Мониторинг показателей проекта с использованием MS Project - Мониторинг показателей эффективности проектов и особенности их применения в ИТ-консалтинге
Во-первых, необходимо добавить вехи проекта для обозначения завершения важных этапов работ:
- - для первого этапа "Сбор исходной информации и формирование требований к системе" - веха "Разработанное техническое задание на инфраструктуру"; - для второго этапа "Проектирование технической инфраструктуры" - веха "Разработанный рабочий проект"; - для третьего этапа "Поставка, установка, внедрение и сдача системы в эксплуатацию" - веха "Внедренная и испытанная система"; - для четвертого этапа "Опытно-промышленная эксплуатация" - веха "Завершенная настройка и разработанная документация"; - для пятого этапа "Техническое сопровождение системы" - вехи "Осуществление технической поддержки аппаратных компонент инфраструктуры" и "Осуществление технической поддержки программных компонент инфраструктуры"
Данные вехи отражают результат проведения каждого этапа, и имеют нулевую длительность, поскольку являются контрольными точками проекта. При достижении вышеописанных вех, будут проводиться проектные совещания, на которых будет рассмотрен текущий статус проекта, проанализирована отчетность и приняты решения о возможных изменениях.
Во-вторых, необходимо создать настраиваемые поля для отображения выбранных показателей в программном средстве. Показатели метода освоенного объема (отклонение по срокам, индекс выполнения сроков, отклонения по стоимости, индекс выполнения стоимости) должны быть рассчитаны по заданным формулам и интерпретированы относительно описанных значений [2.1]. Для наглядности их значения были выделены цветом, однако цветовые индикаторы полей в данном случае использовать неуместно, поскольку для отклонений и индексов важно анализировать полученное значение, а не только динамику. Полученные поля представлены на рисунке 14. Из полученных значений можно сделать вывод, что на данный момент в проекте наблюдается перерасход бюджета (SV < 0) и отставание по срокам (CV < 0), индексы отклонений выполнения <1, что указывает на отрицательную динамику. Однако значения индексов стоимости и сроков, 0,99 и 0,95, соответственно, очень близки к единице, а значит, при оперативном внесении изменений в план удастся сократить отклонения.
Далее рассмотрим настройку полей для учета расчетов с заказчиками - то есть движение денежных средств. На рисунке 15 представлены поля получения денежных средств и дат поступления средств для этапов работ.
Рис. 14. Настраиваемые поля показателей метода освоенного объема
Рис. 15. Настраиваемые поля движения денежных средств
Оплата аванса заказчиком производится перед каждым этапом работ, чаще всего в размере 50%. Остальные 50% оплачиваются после сдачи этапа. Факт получения денежных средств сопровождается цветовым индикатором, принимающим зеленый цвет при полной оплате; желтый - при частичной; красный - при отсутствии поступления средств. Пользователь может выбирать процентное значение оплаты (от 0 до 100). Дата получения средств указывает на последнюю дату платежа. На текущий момент получена оплата всех предыдущих завершенных этапов работ и аванс текущего этапа. Прогнозируется дальнейшая своевременная оплата заказчиком.
Теперь перейдем к отслеживанию рисков. Для отслеживания рисков и триггеров рисков будут созданы: текстовое поле "Триггеры рисков" и поле с цветовым индикатором для отображения опасности наступления риска в текущий момент. Для проекта в целом были выделены риски последствия их наступления, триггеры, вероятность наступления, влияние на выполнение проекта, оценка риска, соответствующий ему ранг и меры реагирования. Они представлены в таблице 2.
Таблица 2
Риски и триггеры рассматриваемого проекта
Риск |
Последствия |
Триггеры |
Вероятность |
Влияние |
Оценка |
Ранг |
Меры реагирования |
Требования к системе не полны |
Система не удовлетворяет потребностям заказчика |
Большое количество вносимых изменений в систему |
0,3 |
0,3 |
0,3 |
Высокий |
Проведение совещаний с заказчиком, уточнение требований |
Неверно определены сроки реализации |
Увеличение издержек выполнения проекта |
Задержка сроков более чем на две недели |
0,5 |
0,2 |
0,1 |
Средний |
Резервирование части времени для доп. работ |
Сложности с интеграцией системы |
Некорректная работа с существующими системами |
Большое количество проблем при реализации интеграции |
0,4 |
0,4 |
0,2 |
Средний |
Привлечение доп. Специалистов, резервирование времени для подготовки интеграции |
Недовольство со стороны сотрудников заказчика |
Отказ заказчиков от дальнейшего сотрудничества |
Большое количество жалоб и отрицательных отзывов на этапе тестирования |
0,5 |
0,2 |
0,1 |
Средний |
Проведение обучения сотрудников заказчика |
На рисунке 16 представлены настраиваемые поля для отслеживания рисков проекта. Триггером следующего этапа является ошибка интеграции системы, для его устранения работы по разработке плана интеграции и миграции были продлены после согласования с заказчиком. Риски внедрения системы уменьшены. Прогнозируется отсутствие влияния рисков на дальнейший ход работы.
