Теоретические основы исследования, Ключевые термины - Мониторинг показателей эффективности проектов и особенности их применения в ИТ-консалтинге
Говоря о мониторинге показателей эффективности выполнения проектов в ИТ-консалтинге, стоит четко определить все термины и понятия, затрагивающие данную тему, чтобы ясно понимать важность этапа отслеживания в управлении проектами и его особенности в рассматриваемой области. В данном разделе будут освещены основные понятия, затрагиваемые в данной работе - проект, управление проектами, контроль, мониторинг, показатели эффективности и статус проекта.
Ключевые термины
Традиционно, под проектом понимается временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов [2]. Различные авторы приводят разные определения, и все они выделяют уникальные черты, присущие именно проекту и отличающие его от других схожих мероприятий. Согласно Е. М. Роговой [2], проект характерен детерминированными датами начала и завершения, наличием уникальных продуктов или услуг в качестве результата, а также направленностью проекта на достижение целей. Однако К. Ф. Грей и Э. У. Ларсон [11] выделяют немного другие черты: наличие цели, определенных планом дат, взаимодействие различных специалистов, уникальность процесса выполнения проекта и особые требования по выполняемому времени, затратам и качеству выполнения работ. М. Троцкий, в свою очередь, подчеркивает основные признаки проекта: существование цели, уникальность проекта, его сложность, детерминированность и автономность [26]. Если же обобщать и анализировать подходы различных авторов, можно выделить некоторые схожие характеристики, которыми должен обладать любой проект:
- - Наличие цели - именно реализация проекта и позволяет решить поставленные задачи и определяет успешность проекта по завершении. - Детерминированность дат начала и окончания проекта - позволяет отделить проект от операционной деятельности предприятия. - Уникальность проекта - каждый автор подчеркивает наличие уникальной составляющей в процессе выполнения. Это может касаться как нестандартных продуктов / услуг, полученных в результате выполнения проекта, так и однократности реализации мероприятия.
С учетом отмеченных характеристик, проект можно определить как совокупность задач или мероприятий, связанных с достижением запланированной цели, имеющей уникальный характер [13]. Что касается других признаков проектов, выделяемых различными авторами, их скорее можно назвать необязательными или вторичными. К ним чаще всего относят признаки ограниченности ресурсов, особой организации проекта, наличие команды, новизну, комплексность.
Для описания организации процесса выполнения проекта используется понятие управления проектами. Проектное управление ориентированно на применение системы мероприятий, направленных на реализацию стратегических целей и на достижение определенного результата в установленный срок. Объектом проектного управления могут выступать как отдельные проекты, так и портфели проектов, целями которых может являться выполнение некоторых услуг по договору или создание уникального продукта с последующим выводом его на рынок. Согласно определению Института проектного управления [29], управление проектами это отрасль управления, основанная на применении знаний, навыков, инструментов и методов управления к проектной деятельности для удовлетворения предъявляемых к проекту требований. Основная необходимость в управлении проектами заключается в невозможности для отдельного специалиста самостоятельно справиться с решением множества задач, в обеспечении эффективного использования ресурсов и в потребности организованного протекания процессов работы [27]. Таким образом, основной функцией управления проектом является определение и поддержание баланса времени, ресурсов, затрат для максимального соответствия требуемым задачам. Однако все эти функции выполняются и в текущей операционной деятельности предприятия, значит, между управлением проектом и менеджментом компании стоит выделить несколько значимых различий, которые и определяют каждый вид деятельности. Эти различия основываются, прежде всего, на характеристиках самого проекта, описанных выше. Поскольку проект - уникальное решение, ограниченное во времени и ресурсах, управление проектами имеет динамичное развитие и применяет уникальные инструменты для реализации. Менеджмент операционной деятельности, напротив, имеет цикличный характер и чаще совершенствует уже имеющиеся методы для повышения эффективности. Кроме того, различие касается и использования ресурсов. Проектная деятельность может использовать ресурсы лишь частично, в то время как постоянная деятельность нацелена на полное использование или стремление к нему. Управление проектами в данном случае берет на себя функцию разрешения конфликта интересов относительно распределения ресурсов.
