Информационные системы в документоведении - Информационные системы документоведения
Термин информационная система (ИС) используется как в широком, так и в узком смысле.
В широком смысле информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.
Одно из наиболее широких определений ИС дал М. Р. Когаловский: "информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей" [15, с. 25].
В узком смысле информационной системой называют только подмножество компонентов ИС в широком смысле, включающее базы данных, СУБД и специализированные прикладные программы. ИС в узком смысле рассматривают как программно-аппаратную систему, предназначенную для автоматизации целенаправленной деятельности конечных пользователей, обеспечивающую, в соответствии с заложенной в нее логикой обработки, возможность получения, модификации и хранения информации [Гайдамакин, с. 180].
В любом случае основной задачей ИС является удовлетворение конкретных информационных потребностей в рамках конкретной предметной области. Современные ИС де-факто немыслимы без использования баз данных и СУБД, поэтому термин "информационная система" на практике сливается по смыслу с термином "система баз данных".
В идеале в рамках предприятия должна функционировать единая корпоративная информационная система, удовлетворяющая все существующие информационные потребности всех сотрудников, служб и подразделений. однако на практике создание такой всеобъемлющей ИС слишком затруднено или даже невозможно, вследствие чего на предприятии обычно функционируют несколько различных ИС, решающих отдельные группы задач: управление производством, финансово-хозяйственная деятельность и так далее. Часть задач бывает "покрыта" одновременно несколькими ИС, часть задач -- вовсе не автоматизирована. Такая ситуация получила название "лоскутной автоматизации" и является довольно типичной для многих предприятий.
Ниже понятие ИС будет рассмотрено более подробно.
3.1 ции
Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов.
Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям.
В информатике понятие "система" широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчетами.
Добавление к понятию "система" слова "информационная" отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.
Информационная система -- взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.
Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ.
Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.
Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем [5, с. 47].
3.2
Разнообразие задач, решаемых с помощью ИС, привело к появлению множества разнотипных систем, отличающихся принципами построения и заложенными в них правилами обработки информации.
Информационные системы можно классифицировать по целому ряду различных признаков. В основу рассматриваемой классификации положены наиболее существенные признаки, определяющие функциональные возможности и особенности построения современных систем. В зависимости от объема решаемых задач, используемых технических средств, организации функционирования, информационные системы делятся на ряд групп (классов)
По типу хранимых данных ИС делятся на фактографические и документальные. Фактографические системы предназначены для хранения и обработки структурированных данных в виде чисел и текстов. Над такими данными можно выполнять различные операции. В документальных системах информация представлена в виде документов, состоящих из наименований, описаний, рефератов и текстов. Поиск по неструктурированным данным осуществляется с использованием семантических признаков. Отобранные документы предоставляются пользователю, а обработка данных в таких системах практически не производится.
Основываясь на степени автоматизации информационных процессов в системе управления фирмой, информационные системы делятся на ручные, автоматические и автоматизированные.
Ручные ИС характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком.
В автоматических ИС все операции по переработке информации выполняются без участия человека.
Автоматизированные ИС предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль в выполнении рутинных операций обработки данных отводится компьютеру. Именно этот класс систем соответствует современному представлению понятия "информационная система".
В зависимости от характера обработки данных ИС делятся на информационно-поисковые и информационно-решающие
Информационно-поисковые системы производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных. (Например, ИС библиотечного обслуживания, резервирования и продажи билетов на транспорте, бронирования мест в гостиницах и прочее).
Информационно-решающие системы осуществляют, кроме того, операции переработки информации по определенному алгоритму. По характеру использования выходной информации такие системы принято делить на управляющие и советующие принимаемые человеком решения. Для этих систем характерны задачи расчетного характера и обработка больших объемов данных. (Например, ИС планирования производства или заказов, бухгалтерского учета) [21, с. 107].
Советующие ИС вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и учитывается при формировании управленческих решений, а не инициирует конкретные действия. Эти системы имитируют интеллектуальные процессы обработки знаний, а не данных. (Например, экспертные системы.)
В зависимости от сферы применения различают следующие классы ИС.
Информационные системы организационного управления - предназначены для автоматизации функций управленческого персонала как промышленных предприятий, так и непромышленных объектов (гостиниц, банков, магазинов и прочего).
Основными функциями подобных систем являются: оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом, снабжением и другие экономические и организационные задачи.
ИС управления технологическими процессами (ТП) - служат для автоматизации функций производственного персонала по контролю и управлению производственными операциями. В таких системах обычно предусматривается наличие развитых средств измерения параметров технологических процессов (температуры, давления, химического состава и т. п.), процедур контроля допустимости значений параметров и регулирования технологических процессов.
