этого актива невозможна. Определение...
-
Информационная система управления - Анализ финансовой устойчивости ООО "Армтехцентр"
АСУП - автоматизированная система управления предприятием или информационная система управления предприятием, то, что сейчас называется по-английски ERP....
-
Гостиница "Октябрьская" оказывает как основные, так и дополнительные услуги гостям г. Волгограда. Основными услугами гостиничного предприятия являются...
-
Представим данный раздел в виде таблицы Таблица 1.1 Доходный подход. Метод Преимущества Недостатки Метод капитализации чистогодохода Учитывает будущий...
-
ОАО "Графское" является победителем и лауреатом многих Всероссийских и международных выставок, проходивших в Москве в ВЦ "Красная Пресня", "Крокус Экспо"...
-
В современных условиях на торговых предприятиях особую актуальность приобретают вопросы обеспечения процесса торговли необходимыми материальными...
-
Все оборудование организации подразделяется: - на наличное; - на установленное; - на действующее. К наличному оборудованию относится все...
-
Бюджетирование как система комплексного планирования, анализа и контроля финансово-хозяйственной деятельности предприятия Бюджетирование - это...
-
Анализ механизмов, направленных на согласование системы образования с потребностями экономики
Введение Сбалансированность профессионально-квалификационной структуры рынка труда, то есть соответствие направления, уровня и качества подготовки...
-
Коррупция в здравоохранении и ее виды - Анализ коррупции в системе здравоохранения России
Коррупция в здравоохранении - это повторяющееся и находящееся в постоянном развитии комплексное негативное социально-правовое явление, которое выражается...
Анализ системы закупки оборудования - Оптимизация логистических бизнес-схем