Концептуальна сутність проекту - Проект створення транспортно-експедиційної компанії "Дніпро-Логістик"

Цілі проекту. Ціллю даного проекту є створення нової транспортно-експедиційної компанії "Дніпро-Логістик", як коворкінг-центру, що надає послуги по регіональним та міжнародним перевезенням "без власного транспорту", а використовуючи найманий транспорт та діє, як логістичний оператор, що заробляє в більшості на наданні супутніх консультаційних послуг та підготовки відповідних документів на перевезення.

Відповідно до правил побудови дерева цілей, вони повинні відповідати технології SMART, тобто бути:

Specific - конкретними;

Measurable - вимірюваними в змісті можливості застосування вимірних індикаторів;

Agreed upon - узгоджені зі всіма зацікавленими сторонами;

Achievable - досяжні в розумінні достатньо благоприємних зовнішніх факторів;

Realistic - реалістичні в розумінні достатності ресурсів проекту;

Timed - визначені відносно дати досягнення цілі.

Для досягнення цієї цілі, необхідно виконати ряд завдань, до яких відносяться (рис. 2.1):

Забезпечення прибутковості новостворюваного бізнесу не менше 25%;

Створення іміджу не просто транспортної компанії, але і надійного логістичного оператора;

Доставка вантажу точно в термін на 100%;

Залучення до 10 фрілансерів в коворкінг-центр на рік;

Розширення партнерської бази перевізників на 20 % на рік;

Забезпечення широкого спектру надання супутніх консультаційних послуг та підготовки відповідних документів на перевезення для клієнта "під ключ".

Для того, щоб забезпечити прибутковість новостворюваного бізнесу необхідно:

Правильно сформулювати інвестиційний задум проекту;

Ретельно дослідити прогнози і напрямки розвитку галузі;

Вивчити компанії конкурентів та їх спектр послуг;

Розробити фінансово привабливу для клієнтів цінову політику роботи компанії.

дерево цілей проекту створення нової транспортно-експедиційної компанії

Рис. 2.1. Дерево цілей проекту створення нової транспортно-експедиційної компанії "Дніпро-Логістик"

Для того, щоб вийти та зайняти упевнені позиції на ринку необхідно:

Забезпечити широкий асортимент послуг;

Забезпечити якість сервісного обслуговування;

Створити нові канали продажу послуг;

Забезпечити якість та швидкість обслуговування та надання висококваліфікованих консультацій;

Покращити систему цінностей підприємства, привити турботу до клієнта.

Визначення змісту результату проекту.

Статут проекту.

Замовник: Засновник та інвестор новостворюваного бізнесу.

Класифікаційні ознаки:

Тип проекту - комерційний проект, що виконується в рамках контрактів на надання послуги.

Ключова фігура проекту - підприємець.

По складності - потребує зовнішніх консультантів.

По строках реалізації - короткостроковий (до 1 року).

За рівнем учасників - 3 підприємства (команда реалізації проекту, компанія веб-розробник сайту, ремонтні роботи офісу).

По характеру цільового завдання - інфраструктурний.

Головна причина виникнення проекту - забезпечення конкурентоспроможності нового бізнесу.

Мета проекту і продукту:

Мета проекту: створення комплексної транспортно-експедиційної та логістичної системи здійснення транспортних послуг та надання супутніх консультаційних послуг, підготовки відповідних документів на перевезення, страхування вантажів.

Продукт проекту: новостворена транспортно-експедиційна компанія "Дніпро-Логістик", що повинна відповідати наступним очікуваним результатам:

    - основний кістяк штату складає до 10 осіб, мінімально необхідних для забезпечення надання відповідних послуг (п. 2.1.) по регіональним та міжнародним перевезенням "без власного транспорту", а діючи виключно, як логістичний оператор і заробляє в більшості на наданні супутніх консультаційних послуг та підготовки відповідних документів на перевезення; - діяти за принципами коворкінг-центру, надавати загальний офісний простір в оренду коворкерам для здійснення своєї власної підприємницької транспортно-експедиційної діяльності та отримання прибутку від надання в оренду простору у розмірі 70 доларів на місяць (для перших 15 коворкерів, поки буде напрацьовуватися відомість "Дніпро-Логістик"), а потім 100 доларів на місяць. - організаційна структура та програмно-інформаційна інфраструктура транспортно-експедиційної компанії як адміністративно-координаційний центр забезпечення перевезень вантажу по Україні та за кордон (табл. 2.3).