ИС автоматизированного проектирования (САПР) - предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники или технологии. Основными функциями подобных систем являются: инженерные расчеты, создание графической документации (чертежей, схем, планов), создание проектной документации, моделирование проектируемых объектов (см. Приложение) [20].
3.3 нии
В большинстве случаев, когда требуется комплексная информационная система, для хранения, обработки и поиска информации, процедура внедрения оказывается очень длительной и трудоемкой. Но несмотря на то, что процесс освоения предприятием такого нововведения, как ИС весьма сложен, в случае успешного завершения процесса затраченные ресурсы затем всегда окупаются за счет того, что:
- - ИС автоматизирует применение математических методов к решению управленческих задач; - ИС, по крайней мере, частично освобождает сотрудников от рутинного труда; - ИС минимизирует вероятность появления ошибки в ходе передачи либо обработки информации; - ИС снижает объем документов на бумаге; - ИС совершенствует документооборот; - ИС снижает затраты на производство товаров и услуг. [12]
С точки зрения характера информации, которой оперирует ИС все ИС принято делить на фактографические и документальные. Под фактографическим типом данных принято понимать данные представляющие собой описание некоторых фактов предметной области. Например, фактом являются данные на конкретного человека (ФИО, адрес, паспортные данные и тому подобное), книгу (автор, название, год издания и тому подобное), машину (марка, год выпуска, производитель и тому подобное) и так далее. Другими словами, факт в информационной системе предстает в виде набора некоторых свойств (атрибутов), количественное значение которых, как правило, выражается простым типом данных. Характерным представителем фактографических информационных систем является широко известная в бухгалтерских кругах "1С бухгалтерия" (см. Приложение).
Документ, в отличие от факта, не может быть выражен простой структурой.
Типичным примером документальных информационных систем являются справочные юридические системы типа Бизнес-Инфо, Консультант+ и тому подобные. Поисковые интернет системы также являются представителями документальных систем. Реальные информационные системы часто оперируют некоторой смесью фактографической и документальной информации, тем более что современные СУБД, на основе которых, как правило, и строятся современные ИС, предоставляют мощные инструментальные средства для манипулирования информацией того и другого типа.
Исходя из анализа вышеприведенной информации мы можем сделать следующие выводы.
Важно понимать, что информационные системы непосредственно поддерживают практически все аспекты управленческой деятельности в таких функциональных областях, как бухгалтерский учет, финансы, управление трудовыми ресурсами, маркетинг и управление производством.
Информационные системы в реальном мире обычно являются комбинациями нескольких типов информационных систем, которые мы только что упомянули, потому что концептуальные классификации информационных систем разработаны для того, чтобы подчеркнуть различные роли информационных систем. Практически эти роли интегрированы в сложные или взаимосвязанные информационные системы, которые обеспечивают ряд функций. Таким образом, большинство информационных систем создано для обеспечения информацией и поддержки принятия решений на различных уровнях управления и в различных функциональных областях [6, с. 48].
Похожие статьи
-
Характеристика информационных систем управления предприятием Современные предприятия и фирмы представляют собой сложные организационные системы,...
-
Автоматизация управление менеджмент Информационные технологии (ИТ) - совокупность методов и программно-технических средств, объединенных в...
-
Сущность и значение информационного обеспечения упра - Информационные системы документоведения
Эффективное управление различными социальными организациями и системами немыслимо без использования информации. Такая ситуация предопределяется тем, что...
-
Заключение - Использование информационной системы управления на примере торговой компании "Макс"
Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и...
-
В центре эффективно управляемого материального потока должен находиться эффективно управляемый поток информации. Информация - функция, приводящая в...
-
ОСНОВНЫЕ ПРОЦЕССЫ ПРЕОБРАЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИИ - Информационные системы документоведения
Информация всегда являлась немаловажным фактором общественного развития. С ее помощью человечество концентрировало многовековой опыт жизни прежних...
-
Автоматизированные информационные системы в управлении организацией
Дальневосточный государственный медицинский университет Автоматизированные информационные системы в управлении организацией О. П. Гнатюк Г. Хабаровск Для...
-
Процесс управления нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, то есть в информационном обеспечении. Информационное...
-
Информационная система организации - Информационные технологии
Современные компании применяют информационные технологии для совершенствования методов работы. В результате изменяется организационная структура...
-
Системы информационного обеспечения - Информация в управлении
Внедрение информационных систем различной степени сложности на промышленных предприятиях давно уже стало темой исследования как с теоретической, так и с...
