Функциональная модель организации "AS-IS", Проблемный анализ ключевых бизнес-процессов с точки зрения бизнес-целей организации - Автоматизация деятельности отдела продаж в логистической компании
В выпускной квалификационной работе предметом исследования является деятельность по учету и управлению доставкой корреспонденции. Для того, чтобы спроектировать информационную систему отдела необходимо тщательно проанализировать его функции. Для анализа разработаем функциональную модель с применением методики IDEF0. Методика IDEF0 основана на ранее разработанной Дугласом Т. Россом методике моделирования SADT. Функциональная модель SADT отображает функциональную структуру объекта, т. е. производимые им действия и связи между этими действиями. Результатом применения метода SADT является модель, которая состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга [2, c. 15].
Диаграммы - главные компоненты модели, все функции организации и интерфейсы на них представлены как блоки и дуги. Место соединения дуги с блоком определяет тип интерфейса. Управляющая информация входит в блок сверху, в то время как входная информация показана с левой стороны (обрабатывается), а результаты (выход) показаны с правой стороны. Механизм (человек или автоматизированная система), который осуществляет операцию, представляется снизу. Построение SADT - модели начинается с представления всей системы в виде простейшего компонента - одного блока и дуг, изображающих интерфейсы с функциями вне системы. Такая диаграмма называется контекстной. Затем блок, который представляет систему в качестве единого модуля, детализируется на другой диаграмме с помощью нескольких блоков, соединенных интерфейсными дугами. Эти блоки определяют основные подфункции исходной функции [3, c. 8].
Для разработки функциональных моделей удобно использовать программное средство BP-Win, реализующее метод IDEF0. На рисунке 1.10. представлена контекстная диаграмма функциональной модели процесса "Учет и управление доставкой корреспонденции".
Рисунок 1.10 - Контекстная диаграмма функциональной модели
Как видно на рисунке 1.10, основной функцией, которую мы анализируем, является учет и управление доставкой безадресной почтовой корреспонденции. Для выполнения этой функции необходимо получение таких первоначальных данных или документов:
- ? заявка клиента (заполняется на бланке установленного образца); ? данные клиента; ? справочник услуг (полный перечень услуг с указанием примерных сроков и стоимости); ? данные по оплате (данные предоставляются бухгалтерией); ? исходные документы по заказу (информация, которую нужно доставлять).
Эти данные (и документы) являются входами функционального блока.
В результате выполнения функции будут получены следующие данные и документы:
- ? договор с клиентом (передается самому клиенту и в бухгалтерию для учета оплаты); ? данные по заказу (формируются данные о типе доставки, районах, охваченных доставкой, времени, сроках); ? пакет документов по проекту (в ходе выполнения формируется пакет документов: информация, которую необходимо доставить.); ? отчетность (отчеты для клиента на основе данных о ходе выполнения доставки и итоговый отчет).
Эти данные (и документы) являются выходами функционального блока. В качестве управления используются такие механизмы:
- ? должностная инструкция работника (в работе сотрудник руководствуется положениями своей должностной инструкции); ? НПА РФ (знание и применение норм законодательства особенно важно при заключении договора).
Механизмом реализации данной функции является менеджер. Однако контекстная диаграмма отражает лишь общую функцию, поэтому для понимания того, как функционирует отдел необходимо выполнить декомпозицию контекстной диаграммы. Декомпозиция контекстной диаграммы предполагает выделение основных функций, которые должны быть выполнены для реализации основной функции, т. е. учета и мониторинга выполнения заказов клиентов. При выполнении декомпозиции стоит обратить внимание, что все входы, выходы, стрелки управления и механизма, присутствующие на контекстной диаграмме, должны быть отражены и на диаграмме, полученной в результате декомпозиции (функциональной диаграмме первого уровня). Результат такой декомпозиции представлен на рисунке 1.11.
