Разработка комплексного подхода к мониторингу ИТ-проектов, Классификация методов мониторинга - Мониторинг показателей эффективности проектов и особенности их применения в ИТ-консалтинге

Для построения эффективной системы мониторинга необходимо определить объекты наблюдения, отслеживаемые показатели и сроки их представления, программные продукты для анализа и представления информации, зоны контроля и ответственности. Что касается объектов отслеживания проектной деятельности, ими являются: использование ресурсов; соблюдение календарных сроков; бюджета, как расходов и доходов, так и движения денежных средств; степень достижения целей и риски. Показатели и их периодичность предоставления должны соответствовать нуждам пользователей различных уровней для дальнейшего представления в виде отчетов и возможности прогнозирования выполнения проекта. Далее будут рассмотрены методы выполнения мониторинга, ключевые показатели эффективности выполнения, составление отчетности проекта, на их основе и будет разработан комплексный подход к мониторингу проектов в ИТ-консалтинге.

Классификация методов мониторинга

Как уже было замечено выше, целью отслеживания является сопоставление фактических и плановых показателей по бюджету, расписанию, ресурсам, работам и качеству. В зависимости от рассматриваемого направления выделяют различные методы.

Что касается отслеживания работ, можно использовать инструмент контрольных точек. Контрольные точки это некоторые значимые моменты проекта, они отражают достижение промежуточных результатов работ или всего проекта в целом. Именно при достижении этих контрольных точек и происходит сравнение плана и фактического исполнения, анализ поведения ключевых показателей. Еще на этапе планирования можно определить используемые контрольные точки, и в выбранный момент времени отследить и сопоставить ожидаемые и реальные результаты, подготовив отчеты для различных заинтересованных лиц. После анализа текущей ситуации могут быть приняты решения о вносимых в проект изменениях или продолжении выполняемых работ в том же ключе. Отслеживать контрольные точки можно при помощи вех проекта, которые отражают важный этап исполнения работы, например, начало или окончание. Вехи можно устанавливать несколькими методами, представленными ниже.

Методы контроля фактического выполнения работ разделяются на метод простого контроля и метод детального контроля [17]. Простой контроль подразумевает отслеживание исключительно моментов завершения работы, то есть существование двух состояний: "выполнена" / "не выполнена". Данный метод также называют методом "0-100", работа считается завершенной лишь после достижения конечного результата. При таком методе вехи устанавливаются на начало-окончание работ или группы работ.

Детальный контроль предусматривает определение степени готовности работы на основании заранее заданных параметров. Это может быть как наполовину завершенная работа, оцененная по промежуточному результату, так и работа с установленными вехами, сообщающими о завершении определенного этапа работы. Сложность применения такого метода заключается в корректной разработке шкалы оценки завершенности работы, ведь приходится оценивать еще неоконченную работу. Одним из решений такой проблемы может стать детализация работы на составляющие ее отдельные операции. Например, работу "Проведение обследования" можно разделить на отдельные операции "проведение интервью в различных подразделениях", "анализ документации", "подготовка отчета". Однако, не все работы в проектах ИТ-консалтинга можно детализировать подобным образом.

Методы контроля исполнения расписания и ресурсов используют те же технологии что и методы составления расписания и ресурсов. Это могут быть сетевые графики, матричные расписания, кривые хода работ. При построении расписания определяются взаимосвязи между работами, сроки их выполнения, критические работы, задержка которых может сорвать выполнение всего проекта. Также рассчитываются возможные экономии, как времени, так и бюджета, именно планирование расписания является базой для дальнейшего распределения ресурсов проекта. Во время выполнения мониторинга запланированные величины сравниваются с фактическими, можно отследить отставание / опережение по срокам, кроме того при нехватке ресурсов руководитель может оперативно их перераспределить, провести выравнивание ресурсов.

Если же говорить о контроле бюджета, наиболее распространенным является метод освоенного объема (EVA - earned value analysis), другой метод - "традиционный". Традиционный метод предлагает простое сравнение фактически понесенных и запланированных затрат на момент сравнения или построение графика с последующим выявлением отклонений. Он использует плановые затраты (запланированную бюджетную стоимость работ в соответствии с расписанием) и фактические затраты (стоимость фактически выполненных работ на текущую дату). Его недостаток в том, что он не учитывает связь выполненных работ и затраченных средств, кроме того, традиционный метод не обращается к графику работ или ресурсов.

Метод освоенного объема, напротив, учитывает соотношение объема завершенной работы и потраченных средств, он оценивает бюджет по завершению проекта. Его графическая интерпретация представлена на рисунке 6.

