Структура и назначение номенклатуры дел - Номенклатура дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, формируемых в структурных подразделениях территориальных органов, организаций МЧС России, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел составляется в целях группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив территориального органа, организации МЧС России (далее - Архив), а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, заводимых в делопроизводстве организации МЧС России, в том числе справочные, контрольные, учетные картотеки, книги и журналы учета, личные дела, базы данных.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел временно действующих органов (например, рабочих комиссий, групп, создаваемых на период проведения каких-либо конкретных мероприятий), а также незавершенные делопроизводством дела ликвидированных организаций, правопреемником которых является территориальный орган, организация МЧС России.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о территориальном органе, уставами организаций МЧС России, положениями о структурных подразделениях, штатными расписаниями, Перечнем документов, образующихся в деятельности органов управления, спасательных воинских формирований МЧС России, подразделений ФПС ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом МЧС России от 19.06.2012 № 340, Перечнем документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в МЧС России в форме электронных документов, утвержденным приказом МЧС России от 25.06.2012 № 353, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности территориального органа, организации МЧС России, их виды, состав и содержание.

Номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на следующий год структурным подразделением (канцелярией), созданным для ведения делопроизводства.

Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, подразделов - названия отделов структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с установленной в делопроизводстве индексацией структурных подразделений в возрастающем порядке. При этом структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, помещается в номенклатуре дел первым и ему присваивается делопроизводственный индекс - 1.

Номенклатура дел подписывается начальником структурного подразделения (начальником канцелярии), созданного для ведения делопроизводства и лицом, организации МЧС России, после чего утверждается начальником (руководителем) организации МЧС России. Как правило, номенклатура дел печатается в двух экземплярах. Первый (утвержденный) экземпляр номенклатуры дел организации МЧС России дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства. Второй экземпляр используется в качестве рабочего экземпляра в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Согласованная в установленном порядке номенклатура дел в конце каждого года дорабатывается с целью внесения изменений в номенклатуру дел следующего года. Уточненная номенклатура дел на следующий год подписывается начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства (начальником канцелярии), утверждается начальником (руководителем) организации МЧС России и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В течение года структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства (канцелярией), могут вноситься изменения и дополнения в утвержденную номенклатуру дел организации МЧС России на основании предложений структурных подразделений, и оформленных служебной запиской на имя начальника (руководителя) организации МЧС России. Основанием для изменения и дополнения являются функциональные или организационно-штатные изменения в структурном подразделении.

Названиями разделов номенклатуры дел структурного подразделения являются названия отделов. В первый раздел (без названия) включаются дела общего для структурного подразделения делопроизводства, следующие разделы располагаются в соответствии с установленной в делопроизводстве индексацией отделов структурных подразделений в возрастающем порядке. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел, т. е. их систематизация, определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с распорядительными документами территориального органа, организации МЧС России. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, финансовые документы, затем документы по основной деятельности структурного подразделения, в конце раздела располагаются заголовки дел по делопроизводству.

Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленных в делопроизводстве организации МЧС России цифровых обозначений структурного подразделения, отдела структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: дело № 34/102-2-01, где 34 - индекс структурного подразделения, 102 - индекс отдела структурного подразделения, 2 - раздел номенклатуры дел, 01 - порядковый номер дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Резервные номера дел в номенклатуре дел не предусматриваются. При необходимости заведения новых дел они вносятся в установленном порядке в конец номенклатуры дел соответствующего структурного подразделения под следующим порядковым номером.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "исходящая переписка", "входящие документы"), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований территориальных органов исполнительной власти, учреждений и организаций, кроме официально установленных сокращений.

Заголовок дела может состоять из следующих элементов:

Название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или видов документов (протоколы, приказы, решения и т. д.);

Название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

Краткое содержание документов дела;

Пример: Переписка с Управлением специальной пожарной охраны МЧС России о работе Специального управления ФПС № 102 МЧС России.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

В графе 3 номенклатуры "Количество дел (томов)" вносятся сведения о количестве заведенных томов.

В графе 4 номенклатуры дел "Дата дела" отражаются хронологические рамки документов, подшитых в дело (крайние даты (число, месяц, год) заведения и окончания дела в делопроизводстве (например: "10.01.2012 - 28.12.2012"). Если дело является переходящим, то крайние даты указываются следующим образом: "15.01.2010 - по настоящее время"

В графе 5 номенклатуры дел "Количество листов" указывается количество листов, подшитых в деле (томе).

В графе 6 номенклатуры дел указывается срок хранения дела, номера статей Перечня документов, с указанием сроков хранения.

В графе 7 номенклатуры дел "Примечание" делаются отметки о переходящих делах с указанием старого индекса дела в случае его изменения: "Переходящее с 2006 г. В 2011-2012 гг. - д.2-2-11"); об уничтожении дел; о передаче дел в Архив, в другие структурные подразделения или организации. В случае если дело не было заведено в течение года, то в графе "Примечание" проставляется отметка "Не заводилось", при этом в графах 3, 4, 5 проставляются прочерки. По окончании календарного года ответственный за делопроизводство структурного подразделения делает отметки о закрытии дел, проверяет правильность заполнения всех граф номенклатуры дел, вносит необходимые дополнения и уточнения. Номенклатура дел структурного подразделения с данными о заведении дел, а также итоговая запись распечатываются в двух экземплярах и подписываются ответственным за делопроизводство (начальником канцелярии). Один экземпляр остается в структурном подразделении и подшивается в дело, второй экземпляр представляется в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, не позднее 1 марта следующего года для учета и внесения сведений в номенклатуру дел территориального органа, организации МЧС России.

Похожие статьи




Структура и назначение номенклатуры дел - Номенклатура дел

Предыдущая | Следующая