Показатели эффективности выполнения проектов - Мониторинг показателей эффективности проектов и особенности их применения в ИТ-консалтинге

При создании комплексного подхода к мониторингу, необходимо определить отслеживаемые показатели эффективности. Для методов мониторинга, описанных выше, это уже заданные показатели, например, для метода освоенного объема вычисляются отклонения, на основе которых можно сделать вывод о ходе выполнения проекта. Однако есть и характерные для каждой сферы использования показатели, как финансовых, так и трудовых ресурсов. После определения всех вышеупомянутых показателей для проекта необходимо продумать способ их отслеживания и оповещения команды проекта и высшего руководства. Кроме того, даже при их корректном отображении, нужно отслеживать их взаимосвязь и комплексное выполнение. Например, опережение по графику может являться положительным показателем само по себе, но негативным в комплексе с перерасходом бюджета.

Если же переходить к конкретному проекту ИТ-консалтинга, с учетом отмеченных в первой главе особенностей и рассмотренных методов, для него можно выделить аспекты мониторинга:

    - соблюдение графика проекта; - соблюдение бюджета проекта; - расчеты с заказчиком; - успешность составления предыдущего прогноза; - риски проекта.

Соблюдение графика и бюджета проекта будет выполняться с помощью показателей метода освоенного объема. То есть, для разрабатываемого подхода будут использованы показатели (рассчитываются в соответствии с вышеупомянутыми формулами):

    - отклонение по срокам (SV); - индекс выполнения сроков (SPI); - отклонение по стоимости (CV); - индекс выполнения стоимости (CPI).

Что касается мониторинга расчетов с заказчиками, для них вводится отдельный показатель:

- движение денежных средств (ДДС) проекта - отражает факт, сумму и дату получения оплаты за выполняемые работы по проекту.

Отслеживание успешности составления предыдущих прогнозов предполагает сравнение ранее составленных прогнозов и фактически достигнутых значений. Например, на определенном этапе выполнения проекта был сделан прогноз о плановом расходовании средств на следующий этап, однако затраты оказались больше плановых. В таком случае показатель успешности будет отрицательным.

- успешность составления прогнозов - сравнение ранее сделанного прогноза статуса проекта и текущего.

Отдельно нужно отметить организацию отслеживания рисков. Мониторинг и контроль рисков подразумевает процесс отслеживания идентифицированных рисков, мониторинг остаточных и идентификацию новых рисков, обеспечение применения планов реагирования на риски [14]. Выходными данными проводимого мониторинга будут являться:

    - переработанные планы реагирования на риски (создаются при идентификации нового риска); - корректирующие действия в соответствии с планом реагирования; - запросы на изменения (изменения документируются для проверки выполнимости); - пополнение базы данных рисков; - обновление опросных листов для общей базы предприятия.

Чаще всего невозможно отслеживать вероятность наступления самого риска. Поэтому применяют отслеживание триггеров и причин наступления риска. Триггеры риска - некоторые симптомы риска, которые указывают, что события риска уже произошли, или произойдут в ближайшем будущем. Их необходимо идентифицировать на этапе планирования и создать соответствующие показатели для мониторинга. Рисковые причины можно идентифицировать с помощью различных карт и диаграмм. Например, с помощью причинно-следственной диаграммы, описанной выше, можно выявить причины возможных рисков по многим направлениям. На рисунке 8 представлен пример диаграммы для риска "возрастание процента нарушения сроков проекта".

пример причинно-следственной диаграммы

Рис. 8. Пример причинно-следственной диаграммы

После выявления, причины, например, "большая загрузка сотрудников" для данного примера, нужно отслеживать, контролировать и включать соответствующие показатели в систему мониторинга. Так, для отслеживания рисков будет применяться показатель:

- триггер риска - отражает состояние симптома риска.

Важным элементом проведения мониторинга является элемент прогнозирования. Именно на основе прогноза будет составляться статус проекта. В разрабатываемом подходе будут прогнозироваться следующие показатели:

    - прогноз стоимости по завершению проекта (EAC) - показатель освоенного объема, рассчитывающийся в зависимости от эффективности выполнения проекта. - прогнозная маржинальная прибыль (MR - Marginal Revenue) - прогнозируемая разница между выручкой от реализации проекта и понесенными переменными затратами.

Все вышеперечисленные показатели в полной мере отражают все аспекты выполнения проекта. Их отслеживание позволит своевременно выявлять возникшие отклонения и реагировать на них. Кроме того, на основе показателей эффективности должен составляться статус проекта. Ниже, на рисунке 9, представлена статусная модель разрабатываемого подхода.

статусная модель проекта

Рис. 9. Статусная модель проекта

Все указанные показатели проекта отражают выполнение непосредственно самого проекта, однако, для составления отчетности высшего руководства, представляемые данные должны быть не столь детализированными. Показатели скорее должны отражать деятельность всей организации и быть обобщенными. Если говорить о компании ИТ-консалтинга, то специфическими показателями эффективности можно назвать:

- показатель утилизации - отражает эффективность использования трудовых ресурсов, показывает или их слабую загруженность, что приводит к изменению ресурсного планирования, или перезагруженность, сигнализирующую о необходимости привлечения дополнительного персонала;

® рассчитывается по формуле: утилизация = 100% * рабочее время, затраченное сотрудниками на проект /общий фонд рабочего времени;

- доля объема работ, приходящаяся на управленческий персонал проектов - показывает зрелость процессов управления проектами, степень использования шаблонов, стандартных процедур, документации;

® рассчитывается, как: доля объема работ, приходящаяся на управленческий персонал = 100%*рабочее время, затраченное управленческим персоналом / общий фонд рабочего времени;

- доля своих ресурсов в проекте - характеризует эффективность бюджетного планирования компании и центров ответственности за проекты; особенно важна в условиях ИТ-консалтинга, где компания стремится получить аванс за выполнение проекта и контролирует движение денежных средств;

® расчетная формула: доля своих ресурсов в проекте = 100% * затраты на оплату труда собственных ресурсов / суммарные (т. е. собственные + субподрядчики) затраты проекта;

- показатель статуса проекта - отражает общее положение выполнения проекта, может принимать различные значения, например: выполняется в соответствии с планом, имеет незначительные отклонения, имеет критические отклонения;

® определяется на основе анализа текущих показателей, свидетельствует о выполнении по плану, необходимости внесения изменений или пересмотра плана проекта.

Далее необходимо рассмотреть методы отображения выбранных показателей и подходы к оповещению команды проекта об изменении тех или иных показателей. Различные методы зависят от применяемого программного обеспечения, в следующем разделе будет проведен анализ существующего программного обеспечения автоматизации управления проектами, выбрано одно из средств и рассмотрены способы отслеживания выбранных показателей для проекта.

Похожие статьи




Показатели эффективности выполнения проектов - Мониторинг показателей эффективности проектов и особенности их применения в ИТ-консалтинге

Предыдущая | Следующая