Состав и классификация совокупности документов - История гибели массивов документированной документации

Совокупность документов образуют документные потоки, массивы, ресурсы, фонды и т. п.

Документный массив (ДМ) -- определенное неизменное во времени множество документов (книг, нот, карт, пластинок, дисков и т. п.). ДМ характеризуется количеством, которое выражается единицами изданий, публикаций, учета, хра-нения. Кроме временных, ДМ могут иметь и другие ограничения: содержательные, языковые, территориальные и т. п.

Примером ДМ могут служить: массив законодательных до-кументов, утвержденных Государственной Думой РФ за определенный промежуток времени; издания одного ученого; массив краеведческих документов, выпущенных одним или несколькими местными издательствами и сосредоточенных в фонде библиотеки; массив справочно-библиографических изданий в органе НТИ и т. п.

Документный фонд (ДФ) -- это совокупность докумен-тов, которые в силу общественной значимости охватывают документы всех отраслей деятельности общества, хранятся и используются в библиотеке, архиве, музее, информационном центре и т. п. Специфика доку-ментного фонда состоит в том, что собранные в фонде различные документы подобраны в соответствии с задачами, профилем, потребностями пользователей (читателей, слушателей, зрителей) той или иной документной структуры, организованы определенным образом, хранимы длительное время для полного, качественного и оперативного использования. В зависимости от учреждения, специально занятого хранением документов и организацией пользования ими, различают документный фонд библиотеки, архива, музея, органа НТИ и др.

Они и приравненные к ним учреждения имеют много общего. В них содержатся одни и те же документы. Однако каждый из фондов специализируется на приобретении преимущественно какого-либо одного вида. Информационные центры отдают предпочтение научным, информационным, машиночитаемым документам; архивы -- текстовым документам, несущим ретроспективную информацию, существующим в единственном экземпляре, выполненном в основном на бумажной основе, исторически и/или логически связанных между собой; музеи -- наиболее ценным в вещественном отношении документам-памятникам истории и культуры. Лишь библиотечный фонд в этом отношении отличается универсальностью. Здесь собираются документы независимо от их типа и вида, материальной основы и формы. Значение имеет лишь социально-значимое содержание документа.

Документные фонды выполняют ряд общих задач и функций. Так, рукописные, депозитарные фонды в библиотеках выполняют ту же функцию, что и архивы. Библиотечный фонд есть в любой другой документной системе (архиве, музее и т. п.). В то же время и в библиотеке может быть музей книги (музейный фонд), архив, информационный центр и др. Разница между ними состоит в том, что каждый ДФ подчиняется задачам того учреждения, в котором он функционирует. Например, книга существует, прежде всего, для чтения, но помещенная в музейный фонд она становится экспонатом, предназначенным не для чтения, а для созерцания. Являясь частью экспозиции, книга подчиняется правилам экспозиционной деятельности. В отличие от библиотечной, музейную книгу не выдают на дом, непосредственный доступ к ней ограничен.

Все ДФ выступают в качестве упорядоченных массивов документов. Их роднит единство технологических процессов формирования фондов, сходство процессов комплектования, обработки, хранения, использования, общность нормативно-производственной документации, сходство оборудования, технических средств, автоматизации и компьютеризации научно-производственных процессов и т. д. Однако имеются и существенные отличия. Это дает возможность взаимно обогащать теорию и практику ДФ разного рода.

Возникновение каждого документного фонда обусловлено потребностями общества, многообразие которых привело к дифференциации и специализации фондов, своеобразию их социальных функций, необходимости координированного формирования и взаимоиспользования фондов.

Главной подсистемой ДФ является библиотечный фонд (БФ) -- это систематизированная совокупность документов, соответствующих задачам, типу, профилю библиотеки, а так-же документным потребностям ее пользователей и предназначенная для использования и хранения документов в течение всего времени, пока они представляют для пользовате-лей реальную или потенциальную ценность.

К основным преимуществам, позволяющим считать библиотеку главным звеном документной коммуникации, относятся: полнота БФ, разнообразие типов и видов собираемых документов, предоставление населению не только первичных, но и вторичных документов, общедоступность и бесплатность пользования документами в библиотеке.

В отличие от архивов и музеев в фондах библиотек собра-ны опубликованные и неопубликованные документы, имеющие широкое социальное назначение. Они многообразны по содержанию, знаковой системе записи и воспроизведения информации, материальной основе и конструкции, тиражированы. Библиотеки имеют возможность приобрести в свой фонд необходимое количество экземпляров конкретного названия или издания, то есть библиотеки располагают наибо-лее широким по составу фондом, способным обслужить все сферы человеческой деятельности.

Преимущество библиотеки перед архивом и музеем состоит и в общедоступности документов для населения, в способе их использования в библиотеках. Наименее доступен архив. Он обеспечивает ограниченное использование архивных документов, хранящихся здесь в единственном экземпляре. Музей организует одновременный доступ посетителей к редким документам, но ограничивает их непосредственное получение. Выдача же на дом документов в архивах и музеях вообще исключена. Широкое общественное документопользование в этих учреждениях затруднено еще и тем, что для доступа в архив требуется письмо-рекомендация соответствующей организации, а для посещения музея -- плата за вход. БФ являются наиболее доступными для населе-ния в силу их более разветвленной сети в стране, области, городе по сравнению с архивами и музеями. Они собраны в государственных, ведомственных, библиотеках на общественных началах и в личных библиотеках граждан.

