Теоретические основы исследования, Ключевые термины - Мониторинг показателей эффективности проектов и особенности их применения в ИТ-консалтинге

Говоря о мониторинге показателей эффективности выполнения проектов в ИТ-консалтинге, стоит четко определить все термины и понятия, затрагивающие данную тему, чтобы ясно понимать важность этапа отслеживания в управлении проектами и его особенности в рассматриваемой области. В данном разделе будут освещены основные понятия, затрагиваемые в данной работе - проект, управление проектами, контроль, мониторинг, показатели эффективности и статус проекта.

Ключевые термины

Традиционно, под проектом понимается временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов [2]. Различные авторы приводят разные определения, и все они выделяют уникальные черты, присущие именно проекту и отличающие его от других схожих мероприятий. Согласно Е. М. Роговой [2], проект характерен детерминированными датами начала и завершения, наличием уникальных продуктов или услуг в качестве результата, а также направленностью проекта на достижение целей. Однако К. Ф. Грей и Э. У. Ларсон [11] выделяют немного другие черты: наличие цели, определенных планом дат, взаимодействие различных специалистов, уникальность процесса выполнения проекта и особые требования по выполняемому времени, затратам и качеству выполнения работ. М. Троцкий, в свою очередь, подчеркивает основные признаки проекта: существование цели, уникальность проекта, его сложность, детерминированность и автономность [26]. Если же обобщать и анализировать подходы различных авторов, можно выделить некоторые схожие характеристики, которыми должен обладать любой проект:

    - Наличие цели - именно реализация проекта и позволяет решить поставленные задачи и определяет успешность проекта по завершении. - Детерминированность дат начала и окончания проекта - позволяет отделить проект от операционной деятельности предприятия. - Уникальность проекта - каждый автор подчеркивает наличие уникальной составляющей в процессе выполнения. Это может касаться как нестандартных продуктов / услуг, полученных в результате выполнения проекта, так и однократности реализации мероприятия.

С учетом отмеченных характеристик, проект можно определить как совокупность задач или мероприятий, связанных с достижением запланированной цели, имеющей уникальный характер [13]. Что касается других признаков проектов, выделяемых различными авторами, их скорее можно назвать необязательными или вторичными. К ним чаще всего относят признаки ограниченности ресурсов, особой организации проекта, наличие команды, новизну, комплексность.

Для описания организации процесса выполнения проекта используется понятие управления проектами. Проектное управление ориентированно на применение системы мероприятий, направленных на реализацию стратегических целей и на достижение определенного результата в установленный срок. Объектом проектного управления могут выступать как отдельные проекты, так и портфели проектов, целями которых может являться выполнение некоторых услуг по договору или создание уникального продукта с последующим выводом его на рынок. Согласно определению Института проектного управления [29], управление проектами это отрасль управления, основанная на применении знаний, навыков, инструментов и методов управления к проектной деятельности для удовлетворения предъявляемых к проекту требований. Основная необходимость в управлении проектами заключается в невозможности для отдельного специалиста самостоятельно справиться с решением множества задач, в обеспечении эффективного использования ресурсов и в потребности организованного протекания процессов работы [27]. Таким образом, основной функцией управления проектом является определение и поддержание баланса времени, ресурсов, затрат для максимального соответствия требуемым задачам. Однако все эти функции выполняются и в текущей операционной деятельности предприятия, значит, между управлением проектом и менеджментом компании стоит выделить несколько значимых различий, которые и определяют каждый вид деятельности. Эти различия основываются, прежде всего, на характеристиках самого проекта, описанных выше. Поскольку проект - уникальное решение, ограниченное во времени и ресурсах, управление проектами имеет динамичное развитие и применяет уникальные инструменты для реализации. Менеджмент операционной деятельности, напротив, имеет цикличный характер и чаще совершенствует уже имеющиеся методы для повышения эффективности. Кроме того, различие касается и использования ресурсов. Проектная деятельность может использовать ресурсы лишь частично, в то время как постоянная деятельность нацелена на полное использование или стремление к нему. Управление проектами в данном случае берет на себя функцию разрешения конфликта интересов относительно распределения ресурсов.

Управление проектами отвечает, прежде всего, за согласование исполнительной и обеспечивающей деятельности. Существует несколько подходов к выделению соответствующих фаз проекта. В PMBOK выделяется четыре фазы: начало, организация и подготовка, выполнение работ и завершение проекта [24]. На первой фазе разрабатывается и утверждается концепция проекта. На второй происходит планирование, в результате которого разрабатывается план проекта, документирующий все цели, работы, ресурсы и другие важные составляющие. При выполнении происходит непосредственная организация исполнения проекта и его контроль. Завершение же знаменует процесс формального окончания работ и закрытие проекта.

Другим подходом к выделению фаз можно назвать выделение лишь двух фаз: подготовительной и контрольно-координационной [26]. Первая отвечает за процессы, предшествующие непосредственно выполнению проекта, вторая же сопутствует процессу реализации и является объединением фаз организации, выполнения и завершения согласно PMBOK. На первом этапе подготовки выделяют инициирование, определение и целеполагание проекта, формирование команды, определение структуры проекта, планирование выполнения и использования ресурсов проекта, непосредственную организацию выполнения проекта. Что касается второй фазы, в ней присутствует контроль выполнения проекта, координация выполнения проекта и завершения проекта. Каждое из этих действий является само по себе довольно сложным многоступенчатым процессом и, следовательно, процесс управления проектами становится сложной взаимосвязанной системой.

