Контроль и мониторинг - Мониторинг показателей эффективности проектов и особенности их применения в ИТ-консалтинге
Как уже было замечено выше, мониторинг - особый способ наблюдения и анализа за изменениями объекта управления, осуществляемый регулярно в течение всего текущего этапа контроля [19]. Проанализировав научную литературу, можно заметить, что многие авторы четко разделяют понятия мониторинга и контроля, другие, напротив, стараются их обобщить и представить как единое целое. Стоит рассмотреть оба этих подхода и выделить основное различие в трактовке понятий.
Подчеркивая разницу между контролем и мониторингом, авторы чаще всего выделяют способ использования собранных данных. В то время как в процессе выполнения мониторинга происходит сбор и сопоставление данных о показателях состояния проекта, в процессе контроля эти данные используются для оценки эффективности и качества осуществления проекта. Кроме того, в процедуре мониторинга отсутствует аспект принятия управленческих решений, контроль же, в свою очередь, является функцией управления. Однако часто исследователи все же рассматривают контроль и мониторинг как единую систему, подчеркивая их взаимозависимость. Действительно, на полученных результатах мониторинга и принимаются оперативные решения об изменениях. Резюмируя различия контроля и мониторинга, можно заметить, что мониторинг является инструментом, обеспечивающим эффективную реализацию контроля.
На рисунке 1 представлено позиционирование инструмента выполнения мониторинга в жизненном цикле проекта его связь с выполняемыми процессами.
Рис. 1. Мониторинг выполнения этапа проекта
Как видно из схемы, во время выполнения мониторинга выполняются все процессы управления проектом, и процесс отчетности, и управление работами, ресурсам, качеством и конфигурацией. Кроме того, можно заметить, что контроль проекта выполняется на всех этапах жизненного цикла проекта, как во время планирования и управления, так и во время завершения.
Если же говорить об объектах мониторинга, то ими могут выступать как факты, показатели и события проекта, так и оценка ситуации и прогнозирование последствий [19]. Цели мониторинга определяются индивидуально, в соответствии с каждым проектом, но все же их направленность чаще всего сводится к:
- - наблюдению за основными показателями проекта и предоставлению информации, как для внешних, так и для внутренних пользователей; - выделению проблемных элементов и подготовке данных для их диагностики; - своевременному реагированию на выявленные отклонения; - корректировке направлений развития проекта; - обоснованию предложений по предотвращению возникающих угроз.
Для оперативного и отлаженного решения поставленных задач и достижения целей, система мониторинга должна базироваться на некоторых основополагающих принципах. Таковыми являются: регулярность и системность проведения мониторинга, полнота охвата данных, объективность полученных результатов, измерение как качественных, так и количественных показателей, результативность проведенного анализа, в частности, быстрое реагирование на изменения и оперативность принятия решений.
При проведении мониторинговых мероприятий проекта, на предприятии должна быть организованна комплексная система мониторинга, которая заранее создается для всех проектов, и применяется в каждом конкретном проекте с учетом его особенностей. Качественно сконструированная система мониторинга позволит динамично наблюдать за ходом выполнения проекта и быть готовым к привнесению изменений на любом этапе, что обеспечит успешное завершение реализации. В качестве входов для группы процессов мониторинга могут выступать: план управления проектом, прогнозы относительно расписания и стоимости, подтвержденные изменения или одобренные запросы на них, данные об исполнении работ, факторы среды предприятия и активы процессов [24]. Выходными данными могут быть: запросы на изменения, отчеты об исполнении работ, обновления документов проекта или плана управления проектом.
Что касается непосредственно процесса мониторинга, он должен быть строго регламентирован. Этот регламент и является основой для построения системы мониторинга предприятия. В регламенте должны быть определены: цели и задачи мониторинга, его участники и их функции, процессы составления планов проекта, отчетность и ее периодичность. Помимо того, что определено в регламенте, надо также учесть все особенности выполняемого проекта, необходимо определить не только наблюдаемые показатели, периодичность их проверки и ответственных лиц, но и инструменты предоставления информации и зоны контроля еще на этапе планирования.
