Краткая характеристика предприятия, Анализ движения документов на предприятии - Документооборот в коммерческих организациях

Рассмотрим организацию документооборота на предприятии на примере коммерческого предприятия - ООО "Кока-Кола ЭйБиСи Евразия".

Общество с ограниченной ответственностью "КокаКола Эйчбиси Евразия", именуемое в дальнейшем "Общество", создано и действует в соответствии с действующим законодательством РФ, Гражданским Кодексом РФ, Федеральным Законом от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью". Общество было образовано 16 марта 2000 г.

Полное фирменное наименование Общества: Общество с ограниченной ответственностью "КокаКола Эйчбиси Евразия". Сокращенное наименование Общества: ООО "КокаКола".

Местонахождения Общества: 414052, г. Астрахань, ул. Рождественского, 5.

Общество осуществляет торговую, торгово-посредническую, закупочную, сбытовую деятельность, создание оптово-розничных торговых предприятий.

Целью деятельности Общества является извлечение прибыли в интересах участников.

Анализ движения документов на предприятии

Рассмотрим графическую схему структуры делопроизводственной службы для наглядного изображения текущей работы системы документооборота организации.

Центральная проблема организации состоит в координации закупок и продажи. В виду небольшого размера рассматриваемого предприятия закупка и продажа находится в одних руках, т. е. эти отделы имеют одного руководителя, в компетенцию которого входят вопросы закупки по всему ассортименту. Преимущество этой формы состоит в том, что руководитель владеет сферой сбыта и информацией о спросе, что дает ему быстро реагировать на изменения на рынке. На предприятии не используется разделения в соответствии с группами товаров, степени обслуживания, величине покупателей и т. д.

Каждый из супервайзеров отвечает за определенные ему функции, - отвечает за организацию поставок товаров, поиск поставщиков, прием товаров, слежением за товарными запасами, готовит необходимые материалы (бланки заказов и рекламную продукцию). Он же занимается приемом заказов от покупателей по телефону и в торговом зале офиса, контролирует деятельность склада, следит за отгрузкой товара и возвратами от покупателей, организационными вопросами, анализом деятельности.

Хозяйственный учет представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет - одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.

Бухгалтерский учет реализации товаров в оптовой торговле осуществляется по мере отгрузки товаров и предъявления покупателям расчетных документов.

Отпуск товаров покупателям осуществляется на основе следующих документов: накладных; актов приема-передачи; счетов-фактур; товарно-транспортных накладных; железнодорожных и авианакладных.

Общая стоимость реализованных товаров по продажным ценам представляет собой товарооборот.

При учете продаж товаров, важно определиться с вопросом, какой момент считать продажей:

Факт отгрузки товаров и предъявление покупателю расчетных документов;

Факт поступления оплаты от покупателей на счета в учреждения банков.

Этот фактор определяет момент перехода права владения, пользования и распоряжения реализуемых товаров от поставщика к покупателю. В первом случае, как только товары отгружены и покупателю предъявлены на нее расчетные документы, все права собственности переходят на этот товар к покупателю; во втором - до момента оплаты товар является собственностью поставщика.

Момент продажи товаров обусловливает метод определения выручки от продажи: метод начисления ("по отгрузке") или кассовый метод ("по оплате").

Метод определения выручки по отгрузке товаров и предъявлению расчетных документов покупателю повсеместно используется в международной практике. В нашей стране, особенно на субъектах малого предпринимательства, был распространен кассовый метод ("по оплате"). Фактически в ООО "КокаКола" при продаже товаров применяется кассовый метод "по оплате", но иногда бывают исключения, и используется метод начисления "по отгрузке".

Каждая отгрузка товаров сопровождается оформлением счета-фактуры типовой формы. Счет-фактура составляется в двух экземплярах, один из которых предоставляется покупателю не позднее 10 дней с даты отгрузки товаров.