В данной работе рассматривается мониторинг реализации проекта, который происходит в ходе контроля выполнения проекта. Чтобы перейти к анализу методологий исполнения данного процесса и их использованию, нужно определить, что именно представляют собой мониторинг и контроль.

Контроль, о котором далее пойдет речь, предназначен, прежде всего, для получения информации о проекте и ее анализа, а также для формирования необходимого управленческого воздействия на ход проекта. Полученная информация может включать в себя самые разные аспекты: данные об исполнении расписания и бюджета проекта, о соответствии плановых требований и производимого продукта, информацию о степени задействования ресурсов, как трудовых, так и материальных. Таким образом, контроль выполнения проекта является функцией управления, процессом обработки информации, предназначенным для выявления различий между плановыми величинами и фактическими, а также для анализа выявленных отклонений и прогнозирования [2]. Контроль необходим для обеспечения выявления отклонений, прогнозирования последствий при несоответствии величин и обоснования решений о корректирующих изменениях. Процесс контроля проекта осуществляется на основании различной отчетности о текущем состоянии выполнения. Такая отчетность, чаще всего, включает отчеты о состоянии проекта, о прогрессе, и прогнозе. Отчет о состоянии проекта составляется на определенную (текущую) дату и характеризует информацию о расходовании ресурсов, бюджете и расписании. Прогресс проекта показывает динамику развития проекта, завершенные и находящиеся в стадии выполнения задачи и работы. Прогноз же является результатом анализа полученных данных и представляет собой суждения и будущем возможном ходе развития выполняемого проекта.

Важнейшим элементом контроля является инструмент мониторинга - систематического и планомерного наблюдения за всеми процессами реализации проекта с целью своевременного обнаружения отклонений от бюджета и календарного плана. Мониторинг является неотъемлемым средством процесса контроля и выполняет ряд задач:

    - своевременно обнаруживать проблемы выполнения; - отображать осуществленные операции, затраты и затраченные ресурсы; - распознавать и привносить улучшения в осуществляемые работы; - оценивать качество управления проектом; - осуществлять экономию затрат; - определять ошибки и анализировать причины их появления; - обеспечивать участников проекта необходимой информацией о ходе выполнения проекта.

Выполнение мониторинга должно быть определено и регламентировано. Стандартные этапы проведения мониторинга предполагают: определение набора необходимых показателей оценки, инициацию мониторинга проекта, формирование базы данных, касающейся хода выполнения проекта, предварительный анализ данных, окончание процедуры мониторинга. После закрытия процедуры происходит управление изменениями, которое предполагает прогнозирование и планирование будущих изменений.

Отдельно стоит подчеркнуть понятие показателей эффективности выполнения проекта. Ключевые показатели эффективности выполнения - те показатели выполнения проекта, которые дают возможность компании оценить общее состояние проекта и определить его статус. Существует две группы показателей: запаздывающие и оперативные. Запаздывающие отражают результаты проделанной работы уже после завершения отчетного периода. К таким показателям могут относиться финансовые показатели, которые были получены после расчета и суммирования движения всех денежных потоков предприятия за период. Что касается оперативных показателей, именно они отражают текущую деятельность и именно их отслеживание и составляет основу мониторинга. Чаще всего происходит обзор и сравнение показателей фактического соответствия сроков, ресурсов и затрат с запланированными значениями. Каждое предприятие самостоятельно устанавливает необходимые для отслеживания измеримые данные. Наиболее важными и ценными являются данные об эффективности выполнения работ по бюджету, графику, масштабу и качеству [21]. Цель такого отслеживания - определить, выполнена ли поставленная задача в рамках запланированного бюджета (включающего стоимость всех использованных ресурсов, в том числе и трудовых, и услуг), графика (с опережением или отставанием), масштаба (подразумевается соответствие поставленных задач выполненным) и качества (измерение количества возникших ошибок и проблем при реализации). Одним из методов отслеживания показателей является система индикаторов отклонений, которая сообщает обо всех возникающих отклонениях. Подробнее о необходимых для практического применения показателях эффективности и методологиях мониторинга будет сказано во второй главе работы.

На основе вышеупомянутых показателей определяется статус проекта. Статус проекта - интегральный показатель, являющийся результатом мониторинга и отражающий состояние проекта на текущую дату. Для определения статуса должна быть разработана статусная модель, описывающая все основные варианты развития проекта и соответствующие им статусы. Например, статус некоторого выполняющегося проекта может принимать значения "выполняется согласно плану", "выполняется с отклонениями", "приостановлен", "завершен". Наглядным отображением статуса, как и показателей проекта, могут являться цветовые индикаторы. Статус проекта может определяться как по одному показателю, например, по отклонению по срокам [11], или по стоимости [2], но чаще компании используют их комбинации. В таком случае, статус проекта может быть определен, как экономия / перерасход бюджета совместно с отставанием / опережением сроков. Такой подход позволяет быстро взглянуть на ход работы и внести изменения. Кроме того, определение статуса проекта может значительно облегчить прогнозирование результатов проекта и хода его выполнения.

Похожие статьи




Теоретические основы исследования, Ключевые термины - Мониторинг показателей эффективности проектов и особенности их применения в ИТ-консалтинге

Предыдущая | Следующая