Остановимся подробнее на отчетности об исполнении. Система мониторинга чаще всего вовлекает всех участников проекта, но получаемая всеми лицами отчетность должна соответствовать их интересам и компетенциям. Отчет по проекту - это регулярная сравнительная оценка развития проекта в соответствии с заданным планом. Существует несколько распространенных видов отчетов: рутинный, краткий и детализированный, закрытый, специальный или отчет по запросу. Рутинный отчет - регулярный отчет, подготавливаемый в соответствии с контрольными точками на сетевом графике. Закрытый отчет служит для принятия решений относительно управления проектом, предназначен для узкого круга лиц руководства. Специальные отчеты или по запросу сформировываются при изменении каких-либо обстоятельств или факторов внешней среды. Для персонала низшего уровня отчеты должны представлять собой детализированную информацию об индивидуальных факторах проекта, частота проверки должна быть высокой. Что касается высшего звена управления, частота отчетности может быть снижена, а данные должны быть представлены проанализированными и отражающими общую картину выполнения проекта. В любом из случаев, предоставляемые показатели должны быть не только достоверными и полными, но и оперативными.
Если говорить об инструментах проведения мониторинга, к ним относят экспертную оценку, аналитические методы, информационную систему управления и совещания. Эффективным также является автоматизирование средств управления и анализа.
В данном разделе работы были затронуты вопросы о целях, задачах и инструментах системы контроля и мониторинга, но существуют также и разные подходы к организации этой системы. По результатам анализа научной литературы можно выделить несколько основных рассматриваемых организационных форм реализации мониторинга:
- - обособленное организационное подразделение (характеризуется созданием отдельного отдела, отвечающим за сбор и обработку информации, подходит для матричных организаций, осуществляющих параллельное выполнение нескольких проектов); - диссипативная система мониторинга (сбор данных производится в отдельных функциональных областях проекта, а обработка на уровне руководителей проекта, предполагает наличие четко оформленных требований к отчетности для оптимального функционирования); - создание рабочей группы (все необходимые операции с первичной информацией осуществляет рабочая группа, в отличие от диссипативной системы участники группы специализируются непосредственно на мониторинге); - создание комиссии (комиссия в основном состоит не из участников проектной группы, а заинтересованных лиц, принимающих участие в оперативном управлении проектом).
При этом для всех перечисленных форм может быть использована автоматизированная система мониторинга. В большинстве случаев она является наиболее эффективной, предполагает наличие и использование информационной системы для обработки данных, также результативна при необходимости быстрого распределения информации среди участников проекта.
Рассмотрев теоретические аспекты контроля и мониторинга проектов, можно увидеть насколько важным является инструмент мониторинга в проектной деятельности, и насколько важно качественно спланировать его реализацию при планировании проекта. В процессе выполнения проекта всегда есть вероятность возникновения рисков, что также необходимо учесть при планировании системы мониторинга для возможности оперативного принятия решений и внесения изменений. Это могут быть решения, касающиеся внесения изменений в базовый план или даже принятие нового плана [20]. Также изменения могут отдельно затрагивать длительность операций, доступность ресурсов, распределение бюджета проекта. Согласно данным научного издания, лишь 36% выполненных в 2013 году ИТ-проектов можно считать успешными, еще 40% относятся к спорным, т. е. не уложившимся в сроки, бюджет или целевые рамки [28]. Эффективная система мониторинга должна обеспечивать наличие актуальной и полной информации по показателям проекта, оптимизацию сроков и стоимости, финансовую устойчивость и возможность прогнозирования.
Тематика данной работы предполагает выполнение проектов в сфере ИТ-консалтинга, и для построения эффективной системы необходимо обратить внимание на отличительные черты и особенности реализации проектов в этой области.
Похожие статьи
-
Говоря о мониторинге показателей эффективности выполнения проектов в ИТ-консалтинге, стоит четко определить все термины и понятия, затрагивающие данную...
-
В первую очередь хочется обратить внимание на определение ИТ-консалтинга. В современном контексте он понимается как область предпринимательской...
-
На сегодняшний день использование информационных технологий затрагивает все сферы жизни, а деятельность по разработке, созданию и реализации технологий...
-
После определения отслеживаемых показателей и их представления в среде программного обеспечения, необходимо выделить разные уровни отчетов (включающие...
-
Во-первых, необходимо добавить вехи проекта для обозначения завершения важных этапов работ: - для первого этапа "Сбор исходной информации и формирование...
-
При создании комплексного подхода к мониторингу, необходимо определить отслеживаемые показатели эффективности. Для методов мониторинга, описанных выше,...
-
В данной главе будет рассмотрена ИТ-консалтинговая компания, проект, который она реализует и апробирован подход, описанный во второй главе работы. То...
-
Для визуализации значений и представления отчетности различным лицам были созданы шаблоны отчетов в excel, содержащие все необходимые поля, описанные во...
-
Для построения эффективной системы мониторинга необходимо определить объекты наблюдения, отслеживаемые показатели и сроки их представления, программные...
-
В современном мире ни одна сфера жизни не обходится без использования информационных технологий (ИТ) и их составляющих. Сегодня повсеместно применяются...
