Подготовка документов к передаче на архивное хранение, Экспертиза ценности документов - Подготовка документов к хранению в архиве

Экспертиза ценности документов

Рассмотрение организации проведения экспертизы ценности документов предприятия представляется исключительно важным, поскольку эта процедура предваряет помещение документов и в архив предприятия, и впоследствии в ведомственный (государственный) архив. В соответствии с основными правилами работы архивов организаций экспертиза ценности документов проводится предприятием ежегодно, как правило, в начале очередного календарного года.

Проведение экспертизы включает в себя:

    1. Отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив; 2. Отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению по месту их формирования (в соответствующих структурных подразделениях предприятия); 3. Выделение дел (документов) с истекшими сроками хранения и не представляющими более научно - практической ценности к уничтожению.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Типовая номенклатура Дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями.

Функциональное назначение номенклатуры дел заключается в организации группировки исполненных управленческих документов в дела. На основе номенклатуры дел службой ДОУ предприятия решаются задачи по:

    - закреплению индексов дел; - систематизации дел; - определению сроков хранения дел; - учету дел временного (до 10 лет) хранения; - составлению описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Разработка проекта номенклатуры дел, как правило, производится на основе номенклатур дел структурных подразделений. При разработке проекта номенклатуры дел следует руководствоваться:

    - положениями о структурных подразделениях; - штатным расписанием; - документами по планированию и отчетности о деятельности предприятия и службы ДОУ; - перечнями документов с указанием сроков их хранения; - примерными и типовыми формами номенклатуры дел.

Кроме того, принимается во внимание состав номенклатуры дел и управленческой документации предприятия за предшествующие 1-3 года.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии.

Номенклатура для организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно.

На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т. п.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

    - постоянного хранения в государственных архивах; - временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет); - временного хранения (до 10 лет);

Подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Похожие статьи




Подготовка документов к передаче на архивное хранение, Экспертиза ценности документов - Подготовка документов к хранению в архиве

Предыдущая | Следующая