Документ как способ хранения информации, Древнейшие материалы для письма - Перфорирование как способ фиксации информации
Документ носитель фиксация
Древнейшие материалы для письма
Сама информация не выступает достаточным признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени15.
Материальную составляющую документа определяет материальный носитель информации - материальные объекты, в которых сведения (данные) находят свое отражение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов16.
Носитель документированной информации - это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде17. Предназначенность информации для хранения и передачи в пространстве и времени обусловливает ее специфическую материальную конструкцию, представленную в виде книг, газет, буклетов, микрофиш, фильмов, дисков, дискет и т. п.
Информация, содержащаяся в документе, обязательно закреплена на каком-то специальном материале (бумага, кино-, видео-, аудио-, фотопленка и т. п.), имеющем определенную форму носителя (лента, лист, карточка, барабан, диск и т. п.). Кроме того, информация всегда фиксируется каким-либо способом записи, предусматривающим наличие средств (краска, тушь, чернила, красители, клей и т п.) и инструментов (ручка, печатный станок, видеокамера, принтер и т. п.).
Материальная основа документа - совокупность материалов, использованных для записи сообщения (текста, звука, изображения) и составляющих носитель информации18.
В зависимости от материальной основы документы делятся на две большие группы: естественные и искусственные. Искусственные в свою очередь подразделяются на бумажные документы и документы на небумажной основе - полимерные документы (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные).
Таким образом, под материальной составляющей документа имеют в виду:
- 1) материальную основу документа; 2) форму носителя информации.
Носители информации самым тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической мысли. Отсюда - непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей.
Вопрос сохранения информации корнями своими уходит в глубокую древность. Информация была всегда, независимо от того воспринималась она человеком или нет. И человек, едва выделившись из животного мира, стал активно использовать ее в своих собственных целях. Более того, он сам стал источником информации для других. Уже тогда информацию умели получать, обрабатывать, передавать, накапливать и что особенно важно - хранить. Поначалу, для хранения и накопления информации, человек использовал свою память - он попросту запоминал полученную информацию и помнил ее какое-то время. Тогдашние потоки информации не сравнить с нынешними, поэтому человеческой памяти пока хватало. Дело ограничивалось именами соплеменников, двумя заклинаниями злых духов, да десятком мифов и легенд. Постепенно, люди пришли к выводу, что такой способ хранения информации имеет ряд недостатков:
- 1) человек мог спутать различные данные; 2) неправильно понять другого человека; 3) элементарно забыть что-то важное; 4) его могли убить на охоте19.
Появление первых документов, т. е. зафиксированной на различных носителях информации20, относится примерно к XXX веку до н. э. Началом передачи данных было предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись особым значением, символизировали понятия и явления. Например, стрела - символ войны. Разновидностью предметного документирования являются ракушечные и узелковые письма индейцев Северной и Южной Америки. Ракушечные письма (вампумы - нити с нанизанными на них раковинами) индейцев Северной Америки являлись средством запоминания и передачи сообщений. Их содержание выражалось цветом, количеством и взаиморасположением раковин. Вампум также мог использоваться вместо денег. Узелковое письмо (кипу), употреблявшееся в государстве древних инков также являлось средством удержания в памяти последовательности и логической связи устно передаваемых сообщений: к основной толстой веревке прикреплялись более тонкие шнуры, нити и лоскуты различного цвета, где каждый элемент имел свое значение.
Во времена неолита появилось пиктографическое или рисуночное письмо ( от лат. "пиктус"-писанный красками, нарисованный и греч. "графо"- пишу) - отображение общего содержания сообщения в виде рисунка или последовательности рисунков, обычно в целях запоминания21. Оно не являлось средством фиксации какого-либо языка, т. е. письмом в собственном смысле. Это были изображения на стенах пещер или скалах, на каменных плитах, на кости в основном иллюстрирующие события из жизни племени.
В IV тысячелетии до н. э. шумеры, населявшие юг современного Ирака, начали передавать изображениями названия отдельных конкретных предметов и общих понятий22. Число таких знаков было порядка тысячи, и каждый из них в шумерском языке связывался с определенным словом. Шумеры писали на сырой глине прямоугольными палочками, входящими в глину под углом и создававшими клиновидное углубление. Поэтому шумерская письменность получила название клинописи. До наших дней сохранились целые библиотеки клинописных документов на глиняных дощечках: деловые документы, исторические надписи, эпос, словари, религиозные и магические тексты.
С течением времени рисунки упрощались, в какой-то мере стандартизировались и заменялись знаками, обозначающими слова и слоги. Так возникла иероглифическая система (от греч. "hieros"- священный и "glyphe" - то, что вырезано) и идеографическое письмо (от греч. "idea" - образ, идея и "grapho" - пишу). Словесно-слоговое письмо Древнего Египта - одно из древнейших в мире - сформировалось примерно с конца IV тысячелетия до н. э. Древнейшие египетские письменные памятники - надписи на таблицах и булавах царей - представляют собой символические изображения, которые не имеют четкого звукового значения и понимаются по принципу пиктограммы.
