Состав и классификация совокупности документов - История гибели массивов документированной документации
Совокупность документов образуют документные потоки, массивы, ресурсы, фонды и т. п.
Документный массив (ДМ) -- определенное неизменное во времени множество документов (книг, нот, карт, пластинок, дисков и т. п.). ДМ характеризуется количеством, которое выражается единицами изданий, публикаций, учета, хра-нения. Кроме временных, ДМ могут иметь и другие ограничения: содержательные, языковые, территориальные и т. п.
Примером ДМ могут служить: массив законодательных до-кументов, утвержденных Государственной Думой РФ за определенный промежуток времени; издания одного ученого; массив краеведческих документов, выпущенных одним или несколькими местными издательствами и сосредоточенных в фонде библиотеки; массив справочно-библиографических изданий в органе НТИ и т. п.
Документный фонд (ДФ) -- это совокупность докумен-тов, которые в силу общественной значимости охватывают документы всех отраслей деятельности общества, хранятся и используются в библиотеке, архиве, музее, информационном центре и т. п. Специфика доку-ментного фонда состоит в том, что собранные в фонде различные документы подобраны в соответствии с задачами, профилем, потребностями пользователей (читателей, слушателей, зрителей) той или иной документной структуры, организованы определенным образом, хранимы длительное время для полного, качественного и оперативного использования. В зависимости от учреждения, специально занятого хранением документов и организацией пользования ими, различают документный фонд библиотеки, архива, музея, органа НТИ и др.
Они и приравненные к ним учреждения имеют много общего. В них содержатся одни и те же документы. Однако каждый из фондов специализируется на приобретении преимущественно какого-либо одного вида. Информационные центры отдают предпочтение научным, информационным, машиночитаемым документам; архивы -- текстовым документам, несущим ретроспективную информацию, существующим в единственном экземпляре, выполненном в основном на бумажной основе, исторически и/или логически связанных между собой; музеи -- наиболее ценным в вещественном отношении документам-памятникам истории и культуры. Лишь библиотечный фонд в этом отношении отличается универсальностью. Здесь собираются документы независимо от их типа и вида, материальной основы и формы. Значение имеет лишь социально-значимое содержание документа.
Документные фонды выполняют ряд общих задач и функций. Так, рукописные, депозитарные фонды в библиотеках выполняют ту же функцию, что и архивы. Библиотечный фонд есть в любой другой документной системе (архиве, музее и т. п.). В то же время и в библиотеке может быть музей книги (музейный фонд), архив, информационный центр и др. Разница между ними состоит в том, что каждый ДФ подчиняется задачам того учреждения, в котором он функционирует. Например, книга существует, прежде всего, для чтения, но помещенная в музейный фонд она становится экспонатом, предназначенным не для чтения, а для созерцания. Являясь частью экспозиции, книга подчиняется правилам экспозиционной деятельности. В отличие от библиотечной, музейную книгу не выдают на дом, непосредственный доступ к ней ограничен.
Все ДФ выступают в качестве упорядоченных массивов документов. Их роднит единство технологических процессов формирования фондов, сходство процессов комплектования, обработки, хранения, использования, общность нормативно-производственной документации, сходство оборудования, технических средств, автоматизации и компьютеризации научно-производственных процессов и т. д. Однако имеются и существенные отличия. Это дает возможность взаимно обогащать теорию и практику ДФ разного рода.
Возникновение каждого документного фонда обусловлено потребностями общества, многообразие которых привело к дифференциации и специализации фондов, своеобразию их социальных функций, необходимости координированного формирования и взаимоиспользования фондов.
Главной подсистемой ДФ является библиотечный фонд (БФ) -- это систематизированная совокупность документов, соответствующих задачам, типу, профилю библиотеки, а так-же документным потребностям ее пользователей и предназначенная для использования и хранения документов в течение всего времени, пока они представляют для пользовате-лей реальную или потенциальную ценность.
