Документооборот ООО "Гидросервис" - Краткая характеристика первичного учета предприятия ООО "Гидросервис"

От того насколько правильно составлен и оформлен документ зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения, до отправки или сдачи в дело. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. (48)

Анализируя документооборот предприятия ООО "Гидросервис" за последний год, была выявлена тенденция к его росту. Документооборот ООО "Гидросервис" включает в себя три потока документов:

    - входящие (поступающие); - исходящие (отправляемые); - внутренние.

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО "Гидросервис" осуществляется секретарем.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки. На полученном документе проставляется регистрационный штамп (учетный номер и дата поступления) в правом нижнем углу документа с лицевой стороны. Документы с надписью "Лично" не вскрывая передать адресату.

На предприятии ООО "Гидросервис" разработан список документов, не подлежащий регистрации:

    - письма справочно - информационного характера; - рекламные письма; - поздравительные письма; - печатные издания (брошюры, журналы); - пакеты с пометкой "Лично".

После первичной обработки нерегистрируемые документы отправляются к исполнителям. Эти документы руководителю не передаются.

Отправляемые предприятием документы называются - исходящими. В них входят: приказы, постановления, поручения, письма.

Документы, поступающие от исполнителей к секретарю, должны быть полностью оформлены, напечатаны на соответствующем бланке, со всеми реквизитами.

Внутренние документы обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т. д. Их готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения.

Внутренние документы организации создавались по такой же схеме, что и исходящие: сначала исполнителем составлялся проект текста документа, затем проводилось его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; и только после этого распечатывался окончательный вариант документа и отправлялся секретарем на подпись руководителю.

Документы внутри организации передавались исполнителям под расписку.

Секретарем систематически ведется учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, то есть учитывается объем документооборота. Сведения о количестве документов вносятся в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и секретарем.

Похожие статьи




Документооборот ООО "Гидросервис" - Краткая характеристика первичного учета предприятия ООО "Гидросервис"

Предыдущая | Следующая