Структура древнеегипетской письменности окончательно формируется около 2800 г. до н. э.23 Всего в ней около 700 наиболее употребительных знаков, начертание которых могло иметь разные вариации. Они делятся на знаки, передающие несколько согласных звуков языка (фонограммы) и смысловые понятия (идеограммы). Иероглифическое письмо предназначалось для монументальных и полудекоративных надписей на камне и металле.
Иератическое (жреческое) письмо - следующий этап развития египетской письменности - использовалось для записи литературных и религиозных текстов, деловых документов. Самым распространенным материалом для такого письма был папирус - прообраз современной бумаги. Листы изготавливали из стеблей растения папирус. Стебли разделялись на тонкие полоски, отбивались молотком, проклеивались хлебным отваром, сушились и отглаживались. Папирусные документы обычно свертывались в свиток. Для письма на папирусе писцы использовали тонкие кисти из тростника или тростниковые палочки. Росписи на гробницах донесли до нас изображения этих инструментов24.
Различные виды письменности господствовали в странах Востока три тысячелетия, но потом их вытеснила более простая и удобная система - финикийская. Финикийцам, как торговому народу, нужна была простая и удобная письменность для составления коммерческих документов, и они создали слоговое письмо, состоящее из 22 знаков. Самые древние найденные финикийские надписи относятся к XIII веку до н. э.25
В IX-X веках до н. э. греки преобразовали финикийское письмо и создали алфавит, где каждый знак обозначает не слово или слог, а определенный звук. Греческий алфавит стал исходным для всех европейских алфавитов. Свои книги и кодексы греки, а за ними и римляне стали писать на деревянных или костяных дощечках, покрытых воском. Писали по воску стилусом (от греч. "stylos" - палочка) - заостренным стержнем из металла или дерева. Когда запись становилась не нужна, она стиралась с помощью плоского обратного конца стилуса.
Письмо по воску было заимствовано различными народами и просуществовало около 18 веков практически без изменения, пока англосаксы не изобрели пергамент. Пергамент появился примерно в III веке до н. э. Это была особым способом обработанная кожа молодых животных (в основном телячья). Пергаментные листы были плотными и жесткими, в основном стягивались переплетом с металлическими застежками. Благодаря своей прочности этот материал использовался также довольно долго. С удешевлением и все более широким распространением пергамента появилась потребность в создании и общедоступного пишущего инструмента. Им стало определенным образом заточенное гусиное перо. С его помощью можно стало изменить стиль письма - сделать его прописным и наклонным.
В Древней Руси первыми документами стали берестяные грамоты. Новгородские русичи в X-XIII вв. н. э. продавливали текст документов на бересте - верхнем слое березовой коры. После нее практически до конца XIV века основным материалом для письма на Руси служил пергамент, который привозили из Греции и ганзейских городов. Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершка, т. е. 15-17 см. Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Документы писались сплошным тестом, без разделения на отдельные слова. После того как документ утрачивал свою ценность, текст счищали, а дорогостоящий материал использовали снова для записи информации. Таким образом, носитель мог использоваться несколько раз. И относилось это не только к пергаменту. Повторно использовались медали и печати, на которых перебивались изображения. В XV-XVI веках из западноевропейских стран начали завозить тряпичную бумагу, а со второй половины XVII века - изготавливать свою, строить бумажные мануфактуры26.
Чернила делались из дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Инструментами письма, как и в Европе, служили гусиные перья, которые применялись вплоть до 2-й половины XIX века, хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером чернильный текст посыпался мелким песком для впитывания излишек чернил, чтобы страницы не пачкались друг о друга и не склеивались.
Менялась также графика письменности: первоначально документы составлялись так называемым "уставным" письмом - буквами с прямыми очертаниями. В XIV веке стал использоваться полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. К XIV веку стала использоваться точка в конце предложения. С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки. Документы в делопроизводстве хранились в виде свитков-столбцов - из подклеенных листов бумаги ("поставов"). Размеры таких столбцов могли быть очень большими. Например, Соборное уложение 1649 г. насчитывает в длину 309 метров. Текст в столбцах писался с одной стороны, что было неэкономно при тогдашней дороговизне бумаги.
В 1700 г. Петр I ввел тетрадную форму документов из листов бумаги, сложенных вдвое (тетрадей), которые были переплетены в книги27. На листах тетрадей писали с обеих сторон.
Тогда же для особо важных документов Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, чуть позже разрабатывает "генеральные формуляры" - образцы, по которым следовало составлять текст документов, и вводит иностранные названия видов документов (регламент, инструкция, резолюция, рапорт, реляция и т. д.). При Петре I и позже, при Екатерине Великой, были выделены реквизиты документа и определены их места на формулярах. В XIX веке стали использовать бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. Форма и местоположение реквизитов приобрели устойчивый вид.
Похожие статьи
-
Введение - Перфорирование как способ фиксации информации
Понятие "документированная информация" основано на двуединстве информации и материального носителя. В результате документирования происходит как бы...
-
Способы ввода информации: проводки, документы - Принципы работы с программой "1С:Предприятие"
Если активным является окно какого либо из существующих в системе журналов документов то для ввода нового документа следует: нажать эту кнопку на панели...