Счета-фактуры введены в качестве дополнительного инструмента контроля налоговых органов за полнотой сбора налога на добавленную стоимость. Выходными документами, содержащими основные результатные экономические показатели, получаемые в процессе учета продаж являются документы, приведенные в таблице 2.1.Данные документы формируются на основе информации из первичных документов, таких как:

    - счет; - накладная; - счет-фактура.

В качестве учетной цены товаров на предприятиях оптовой торговли может использоваться покупная или продажная цена. В ООО "КокаКола" учетной ценой являются покупные цены с НДС 20%.

Важным элементом учета реализации товаров является определение стоимости, по которой они списываются с баланса торговой организации.

Порядок списания отпущенных товаров зависит от способа хранения товаров на складе (партионный или сортовой) и принятого предприятием в учетной политике метода определения учетных цен на реализуемые товары.

Таблица 2.1 Перечень выходных документов, получаемых в результате решения задачи учета продаж товаров

Наимен. групп (классов задач)

Наименование задач

Наименование выдаваемых документов

Период решения задачи

Назначение выдаваемых документов

Подразделения, кот. предназначены выходные документы

Учет

Учет расчетов с покупателями

Учет продажи товаров

Ведомость "Активность покупателей"

Ведомость "Продажи

"Книга продаж"

Ведомость "Список должников"

Отчет "Документы продаж"

Ведомость "Продажи (по товарам)"

Перечень "Товарные документы"

Оборотная ведомость
    1 раз в месяц 1 раз в месяц 1 раз в месяц

Учет и контроль за состоянием денежных расчетов, ведением главной книги и состоянием баланса

Учет и контроль за состоянием денежных расчетов, ведением главной книги и состоянием баланса

Учет и контроль за состоянием денежных расчетов

Бухгалтерия, отдел выписки,

Отдел снабжения и сбыта

Бухгалтерия, отдел снабжения и сбыта

Бухгалтерия

Контроль

Контроль выполнения планов поставок покупателям

Перечень "Взаиморасчеты. Незакрытые документы"

2 раза в месяц

Контроль выполнения планов и принятия решений

Администрация

Отчетность

Формирование статистической отчетности

"Ведомость Продажи (по документам)""Ведомость Продажи (по товарам)""Ведомость активности покупателей"

2 раза в месяц

Контроль продаж

Администрация

Если складской учет товаров организован по партиям или в течение отчетного периода товар приобретался по одной и той же цене, то базой для определения покупной стоимости реализованных товаров могут служить данные первичных документов. При этом достаточно количество реализованных товаров в натуральном выражении умножить на цену их приобретения. Сложности возникают в условиях сортового учета товаров на складе, а также приобретения товаров у разных поставщиков по разным ценам. В этих случаях для определения покупной стоимости реализуемых товаров могут быть использованы методы оценки материальных запасов:

По средней (средневзвешенной) цене;

По ценам первых закупок (ФИФО);

По ценам последних закупок (ЛИФО);

По себестоимости единицы запасов.

ООО "КокаКола" продажную цену определяет путем прибавления 20% к себестоимости (цене, по которой привезли товар), а списание на складе происходит по себестоимости.

Выбор этого метода оценки покупной стоимости реализуемых товаров определен самим предприятием и закреплен в его учетной политике.

На основании вышеизложенного разработаем графическую модель документооборота в организации (рис.2.1).

1 3

5 6

Рис. 2.1 Графическая модель документооборота

На рисунке прямоугольниками изображены структурные единицы, стрелками - потоки данных. Содержание потоков данных расшифровывается в таблице 2.2.

Таблица 2.2 Входная информация

Код

Наименование потока

Отправитель

Кол-во экз.

1

Счет-фактура (приход)

Сторонние организации

1

2

Накладная (приход)

Сторонние организации

1

3

Служебная записка (приход)

Склад

1

4

Накладная (расход)

Сторонние организации

1

5

Лимитно-заборная карта (расход)

Склад

1

6

Требование (расход)

Производств. подразделения

1

Похожие статьи




Краткая характеристика предприятия, Анализ движения документов на предприятии - Документооборот в коммерческих организациях

Предыдущая | Следующая