Проект створення транспортно-експедиційної компанії "Дніпро-Логістик" передбачає побудову та розгортання технічної та програмно-апаратної частин інфраструктури такої компанії, а також кадрове наповнення її кваліфікованим персоналом.

На сьогоднішній день існує багато видів програмного забезпечення, що дозволяє автоматизувати роботу в сфері надання транспортно-логістичних послуг.

Таблиця 2.3.

Опис характеристик продукту проекту створення транспортно-експедиційної компанії "Дніпро-Логістик"

№ з/п

Найменування параметру

Опис

Чисельна характеристика

1.

Адміністративно-координаційний центр компанії "Дніпро-Логістик" (керівна ланка організації)

Директор - 1 особа;

Керівник транспортно-експедиційного відділу - 1 особа;

Транспорті експедитори -2 особи;

Керівник відділу продажів - 1 особа;

Менеджери з продажу - 2 особи,

Юрист - 1 особа,

Бухгалтер - 1 особа;

Системний адміністратор - 1 особа

10 осіб

2.

Комп'ютерна мережа на базі доменної структури Microsoft Server - 2010

Комп'ютерна мережа транспортно-експедиційної компанії, в яку вбудовуються TransTrade, Розумна Логістика, АРМ "Кадри", "Бухгалтерія", "Маркетинг та збут", які працюють в автономному режимі
    15 комп'ютерів класу Pentium G3232, 2 сервери ARTLINE Business T71 v04, загальна вартість - 22 тис. доларів США

3.

Програмне забезпечення АРМ та серверів

Ліцензоване програмне забезпечення з гарантійною підтримкою 5 років

Загальна вартість програмного забезпечення - 25 тис. доларів США

Для автоматизації роботи транспортно-експедиційної компанії буде використовуватися 2 види програмного забезпечення, які на сьогоднішній день найбільш популярні та мають простий інтерфейс:

    1. TransTrade - програма для транспортних компаній та експедиторів, а також будь-яких логістичних відділів підприємств, чия діяльність так чи інакше пов'язана з перевезеннями: вантажоперевезення, автоперевезення, доставка і т. п. 2. Розумна Логістика - он-лайн сервіс для оперативної роботи транспортно-експедиційних компаній. Дозволяє створювати заявки на перевезення, упорядковувати документи, контролювати роботу менеджерів-логістів, відстежувати рентабельність компанії.

До переліку основних функцій новостворюємої транспортно-експедиційної компанії відносяться наступні:

    - вибір оптимального маршруту і способу перевезень; - здійснення пошуку і фрахтування транспортних засобів; - забезпечення своєчасної подачі транспортних засобів до місця завантаження/розвантаження; - забезпечення оформлення митних та товаросупровідних документів; - забезпечення навантаження / розвантаження, дроблення, консолідації і зберігання вантажів, що перевозяться, з метою оптимізації транспортного процесу; - організація оформлення погоджень для перевезення негабаритних і небезпечних вантажів, а також супровід вантажів; - контроль процесу перевезення; - педантичне дотримання норм і встановлень чинного законодавства; - здача в оренду місця роботи під коворкінг.

Вимоги до проекту. Як відомо на результат діяльності кожної компанії впливають такі чинники:

Вклад персоналу - 51 %;

Унікальність товару чи послуги - 19 %;

Ціна - 16 %;

Спосіб розподілення (просування) - 13,5 %;

Інше - 0,5 %.

В нашому випадку до вимог, які вплинуть на результат проекту можна віднести за пріоритетом:

Відповідність персоналу;

Якість та відповідність техніки та обладнання;

Швидкість надання транспортно-експедиційних послуг;

Поставки точно в термін та якість виконання;

Широкий профіль знань працівників;

Естетичність приміщень офісу.

Навчання персоналу повинне здійснюватися в двох напрямках: ознайомлення з діяльністю та програмним забезпеченням, тренінги та навчання членів команд - виконавців проекту. Після закінчення навчання буде проведена атестація персоналу і по результатам атестації будуть складені трудові договори.

