Функциональная модель организации "AS-IS", Проблемный анализ ключевых бизнес-процессов с точки зрения бизнес-целей организации - Автоматизация деятельности отдела продаж в логистической компании

В выпускной квалификационной работе предметом исследования является деятельность по учету и управлению доставкой корреспонденции. Для того, чтобы спроектировать информационную систему отдела необходимо тщательно проанализировать его функции. Для анализа разработаем функциональную модель с применением методики IDEF0. Методика IDEF0 основана на ранее разработанной Дугласом Т. Россом методике моделирования SADT. Функциональная модель SADT отображает функциональную структуру объекта, т. е. производимые им действия и связи между этими действиями. Результатом применения метода SADT является модель, которая состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга [2, c. 15].

Диаграммы - главные компоненты модели, все функции организации и интерфейсы на них представлены как блоки и дуги. Место соединения дуги с блоком определяет тип интерфейса. Управляющая информация входит в блок сверху, в то время как входная информация показана с левой стороны (обрабатывается), а результаты (выход) показаны с правой стороны. Механизм (человек или автоматизированная система), который осуществляет операцию, представляется снизу. Построение SADT - модели начинается с представления всей системы в виде простейшего компонента - одного блока и дуг, изображающих интерфейсы с функциями вне системы. Такая диаграмма называется контекстной. Затем блок, который представляет систему в качестве единого модуля, детализируется на другой диаграмме с помощью нескольких блоков, соединенных интерфейсными дугами. Эти блоки определяют основные подфункции исходной функции [3, c. 8].

Для разработки функциональных моделей удобно использовать программное средство BP-Win, реализующее метод IDEF0. На рисунке 1.10. представлена контекстная диаграмма функциональной модели процесса "Учет и управление доставкой корреспонденции".

контекстная диаграмма функциональной модели

Рисунок 1.10 - Контекстная диаграмма функциональной модели

Как видно на рисунке 1.10, основной функцией, которую мы анализируем, является учет и управление доставкой безадресной почтовой корреспонденции. Для выполнения этой функции необходимо получение таких первоначальных данных или документов:

    ? заявка клиента (заполняется на бланке установленного образца); ? данные клиента; ? справочник услуг (полный перечень услуг с указанием примерных сроков и стоимости); ? данные по оплате (данные предоставляются бухгалтерией); ? исходные документы по заказу (информация, которую нужно доставлять).

Эти данные (и документы) являются входами функционального блока.

В результате выполнения функции будут получены следующие данные и документы:

    ? договор с клиентом (передается самому клиенту и в бухгалтерию для учета оплаты); ? данные по заказу (формируются данные о типе доставки, районах, охваченных доставкой, времени, сроках); ? пакет документов по проекту (в ходе выполнения формируется пакет документов: информация, которую необходимо доставить.); ? отчетность (отчеты для клиента на основе данных о ходе выполнения доставки и итоговый отчет).

Эти данные (и документы) являются выходами функционального блока. В качестве управления используются такие механизмы:

    ? должностная инструкция работника (в работе сотрудник руководствуется положениями своей должностной инструкции); ? НПА РФ (знание и применение норм законодательства особенно важно при заключении договора).

Механизмом реализации данной функции является менеджер. Однако контекстная диаграмма отражает лишь общую функцию, поэтому для понимания того, как функционирует отдел необходимо выполнить декомпозицию контекстной диаграммы. Декомпозиция контекстной диаграммы предполагает выделение основных функций, которые должны быть выполнены для реализации основной функции, т. е. учета и мониторинга выполнения заказов клиентов. При выполнении декомпозиции стоит обратить внимание, что все входы, выходы, стрелки управления и механизма, присутствующие на контекстной диаграмме, должны быть отражены и на диаграмме, полученной в результате декомпозиции (функциональной диаграмме первого уровня). Результат такой декомпозиции представлен на рисунке 1.11.

функциональная диаграмма первого уровня

Рисунок 1.11 - Функциональная диаграмма первого уровня

Стоит отметить, что в результате декомпозиции основного процесса было выделено пять подпроцессов:

    1. Ведение записей о клиентах. Если клиент принимает решение о заключении договора на оказание услуг), то все его данные (персональные, контактные, банковские реквизиты и т. д.) вносятся в общую клиентскую базу. В настоящий момент она представляет собой файл Excel с различными полями. Если заказчик обращается в фирму повторно, то его данные уже имеются в базе, что облегчает процесс работы. Конечно, автоматизация процесса облегчает работу менеджера, сокращает время на оформление заказа, но выбранный способ (использование электронных таблиц) недостаточно удобен и не всегда обеспечивает быстроту и качество работы. 2. Оформление заказа. После того, как клиент определился с видом услуг, происходит заполнение данных о заказе: данные клиента, тип услуг, объем работ, сроки, охваченные доставкой районы. На основании этого выполняется расчет стоимости и подготовка договора с клиентом. Данный процесс также частично автоматизирован. Для этого используется файл Excel, связанный с файлом, хранящим клиентскую базу. В файле обеспечивается расчет по формулам и проверка корректности данных, это существенно облегчает работу менеджера. Однако в файле сложно искать данные, их трудно использовать для печати документов, при ведении такой базы могут возникать ошибки. 3. Формирование документации по проекту. При ведении проекта формируется большое количество документации: рассылаемая информация, отчеты клиенту. Все они хранятся в бумажном виде, предоставляются клиенту для ознакомления, а при завершении работ - выдаются на руки. Такая организация работы ведет к тому, что пакет документов очень громоздкий, в нем неудобно искать документы, а также есть возможность утери и порчи документов. 4. Отслеживание хода выполнения проекта. На разных этапах выполнения большого проекта готовятся отчеты о ходе выполнения. Это может быть заключение по результатам завершения определенного этапа. Такие отчеты передаются менеджеру и включаются в общий пакет документов. На их основе формируются отчеты для клиента по ходу выполнения работ. Все отчеты хранятся в печатном (а иногда и рукописном виде), что увеличивает количество бумаг, усложняет процедуру ведения документации. 5. Завершение заказа. По результатам приемки объекта (клиентом) формируется отчет о выполнении заказа.

Как видно из диаграммы, только часть из всех функций системы автоматизирована. Эти функции на рисунке выделены серым цветом: ведение записей о клиентах, формирование заказов. Однако автоматизация их лишь частичная и облегчает только процесс ввода и хранения информации. Другие же процессы (поиск данных, подготовка документов на основе данных) не автоматизированы и вызывают затруднение. Остальные функции выполняются вручную с присутствием печатной и даже рукописной документации.

Проблемный анализ ключевых бизнес-процессов с точки зрения бизнес-целей организации

При анализе процесса выполнения задачи учета заказов клиентов были выявлены такие основные недостатки:

    1. Большие затраты времени на выполнение процесса учета заказов клиентов. 2. Высокая стоимость выполнения процесса. 3. Наличие ошибок, которые могут негативно влиять на процесс принятия решения, а также требовать дополнительного времени для поиска и устранения.

Решением всех этих проблем может стать автоматизация деятельности, которая достигается путем разработки и внедрения информационной системы учета и управления доставкой корреспонденции.

Похожие статьи




Функциональная модель организации "AS-IS", Проблемный анализ ключевых бизнес-процессов с точки зрения бизнес-целей организации - Автоматизация деятельности отдела продаж в логистической компании

Предыдущая | Следующая