Торговый процесс, Документальное оформление торгового процесса - Оптово-розничная реализация товаров (на примере ООО "Бизнес-Партнер")

Документальное оформление торгового процесса

Для регулирования процесса поступления и реализации товара на предприятии создан специальный документ "Регламент по движению товара (поступление, реализация, возврат"). Настоящий регламент регулирует порядок и ответственность за внесение данных о товаре и его количестве в программу 1C.

Товар - имеющая стоимость продукция для продажи или обмена, либо услуга, полученная от поставщиков и требующая отдельной фиксации (транспортные услуги).

В случае возникающих разногласий и вопросов при оприходовании товара, артикул и наименование присваиваются по обязательному согласованию со складскими работниками, которые в свою очередь, ориентируются на надписи на самом товаре: этикетки, паспорта и прочее.

Товар должен быть оприходован в программу под таким названием и с такими характеристиками, как написано в первичных документах поставщика. торговый реализация товар кассовый

Исключение может быть в случае, если идентичный товар приходит от разных поставщиков с разным названием. Тогда за правило устанавливается следующее: товар приходуется в базу под тем названием и артикулом, которое уже есть.

Весь товар в программе 1C должен иметь уникальный артикул, позволяющий идентифицировать товар по производителю, назначению, размеру, цвету и прочим характеристикам. Артикул в программе должен максимально соответствовать артикулу поставщика, что упрощает не только прием товара, но и его заказ.

Счет на оплату должен содержать артикул товара, принятый у данного поставщика.

В случае отсутствия присвоенного поставщиком или производителем артикула товара, артикул присваивается бухгалтером по приходу.

В случае выявления расхождений между наименованием и артикулом товаров, оприходованных по документам поставщика и фактически отгруженным покупателям, вносятся изменения бухгалтером по приходу в документ "Поступление товара" в программе 1C, так как переделывать подписанные покупателем документы сложно. В случае, если фактической отгрузки не было, изменения вносятся сотрудниками отдела продаж в документ "Реализация товара", о чем пишется комментарий к документу.

При поступлении товара на склад сотрудники склада обязаны один из двух экземпляров накладных, либо их копии (отсканировав или откопировав документ) передать лично (через ящик) или через обменную папку в офис для оприходования товара бухгалтеру по приходу в течение 1 часа после поступления документа на склад.

В случае отсутствия накладной на товар (частичная поставка, частные предприниматели, прочие договоренности с поставщиком) письменный документ оформляет ответственный менеджер коммерческого отдела. В документе обязательно указывается наименование товара, его артикул, количество и поставщик. В комментарии обязательна запись об отсутствии документов от поставщика.

Оприходование товара осуществляется согласно вышеуказанных накладных, после получения документов поставщика бухгалтер по приходу проводит корректировку документов, ставит в известность сотрудников склада о произведенных изменениях. При получении исправленных документов от поставщика бухгалтер по приходу должен получить подпись материально ответственного лица на этих документах.

Для контроля документов в программе 1C счета-фактуры на поступление товара проводятся только после получения первичных документов от поставщика с подписью материально-ответственных лиц о получении товара. В начале следующего месяца до 5 числа бухгалтер по приходу формирует реестр накладных и реестр счетов-фактур на поступление товара и сверяет данные. В случае выявления расхождений выясняются причины: отсутствие первичных документов поставщика, частичное поступление и т. д. и вносятся корректировки в программе 1C.

Реализацией всего поступившего товара занимаются торговые представители и менеджеры.

Все поступившие заявки от клиентов обрабатываются и формируются счета на оплату для клиента.

После оплаты счета клиентом происходит отгрузка товара, при этом составляются следующие документы:

    - Товарная накладная - Счет - фактура

Основным внутренним документов при реализации товара является "накладная на склад", данный документ дает подтверждение для склада на отгрузку товара.

Если клиенту необходима доставка товара, менеджером формируется следующий пакет документов:

    - Транспортное задание для водителей, где отражается адрес доставки, контактное лицо и номер телефона, график работы клиента; - Накладная на склад для погрузки товара; - Товарная накладная в двух экземплярах (для клиента и второй экземпляр с подписью и печатью клиента, для подтверждения приемки товара, возвражается менеджеру). -Счет-фактура (для клиента). Такой же экземпляр относится в бухгалтерию для отчетности.

Весь набор документов передается в транспортно - экспедиционный отдел, который занимается не посредственно доставкой товара.

В том случае если клиент самостоятельно забирает купленный товар, менеджером формируется такой же пакет документов, за исключением транспортного задания для водителя.

Похожие статьи




Торговый процесс, Документальное оформление торгового процесса - Оптово-розничная реализация товаров (на примере ООО "Бизнес-Партнер")

Предыдущая | Следующая