Библиотеки являются общепризнанными центрами коллекций книжных памятников. Фонд редких и ценных издании в библиотеках составляют следующие группы документов: древние рукописные книги различных периодов, манускрипты, инкунабулы, палеотипы и т. д.; первопечатные издания стран востока; издания XV--XII вв., напечатанные глаголицей и кириллицей; западноевропейские издания XVI--XVII вв.; издания, являющиеся памятниками событий и эпох большой исторической важности (революция 1917--1920 годов, Великая Отечественная война и др.); первые и прижизненные издания произведений выдающихся ученых, писателей, а также лучшие их переиздания; конфискованные и запрещенные издания произведений общественно значимого содержания; книги с автографами выдающихся общественных деятелей, ученых, писателей; личные библиотеки известных деятелей науки и культуры, а также значительные в историко-культурном отношении библиофильские собрания; изда-ния, оформленные и иллюстрированные выдающимися художниками; издания в ценных художественных переплетах; луч-шие миниатюрные издания и издания необычных форм; документы, размноженные необычным способом (гравированные, литографированные, гектографированные, с вытканным текстом и т. д.); напечатанные на особых материалах (шелк, пробка, цветная бумага); традиционно сложившиеся темати-ческие коллекций, связанные с историей учреждения-фондодержателя, местности и т. п.

Долгое время существовало некое противостояние между архивистами, работавшими в рукописных отделах библиотек и музеев, и архивистами государственной архивной службы. Зародившееся в 1920-х гг., оно получило официальное обоснование в 1941 г. в правительственном решении о концентрации всех документов в госархивах и продолжалось вплоть до 1980 г., когда, наконец, Положением о Государственном архивном фонде СССР было определено, что библиотеки и музеи Министерства культуры хранят имеющиеся у них архивные документы постоянно.

Архивный фонд (АФ) -- совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия, общества либо лица (семьи, рода).

В России развита широкая сеть государственных и ведомственных специальных архивов, в которых собраны архивные документы, т. е. те, которые в силу общественной значимости хранятся в архивах. Документы, независимо от их вида, места создания и формы собственности на них, сохраняемые на территории России, отражающие историю духовной, материальной жизни народа и других народов, имеющие историко-культурную ценность и признанные таковыми соответствующей экспертизой с регистрацией в установленном порядке, составляют Национальный архивный фонд России.

Документы и рукописи личных архивов и коллекций составляют значительную и существенную часть документальных источников, освещающих историю нашего народа и его культуры.

Архивы государственных и общественных деятелей, ученых, писателей, художников, музыкантов, артистов богаты документами, необходимыми для изучения истории революционного движения и развития общественной мысли, социальной и политической истории страны, истории науки и культуры. В них полнее всего отразились подлинные мысли и действия людей, часто скрытые от официальной документации, запечатлелись живые свидетельства современников об исторических событиях, творческая история крупнейших художественных и идейных явлений, общественные воззрения и реальные взаимоотношения людей в жизни и борьбе.

Без документов помещичьих и вотчинных архивов нельзя было бы изучить историю крестьянства и крепостного хозяйства; архивы купцов и фабрикантов служат важнейшим источником для изучения капитализма в России; политическую историю Российской империи нельзя восстановить без материалов представителей правящей верхушки русского государства, дипломатов, деятелей армии и флота.

Самого внимательного отношения заслуживают и архивы рядовых людей - в них мы находим и непосредственные, правдивые рассказы о жизни, быте, условиях существования разных слоев русского общества, и отклики современников на события своего времени, и свидетельства непосредственных участников больших исторических событий.

Музейный фонд (МФ) -- это упорядоченный массив документов, хранимых в музеях -- организациях, занимающихся сбором, хранением, исследованием и экспозицией документов научного или культурного характера. Среди них: государственные, школьные, народные, работающие на общественных началах музеи, а также частные, основанные на личных коллекциях. Широка сеть исторических, краеведческих, литературных, театральных музеев, мемориальных музеев выдающихся деятелей культуры, искусства, литературы.

В фондах музеев России хранятся документы двоякого рода: 1) созданные природой (образцы фауны, флоры) и 2) созданные человеком, т. е. несущие социальную информацию (картины, книги, предметы быта и т. п.).

Среди последних выделяют документы трех видов: вещные, изобразительные, письменные. Последние специально созданы для передачи информации во времени и пространстве. Сюда относятся: законодательные акты, рукописные и старопечатные книги, мемуары и частные письма, дневники, рукописи ученых, писателей с пометками, правкой или автографами, плакаты, гравюры, кинофотофонодокументы и т. п.

Разделение на три вида документов в музеях условно, поскольку изобразительные и письменные докумен-ты -- такие же вещи, как и археологические находки. Книга и другие письменные документы выступают в музее как элемент материальной культуры, как вещный предмет, как часть культурного наследия, отражающая стилистику и особенность книжной культуры определенной эпохи. С первых шагов развития МФ включали в свой состав печатные документы как основные предметы собирательской и экспозиционной деятельности.

Печатный и другие документы в музейной экспозиции всегда выступают в одной из трех ипостасей: как конкретное произведение, конкретное издание или конкретный экземпляр, представленные в качестве экспоната.

Таким образом, понятие "документированная информация" основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т. д.). В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем самым обособляется от создателя информации.

В итоге мы получаем в качестве документированной информации книгу, статью в журнале, сборник статей, фонд документов, банк данных или иной массив документов (данных) на бумажном, машиночитаемом и иных носителях.

Сформированы соответствующие документные струк-туры: библиотеки, органы НТИ, информационные центры, редакции газет и журналов, издательства, издающие организации, книжные палаты, архивы и т. д.

В системе документных коммуникаций библиотечные фонды, информационные фонды, архивные фонды, музейные фонды дополняют друг друга, способны наиболее полно и оперативно удовлетворить документные потребности общества.

Похожие статьи




Состав и классификация совокупности документов - История гибели массивов документированной документации

Предыдущая | Следующая