К основным преимуществам, позволяющим считать библиотеку главным звеном документной коммуникации, относятся: полнота БФ, разнообразие типов и видов собираемых документов, предоставление населению не только первичных, но и вторичных документов, общедоступность и бесплатность пользования документами в библиотеке.
В отличие от архивов и музеев в фондах библиотек собра-ны опубликованные и неопубликованные документы, имеющие широкое социальное назначение. Они многообразны по содержанию, знаковой системе записи и воспроизведения информации, материальной основе и конструкции, тиражированы. Библиотеки имеют возможность приобрести в свой фонд необходимое количество экземпляров конкретного названия или издания, то есть библиотеки располагают наибо-лее широким по составу фондом, способным обслужить все сферы человеческой деятельности.
Преимущество библиотеки перед архивом и музеем состоит и в общедоступности документов для населения, в способе их использования в библиотеках. Наименее доступен архив. Он обеспечивает ограниченное использование архивных документов, хранящихся здесь в единственном экземпляре. Музей организует одновременный доступ посетителей к редким документам, но ограничивает их непосредственное получение. Выдача же на дом документов в архивах и музеях вообще исключена. Широкое общественное документопользование в этих учреждениях затруднено еще и тем, что для доступа в архив требуется письмо-рекомендация соответствующей организации, а для посещения музея -- плата за вход. БФ являются наиболее доступными для населе-ния в силу их более разветвленной сети в стране, области, городе по сравнению с архивами и музеями. Они собраны в государственных, ведомственных, библиотеках на общественных началах и в личных библиотеках граждан.
Библиотеки являются общепризнанными центрами коллекций книжных памятников. Фонд редких и ценных издании в библиотеках составляют следующие группы документов: древние рукописные книги различных периодов, манускрипты, инкунабулы, палеотипы и т. д.; первопечатные издания стран востока; издания XV--XII вв., напечатанные глаголицей и кириллицей; западноевропейские издания XVI--XVII вв.; издания, являющиеся памятниками событий и эпох большой исторической важности (революция 1917--1920 годов, Великая Отечественная война и др.); первые и прижизненные издания произведений выдающихся ученых, писателей, а также лучшие их переиздания; конфискованные и запрещенные издания произведений общественно значимого содержания; книги с автографами выдающихся общественных деятелей, ученых, писателей; личные библиотеки известных деятелей науки и культуры, а также значительные в историко-культурном отношении библиофильские собрания; изда-ния, оформленные и иллюстрированные выдающимися художниками; издания в ценных художественных переплетах; луч-шие миниатюрные издания и издания необычных форм; документы, размноженные необычным способом (гравированные, литографированные, гектографированные, с вытканным текстом и т. д.); напечатанные на особых материалах (шелк, пробка, цветная бумага); традиционно сложившиеся темати-ческие коллекций, связанные с историей учреждения-фондодержателя, местности и т. п.
Долгое время существовало некое противостояние между архивистами, работавшими в рукописных отделах библиотек и музеев, и архивистами государственной архивной службы. Зародившееся в 1920-х гг., оно получило официальное обоснование в 1941 г. в правительственном решении о концентрации всех документов в госархивах и продолжалось вплоть до 1980 г., когда, наконец, Положением о Государственном архивном фонде СССР было определено, что библиотеки и музеи Министерства культуры хранят имеющиеся у них архивные документы постоянно.
Архивный фонд (АФ) -- совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия, общества либо лица (семьи, рода).
В России развита широкая сеть государственных и ведомственных специальных архивов, в которых собраны архивные документы, т. е. те, которые в силу общественной значимости хранятся в архивах. Документы, независимо от их вида, места создания и формы собственности на них, сохраняемые на территории России, отражающие историю духовной, материальной жизни народа и других народов, имеющие историко-культурную ценность и признанные таковыми соответствующей экспертизой с регистрацией в установленном порядке, составляют Национальный архивный фонд России.
Документы и рукописи личных архивов и коллекций составляют значительную и существенную часть документальных источников, освещающих историю нашего народа и его культуры.