Рис. 16. Настраиваемые поля отслеживания рисков проекта
Прогноз стоимости проекта вычисляется по методу освоенного объема, отображается в отдельном настраиваемом поле, рисунок 17. Как видно из полученных значений, на текущий момент прогнозная себестоимость лишь незначительно превышает плановую (на 2458,16 руб.). Данное отклонение можно устранить, сократив некоторые затраты в дальнейшем ходе выполнения проекта.
Рис. 17. Прогнозная стоимость по завершению проекта
Что касается маржинальной прибыли, плановым значением является: 1574375,01 руб. Прогнозным: 1571899,10 руб., эта разница и есть разница в прогнозной и плановой себестоимости проекта. Настраиваемые поля маржинальной прибыли представлены на рисунке 18.
Рис. 18. Прогнозная маржинальная прибыль проекта
Таким образом, после обзора всех показателей проекта, можно составить текущий статус проекта, который основывается как на текущих, так и на прогнозных значениях. Определение статуса ракурсов проекта представлено на рисунке 19. Ни один из аспектов не является критическим на данный момент, отклонения по бюджету и расписанию планируется устранить за счет сокращения времени поставки оборудования. Расчеты с заказчиком выполняются согласно плану, риски проекта отслеживаются и устраняются. Успешность составления прогнозов имеет отклонения, поскольку отражает не спрогнозированные превышения бюджета и расписания. Согласно разработанной статусной модели [2.2], общий статус проекта можно определить как "Имеет незначительные отклонения".
Рис. 19. Статусы ракурсов проекта
Если же говорить о показателях всей компании, для их расчета потребовалось применить пул ресурсов, создав при этом административный проект, в котором сотрудники компании выполняют задачи в департаменте, проект отсутствия, в данный проект входят отпуска и больничные работников, а также отсутствие по другим причинам, и включить остальные проекты компании.
Для расчета показателя утилизации необходимы данные по трудозатратам в компании: на остальные проекты (2485 часов), на административные (324 часа), отсутствие на рабочем месте (172 часа), на рассматриваемый проект (950 часов). Значения приводятся для прошедшего месяца (01.04.2016-29.04.2016). Показатель утилизации = 87%, что говорит об очень высокой эффективности использования рабочего времени на предприятии, однако, при таком высоком значении может возникнуть конфликт ресурсов.
Значение доли объема работ, приходящейся на управленческий персонал компании было взято из данных по организации в целом, подготовлено офисом управления проектами на основании анализа данного и других выполняемых проектов. Оно составило 23%, что является хорошим показателем и говорит об эффективном использовании стандартных процедур на предприятии.
Доля своих ресурсов в данном проекте составляет 100%, поскольку для реализации всех задач были использованы сотрудники компании, а не субподрядчики. Для всей компании в целом этот показатель 88%, что говорит о высокой квалификации специалистов и отражает эффективное управление персоналом.
Похожие статьи
-
Для визуализации значений и представления отчетности различным лицам были созданы шаблоны отчетов в excel, содержащие все необходимые поля, описанные во...
-
Для проекта предусматривающего наличие большого количества задач, отображение показателей и составление отчетов, ручное ведение проекта не является...
-
В первую очередь хочется обратить внимание на определение ИТ-консалтинга. В современном контексте он понимается как область предпринимательской...
-
В данной главе будет рассмотрена ИТ-консалтинговая компания, проект, который она реализует и апробирован подход, описанный во второй главе работы. То...
-
После определения отслеживаемых показателей и их представления в среде программного обеспечения, необходимо выделить разные уровни отчетов (включающие...
-
Как уже было замечено выше, мониторинг - особый способ наблюдения и анализа за изменениями объекта управления, осуществляемый регулярно в течение всего...
-
При создании комплексного подхода к мониторингу, необходимо определить отслеживаемые показатели эффективности. Для методов мониторинга, описанных выше,...
-
Говоря о мониторинге показателей эффективности выполнения проектов в ИТ-консалтинге, стоит четко определить все термины и понятия, затрагивающие данную...
-
Для построения эффективной системы мониторинга необходимо определить объекты наблюдения, отслеживаемые показатели и сроки их представления, программные...
