Контроль и мониторинг - Мониторинг показателей эффективности проектов и особенности их применения в ИТ-консалтинге

Как уже было замечено выше, мониторинг - особый способ наблюдения и анализа за изменениями объекта управления, осуществляемый регулярно в течение всего текущего этапа контроля [19]. Проанализировав научную литературу, можно заметить, что многие авторы четко разделяют понятия мониторинга и контроля, другие, напротив, стараются их обобщить и представить как единое целое. Стоит рассмотреть оба этих подхода и выделить основное различие в трактовке понятий.

Подчеркивая разницу между контролем и мониторингом, авторы чаще всего выделяют способ использования собранных данных. В то время как в процессе выполнения мониторинга происходит сбор и сопоставление данных о показателях состояния проекта, в процессе контроля эти данные используются для оценки эффективности и качества осуществления проекта. Кроме того, в процедуре мониторинга отсутствует аспект принятия управленческих решений, контроль же, в свою очередь, является функцией управления. Однако часто исследователи все же рассматривают контроль и мониторинг как единую систему, подчеркивая их взаимозависимость. Действительно, на полученных результатах мониторинга и принимаются оперативные решения об изменениях. Резюмируя различия контроля и мониторинга, можно заметить, что мониторинг является инструментом, обеспечивающим эффективную реализацию контроля.

На рисунке 1 представлено позиционирование инструмента выполнения мониторинга в жизненном цикле проекта его связь с выполняемыми процессами.

мониторинг выполнения этапа проекта

Рис. 1. Мониторинг выполнения этапа проекта

Как видно из схемы, во время выполнения мониторинга выполняются все процессы управления проектом, и процесс отчетности, и управление работами, ресурсам, качеством и конфигурацией. Кроме того, можно заметить, что контроль проекта выполняется на всех этапах жизненного цикла проекта, как во время планирования и управления, так и во время завершения.

Если же говорить об объектах мониторинга, то ими могут выступать как факты, показатели и события проекта, так и оценка ситуации и прогнозирование последствий [19]. Цели мониторинга определяются индивидуально, в соответствии с каждым проектом, но все же их направленность чаще всего сводится к:

    - наблюдению за основными показателями проекта и предоставлению информации, как для внешних, так и для внутренних пользователей; - выделению проблемных элементов и подготовке данных для их диагностики; - своевременному реагированию на выявленные отклонения; - корректировке направлений развития проекта; - обоснованию предложений по предотвращению возникающих угроз.

Для оперативного и отлаженного решения поставленных задач и достижения целей, система мониторинга должна базироваться на некоторых основополагающих принципах. Таковыми являются: регулярность и системность проведения мониторинга, полнота охвата данных, объективность полученных результатов, измерение как качественных, так и количественных показателей, результативность проведенного анализа, в частности, быстрое реагирование на изменения и оперативность принятия решений.

При проведении мониторинговых мероприятий проекта, на предприятии должна быть организованна комплексная система мониторинга, которая заранее создается для всех проектов, и применяется в каждом конкретном проекте с учетом его особенностей. Качественно сконструированная система мониторинга позволит динамично наблюдать за ходом выполнения проекта и быть готовым к привнесению изменений на любом этапе, что обеспечит успешное завершение реализации. В качестве входов для группы процессов мониторинга могут выступать: план управления проектом, прогнозы относительно расписания и стоимости, подтвержденные изменения или одобренные запросы на них, данные об исполнении работ, факторы среды предприятия и активы процессов [24]. Выходными данными могут быть: запросы на изменения, отчеты об исполнении работ, обновления документов проекта или плана управления проектом.

Что касается непосредственно процесса мониторинга, он должен быть строго регламентирован. Этот регламент и является основой для построения системы мониторинга предприятия. В регламенте должны быть определены: цели и задачи мониторинга, его участники и их функции, процессы составления планов проекта, отчетность и ее периодичность. Помимо того, что определено в регламенте, надо также учесть все особенности выполняемого проекта, необходимо определить не только наблюдаемые показатели, периодичность их проверки и ответственных лиц, но и инструменты предоставления информации и зоны контроля еще на этапе планирования.

