Сущность и общие требования к формированию дел - Документирование управленческой деятельности
Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой. Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть определен на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретной организации (учреждения). Этой инструкцией должны руководствоваться работники организации (учреждения), ответственные за формирование и хранение дел. Дела формируются и хранятся в структурных подразделениях организации (учреждения). В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляется ведомственным архивом.
Формирование дела начинается сразу с начала года. На каждое названное дело в номенклатуре должна быть заведена папка. Это может быть папка скоросшиватель или папка регистратор. Обложка дела должна быть оформлена, и содержать следующую информацию:
- * наименование организации (полное или сокращенное, если оно официально закреплено), указывается непосредственная подчиненность; * наименование структурного подразделения; * индекс дела по номенклатуре (Например, Дело №06-03, где 06 - это индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер дела в номенклатуре); * заголовок дела (переносится на обложку из номенклатуры без изменений); * срок хранения.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
- * помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел; запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, за исключением экземпляров особо ценных документов; * документы постоянного и временного хранения группировать отдельно; * включать в дело по одному экземпляру каждого документа; * группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют - судебные дела, личные дела, переходящие дела; * группировать в дело документы в зависимости от специфики деятельности того или иного учреждения (например, документы учебных заведений, которые формируются на учебный год, документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона и др.); * дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см, при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1, т.2" и т. д. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.
В дело помещаются документы, по своему содержанию соответствующие заголовку дела. Внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.
Организационно-правовые документы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются в дела вместе с ними. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельное дело. Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируют в дела в соответствии с установленными сроками хранения. Приказы по приему, увольнению группируются отдельно от приказов по командировкам и приказам по отпускам.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления документа.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в алфавитном порядке в самостоятельные дела.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Приложения, объем которых свыше 250 листов, составляют отдельный том.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ помещается за документом - запросом.
Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле, конечно, значительно облегчают работу с документами в текущей деятельности, проведение экспертизы ценности документов и подготовку документов к последующему хранению и использованию.
Похожие статьи
-
Движение документов, т. е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных...
-
Сущность кадрового потенциала. Формирование требований к потенциальным работникам организации Одной из важных задач, стоящих перед предпринимателем,...
-
Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Законом РФ "Об образовании" получили широкие права в самостоятельном осуществлении...
-
Документирование управленческой деятельности - наиболее сложный вопрос в системе работы с документами, имеющий юридические, психологические, этические и...
-
Хранение документов, составление номенклатуры дел - Документальное обеспечение управления
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке....
-
Тема работы - Документирование управленческой деятельности Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое заключается в...
-
Справочные Данные Об Организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003...
-
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления...
-
Реквизит 09 - справочные данные об организации Справочные данные об организации (реквизит 9) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие...
-
Руководители российских предприятий и фирм испытывают трудности, связанные с переходом к новым экономическим отношениям. Расширяется пространство их...
-
Адресование документа - указание получателя документа путем проставления реквизита "Адресат" в правом верхнем углу листа. Архивное Дело - отрасль...
-
Личное дело ведется в одном экземпляре. - Деятельность предприятия "Детский мир"
Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно: - вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении...
-
Реквизит -- специальный информационный элемент документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление Различают постоянные и...
-
Разработка бланков документов - Документирование управленческой деятельности
Для бланков документов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата - А4 и А5. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его...
-
В настоящее время регламентация документирования, организации документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное...
-
Письмо - запрос. Составьте конкретный пример - Документирование управленческой деятельности
Письмо-запрос составляется для получения какой-либо официального характера информации или документов. Очень похожая тема - письмо-просьба. Так что...
-
К наиболее значимым навыкам руководителя обычно относят технические, человеческие и концептуальные. Техническая квалификация характеризует знания и...
-
Открытое акционерное общество "Российские железные дороги" (ОАО "РЖД") в лице старшего вице-президента ОАО "РЖД" В. А. Гапановича в целях установления...
-
Факсограмма (факс) - Это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам...
-
Общие положения Одной из особенностей документирования конфиденциальной информации является регламентирование состава создаваемых конфиденциальных...
-
Понятие, сущность и принципы формирования кадровой политики организации Под политикой организации, как правило, понимается система правил, в соответствии...
-
Введение, Общее положение Устава - Анализ планирования производственной деятельности фирмы
Производственная практика является одним из основных шагов подготовки квалифицированного специалиста. Она является видом учебно-вспомогательного...
-
Потенциал организации играет огромную роль в ее жизнедеятельности. В данной организации можно наблюдать, что руководитель и подчиненные находятся в...
-
Определенных задач по региональному имиджмейкингу у администрации учреждения дворец молодежи "Мегаполис" на данный момент нет. Но проанализировав...
-
Организационно-правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность, функции...
-
Заключение - Документирование управленческой деятельности
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как...
-
Справочно - распорядительные документы - Деятельность предприятия "Детский мир"
В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми...
-
Процесс документооборота в органах внутренних дел. - Документооборот в ОВД
В деятельности любого ОВД возникает, обычно, большое число документации, которая циркулирует по службам и подразделениям, образуя документооборот. В...
-
История Российской модели управления Российскому менеджменту как определенному типу ления, свойсс ственны как общие, так и специфические черты, которые...
-
Общее описание текстовых документов, используемых в управлении персоналом - Информативность текста
Документальное обеспечение управления - это важный процесс информационного обеспечения управленческих решений в государственных и негосударственных...
-
Сущность планирования. Требования к планированию Первые шаги в направлении систематизации и обобщения опыта планирования сделаны в XIX в. американскими и...
-
Полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью "Агрофирма Северная", сокращенное наименование ООО "Агрофирма Северная" Адрес Свердловская...
-
Разработка должностной инструкции документирования деятельности оперативного дежурного Должностные инструкции разрабатываются на каждую должность,...
-
Сущность и этапы самоменеджмента руководителя Процесс персонального менеджмента руководителя в целом складывается из следующих этапов: - планирование...
-
Наставник назначается приказом начальника органа внутренних дел по письменному рапорту непосредственного начальника сотрудника, над которым должно быть...
-
В своей работе А. Файоля сформулировал подходы к администрированию управленческого персонала (14 принципов административной деятельности управленческого...
-
Основы традиционного менеджмента заложены Ф. Тэйлором, А. Файолем, Г. Эмерсоном и Г. Фордом. Без их вклада было бы невозможным возникновение современного...
-
Сущность, критерии и методы отбора - Изучение найма управленческого персонала
Отбор персонала - часть процесса найма персонала, связанная с выделением одного или нескольких кандидатов на вакантную должность среди общего числа...
-
Сущность, методы, функции и значение управления персоналом Предприятие - это совокупность подсистем, взаимосвязанных друг с другом, создающая целостную...
-
Понятие оценки, ее цели и эффективность Оценка результатов деятельности работника - это систематическое изучение процесса труда индивида и его...
Сущность и общие требования к формированию дел - Документирование управленческой деятельности