Основными показателями этого метода являются [2]:

    - плановый объем (PV - planned value) - плановая стоимость запланированных работ на определенную дату; - освоенный объем (EV - earned value) - плановая стоимость фактически выполненных работ на ту же дату; - фактическая стоимость (AC - actual cost) - фактическая стоимость фактически выполненных работ; - бюджет по завершению проекта (BAC - budget at completion) - объем ресурсов, который осталось потратить.
графическое представление метода освоенного объема

Рис. 6. Графическое представление метода освоенного объема

После определения показателей рассчитываются отклонения:

    - отклонение по срокам (SV - schedule variance) = EV - PV, этот показатель сравнивается с нулем, положительное значение отражает опережение запланированных сроков, отрицательное - отставание, равенство нулю - соблюдение расписания; - индекс выполнения сроков (SPI - schedule performance index) = EV/PV, поскольку простая информация об опережении / отставании не всегда информативна, используется данный показатель для отражения степени соответствия, он сравнивается с единицей, большее значение отражает положительную динамику; - отклонение по стоимости (CV - cost variance) = EV - AC, показатель интерпретируется аналогично отклонению по срокам, определяется перерасход или экономия бюджета; - индекс выполнения стоимости (CPI - cost performance index) = EV/AC, измеряет стоимостную эффективность выполненных работ, полученное значение сравнивается с единицей, меньшее значение отражает перерасход стоимости, большее - недостаточное освоение стоимости на конкретную дату;

Далее можно провести анализ полученных значений, и наглядно интерпретировать результаты в терминах "отставание/опережение по срокам", "экономия/перерасход бюджета" как показано на рисунке 7.

анализ показателей стоимости проекта

Рис. 7. Анализ показателей стоимости проекта

Уже после проведения анализа полученных значений можно перейти к прогнозированию окончательной стоимости проекта:

    - прогноз стоимости по завершению проекта (EAC - estimate at completion) - имеет разные расчеты для различных ситуаций: - при некорректности предыдущих оценок составляется новый прогноз (ETC - estimate to completion), тогда EAC = AC + ETC; - если ранее возникшие непредвиденные отклонения не ожидаются в будущем, то EAC = AC + (BAC - EV); - если же типичные отклонения ожидаются и в дальнейшем, EAC = AC + (BAC - EV) / CPI.

Для применения метода освоенного объема существует два ограничения, которые необходимо учесть [14]. Во-первых, для его реализации необходим базовый план проекта, содержащий график осуществления затрат. Во-вторых, анализу подлежат только прямые проектные затраты. Накладные же расходы не распределены между работами, а рассчитаны на весь проект, и чаще всего не подлежат управлению.

Осуществление контроля качества выполнения проекта основывается на плане управления проектом, метриках качества, контрольных списках качества и результатах измерение исполнения работ. Существует несколько основных инструментов и методов контроля [20]:

    - причинно-следственные диаграммы - этот тип диаграмм позволяет анализировать взаимосвязь причин и следствий, более того, ее можно использовать для анализа рисков проекта; - контрольные карты - используются для сбора и анализа данных с целью определения статуса качества, кроме того позволяют отследить изменения после внедрения изменений в процесс работы; - блок-схемы - помогают осуществлять контроль качества процессов и выявлять потенциальные возможности и угрозы; - гистограммы - отражают наиболее частые причины появления проблем при исполнении процессов; - диаграммы Парето - являются упорядоченными и ранжированными гистограммами, отражающими соответствие количества обнаруженных проблем количеству причин; - диаграммы тренда - показывают историю и характер изменений, позволяют анализировать тенденции, изменения во времени, проводить прогнозирование; - диаграммы разброса - отражают взаимосвязь двух параметров, на их основе можно установить возможную связь между изменениями; - выборочные оценки - проводимые оценки, основывающиеся на плане качества.

Исходя из всех рассмотренных методов проведения мониторинга, можно сделать вывод, что каждый из них охватывает лишь один или несколько аспектов выполнения проекта, будь то бюджет, расписание, ресурсы или качество. Поэтому чаще всего компании не ограничиваются одним методом, они стараются использовать их комбинацию или сочетание ключевых показателей эффективности выполнения проектов. Такой комплексный подход должен не только отражать текущее положение проекта, но и давать возможность определять статус проекта. Показатели эффективности позволяют отразить поведение наиболее важных переменных в конкретной области. Про них и пойдет речь далее.

Похожие статьи




Разработка комплексного подхода к мониторингу ИТ-проектов, Классификация методов мониторинга - Мониторинг показателей эффективности проектов и особенности их применения в ИТ-консалтинге

Предыдущая | Следующая