Остановимся подробнее на отчетности об исполнении. Система мониторинга чаще всего вовлекает всех участников проекта, но получаемая всеми лицами отчетность должна соответствовать их интересам и компетенциям. Отчет по проекту - это регулярная сравнительная оценка развития проекта в соответствии с заданным планом. Существует несколько распространенных видов отчетов: рутинный, краткий и детализированный, закрытый, специальный или отчет по запросу. Рутинный отчет - регулярный отчет, подготавливаемый в соответствии с контрольными точками на сетевом графике. Закрытый отчет служит для принятия решений относительно управления проектом, предназначен для узкого круга лиц руководства. Специальные отчеты или по запросу сформировываются при изменении каких-либо обстоятельств или факторов внешней среды. Для персонала низшего уровня отчеты должны представлять собой детализированную информацию об индивидуальных факторах проекта, частота проверки должна быть высокой. Что касается высшего звена управления, частота отчетности может быть снижена, а данные должны быть представлены проанализированными и отражающими общую картину выполнения проекта. В любом из случаев, предоставляемые показатели должны быть не только достоверными и полными, но и оперативными.

Если говорить об инструментах проведения мониторинга, к ним относят экспертную оценку, аналитические методы, информационную систему управления и совещания. Эффективным также является автоматизирование средств управления и анализа.

В данном разделе работы были затронуты вопросы о целях, задачах и инструментах системы контроля и мониторинга, но существуют также и разные подходы к организации этой системы. По результатам анализа научной литературы можно выделить несколько основных рассматриваемых организационных форм реализации мониторинга:

    - обособленное организационное подразделение (характеризуется созданием отдельного отдела, отвечающим за сбор и обработку информации, подходит для матричных организаций, осуществляющих параллельное выполнение нескольких проектов); - диссипативная система мониторинга (сбор данных производится в отдельных функциональных областях проекта, а обработка на уровне руководителей проекта, предполагает наличие четко оформленных требований к отчетности для оптимального функционирования); - создание рабочей группы (все необходимые операции с первичной информацией осуществляет рабочая группа, в отличие от диссипативной системы участники группы специализируются непосредственно на мониторинге); - создание комиссии (комиссия в основном состоит не из участников проектной группы, а заинтересованных лиц, принимающих участие в оперативном управлении проектом).

При этом для всех перечисленных форм может быть использована автоматизированная система мониторинга. В большинстве случаев она является наиболее эффективной, предполагает наличие и использование информационной системы для обработки данных, также результативна при необходимости быстрого распределения информации среди участников проекта.

Рассмотрев теоретические аспекты контроля и мониторинга проектов, можно увидеть насколько важным является инструмент мониторинга в проектной деятельности, и насколько важно качественно спланировать его реализацию при планировании проекта. В процессе выполнения проекта всегда есть вероятность возникновения рисков, что также необходимо учесть при планировании системы мониторинга для возможности оперативного принятия решений и внесения изменений. Это могут быть решения, касающиеся внесения изменений в базовый план или даже принятие нового плана [20]. Также изменения могут отдельно затрагивать длительность операций, доступность ресурсов, распределение бюджета проекта. Согласно данным научного издания, лишь 36% выполненных в 2013 году ИТ-проектов можно считать успешными, еще 40% относятся к спорным, т. е. не уложившимся в сроки, бюджет или целевые рамки [28]. Эффективная система мониторинга должна обеспечивать наличие актуальной и полной информации по показателям проекта, оптимизацию сроков и стоимости, финансовую устойчивость и возможность прогнозирования.

Тематика данной работы предполагает выполнение проектов в сфере ИТ-консалтинга, и для построения эффективной системы необходимо обратить внимание на отличительные черты и особенности реализации проектов в этой области.

Похожие статьи




Контроль и мониторинг - Мониторинг показателей эффективности проектов и особенности их применения в ИТ-консалтинге

Предыдущая | Следующая