Структура и назначение номенклатуры дел - Номенклатура дел
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, формируемых в структурных подразделениях территориальных органов, организаций МЧС России, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел составляется в целях группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив территориального органа, организации МЧС России (далее - Архив), а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, заводимых в делопроизводстве организации МЧС России, в том числе справочные, контрольные, учетные картотеки, книги и журналы учета, личные дела, базы данных.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел временно действующих органов (например, рабочих комиссий, групп, создаваемых на период проведения каких-либо конкретных мероприятий), а также незавершенные делопроизводством дела ликвидированных организаций, правопреемником которых является территориальный орган, организация МЧС России.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о территориальном органе, уставами организаций МЧС России, положениями о структурных подразделениях, штатными расписаниями, Перечнем документов, образующихся в деятельности органов управления, спасательных воинских формирований МЧС России, подразделений ФПС ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом МЧС России от 19.06.2012 № 340, Перечнем документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в МЧС России в форме электронных документов, утвержденным приказом МЧС России от 25.06.2012 № 353, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности территориального органа, организации МЧС России, их виды, состав и содержание.
Номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на следующий год структурным подразделением (канцелярией), созданным для ведения делопроизводства.
Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, подразделов - названия отделов структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с установленной в делопроизводстве индексацией структурных подразделений в возрастающем порядке. При этом структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, помещается в номенклатуре дел первым и ему присваивается делопроизводственный индекс - 1.
Номенклатура дел подписывается начальником структурного подразделения (начальником канцелярии), созданного для ведения делопроизводства и лицом, организации МЧС России, после чего утверждается начальником (руководителем) организации МЧС России. Как правило, номенклатура дел печатается в двух экземплярах. Первый (утвержденный) экземпляр номенклатуры дел организации МЧС России дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства. Второй экземпляр используется в качестве рабочего экземпляра в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Согласованная в установленном порядке номенклатура дел в конце каждого года дорабатывается с целью внесения изменений в номенклатуру дел следующего года. Уточненная номенклатура дел на следующий год подписывается начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства (начальником канцелярии), утверждается начальником (руководителем) организации МЧС России и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В течение года структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства (канцелярией), могут вноситься изменения и дополнения в утвержденную номенклатуру дел организации МЧС России на основании предложений структурных подразделений, и оформленных служебной запиской на имя начальника (руководителя) организации МЧС России. Основанием для изменения и дополнения являются функциональные или организационно-штатные изменения в структурном подразделении.
Названиями разделов номенклатуры дел структурного подразделения являются названия отделов. В первый раздел (без названия) включаются дела общего для структурного подразделения делопроизводства, следующие разделы располагаются в соответствии с установленной в делопроизводстве индексацией отделов структурных подразделений в возрастающем порядке. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел, т. е. их систематизация, определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с распорядительными документами территориального органа, организации МЧС России. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, финансовые документы, затем документы по основной деятельности структурного подразделения, в конце раздела располагаются заголовки дел по делопроизводству.
Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленных в делопроизводстве организации МЧС России цифровых обозначений структурного подразделения, отдела структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: дело № 34/102-2-01, где 34 - индекс структурного подразделения, 102 - индекс отдела структурного подразделения, 2 - раздел номенклатуры дел, 01 - порядковый номер дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.
Резервные номера дел в номенклатуре дел не предусматриваются. При необходимости заведения новых дел они вносятся в установленном порядке в конец номенклатуры дел соответствующего структурного подразделения под следующим порядковым номером.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "исходящая переписка", "входящие документы"), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований территориальных органов исполнительной власти, учреждений и организаций, кроме официально установленных сокращений.
Заголовок дела может состоять из следующих элементов:
Название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или видов документов (протоколы, приказы, решения и т. д.);
Название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
Краткое содержание документов дела;
Пример: Переписка с Управлением специальной пожарной охраны МЧС России о работе Специального управления ФПС № 102 МЧС России.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
В графе 3 номенклатуры "Количество дел (томов)" вносятся сведения о количестве заведенных томов.
В графе 4 номенклатуры дел "Дата дела" отражаются хронологические рамки документов, подшитых в дело (крайние даты (число, месяц, год) заведения и окончания дела в делопроизводстве (например: "10.01.2012 - 28.12.2012"). Если дело является переходящим, то крайние даты указываются следующим образом: "15.01.2010 - по настоящее время"
В графе 5 номенклатуры дел "Количество листов" указывается количество листов, подшитых в деле (томе).
В графе 6 номенклатуры дел указывается срок хранения дела, номера статей Перечня документов, с указанием сроков хранения.
В графе 7 номенклатуры дел "Примечание" делаются отметки о переходящих делах с указанием старого индекса дела в случае его изменения: "Переходящее с 2006 г. В 2011-2012 гг. - д.2-2-11"); об уничтожении дел; о передаче дел в Архив, в другие структурные подразделения или организации. В случае если дело не было заведено в течение года, то в графе "Примечание" проставляется отметка "Не заводилось", при этом в графах 3, 4, 5 проставляются прочерки. По окончании календарного года ответственный за делопроизводство структурного подразделения делает отметки о закрытии дел, проверяет правильность заполнения всех граф номенклатуры дел, вносит необходимые дополнения и уточнения. Номенклатура дел структурного подразделения с данными о заведении дел, а также итоговая запись распечатываются в двух экземплярах и подписываются ответственным за делопроизводство (начальником канцелярии). Один экземпляр остается в структурном подразделении и подшивается в дело, второй экземпляр представляется в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, не позднее 1 марта следующего года для учета и внесения сведений в номенклатуру дел территориального органа, организации МЧС России.