Управление проектами отвечает, прежде всего, за согласование исполнительной и обеспечивающей деятельности. Существует несколько подходов к выделению соответствующих фаз проекта. В PMBOK выделяется четыре фазы: начало, организация и подготовка, выполнение работ и завершение проекта [24]. На первой фазе разрабатывается и утверждается концепция проекта. На второй происходит планирование, в результате которого разрабатывается план проекта, документирующий все цели, работы, ресурсы и другие важные составляющие. При выполнении происходит непосредственная организация исполнения проекта и его контроль. Завершение же знаменует процесс формального окончания работ и закрытие проекта.
Другим подходом к выделению фаз можно назвать выделение лишь двух фаз: подготовительной и контрольно-координационной [26]. Первая отвечает за процессы, предшествующие непосредственно выполнению проекта, вторая же сопутствует процессу реализации и является объединением фаз организации, выполнения и завершения согласно PMBOK. На первом этапе подготовки выделяют инициирование, определение и целеполагание проекта, формирование команды, определение структуры проекта, планирование выполнения и использования ресурсов проекта, непосредственную организацию выполнения проекта. Что касается второй фазы, в ней присутствует контроль выполнения проекта, координация выполнения проекта и завершения проекта. Каждое из этих действий является само по себе довольно сложным многоступенчатым процессом и, следовательно, процесс управления проектами становится сложной взаимосвязанной системой.
В данной работе рассматривается мониторинг реализации проекта, который происходит в ходе контроля выполнения проекта. Чтобы перейти к анализу методологий исполнения данного процесса и их использованию, нужно определить, что именно представляют собой мониторинг и контроль.
Контроль, о котором далее пойдет речь, предназначен, прежде всего, для получения информации о проекте и ее анализа, а также для формирования необходимого управленческого воздействия на ход проекта. Полученная информация может включать в себя самые разные аспекты: данные об исполнении расписания и бюджета проекта, о соответствии плановых требований и производимого продукта, информацию о степени задействования ресурсов, как трудовых, так и материальных. Таким образом, контроль выполнения проекта является функцией управления, процессом обработки информации, предназначенным для выявления различий между плановыми величинами и фактическими, а также для анализа выявленных отклонений и прогнозирования [2]. Контроль необходим для обеспечения выявления отклонений, прогнозирования последствий при несоответствии величин и обоснования решений о корректирующих изменениях. Процесс контроля проекта осуществляется на основании различной отчетности о текущем состоянии выполнения. Такая отчетность, чаще всего, включает отчеты о состоянии проекта, о прогрессе, и прогнозе. Отчет о состоянии проекта составляется на определенную (текущую) дату и характеризует информацию о расходовании ресурсов, бюджете и расписании. Прогресс проекта показывает динамику развития проекта, завершенные и находящиеся в стадии выполнения задачи и работы. Прогноз же является результатом анализа полученных данных и представляет собой суждения и будущем возможном ходе развития выполняемого проекта.
Важнейшим элементом контроля является инструмент мониторинга - систематического и планомерного наблюдения за всеми процессами реализации проекта с целью своевременного обнаружения отклонений от бюджета и календарного плана. Мониторинг является неотъемлемым средством процесса контроля и выполняет ряд задач:
- - своевременно обнаруживать проблемы выполнения; - отображать осуществленные операции, затраты и затраченные ресурсы; - распознавать и привносить улучшения в осуществляемые работы; - оценивать качество управления проектом; - осуществлять экономию затрат; - определять ошибки и анализировать причины их появления; - обеспечивать участников проекта необходимой информацией о ходе выполнения проекта.
Выполнение мониторинга должно быть определено и регламентировано. Стандартные этапы проведения мониторинга предполагают: определение набора необходимых показателей оценки, инициацию мониторинга проекта, формирование базы данных, касающейся хода выполнения проекта, предварительный анализ данных, окончание процедуры мониторинга. После закрытия процедуры происходит управление изменениями, которое предполагает прогнозирование и планирование будущих изменений.