-
Для проекта предусматривающего наличие большого количества задач, отображение показателей и составление отчетов, ручное ведение проекта не является...
-
Для более детального понимая положения показателей в системе и ответственности сотрудников была разработана карта ключевых показателей эффективности,...
-
Полное наименование разрабатываемой системы - корпоративная информационная система "Бюджетное планирование и отчетность" группы компаний, занимающейся...
-
Выбор программного обеспечения для внедрения KPI целиком и полностью упирается в потребности конкретной компании. Благодаря все большей и большей...
-
В связи с увеличением числа сотрудников, работающих в компании, а также с расширением рабочего проекта, возникла проблема, связанная с версионностью...
-
Заключение - Разработка ключевых показателей эффективности для ИТ-отдела организации
Сегодня предприниматели понимают, что стратегическое планирование и разработка тактических методов достижения цели - это основа, как конкретным...
-
Основная цель системы ДИСКОР - совершенствование оперативного управления работой железных дорог на основе более эффективного использования пропускной...
-
Введение - Технологии больших данных: анализ и выбор решения для реализации проекта
В конце 2000х годов были уже сформированы решения класса Business Intelligence, которые являются альтернативой традиционным методам управления базами...
-
Введение - Разработка ключевых показателей эффективности для ИТ-отдела организации
Появление новых неблагоприятных условий на рынке (кризис, санкции) заставляет руководителей по-новому взглянуть на управление предприятием. Руководство...
-
Системная архитектура проекта Архитектура данных При организации любой управленческой работы, в том числе и работы по управлению заказами клиентов, очень...
-
Понятие KPI "Ключевые показатели эффективности (англ. Key Performance Indicators, KPI) -- показатели деятельности подразделения (предприятия), которые...
-
Обоснование выбора средств разработки проекта Для реализации корпоративной информационной системы "Бюджетное планирование и отчетность" в исследуемой...
-
Организационная система управления проектами
Контрольная работа Тема 9 В зависимости от специфики, размера и сложности программного проекта в его реализации могут принимать участие от одной до...
-
Классы и характеристики пользователей При разработке информационной системы необходимо анализировать операции, выполняемые в системе. Для этого важно...
-
Помимо концепции будущей системы бюджетирования, в рамках решения задачи разработки проекта "Бюджетное планирование и отчетность" должен быть разработан...
-
Расчет экономической эффективности статическим методом Простые или статические методы базируются на допущении равной значимости доходов и расходов в...
-
На сегодняшний день доступно достаточно много различных теоретических источников о разработке KPI, однако сложно признать какой-либо метод универсальным...
-
В жизни каждого проекта наступает момент, когда его все же необходимо "спускать на воду" и даже "отправлять в плавание". Какими бы разными ни были эти...
-
Объектом автоматизации сайта "вопрос-ответ" является предметная область "Проектирование информационных систем". Основное назначение сайта "вопрос-ответ"...
-
Основные требования и характеристики современных и применение технических средств АИС Автоматизированная информационная система (АИС) представляет собой...
-
ДОУ представляет собой взаимосвязанную совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки данных и выдачи документов для...
-
Определение экспертных систем. Главное достоинство и назначение экспертных систем. Экспертные системы (ЭС)- это яркое и быстро прогрессирующее...
-
Применение управления проектами при изучении курса информатики
ПРИМЕНЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ ПРИ ИЗУЧЕНИИ КУРСА ИНФОРМАТИКИ Грызлова М. С. Новикова И. Н. Решение научно-технической и социально-экономической задачи...
-
Алгоритм работы. В результате работы АИС генерируются три xml документа - два со структурой сравниваемых баз данных и один с результатами сравнения. В...
-
В рамках выпускной квалификационной работы была разработана автоматизированная информационная система, предназначенная как для автоматического, так и для...
-
Прежде всего, для расчета эффективности данного проекта необходимо понять, как данная система будет экономить деньги владельцу и сможет ли программа...
-
При работе над проектом разрабатывались два основных компонента системы: база данных (далее - БД) и интерфейс клиентского приложения. Затем необходимо...
-
Использование парадигмы ООП. Разрабатываемая АИС является системой с открытым исходным кодом и значит должна являться масштабируемой сторонними...
-
Особенности функционального назначения Разрабатываемый программный продукт - это модуль вебсайт для системы управлением контентом портала с архивом...
-
Как уже было сказано в предыдущем параграфе, сегодня ключевыми информационно-коммуникационными технологиями в интернет-среде являются поисковые системы,...
Контроль и мониторинг - Мониторинг показателей эффективности проектов и особенности их применения в ИТ-консалтинге