-
На сегодняшний день использование информационных технологий затрагивает все сферы жизни, а деятельность по разработке, созданию и реализации технологий...
-
В современном мире ни одна сфера жизни не обходится без использования информационных технологий (ИТ) и их составляющих. Сегодня повсеместно применяются...
-
Выбор программного обеспечения для внедрения KPI целиком и полностью упирается в потребности конкретной компании. Благодаря все большей и большей...
-
В жизни каждого проекта наступает момент, когда его все же необходимо "спускать на воду" и даже "отправлять в плавание". Какими бы разными ни были эти...
-
Обоснование выбора средств разработки проекта Для реализации корпоративной информационной системы "Бюджетное планирование и отчетность" в исследуемой...
-
Для более детального понимая положения показателей в системе и ответственности сотрудников была разработана карта ключевых показателей эффективности,...
-
Прогнозируемая оценка проекта после реализации единой шины данных как прослойки между всеми компонентами ИТ-ландшафта компании выполняется по методу...
-
Описание деятельности ИТ-отдела компании в рамках разработки ключевых показателей эффективности является одной из важнейших частей процесса. Однако...
-
Описание проекта, который является объектом исследования Проект - представляет собой внедрение информационно - аналитической системы управления карьерой...
-
Помимо концепции будущей системы бюджетирования, в рамках решения задачи разработки проекта "Бюджетное планирование и отчетность" должен быть разработан...
-
Полное наименование разрабатываемой системы - корпоративная информационная система "Бюджетное планирование и отчетность" группы компаний, занимающейся...
-
На сегодняшний день доступно достаточно много различных теоретических источников о разработке KPI, однако сложно признать какой-либо метод универсальным...
-
Для описания плана развития предприятия формируется: 1) Инвестиционный план Раздел "Инвестиционный план" предназначен для формирования календарного плана...
-
При составлении бизнес-плана решаются задачи, которые можно сгруппировать в два раздела: собственно планирование, анализ результатов/ подготовка...
-
Понятие KPI "Ключевые показатели эффективности (англ. Key Performance Indicators, KPI) -- показатели деятельности подразделения (предприятия), которые...
-
Введение - Разработка ключевых показателей эффективности для ИТ-отдела организации
Появление новых неблагоприятных условий на рынке (кризис, санкции) заставляет руководителей по-новому взглянуть на управление предприятием. Руководство...
-
Для написания АИС использовались следующие языки программирования, программные средства и библиотеки: - Язык программирования PHP 5.4; -...
-
С полученными теоретическими данными об ИТ специфике и стратегии крупной телекоммуникационной компании, можно составить следующий план разработки KPI....
-
Особенности функционального назначения Разрабатываемый программный продукт - это модуль вебсайт для системы управлением контентом портала с архивом...
-
Рекомендации по совершенствованию использования информационно-коммуникационных технологий в интернет-среде в сфере здравоохранения для нужд врачей и...
-
Системная архитектура проекта Архитектура данных При организации любой управленческой работы, в том числе и работы по управлению заказами клиентов, очень...
-
После обсуждения понятия и методов внедрения, необходимо уделить внимание плюсам и минусам внедрения KPI на практике. Безусловный и основной плюс KPI -...
-
На основе полученных ранее данных о задачах ИТ-отдела компании и разработанных стратегических целях компании сформулируем стратегические цели ИТ-отдела....
-
После заполнения основной части бизнес-плана необходимо рассчитать потребность в финансовых средствах. В результате предварительного расчета определяется...
-
Прежде всего, для расчета эффективности данного проекта необходимо понять, как данная система будет экономить деньги владельцу и сможет ли программа...
-
В отечественной и зарубежной практике оценка экономической эффективности проекта как элемент анализа осуществляется с помощью расчета ряда показателей,...
-
В связи с увеличением числа сотрудников, работающих в компании, а также с расширением рабочего проекта, возникла проблема, связанная с версионностью...
-
Основные требования и характеристики современных и применение технических средств АИС Автоматизированная информационная система (АИС) представляет собой...
-
Классификация KPI - Разработка ключевых показателей эффективности для ИТ-отдела организации
Существует несколько вариантов классификации KPI. Самым глобальным разделением показателей можно назвать разделение по времени. 1. Запаздывающие KPI --...
-
Алгоритм работы. В результате работы АИС генерируются три xml документа - два со структурой сравниваемых баз данных и один с результатами сравнения. В...
-
В рамках выпускной квалификационной работы была разработана автоматизированная информационная система, предназначенная как для автоматического, так и для...
Мониторинг показателей проекта с использованием MS Project - Мониторинг показателей эффективности проектов и особенности их применения в ИТ-консалтинге