Отдельно стоит подчеркнуть понятие показателей эффективности выполнения проекта. Ключевые показатели эффективности выполнения - те показатели выполнения проекта, которые дают возможность компании оценить общее состояние проекта и определить его статус. Существует две группы показателей: запаздывающие и оперативные. Запаздывающие отражают результаты проделанной работы уже после завершения отчетного периода. К таким показателям могут относиться финансовые показатели, которые были получены после расчета и суммирования движения всех денежных потоков предприятия за период. Что касается оперативных показателей, именно они отражают текущую деятельность и именно их отслеживание и составляет основу мониторинга. Чаще всего происходит обзор и сравнение показателей фактического соответствия сроков, ресурсов и затрат с запланированными значениями. Каждое предприятие самостоятельно устанавливает необходимые для отслеживания измеримые данные. Наиболее важными и ценными являются данные об эффективности выполнения работ по бюджету, графику, масштабу и качеству [21]. Цель такого отслеживания - определить, выполнена ли поставленная задача в рамках запланированного бюджета (включающего стоимость всех использованных ресурсов, в том числе и трудовых, и услуг), графика (с опережением или отставанием), масштаба (подразумевается соответствие поставленных задач выполненным) и качества (измерение количества возникших ошибок и проблем при реализации). Одним из методов отслеживания показателей является система индикаторов отклонений, которая сообщает обо всех возникающих отклонениях. Подробнее о необходимых для практического применения показателях эффективности и методологиях мониторинга будет сказано во второй главе работы.
На основе вышеупомянутых показателей определяется статус проекта. Статус проекта - интегральный показатель, являющийся результатом мониторинга и отражающий состояние проекта на текущую дату. Для определения статуса должна быть разработана статусная модель, описывающая все основные варианты развития проекта и соответствующие им статусы. Например, статус некоторого выполняющегося проекта может принимать значения "выполняется согласно плану", "выполняется с отклонениями", "приостановлен", "завершен". Наглядным отображением статуса, как и показателей проекта, могут являться цветовые индикаторы. Статус проекта может определяться как по одному показателю, например, по отклонению по срокам [11], или по стоимости [2], но чаще компании используют их комбинации. В таком случае, статус проекта может быть определен, как экономия / перерасход бюджета совместно с отставанием / опережением сроков. Такой подход позволяет быстро взглянуть на ход работы и внести изменения. Кроме того, определение статуса проекта может значительно облегчить прогнозирование результатов проекта и хода его выполнения.
Похожие статьи
-
В первую очередь хочется обратить внимание на определение ИТ-консалтинга. В современном контексте он понимается как область предпринимательской...
-
После определения отслеживаемых показателей и их представления в среде программного обеспечения, необходимо выделить разные уровни отчетов (включающие...
-
Как уже было замечено выше, мониторинг - особый способ наблюдения и анализа за изменениями объекта управления, осуществляемый регулярно в течение всего...
-
В современном мире ни одна сфера жизни не обходится без использования информационных технологий (ИТ) и их составляющих. Сегодня повсеместно применяются...
-
На сегодняшний день использование информационных технологий затрагивает все сферы жизни, а деятельность по разработке, созданию и реализации технологий...
-
В данной главе будет рассмотрена ИТ-консалтинговая компания, проект, который она реализует и апробирован подход, описанный во второй главе работы. То...
-
Для проекта предусматривающего наличие большого количества задач, отображение показателей и составление отчетов, ручное ведение проекта не является...
-
Для визуализации значений и представления отчетности различным лицам были созданы шаблоны отчетов в excel, содержащие все необходимые поля, описанные во...
-
При создании комплексного подхода к мониторингу, необходимо определить отслеживаемые показатели эффективности. Для методов мониторинга, описанных выше,...
-
Для построения эффективной системы мониторинга необходимо определить объекты наблюдения, отслеживаемые показатели и сроки их представления, программные...
-
Во-первых, необходимо добавить вехи проекта для обозначения завершения важных этапов работ: - для первого этапа "Сбор исходной информации и формирование...
-
Понятие KPI "Ключевые показатели эффективности (англ. Key Performance Indicators, KPI) -- показатели деятельности подразделения (предприятия), которые...
-
Описание деятельности ИТ-отдела компании в рамках разработки ключевых показателей эффективности является одной из важнейших частей процесса. Однако...
-
Применение управления проектами при изучении курса информатики
ПРИМЕНЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ ПРИ ИЗУЧЕНИИ КУРСА ИНФОРМАТИКИ Грызлова М. С. Новикова И. Н. Решение научно-технической и социально-экономической задачи...