Техніка та обладнання повинні відповідати таким вимогам як якість, сучасність та надійність.

Всі вимоги відображаються в контрактах з постачальниками відповідних товарів та послуг. Відбір постачальників проводиться на основі тендеру.

Границі проекту. Границі проекту - це планові роботи та події, які є початком та кінцем проекту (табл. 2.4).

Результати поставки проекту. На протязі, та по закінченню всіх робіт збираються та передаються новостворюваному підприємству такі документи:

Статут;

Установчий договір;

Свідоцтва про реєстрацію Товариства з обмеженою відповідальністю (ТОВ) (див. 2.4.5);

Договори з усіма учасниками проекту;

Договір з банком на обслуговування;

Договори гарантійного обслуговування;

Акти виконаних робіт:

Накладні, податкові накладні;

Сертифікати відповідності;

Паспорти на техніку, обладнання та ін.;

Гарантійні документи;

Посадові інструкції;

Інструкції по експлуатації техніки та обладнання;

Інструкції по роботі з програмними продуктами;

Необхідна учбова документація, печатка та коди сигналізації.

Таблиця 2.4.

Границі проекту створення

Транспортно-експедиційної компанії "Дніпро-Логістик"

№ з/п

Границі та події проекту

Опис

1.

В границі проекту входять:

1.1.

Реєстрація компанії

1.2.

Оренда офісу

1.3.

Видача технічних завдань та розробка документації на створення програмно-апаратної інфраструктури транспортно-експедиційної компанії

3 ТЗ - на ремонтні роботи офісу, на техніку, на програмне забезпечення

1.4.

Проведення тендерів на придбання програмно-апаратних засобів інфраструктури транспортно-експедиційної компанії

3 ТЗ - на ремонтні роботи офісу, на техніку, на програмне забезпечення

1.5.

Монтаж та налагодження комп'ютерної мережі та робочих станцій транспортно-експедиційної компанії

1.6.

Розгортання комплексу програмного забезпечення та його наладка

1.7.

Приймання на роботу та кваліфікаційні навчання працівників транспортно-експедиційної компанії роботі в створеній інформаційній системі

1.8.

Випуск організаційних документів та запуск транспортно-експедиційної компанії в експлуатацію

1.9.

Створення аналітичних баз даних перевізників

1.10.

Створення сайту транспортно-експедиційної компанії

2.

В границі проекту не входять:

2.1.

Проведення інформаційного обстеження транспортно-експедиційної компанії "Дніпро-Логістик" для побудови схеми документообігу

Роботи будуть виконуватися після створення транспортно-експедиційної компанії

2.2.

Проведення інформаційного обстеження застосовуємих TransTrade, Розумна Логістика, АРМ "Кадри", "Бухгалтерія", "Маркетинг та збут" для їх інтеграції в інформаційну систему транспортно-експедиційної компанії

Роботи будуть виконуватися після створення транспортно-експедиційної компанії

3.

Документ, фіксуючий початок проекту

Дата - не пізніше 01.11.2016

4.

Затвердження Уставу проекту всіма учасниками проекту

5.

Документ, фіксуючий кінець проекту

Дата - не пізніше 01.04.2017

6.

Підписання акту - приймання робіт по прийняттю проектного офісу в експлуатацію

Критерії приймання. Приймання проекту здійснюється інвестором проекту та керівником новостворюваного бізнесу після того, як будуть досягнуті цілі проекту або фази згідно договірних умов послуги.

У разі реалізації сервісної моделі роботу транспортно-експедиційної компанії повинні оцінювати споживачі послуг, тобто майбутні клієнти. При цьому фактично оцінюється рівень сервісу. Така оцінка для транспортно-експедиційної компанії, створеної своїми силами, може відображатися в KPI. Якщо транспортно-експедиційна компанія організована за аутсорсинговою схемою, оцінка може впливати на розмір винагороди або на рішення про продовження співпраці. Один з можливих підходів до оцінки рівня сервісу, що надається полягає у визначенні для кожного сервісу / послуги показників трьох типів.

Таблиця 2.5.

Критерії оцінки рівня наданого транспортно-експедиційною компанією сервісу

Критерії оцінки

Опис

Кількісні

Визначають обсяг робіт, використовуються для розрахунку планованих і фактичних трудовитрат і визначення витратної вартості сервісу

Якісні

Визначають якість процесу (своєчасність, швидкість виконання, наявність критичних інцидентів, дотримання регламентів та ін.)