Рисунок 1.11 - Функциональная диаграмма первого уровня
Стоит отметить, что в результате декомпозиции основного процесса было выделено пять подпроцессов:
- 1. Ведение записей о клиентах. Если клиент принимает решение о заключении договора на оказание услуг), то все его данные (персональные, контактные, банковские реквизиты и т. д.) вносятся в общую клиентскую базу. В настоящий момент она представляет собой файл Excel с различными полями. Если заказчик обращается в фирму повторно, то его данные уже имеются в базе, что облегчает процесс работы. Конечно, автоматизация процесса облегчает работу менеджера, сокращает время на оформление заказа, но выбранный способ (использование электронных таблиц) недостаточно удобен и не всегда обеспечивает быстроту и качество работы. 2. Оформление заказа. После того, как клиент определился с видом услуг, происходит заполнение данных о заказе: данные клиента, тип услуг, объем работ, сроки, охваченные доставкой районы. На основании этого выполняется расчет стоимости и подготовка договора с клиентом. Данный процесс также частично автоматизирован. Для этого используется файл Excel, связанный с файлом, хранящим клиентскую базу. В файле обеспечивается расчет по формулам и проверка корректности данных, это существенно облегчает работу менеджера. Однако в файле сложно искать данные, их трудно использовать для печати документов, при ведении такой базы могут возникать ошибки. 3. Формирование документации по проекту. При ведении проекта формируется большое количество документации: рассылаемая информация, отчеты клиенту. Все они хранятся в бумажном виде, предоставляются клиенту для ознакомления, а при завершении работ - выдаются на руки. Такая организация работы ведет к тому, что пакет документов очень громоздкий, в нем неудобно искать документы, а также есть возможность утери и порчи документов. 4. Отслеживание хода выполнения проекта. На разных этапах выполнения большого проекта готовятся отчеты о ходе выполнения. Это может быть заключение по результатам завершения определенного этапа. Такие отчеты передаются менеджеру и включаются в общий пакет документов. На их основе формируются отчеты для клиента по ходу выполнения работ. Все отчеты хранятся в печатном (а иногда и рукописном виде), что увеличивает количество бумаг, усложняет процедуру ведения документации. 5. Завершение заказа. По результатам приемки объекта (клиентом) формируется отчет о выполнении заказа.
Как видно из диаграммы, только часть из всех функций системы автоматизирована. Эти функции на рисунке выделены серым цветом: ведение записей о клиентах, формирование заказов. Однако автоматизация их лишь частичная и облегчает только процесс ввода и хранения информации. Другие же процессы (поиск данных, подготовка документов на основе данных) не автоматизированы и вызывают затруднение. Остальные функции выполняются вручную с присутствием печатной и даже рукописной документации.
Проблемный анализ ключевых бизнес-процессов с точки зрения бизнес-целей организации
При анализе процесса выполнения задачи учета заказов клиентов были выявлены такие основные недостатки:
- 1. Большие затраты времени на выполнение процесса учета заказов клиентов. 2. Высокая стоимость выполнения процесса. 3. Наличие ошибок, которые могут негативно влиять на процесс принятия решения, а также требовать дополнительного времени для поиска и устранения.
Решением всех этих проблем может стать автоматизация деятельности, которая достигается путем разработки и внедрения информационной системы учета и управления доставкой корреспонденции.
Похожие статьи
-
Системная архитектура проекта Архитектура данных При организации любой управленческой работы, в том числе и работы по управлению заказами клиентов, очень...
-
Для обоснования решения по автоматизации деятельности организации по учету и выполнению заказов необходимо сформулировать критерии, по которым будет...
-
Внедрение данной программы на производстве позволит значительно сократить время на обработку заказов, а значит добиться снижения расхода энергии...
-
Бизнес-правило -- это положение, определяющее или ограничивающее какие-либо стороны бизнеса. Его назначение -- защитить структуру бизнеса, контролировать...
-
Анализ затрат на оплату труда В выпускной квалификационной работе рассматривается процесс автоматизации деятельности компании за счет разработки...
-
Анализ проектных ограничений - Автоматизация деятельности отдела продаж в логистической компании
При проектировании информационной системы очень важно рассмотреть проектные ограничения, которые предъявляют определенные требования к внедряемой...
-
Заключение - Автоматизация деятельности отдела продаж в логистической компании
Объектом исследования в выпускной квалификационной работе является компания ООО "Румянцево". Компания предлагает своим клиентам три вида услуг: входящая...
-
Для оценки затрат на внедрение системы необходимо разработать проект разработки и внедрения системы, оценить временные и материальные ресурсы,...
-
Классы и характеристики пользователей При разработке информационной системы необходимо анализировать операции, выполняемые в системе. Для этого важно...
-
Как следует из названия, нефункциональные требования не связаны непосредственно с функциями, выполняемыми системой. Они связаны с такими интеграционными...
-
Описание методологии и техник выявления требований Сбор требований -- это итеративный процесс, который включает в себя взаимодействие с клиентами для...
-
Рассмотрим, каким образом реализовано приложение, целью которого является автоматизация процесса управления заказами пользователей по доставке...
