Анализ структуры документооборота на предприятии - Документооборот в коммерческих организациях

Группировку документов по признаку документационного обеспечения рекомендуется проводить в виде таблицы. Для более подробного анализа можно рассчитать количество обращающихся документов в среднем в месяц, в день.

Возможен также более детальный анализ приказов с разбивкой их на рубрики:

    - по основной деятельности; - по учетной политике; - по личному составу.

Внутренние документы целесообразно рассматривать в разрезе финансовых и служебных функций.

Период, в течение которого проводится анализ, выбирается предприятием самостоятельно. Для выявления динамики в движении документов определяются темпы роста входящих, исходящих и внутренних документов предприятия.

Пример анализа документов предприятия по признаку документационного обеспечения представлен в таблице 2.3.

Таблица 2.3 Анализ структуры документооборота по признаку документационного обеспечения

Наименование документа

Количество документов

Темпы роста, %

2003 год

2004 год

2005 год

В 2004 к 2003

В 2005 к 2004

Входящие

124

203

240

164

118

Исходящие

384

402

358

105

89

Приказы

В том числе:

    - по основной деятельности - по командировкам - по личному составу
    870 157 215 498
    648 116 178 354
    894 156 222 516
    74 74 83 71
    138 134 125 146

Внутренние в том числе:

    - финансовые - служебные
    3841 1492 2349
    2597 973 1624
    1972 1272 700
    68 65 69
    76 131 43

Итого в год:

5219

3850

3464

74

90

В среднем за день

18

13

12

72

92

Выручка от реализации, т. руб.

7663

11315

15132

148

134

Группировка документов предприятия по подразделениям, позволяет определить: какие из подразделений наиболее сильно загружают документооборот. Количество документов определенное в предыдущем виде анализа необходимо перегруппировать по подразделениям, которые были определены при формировании существующей модели документооборота на предприятии. Данный вид анализа также рекомендуется проводить в виде таблицы с указанием доли документов каждого подразделения в общей их сумме.

Критерии отнесения документов к тому или иному подразделению выглядят следующим образом:

    - для входящих и внутренних документов - то подразделение, которое будет выполнять предписания по данному документу или ответственное лицо подразделения, которому адресован данный документ; - для исходящих документов - то подразделение или должностное лицо, которым составлен данный документ.

Примером анализа документов предприятия по признаку документационного обеспечения может служить статистика (таблица 2.4.).

Таблица 2.4 Анализ структуры документооборота по подразделениям

Подразделение

2003 год

2004 год

2005 год

Кол.

%

Кол.

%

Кол.

%

Административный отдел

765

15

621

16

754

22

Отдел кадров

909

17

718

19

446

13

Финасовый отдел

715

14

537

14

345

10

Склад

582

11

410

11

273

8

Подразделения

551

10

319

8

259

7

Прочие

305

6

172

4

115

3

Итого:

5219

100

3850

100

3464

100

Таким образом, первоначально необходимо имеющуюся структуру документооборота разбить на три подструктуры:

    - структура документооборота, где обращаются входящие документы; - структура документооборота, где обращаются исходящие документы; - структура документооборота, где обращаются внутренние документы.

Другими словами, требуется исключить связи между подразделениями, не участвующих в документообороте рассматриваемого вида.

Рассматриваемое предприятие по своему масштабу, количественному составу сотрудников, объему документооборота не относится к числу крупных организаций. И все документопотоки на предприятии имеют довольно упрощенный маршрут, который легко проследить. Входящие документы подвергаются следующим операциям:

Ѕ экспедиционной обработке;

Ѕ регистрации;

Ѕ рассмотрению руководством и выдаче резолюции;

Ѕ ознакомлению в структурном подразделении или исполнению;

Ѕ контролю за исполнением, включающему постановку на контроль документов;

Ѕ отслеживанию хода исполнения;

Ѕ составлению делопроизводственных отчетов для руководства;

Ѕ снятию исполненных документов с контроля.

Основные процедуры обработки исходящих документов:

Ѕ разработка проекта документа в структурном подразделении;

Ѕ согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

Ѕ утверждение документа руководством;

Ѕ регистрация документа;

Ѕ экспедиционная обработка документа.

Достаточно большую часть централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят организационно-распорядительные документы, предназначенные для использования только внутри организации. Это, как правило, приказы руководства касательно внутренней деятельности службы, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т. п.).

При создании внутренних документов секретарь выполняет следующие операции:

Ѕ подготовка проекта внутреннего документа;

Ѕ обеспечение согласования документа;

Ѕ утверждение;

Ѕ регистрация;

Ѕ рассылка по подразделениям;

Ѕ контроль исполнения документа.

Проекты внутренних документов подготавливаются структурными подразделениями. Технологии их дальнейшей обработки совершенно аналогичны рассмотренным ранее основным процедурам обработки входящих документов: регистрация, ознакомление или исполнение в структурных подразделениях, контроль за исполнением.