Можуть впливати на KPI або вартість аутсорсингових послуг. Погіршення характеристик (у порівнянні з плановими) може призвести до невиконанню KPI або зниження розміру винагороди. Поліпшення характеристик може вимагати збільшення витрат на надання сервісу

Індикативні

Визначають задоволеність клієнтів і керівництва організації.

Не впливають на KPI і розмір винагороди, їх використовують для коригування процесу

Кількість коворкерів, що бажають працювати у офісному просторі компанії "Дніпро-Логістик"

Обмеження проекту. В цілому по проекту основним обмеженням виступає вартість. Проект не повинен перевищити суму 100 тис. доларів США. По фазам проекту обмеження описані нижче.

Концептуальна фаза проекту. На цій фазі передбачено виконання таких пакетів робіт, як підписання декларації про наміри замовника, виявлення цілей проекту, розробка його концепції, проведення маркетингових досліджень, аналіз інвестиційної привабливості, розробка статуту проекту, розробка бізнес-плану, підтвердження статуту проекту, затвердження концепції проекту замовником, випуск наказу про запуск проекту та підписання договору про виконання проекту. Необхідно провести всі процедури в термін 16 днів.

Фаза планування проекту. На цій фазі передбачено виконання таких пакетів робіт, як розробка проектної документації, розробка бюджету витрат, розробка розкладу проекту (за допомогою діаграми Ганта), оптимізація плану проекту, затвердження плану, визначення потенційних постачальників, проведення тендерів на закупку обладнання та програмного забезпечення. Необхідно провести всі процедури за 26 днів.

Фаза виконання проекту. На цій фазі передбачено виконання таких пакетів робіт, як реєстрація підприємства, вибір та оренда приміщення, розробка та ухвалення методики управління транспортно-експедиційною компанією, встановлення єдиного програмно-інформаційного середовища; процедур та інструкцій; системи бухгалтерського обліку документації; розробка системи моніторингу виконання перевезень; створення методологічної бази для підвищення кваліфікації співробітників; створення єдиної електронної системи управління перевезеннями; розробка загальної технології і організаційної структури системи управління транспортно-експедиційними перевезеннями; закупка та встановлення програмного забезпечення, підбір персоналу і його навчання, формування бази транспортно-експедиційних фрілансерів, перевізників, розробка та запуск сайту компанії "Дніпро-Логістик". Необхідно провести всі процедури за 77 дні.

Персонал. Всім співробітникам висуваються вимоги згідно потреб, але витрати на послуги по пошуку та навчанню персоналу передбачені та будуть виконуватися власними силами.

Офіс. Якщо оренда приміщень то вона повинна не перевищувати 7000 грн./місяць. Витрати на підготовку приміщень не перевищує 110ч130 тис. грн.

На стадії моніторингу і управління повинні бути виконані наступні дії:

Проведено контроль якості результатів робіт;

Погоджено заходи щодо усунення зауважень.

Фаза закриття проекту. На цій фазі передбачено виконання таких пакетів робіт, як проведення PR-заходів, забезпечення IT - підтримки, архівація документів, звіт керівництву про завершення проекту, підписано акт здачі-приймання робіт. Необхідно провести всі процедури за 22 дні.

Попередній строк початку роботи транспортно-експедиційної компанії "Дніпро-Логістик" 24.03.2017 р.

Допущення проекту. До обмежень проекту входять обмеження по границям проекту, обмеження по строкам робіт, обмеження по наявності фіксованого бюджету інвестицій, обмеження по матеріальним та програмним ресурсам, які необхідні для здійснення проекту. В табл. 2.6 наведені обмеження, які існують на початок виконання проекту.

Таблиця 2.6.

Обмеження проекту створення

Транспортно-експедиційної компанії "Дніпро-Логістик"

№ з/п

Найменування обмежень

Опис обмежень

1.

Обмеження по обсягу інвестицій

Максимальний обсяг "вільних" коштів у інвестора становить 100 тисяч доларів США

Інвестор може фінансувати проект по графіку:

    - 50 тисяч доларів на початок проекту з 01.11.2016 ; - 50 тисяч доларів не раніше 1.12.2016.