Похожие статьи
-
Экспертиза ценности документов - Номенклатура дел
Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и...
-
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ - Отечественные традиции в практике составления официальных документов
В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей...
-
Хранение дел в организации МЧС России - Номенклатура дел
С момента заведения и до передачи в Архив документы хранятся по месту их формирования в дела. Руководители структурных подразделений и сотрудники,...
-
Требование к оформлению дел - Номенклатура дел
Формированием дела представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются как в структурном...
-
Составление и оформление описей дел - Номенклатура дел
Опись дел представляет собой архивный справочник, содержащий систематизированный перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией и...
-
Заключение, Список литературы - Номенклатура дел
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей...
-
Передача дел в архив организации МЧС России - Номенклатура дел
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу, передаются в Архив по сдаточным описям. Описи представляются в...
-
Под номенклатурой дел понимают оформленную соответствующим образом сводную ведомость (перечень) заглавий дел, ведущихся в организации на протяжении года....
-
Номенклатура дело документ Производственные процессы и задачи управления ими требуют постоянной обработки поступающей информации и создания множества...
-
Взаимосвязь бухгалтерской службы и отделов коммерческих структур Под структурой управления организацией понимается упорядоченная совокупность...
-
Оформление дел - Номенклатура дел
Дела, заведенные в делопроизводстве структурных подразделений, подлежат предварительному оформлению при их заведении и окончательному по завершении года....
-
Нумерация листов дела - Номенклатура дел
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, подшитых в дело, все листы, кроме листов внутренней описи и...
-
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению
Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Ведомственным...
-
Оформление дела -- это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно...
-
Структура и функции делопроизводственных служб
1. Структура и функции делопроизводственных служб На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ: 1. Управление...
-
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДЕЛ - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению
С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают...
-
Бухгалтерский баланс юридический Важнейшим элементом бухгалтерского учета является бухгалтерский баланс. Бухгалтерский баланс - способ экономической...
-
Порядок передачи дел на архивное хранение - Подготовка документов к хранению в архиве
В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и...
-
Оформление дел - Подготовка документов к хранению в архиве
Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с...
-
Оценка системы внутреннего контроля - Бухгалтерский аппарат на предприятии, его структура и функции
Для того чтобы организация успешно функционировала, постоянно повышался уровень рентабельности, сохранялись и приумножались ее активы, необходим...
-
Порядок выдачи дел из хранилищ Дела выдаются из хранилищ: Для использования (пользователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения,...
-
Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность...
-
Бухгалтерская отчетность на предприятии ЗАО "Карачаевский пивзавод" представляет собой систему показателей, сгруппированных в определенные формы, которые...
-
Бухгалтерский аппарат, его структура и функции. Должностные обязанности работников бухгалтерии К ведению бухгалтерского учета на всех предприятиях не...
-
Сущность, содержание, принципы и назначение управленческого учета - Финансовый учет
Управленческий учет - это установленная организацией система сбора, регистрации, обобщения и представления информации и хозяй-й деят-ти организации и ее...
-
Построение системы управленческого учета тесно связано с организационной структурой предприятия, а также с существенной проблемой реализации...
-
Учет денежный касса банк Для оформления открытия расчетных и других счетов юридические лица и индивидуальные предприниматели представляют в банк...
-
Фінансово-економічний стан підприємства ТОВ "Західна консалтингова група" характеризується ступенем його прибутковості та оборотності капіталу,...
-
Порядок отражения хозяйственных операций в учете - Бухгалтерское дело
В соответствии с законодательством ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации и соблюдение законов при выполнении хозяйственных...
-
Учетная политика - Бухгалтерский аппарат на предприятии, его структура и функции
Учетная политика организации определяется в ПБУ 1/2008 как "совокупность способов ведения бухгалтерского учета - первичного наблюдения, стоимостного...
-
Структура отчета об изменениях капитала - Особенности бухгалтерского учета собственного капитала
В состав годовой бухгалтерской отчетности входит "Отчет об изменениях капитала". В ней отражаются показатели, характеризующие формирование уставного,...
-
Виды заявлений - Особенности структуры и языковые особенности заявления
Существует большое количество видов заявлений, которые относятся к той или иной сфере деятельности: 1. Кадровые заявления - это обращение работника к...
-
Описи дел - Подготовка документов к хранению в архиве
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному...
-
Классификация документов по назначению - Виды документов в бухгалтерском учете
По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные и бухгалтерского исполнения....
-
Полное наименование системы: "Автоматизация учета лекарственных препаратов в аптеке "ТИБ БАРОИ" ШУМО". Назначение и цели создания автоматизации Данная...
-
Сущность, цели и задачи бухгалтерской отчетности Информация о хозяйственных операциях, произведенных экономическим субъектом за определенный период...
-
Общие положения - Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов -- это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их...
-
Анализ структуры затрат на производство продукции Анализ структуры расходов и затрат предприятия Анализ структуры затрат предприятия проводится на основе...
-
Сущность, понятие и назначение автоматизированного рабочего места бухгалтера Очевидно, что в работе бухгалтерии есть много технической, рутинной работы,...
-
Бухгалтерский учет ООО "Вяземский кирпичный завод" осуществляется централизованной бухгалтерией (рисунок 2.2). Главный бухгалтер назначается на должность...
Структура и назначение номенклатуры дел - Номенклатура дел