Архивы государственных и общественных деятелей, ученых, писателей, художников, музыкантов, артистов богаты документами, необходимыми для изучения истории революционного движения и развития общественной мысли, социальной и политической истории страны, истории науки и культуры. В них полнее всего отразились подлинные мысли и действия людей, часто скрытые от официальной документации, запечатлелись живые свидетельства современников об исторических событиях, творческая история крупнейших художественных и идейных явлений, общественные воззрения и реальные взаимоотношения людей в жизни и борьбе.
Без документов помещичьих и вотчинных архивов нельзя было бы изучить историю крестьянства и крепостного хозяйства; архивы купцов и фабрикантов служат важнейшим источником для изучения капитализма в России; политическую историю Российской империи нельзя восстановить без материалов представителей правящей верхушки русского государства, дипломатов, деятелей армии и флота.
Самого внимательного отношения заслуживают и архивы рядовых людей - в них мы находим и непосредственные, правдивые рассказы о жизни, быте, условиях существования разных слоев русского общества, и отклики современников на события своего времени, и свидетельства непосредственных участников больших исторических событий.
Музейный фонд (МФ) -- это упорядоченный массив документов, хранимых в музеях -- организациях, занимающихся сбором, хранением, исследованием и экспозицией документов научного или культурного характера. Среди них: государственные, школьные, народные, работающие на общественных началах музеи, а также частные, основанные на личных коллекциях. Широка сеть исторических, краеведческих, литературных, театральных музеев, мемориальных музеев выдающихся деятелей культуры, искусства, литературы.
В фондах музеев России хранятся документы двоякого рода: 1) созданные природой (образцы фауны, флоры) и 2) созданные человеком, т. е. несущие социальную информацию (картины, книги, предметы быта и т. п.).
Среди последних выделяют документы трех видов: вещные, изобразительные, письменные. Последние специально созданы для передачи информации во времени и пространстве. Сюда относятся: законодательные акты, рукописные и старопечатные книги, мемуары и частные письма, дневники, рукописи ученых, писателей с пометками, правкой или автографами, плакаты, гравюры, кинофотофонодокументы и т. п.
Разделение на три вида документов в музеях условно, поскольку изобразительные и письменные докумен-ты -- такие же вещи, как и археологические находки. Книга и другие письменные документы выступают в музее как элемент материальной культуры, как вещный предмет, как часть культурного наследия, отражающая стилистику и особенность книжной культуры определенной эпохи. С первых шагов развития МФ включали в свой состав печатные документы как основные предметы собирательской и экспозиционной деятельности.
Печатный и другие документы в музейной экспозиции всегда выступают в одной из трех ипостасей: как конкретное произведение, конкретное издание или конкретный экземпляр, представленные в качестве экспоната.
Таким образом, понятие "документированная информация" основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т. д.). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем самым обособляется от создателя информации.
В итоге мы получаем в качестве документированной информации книгу, статью в журнале, сборник статей, фонд документов, банк данных или иной массив документов (данных) на бумажном, машиночитаемом и иных носителях.
Сформированы соответствующие документные струк-туры: библиотеки, органы НТИ, информационные центры, редакции газет и журналов, издательства, издающие организации, книжные палаты, архивы и т. д.
В системе документных коммуникаций библиотечные фонды, информационные фонды, архивные фонды, музейные фонды дополняют друг друга, способны наиболее полно и оперативно удовлетворить документные потребности общества.
Похожие статьи
-
Введение - История гибели массивов документированной документации
И у книг есть свои суд Ьбы Латинская поговорка Актуальность курсовой работы заключается в том, что, архивы, библиотеки, музеи - хранители документального...
-
Документ как артефакт По признаку социально-культурной значимости выделяют группу документов, получивших название артефакт (лат. агtе -- искусственно,...
-
Экспертиза ценности документов на основе научных критериев При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная...
-
Понятия "архивный документ" и "архив" Архивный документ. Вспомним, что подразумевают под словом документ. Документ - это результат закрепления информации...