-
После обсуждения понятия и методов внедрения, необходимо уделить внимание плюсам и минусам внедрения KPI на практике. Безусловный и основной плюс KPI -...
-
Организационная система управления проектами
Контрольная работа Тема 9 В зависимости от специфики, размера и сложности программного проекта в его реализации могут принимать участие от одной до...
-
Прежде всего, для расчета эффективности данного проекта необходимо понять, как данная система будет экономить деньги владельцу и сможет ли программа...
-
Для более детального понимая положения показателей в системе и ответственности сотрудников была разработана карта ключевых показателей эффективности,...
-
Заключение - Разработка ключевых показателей эффективности для ИТ-отдела организации
Сегодня предприниматели понимают, что стратегическое планирование и разработка тактических методов достижения цели - это основа, как конкретным...
-
Области применения ЭС - Теоретические основы информационных технологий
ЭС в задачах интерпретации , как правило, используют информацию от датчиков для описания ситуации. В качестве примера приведем интерпретацию показаний...
-
Теоретические предпосылки исследования Системы поддержки принятия решений Системы поддержки принятия решений (СППР), представляют собой приложения узкого...
-
Описание проекта, который является объектом исследования Проект - представляет собой внедрение информационно - аналитической системы управления карьерой...
-
Введение - Разработка ключевых показателей эффективности для ИТ-отдела организации
Появление новых неблагоприятных условий на рынке (кризис, санкции) заставляет руководителей по-новому взглянуть на управление предприятием. Руководство...
-
Необходимость применения информационных технологий для управления персоналом компании Известно, что для успешного функционирования компании нужен...
-
Выбор программного обеспечения для внедрения KPI целиком и полностью упирается в потребности конкретной компании. Благодаря все большей и большей...
-
Возрастающая сложность современных автоматизированных систем управления и повышение требовательности к ним обуславливает применение эффективных...
-
В выпускной квалификационной работе предметом исследования является деятельность по учету и управлению доставкой корреспонденции. Для того, чтобы...
-
Технологии распределенных вычислений (РВ) Современное производство требует высоких скоростей обработки информации, удобных форм ее хранения и передачи....
-
Сбор и регистрация информации - Теоретические основы информационных технологий
Сбор и регистрация информации происходят по-разному и в различных объектах. Процесс перевода информации в выходные данные в технологических системах...
-
Определение экспертных систем. Главное достоинство и назначение экспертных систем. Экспертные системы (ЭС)- это яркое и быстро прогрессирующее...
-
Основные термины теории баз данных - БД (База данных) - совокупность специальным образом организованных данных, хранимых в памяти вычислительной системы...
-
Классификация KPI - Разработка ключевых показателей эффективности для ИТ-отдела организации
Существует несколько вариантов классификации KPI. Самым глобальным разделением показателей можно назвать разделение по времени. 1. Запаздывающие KPI --...
-
Введение - Модернизация структуры базы данных на основе анализа требований предприятия
В данной дипломной работе рассматривается проблема реинжиниринга баз данных в рамках разработки информационной системы (далее: ИС) для информационного...
-
Внедрение ИС осуществляется в рамках специально организованного проекта со следующими основными стадиями: Обследование предприятия; Выверка и...
-
Хранение и накопление информации - Теоретические основы информационных технологий
Хранение и накопление информации вызвано многократным ее использованием, применением условно-постоянной, справочной и других видов информации,...
-
В отечественной и зарубежной практике оценка экономической эффективности проекта как элемент анализа осуществляется с помощью расчета ряда показателей,...
-
Расчет экономической эффективности статическим методом Простые или статические методы базируются на допущении равной значимости доходов и расходов в...
-
На примере департамента в банке рассмотрим объект автоматизации. В нашем случае - это бизнес-процесс, который выполняется сотрудником банка,...
-
Системная архитектура проекта Архитектура данных При организации любой управленческой работы, в том числе и работы по управлению заказами клиентов, очень...
-
Актуальность Сегодня всемирная популярность социальных информационных сетей продолжает набирать обороты, все большее пользователей не может отказать себе...
Теоретические основы исследования, Ключевые термины - Мониторинг показателей эффективности проектов и особенности их применения в ИТ-консалтинге