-
КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ - Деловые письма
Письма классифицируют по функциональному признаку, по сложности, структуре, на регламентированные и нерегламентированные и т. д. Наиболее часто...
-
В конце каждого дела постоянного, долговременного хранения для учета количества и особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется...
-
ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УЧЕТА МАТЕРИАЛОВ - Бухгалтерский финансовый учет
При осуществлении учета производственных запасов используются следующие унифицированные формы первичной документации: 1) Доверенность (формы № М-2 и №...
-
Понятие и функции "Документа" - Документоведение. Процессуальная документация
Понятие "документ" является фундаментальным в документоведении, оно широко используется во всех сферах производственной и общественной деятельности. В...
-
Подготовка документов к архивному хранению - Правила оформления реквизитов
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения...
-
Правила и сроки хранения служебных документов - Документоведение. Процессуальная документация
Реквизит "срок хранения" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанном в перечне типовых...
-
При аудите необходимо установить, выполняются ли требования нормативных актов при документальном оформлении операций по поступлению материалов. Порядок...
-
При проверке, учетной политики организации необходимо руководствоваться положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/2008,...
-
Проверка наличия и состояния дел - Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов
Цель проверки наличия и состояния дел в архивах - установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях;...
-
Предоставление помещения и оборудования для размещения архивных документов Архив организации размещают в специально построенных или приспособленных для...
-
ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА, Общая структура делового письма - Деловые письма
Общая структура делового письма Каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура -- три части. В первой приводятся мотивы подготовки...
-
При оформлении документов на двух и более страницах Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы . Номера страниц должны быть проставлены...
-
Классификация документов - Документоведение. Процессуальная документация
Классифицирование документов - процесс упорядочения или распределение документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления...
-
Основные требования к документам изложены в Федеральном законе от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и в Положении по ведению бухгалтерского...
-
Классификация документов по способу охвата фактов - Виды документов в бухгалтерском учете
По способу охвата фактов документы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы отражают одну или одновременно несколько хозяйственных операций....
-
При аудите расчетов по заработной плате необходимо руководствоваться следующими нормативными документами: 1. Гражданский кодекс Российской Федерации, ч.1...
-
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДЕЛ - Основные этапы по подготовке документов к архивному хранению
С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают...
-
Оперативное хранение документов - Экспертиза ценности документов
С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся по месту их формирования в дела (в небольших организациях целесообразно...
-
Сбор и обобщение материала по теме дипломной работы Я проходила практику в ООО "Вудвилль". За время прохождения практики я собрала весь материал для...
-
Оформление дел - Подготовка документов к хранению в архиве
Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с...
-
Документ делопроизводственный отчетность архив Взаимодействие человека с документами включает создание документов, их использование, доведение до...
-
Рабочие документы аудитора - Сущность, цель и виды аудита
Аудиторская документация является доказательством проделанной работы и может быть использована для разрешения конфликтных ситуаций, но главное -- она...
-
В условиях жесткой конкуренции очень важно сохранить сведения, содержащие коммерческую тайну (КТ) предприятия. КТ - производственная, научно-техническая,...
-
Вся информация, касающаяся бухгалтерского учета, доступна управленцам. Однако, большой объем финансовой отчетности компании используется "посторонними"...
-
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию материалов, в ходе...
-
Необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью запасов являются (п.9 приказа Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. N 119н): - наличие...
-
В современном делопроизводстве в настоящее время используется большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все...
-
Аудит учета МПЗ и затрат в незавершенном производстве, товарно-материальные ценности принятые на ответственное хранение Аудит учета МПЗ Одним из наиболее...
-
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ - Отечественные традиции в практике составления официальных документов
Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве обработка дел для последующего их хранения и использования. Архивными учреждениями...
-
Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших первичных документов по форме, арифметическая проверка и...
-
Для обеспечения сохранности материально-производственных запасов в ОАО "Кировский мясокомбинат" имеется склад, в котором организовано длительное хранение...
-
1. Журнал учета поступающих грузов. (регистрация на основе транспортных документов). 2. Доверенность подотчетным лицом для получения ТМЦ, грузов (агент...
-
Понятие о документообороте Хранение документов - Теория бухгалтерского учета
Путь, который, проходит документ от момента его составления до сдачи в архив называется документооборотом. В организации должен быть составлен график...
-
Вторичные бухгалтерские документы - Бухгалтерский баланс
Бухгалтерский документ хозяйственный операция Сводные (вторичные) документы составляют на основании первичных; они представляют собой способ группировки...
-
Целью расчета является: определение затрат на устранение дефекта при капитальном ремонте конденсатора и насоса Исходные данные: - Дефектная ведомость...
-
Первичные бухгалтерские документы их обязательные реквизиты - Бухгалтерский баланс
Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по...
-
Для проверки аудиторской организацией используются следующие основные документы: - устав экономического субъекта; - учредительный договор; - патент для...
-
Основная задача инвентаризации готовой продукции - проверить соответствие ее фактического наличия на складе учетным документам. В ходе проведения...
Документ как способ хранения информации, Древнейшие материалы для письма - Перфорирование как способ фиксации информации