-
Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за...
-
Организация учета документов Архивного фонда РФ Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого...
-
Комплектование Архивного фонда Российской Федерации Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Под...
-
Организация документов на первом уровне, т. е. Архивного фонда РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую образуют все...
-
В основах законодательства об Архивном фонде РФ и архивах был провозглашен принцип публичности архивов, их равной доступности для любого физического или...
-
Из истории профессии - Формуляр документа XVIII века
Документ появляется в глубокой древности, прежде всего для нужд формировавшихся систем управления. Именно использование письменности, как средства...
-
Свойства и функции документов. Классификация - Предмет и задачи документоведения
Свойства документов Документ имеет две сущности - информационную и материальную, которые и определяют его свойства - информативные и эксплуатационные....
-
В Архивном фонде Российской Федерации документы по степени ценности делятся на ценные, особо ценные и уникальные. Все, отнесенные к составу Архивного...
-
Рекомендации по структуре документации системы менеджмента качества представлены в ИСО/ТО 10013 и предлагают рассматривать 3 основных уровня: - уровень А...
-
Архивный фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и...
-
Системы подготовки текстовых документов - Подготовка деловой документации
Существующие в настоящее время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга характеристиками, способами ввода и...
-
Классификация документов - Классификация документов
Распорядительные документы, их назначение и виды, реквизиты и правила оформления по ГОСТу 6.30-2003 Документ -- зафиксированная на материальном носителе...
-
Помимо архивных учреждений, т. е. государственных учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует...
-
Архив в соответствии с возложенными на него задачами: Осуществляет хранение и государственный учет поступивших в Архив документов, представляет в...
-
Архивный фонд Российской Федерации - совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное,...
-
Основными задачами архива являются: Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Архиве....
-
Использование документов архива - это комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации. В...
-
Запрос - это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю...
-
Государственные архивы Архив - учреждение или структурное подразделение учреждения, организации, предприятия, осуществляющее прием т хранение архивных...
-
Заключение - Требования к сохранности документов
В связи с быстрыми и глобальными изменениями, произошедшими и происходящими в нашей стране и обществе, ростом и повышением научно-технического и...
-
Введение - Требования к сохранности документов
Цель данной работы рассмотрение и изучение технологии сохранности документов, характеристика основных методов хранения документов и их описание. В работе...
-
Состав системы НСА - Виды архивных справочников
Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам Государственного архивного фонда СССР - это комплекс архивных справочников, механизированных и...
-
ВВЕДЕНИЕ - Обеспечение доступа к архивным документам и архивной документной информации
Полноценное и разностороннее использование документальных богатств архивов возможно лишь при их открытости, т. е. наличии свободного доступа граждан к...
-
Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации,...
-
Теоретическая часть, Общие требования к учету документов - Работа архива
Целью Архивной практики является изучение работы местного архива, ознакомиться с основными направлениями архива, каков его характер взаимодействия с...
-
Развитие информационного обслуживания архивных учреждений на современном этапе определяется общим процессом информатизации. Создание автоматизированной...
-
Сущность, генезис и развитие понятия "документ" Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно...
-
Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот в...
-
Существует несколько видов регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная. При централизованной регистрации все регистрационные...
-
Документооборот-это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных...
-
Хранение документов в электронной форме - Подготовка деловой документации
С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной...
-
Получила распространение в зарубежных странах в начале 1920-х гг. По сравнению с журнальной карточная форма регистрации имеет ряд существенных...
-
Унифицированная система документации (УСД) -- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для...
-
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ - Особо ценные документы: правовые вопросы, выявление, учет, описание
Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства: А) при разработке номенклатуры дел...
-
Особо ценные и уникальные документы хранятся в отдельном хранилище или в обособленной части общего хранилища. В хранилище, предусмотренном для...
-
На особо ценные и уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации, с целью сохранения содержащейся в них информации, на случай утраты или...
Состав и классификация совокупности документов - История гибели массивов документированной документации