2.

Обмеження по термінам виконання

Початок проекту - не пізніше 01.11.2016

Кінець проекту - не пізніше 01.04.2017

3.

Обмеження по вартості проекту

Обсяг заробітної плати виконавців проекту по договорам та штатному розпису не повинен перевищувати 25% від вартості робіт проекту.

4.

Обмеження по змісту

Проект не передбачає повної автоматизації робочих облікових та технологічних місць бухгалтерії, окрім транспортно-експедиційного відділу та відділу продажів

5.

Обмеження по ресурсам

В проекті не повинні застосовуватися лімітовані ресурси, до яких немає доступу

6.

Обмеження по відповідальності

Транспортно-логістична компанія, що створюється відповідає за технологічну та маркетингову політику підприємства.

Допущення проекту - це фактори, які для цілей планування вважаються вірними, реальними та визначеними без залучення доказів. Такими допущеннями проекту є наступні:

Замовник новостворюваної компанії "Дніпро-Логістик" відповідає вимогам до кандидатури професійного керівника проектного офісу, який має теоретичні та практичні навики роботи по створенню та забезпеченню діяльності транспортно-експедиційної компанії;

В м. Дніпропетровську є кандидати на зайняття посад працівників транспортно-експедиційного відділу та відділу продажів, які мають необхідні професійні знання та практичний досвід роботи в автоматизованих системах управління транспортно-експедиційною діяльністю.

Кошторисна вартість. Максимальний обсяг "вільних" коштів у інвестора становить 100 тисяч доларів США.

Інвестор може фінансувати проект по графіку:

    - 50 тисяч доларів на початок проекту з 01.11.2016; - 50 тисяч доларів не раніше 01.12.2016.

Залучення кредитних коштів не передбачено.

В зв'язку з тим, що останнім часом курс гривні по відношенню до долара США не стабільний, а на закупку основних капіталоємних матеріалів впливає долар і інвестор готов фінансувати проект у доларах розрахуємо кошторис проекту в цих грошових одиницях (табл. 2.7).

Відповідно до складеного кошторису видно, що резерв грошей складає близько 12,5 тис. доларів США.

Таблиця 2.7.

Узагальнений кошторис проекту створення транспортно-експедиційної компанії "Дніпро-Логістик"

№ п/п

Стаття витрат

Вартість

1

2

3

1.

Придбання обладнання, предметів, матеріалів та інвентарю

1.2

Придбання програмно-апаратних засобів інфраструктури транспортно-експедиційної компанії "Дніпро-Логістик"

1.2.1

Комп'ютерна мережа на базі доменної структури Microsoft Server - 2007:

    15 комп'ютерів класу Pentium G3232, 2 сервери ARTLINE Business T71 v04

Загальна вартість - 22 тис. доларів США

1.2.2

Програмне забезпечення TransTrade, Розумна Логістика АРМ та серверів Ліцензоване програмне забезпечення з гарантійною підтримкою 5 років (49600, Україна, м. Дніпропетровськ, вул. Панікахи, 2, корпус 12))

Загальна вартість програмного забезпечення - 25 тис. доларів США

2.

Оплата послуг сторонніх організацій

2.1.

Реєстрація ТОВ "Дніпро-Логістик"

0,8 тис. доларів США

2.2

Постачання та налагоджування комп'ютерно-мережевого обладнання (Фірма "RIM2000" (49600, Україна, м. Дніпропетровськ, вул. Панікахи, 2, корпус 12)) - 4,5% від вартості обладнання*22 тис. дол

1 тис. доларів США

2.3

Навчання фахівців транспортно-експедиційної компанії постачальником програмного забезпечення та TransTrade, Розумна Логістика АРМ - 4% від вартості програмного забезпечення*25 тис. дол.

1 тис. доларів США

Вимоги до управління конфігурацією проекту. Враховуючи значні масштаби проекту, управління конфігурацією і змінами, що реалізовуються в проекті, виконуються на рівні документального узгодження з керівником проекту та можливими інвесторами проекту, а також залученими міжнародними спеціалістами.

Похожие статьи




Концептуальна сутність проекту - Проект створення транспортно-експедиційної компанії "Дніпро-Логістик"

Предыдущая | Следующая