В крупных организациях создается специальное подразделение, ответственность за прием корреспонденции на бумажных носителях, ее первичную сортировку и регистрацию адресатов в установленном реестре учета документов, а также за доставку внутренним адресатам организации. Такое подразделение называется экспедицией. Экспедиция обеспечивает рассылку исполнителям внутренних документов организации и отправку исходящих документов. На предприятии экспедиции не существует, а все функции выполняет секретарь руководителя.

При регистрации входящих документов делается запись в журнале. Документу присваивается регистрационный номер, проставляется штамп, на котором указывается дата получения документа, часы приема, входящий номер и индекс (условный номер) структурного подразделения организации. Предусматривается регистрация нескольких документов в связке (сопроводительные, повторные, ответные). При дополнительной регистрации в структурных подразделениях присваивается новый регистрационный номер, который может включать индекс подразделения, текущий год, номенклатуру дел, любые разделители. Такая регистрация не регламентируется ГОСТ, порядок регистрации прописывается во внутренних нормативных документах организации (инструкциях по делопроизводству). На предприятии нет структурного подразделения, которое занималось бы составлением проектов резолюций руководителя с фамилиями ответственных исполнителей, кратким текстом задания по исполнению документа с указанием срока исполнения. Сложные резолюции состоят из нескольких аспектов, которые адресуются разным исполнителям и имеют различные контрольные сроки. Зарегистрированный документ передается на рассмотрение руководству.

Руководитель расписывает документ на исполнение или ознакомление. После рассмотрения руководством ответственный исполнитель вносится в регистрационную карточку. Документ копируется и передается под расписку на исполнение в структурное подразделение, где может быть переадресован другому сотруднику -- непосредственному исполнителю. В этом случае в регистрационную карточку заносится пометка.

Исполнение документа, как правило, это подготовка проекта ответного документа, его согласование с соисполнителями. Типовой срок исполнения -- неделя, если руководитель не определяет конкретный срок исполнения. Исполнители предоставляют свои предложения и замечания по подготовке документа ответственному исполнителю. Проект документа согласуется с исполнителями и авторами резолюций. Подписывает ответ тот руководитель, которому был адресован входящий документ.

Документы с резолюциями, поступившие в адрес исполнителя и имеющие срок исполнения, подлежат постановке на контроль. Контроль за сроками исполнения документов осуществляется как исполнителями, так и сотрудниками, отвечающими за ведение делопроизводства в структурном подразделении. В крупных организациях существует специальное структурное подразделение, в функции которого входит постановка документов на контроль, отслеживание хода исполнения, формирование делопроизводственных отчетов для руководства, снятие исполненных документов с контроля.

Для оперативного контроля за исполнением документов делопроизводителями ежедневно готовится информация об исполнительской дисциплине по документам, сроки исполнения которых истекли или истекают в ближайшие три рабочих дня. Информация рассылается руководителям, а также исполнителям в качестве напоминания.

Специальное контрольное подразделение или ответственный за делопроизводство сотрудник ежеквартально, нарастающим итогом, готовит и представляет руководителю отчеты о выполнении контрольных поручений (по видам документов), а также о количестве полученной и отправленной корреспонденции.

Проекты документов составляются с действующим законодательством, согласованы со всеми заинтересованными структурными подразделениями, завизированы их руководителями. В конце документа прилагаются материалы, послужившие основанием для составления проектов этих документов.

В соответствии со служебной иерархией руководители подписывают документы разных категорий согласно действующему порядку подписания документов в той или иной организации (зафиксированному в инструкции по делопроизводству).

Составленный надлежащим образом и подписанный руководителем исходящий документ возвращается сотруднику (или структурному подразделению), ответственному за делопроизводство.

Все исходящие из организации документы подлежат обязательной регистрации с присвоением отправляемому документу регистрационного номера.

Отправка исходящих документов производится секретарем, так как регистрацию почты необходимо осуществлять в единой системе. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, проверку правильности оформления документов, наличия указанных приложений, адресацию, упаковку в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости пересылки, составление описи на заказную почту и сдачу в отделение связи.

Типичные способы доставки корреспонденции - почтовые пересылки (заказные и ценные письма, телеграммы, телетайпограммы), отправка с курьером, фельдсвязь. Также предприятие активно использует факс для передачи информации, требующей оперативного принятия решения. Ежедневно через отдел секретаря проходит большое количество документов, в среднем предприятие получает от 5 до 10 писем из контролирующих организаций, а также письма-предложения и рекламные письма. Основными документами предприятия являются отчетные и статистические документы, а также различные документы участков и цехов, как правило это различного рода приказы, акты и письма.

Для перемещения документов на анализируемом предприятии сегодня используются как традиционные средства (почта, курьерская доставка, телеграф, телефон, телеграф), так и электронные (прежде всего, электронная почта, а также текстовые сообщения, пересылаемые по сотовым средствам связи и средствам персонального радиовызова).

Подчеркну также, что в настоящее время в данной организации сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некоторым преобладанием традиционных методов, т. е. документы, как правило, создаются при помощи современных технологических средств (оргтехники, материалов и т. п.), а их пересылка и хранение осуществляется как в электронном, так и бумажном виде.

Похожие статьи




Анализ структуры документооборота на предприятии - Документооборот в коммерческих организациях

Предыдущая | Следующая