Мониторинг показателей проекта с использованием MS Project - Мониторинг показателей эффективности проектов и особенности их применения в ИТ-консалтинге

Во-первых, необходимо добавить вехи проекта для обозначения завершения важных этапов работ:

    - для первого этапа "Сбор исходной информации и формирование требований к системе" - веха "Разработанное техническое задание на инфраструктуру"; - для второго этапа "Проектирование технической инфраструктуры" - веха "Разработанный рабочий проект"; - для третьего этапа "Поставка, установка, внедрение и сдача системы в эксплуатацию" - веха "Внедренная и испытанная система"; - для четвертого этапа "Опытно-промышленная эксплуатация" - веха "Завершенная настройка и разработанная документация"; - для пятого этапа "Техническое сопровождение системы" - вехи "Осуществление технической поддержки аппаратных компонент инфраструктуры" и "Осуществление технической поддержки программных компонент инфраструктуры"

Данные вехи отражают результат проведения каждого этапа, и имеют нулевую длительность, поскольку являются контрольными точками проекта. При достижении вышеописанных вех, будут проводиться проектные совещания, на которых будет рассмотрен текущий статус проекта, проанализирована отчетность и приняты решения о возможных изменениях.

Во-вторых, необходимо создать настраиваемые поля для отображения выбранных показателей в программном средстве. Показатели метода освоенного объема (отклонение по срокам, индекс выполнения сроков, отклонения по стоимости, индекс выполнения стоимости) должны быть рассчитаны по заданным формулам и интерпретированы относительно описанных значений [2.1]. Для наглядности их значения были выделены цветом, однако цветовые индикаторы полей в данном случае использовать неуместно, поскольку для отклонений и индексов важно анализировать полученное значение, а не только динамику. Полученные поля представлены на рисунке 14. Из полученных значений можно сделать вывод, что на данный момент в проекте наблюдается перерасход бюджета (SV < 0) и отставание по срокам (CV < 0), индексы отклонений выполнения <1, что указывает на отрицательную динамику. Однако значения индексов стоимости и сроков, 0,99 и 0,95, соответственно, очень близки к единице, а значит, при оперативном внесении изменений в план удастся сократить отклонения.

Далее рассмотрим настройку полей для учета расчетов с заказчиками - то есть движение денежных средств. На рисунке 15 представлены поля получения денежных средств и дат поступления средств для этапов работ.

настраиваемые поля показателей метода освоенного объема

Рис. 14. Настраиваемые поля показателей метода освоенного объема

настраиваемые поля движения денежных средств

Рис. 15. Настраиваемые поля движения денежных средств

Оплата аванса заказчиком производится перед каждым этапом работ, чаще всего в размере 50%. Остальные 50% оплачиваются после сдачи этапа. Факт получения денежных средств сопровождается цветовым индикатором, принимающим зеленый цвет при полной оплате; желтый - при частичной; красный - при отсутствии поступления средств. Пользователь может выбирать процентное значение оплаты (от 0 до 100). Дата получения средств указывает на последнюю дату платежа. На текущий момент получена оплата всех предыдущих завершенных этапов работ и аванс текущего этапа. Прогнозируется дальнейшая своевременная оплата заказчиком.

Теперь перейдем к отслеживанию рисков. Для отслеживания рисков и триггеров рисков будут созданы: текстовое поле "Триггеры рисков" и поле с цветовым индикатором для отображения опасности наступления риска в текущий момент. Для проекта в целом были выделены риски последствия их наступления, триггеры, вероятность наступления, влияние на выполнение проекта, оценка риска, соответствующий ему ранг и меры реагирования. Они представлены в таблице 2.