-
Можно выделить множество специфических функций, которые должна выполнять логистическая информационная система: - функция обслуживания (информационного...
-
Геоинформационные системы (ГИС) -- системы сбора, хранения, обработки, доступа, анализа, интерпретации и графической визуализации пространственных...
-
ВВЕДЕНИЕ - Информационные системы документоведения
Современные информационные технологии с их стремительно растущим потенциалом и быстро снижающимися издержками открывают большие возможности для новых...
-
В последние годы в компьютерном бизнесе России отмечается устойчивый интерес к компьютерным интегрированным системам, способным обеспечить эффективное...
-
Эффективное управление крупным или средним предприятием невозможно без применения современных информационных технологий. Задачей ИT-менеджера является...
-
Информационная система финансов - Информационные методы управления
Для того чтобы поддерживать производство, маркетинг и другие виды деятельности, на фирме должно быть достаточно денег. Отсюда вытекает задача контроля...
-
Заключение - Информационные системы в логистике: понятие, виды, принципы построения
Таким образом, в результате исследования проблем и задач, которые были поставлены и решены в контрольной работе, можно сделать следующие выводы: 1....
-
Внедрение ERP-систем. Основные ошибки - Информационные системы класса ERP
Информационные системы планирования ресурсов предприятия (Enterprise Resource Planning, ERP) превратились в привычный инструмент крупного и среднего...
-
Системы класса ERP являются интегрированными информационными системами управления, т. е. их работа состоит в повышении эффективности управления...
-
Структура информационных систем предприятий - Информационные технологии в менеджменте
Информационная система -- это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации для...
-
Информационные технологии можно представить совокупностью трех основных способов преобразования информации: хранения, обработки и передачи. На раннем...
-
Цели и задачи информационного обеспечения управлния - Информационные системы документоведения
Выход в свет в конце 40-х годов XX столетия работ К. Шеннона и Н. Винера послужил началом развития математической теории информации, которая определяет...
-
Для идентичного отображения данных на различных уровнях создания ИС, особенно автоматизированной, кроме построчной системы нумерации входящих документов,...
-
Одним из главных способов повышения продуктивности работы сотрудников и эффективности деятельности организации в целом состоит в уменьшении времени,...
-
Для внедрения тайм-менеджмента в компании была применена методика контекстного планирования, разработанная Г. А. Архангельским, когда жесткое...
-
Информационные технологии (ИТ) - это процессы, использующие комплекс средств и способов сбора, обрабатывания и передачи сведений (первичной информации) с...
-
Существует множество концепций построения корпоративных информационных систем, а также большое количество их разработчиков. Можно выделить следующие...
-
Автоматизация склада объединяет системы управления складом, технологию штрих-кодирования, радиотерминалы, сканеры, складское и транспортно-погрузочное...
-
Иерархия использования логистической информационной системы Любая структура организации (предприятия) в общем виде представляет по существу...
-
Стандарт MRPII/ERP и его надстройки - Информационные системы класса ERP
В 70-80-ые годы системы класса MRP были вынуждены столкнуться со все возрастающим несоответствием новым тенденциям развития ситуации в мировом бизнесе....
-
Корпоративный управление планирование производственный Современные подходы к управлению производством: концепция "бережливого производства" Одним из...
-
Введение - Информационные системы класса ERP
По мере структурирования промышленных компаний все более популярными становятся современные автоматизированные системы поддержки управленческой...
-
При проектировании ИС должны быть сформированы общие требования к ней (один из ключевых факторов успеха), поскольку изменения одних блоков, элементов и...
-
Критерии проектирования информационных систем - Информация в управлении
Информация имеет большое значение для внутреннего управления фирмой и ее внешних контактов, и особенно для принятия решений она является ограниченным и...
-
Технология открытых систем - Информационные технологии в менеджменте
Любая система рано или поздно требует модернизации, расширения, и это должно происходить с минимальными потерями, в том числе с минимальными затратами на...
-
Менеджеры, занимающиеся проблемами маркетинга, имеют в своем распоряжении различные виды ресурсов. Их прямой обязанностью является разработка стратегий...
-
Эволюция информационных систем - Информационные технологии в менеджменте
Первые информационные системы появились в 50-х гг. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на...
-
В современном мире существует четыре вида информационных систем управления предприятием (MRP, MRP II, ERP, CRM), но не все они подходят для управления...
-
Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах...
-
Информационная система с позиции менеджмента представляет систему управления, где реализуются различные ее функции. Функции управления (прогнозирование,...
Информационные системы в документоведении - Информационные системы документоведения