-
Создание и редактирование функциональных моделей в Ramus Educational
Цель работы: получение навыков создания и редактирования функциональных моделей в Ramus Educational. Для выполнения последующей лабораторной работы...
-
Описание организации, являющейся объектом исследования выпускной квалификационной работы Краткая характеристика деятельности организации Объектом...
-
Изучение специфики предметной области по литературным данным и по результатам поиска в интернете Задачи автоматизации деятельности почтовых систем в...
-
В рамках описания бизнес-архитектуры предприятия необходимо собрать и документировать следующую информацию: 1. Стратегические цели и задачи предприятия....
-
Введение - Автоматизация деятельности отдела продаж в логистической компании
В настоящее время стратегией успешного существования и дальнейшего развития современных компаний постепенно становится эффективное управление...
-
Разработка концептуальной модели АИС - Проектирование автоматизированной информационной системы
Любая деятельность компании отражается в документах, и, чтобы улучшить качество рабочих бизнес-процессов, необходимо улучшить документооборот, т. е....
-
Зрелость показывает, насколько процесс управляем и предсказуем. В соответствии с методологией CobiT рассматривают шесть уровней зрелости: 0...
-
Технико-экономическое обоснование проекта Стоит отметить, что в среднем выполнение процесса обработки заказов пользователей занимает порядка 192...
-
Данная работа посвящена автоматизации взаимодействия бизнес-процессов департаментов компании ИнПлат. В ходе работы были достигнуты следующие результаты:...
-
В соответствии с определением американского стандарта в области управления проектами PMBOK (2004), риск проекта - это неопределенное событие или условие,...
-
Управление человеческими ресурсами компании является ключевым процессом деятельности компании, который управляет подбором, взаимодействием всех...
-
Заключение - Интеллектуальный анализ данных, который способствует поддержке маркетинга в компании
В рамках проведенного исследования была проделана работа по разработке системы интеллектуального анализа данных для поддержки маркетинга производственной...
-
В данном разделе была разработана функциональная схема работы программного комплекса, которая в общем виде описывает состав комплекса, характер и виды...
-
В организации имеется собственный технический отдел, в задачи которого входит подбор и обслуживание компьютерной техники, подбор программного...
-
Стоимость одного часа машинного времени вычисляем по формуле: , (3.4) Где: СЭкс - годовые эксплуатационные расходы, руб.; F Н - эффективный годовой фонд...
-
Задача поведенческой сегментации, формирование портретов клиентов по поведению Одними из основных задач анализа являлись: поведенческая сегментация...
-
Анализ функций департаментов и отделов компании ИнПлат - это инновационная платежная компания, а так же разработчик IT - решений для банков и операторов...
-
Техническое задание на разработку ИС - Отдел кадров Internet-провайдера
Полное наименование системы и ее условное обозначение Полное наименование - Информационная система "Учет кадров Internet-провайдера". Краткое...
-
Говоря о мониторинге показателей эффективности выполнения проектов в ИТ-консалтинге, стоит четко определить все термины и понятия, затрагивающие данную...
-
2.2 Модель программного агента ресурсов - Средства для создания программных агентов
Программный агент в мультиагентной системе имеет свое описание в виде BDI модели, которая содержит его знания, планы и цели, которые агент выполняет по...
-
После проведения интервью с участниками процессов и создания моделей процессов были выявлены следующие пожелания: - Создание общей информационной базы с...
-
Информационная система Lumesse ETWeb является системой, которая автоматизирует весь комплекс процессов управления персоналом. Важно отметить, что данная...
-
Возрастающая сложность современных автоматизированных систем управления и повышение требовательности к ним обуславливает применение эффективных...
-
Моделирование текущего бизнес-процесса внедрения платежной системы Общая карта бизнес-процессов Рисунок 7 Карта процессов внедрения Карта процессов...
-
В данной главе проводится анализ деятельности кафедры информационных технологий в бизнесе. Анализ показывает, насколько важен процесс поиска для...
-
Описание бизнес-процессов бюджетирования в группе компаний нефтегазового сектора Одна из исследовательских задач данной работы состоит в том, чтобы...
-
Для обеспечения эффективного управления активами коммерческой организации необходимым условием является наличие оперативной и достоверной информации и...
-
Данный курсовой проект разработан для создания АРМ "Отдел кадров" для фирмы "Мобильные телефоны". Создание базы данных обусловлено необходимостью вести...
Функциональная модель организации "AS-IS", Проблемный анализ ключевых бизнес-процессов с точки зрения бизнес-целей организации - Автоматизация деятельности отдела продаж в логистической компании