Таблица 2

Риски и триггеры рассматриваемого проекта

Риск

Последствия

Триггеры

Вероятность

Влияние

Оценка

Ранг

Меры реагирования

Требования к системе не полны

Система не удовлетворяет потребностям заказчика

Большое количество вносимых изменений в систему

0,3

0,3

0,3

Высокий

Проведение совещаний с заказчиком, уточнение требований

Неверно определены сроки реализации

Увеличение издержек выполнения проекта

Задержка сроков более чем на две недели

0,5

0,2

0,1

Средний

Резервирование части времени для доп. работ

Сложности с интеграцией системы

Некорректная работа с существующими системами

Большое количество проблем при реализации интеграции

0,4

0,4

0,2

Средний

Привлечение доп. Специалистов, резервирование времени для подготовки интеграции

Недовольство со стороны сотрудников заказчика

Отказ заказчиков от дальнейшего сотрудничества

Большое количество жалоб и отрицательных отзывов на этапе тестирования

0,5

0,2

0,1

Средний

Проведение обучения сотрудников заказчика

На рисунке 16 представлены настраиваемые поля для отслеживания рисков проекта. Триггером следующего этапа является ошибка интеграции системы, для его устранения работы по разработке плана интеграции и миграции были продлены после согласования с заказчиком. Риски внедрения системы уменьшены. Прогнозируется отсутствие влияния рисков на дальнейший ход работы.

настраиваемые поля отслеживания рисков проекта

Рис. 16. Настраиваемые поля отслеживания рисков проекта

Прогноз стоимости проекта вычисляется по методу освоенного объема, отображается в отдельном настраиваемом поле, рисунок 17. Как видно из полученных значений, на текущий момент прогнозная себестоимость лишь незначительно превышает плановую (на 2458,16 руб.). Данное отклонение можно устранить, сократив некоторые затраты в дальнейшем ходе выполнения проекта.

прогнозная стоимость по завершению проекта

Рис. 17. Прогнозная стоимость по завершению проекта

Что касается маржинальной прибыли, плановым значением является: 1574375,01 руб. Прогнозным: 1571899,10 руб., эта разница и есть разница в прогнозной и плановой себестоимости проекта. Настраиваемые поля маржинальной прибыли представлены на рисунке 18.

прогнозная маржинальная прибыль проекта

Рис. 18. Прогнозная маржинальная прибыль проекта

Таким образом, после обзора всех показателей проекта, можно составить текущий статус проекта, который основывается как на текущих, так и на прогнозных значениях. Определение статуса ракурсов проекта представлено на рисунке 19. Ни один из аспектов не является критическим на данный момент, отклонения по бюджету и расписанию планируется устранить за счет сокращения времени поставки оборудования. Расчеты с заказчиком выполняются согласно плану, риски проекта отслеживаются и устраняются. Успешность составления прогнозов имеет отклонения, поскольку отражает не спрогнозированные превышения бюджета и расписания. Согласно разработанной статусной модели [2.2], общий статус проекта можно определить как "Имеет незначительные отклонения".

статусы ракурсов проекта

Рис. 19. Статусы ракурсов проекта

Если же говорить о показателях всей компании, для их расчета потребовалось применить пул ресурсов, создав при этом административный проект, в котором сотрудники компании выполняют задачи в департаменте, проект отсутствия, в данный проект входят отпуска и больничные работников, а также отсутствие по другим причинам, и включить остальные проекты компании.

Для расчета показателя утилизации необходимы данные по трудозатратам в компании: на остальные проекты (2485 часов), на административные (324 часа), отсутствие на рабочем месте (172 часа), на рассматриваемый проект (950 часов). Значения приводятся для прошедшего месяца (01.04.2016-29.04.2016). Показатель утилизации = 87%, что говорит об очень высокой эффективности использования рабочего времени на предприятии, однако, при таком высоком значении может возникнуть конфликт ресурсов.

Значение доли объема работ, приходящейся на управленческий персонал компании было взято из данных по организации в целом, подготовлено офисом управления проектами на основании анализа данного и других выполняемых проектов. Оно составило 23%, что является хорошим показателем и говорит об эффективном использовании стандартных процедур на предприятии.

Доля своих ресурсов в данном проекте составляет 100%, поскольку для реализации всех задач были использованы сотрудники компании, а не субподрядчики. Для всей компании в целом этот показатель 88%, что говорит о высокой квалификации специалистов и отражает эффективное управление персоналом.

Похожие статьи




Мониторинг показателей проекта с использованием MS Project - Мониторинг показателей эффективности проектов и особенности их применения в ИТ-консалтинге

Предыдущая | Следующая