Система інформаційно-аналітичного забезпечення органів державної влади - Організація інформаційно-аналітичного забезпечення роботи органів державної та місцевої влади і управління

Інформація діловодство державний влада

Ця система має бути здатною нарощувати свою потужність. Виконання такої вимоги можливе шляхом підтримки індустріальних серверів баз даних виробництва таких компаній, як Microsoft, Sybase, Oracle, Informix тощо, які існують практично на всіх можливих програмно-апаратних платформах, тим самим забезпечуючи вирішення найширшого спектра завдань.

Основні проблеми під час роботи з документами та даними виникають в територіально-розподілених організаціях. Тому архітектура системи має підтримувати взаємодію розподілених організацій. Причому останні можуть поєднуватися найрізноманітнішими за швидкістю та якістю каналами зв'язку. Архітектура системи також має підтримувати взаємодію з віддаленими користувачами.

Цілком можливо, що ОДВ може не знадобитися відразу впровадження всіх компонентів інформаційно-аналітичної системи, а іноді спектр вирішуваних ОДВ завдань менше, ніж весь спектр завдань документообігу та управління. Тоді очевидно, що система має складатися з окремих модулів, інтегрованих між собою.

Інформаційно-аналітична система не може існувати у відриві від інших систем: її необхідно інтегрувати з фінансовими, банківськими, податковими системами тощо. Це ж вимагає наявності в системі відкритих інтерфейсів для можливого доопрацювання та інтеграції з іншими системами ОДВ.

Інформаційно-аналітична система має забезпечувати можливість колективної роботи групи виконавців над одним (чи кількома) об'єктом обробки. Крім того, необхідно забезпечити контроль виконання робіт. Ця вимога дуже важлива для діяльності ОДВ. Традиційні системи документообігу, як правило, не виконують зазначену функцію. Натомість системи класу WorkFlow забезпечують передачу естафети виконання робіт над об'єктами обробки різним групам виконавців відповідно до визначеної технології, контролюють статус виконання процесу, виявляють допущені відхилення від його нормативного перебігу, прогнозують вплив цих відхилень на ймовірний час завершення всього процесу тощо. Така система відслідковує і фіксує весь процес руху документів та робіт з точністю до хвилини та указанням імені виконавця. У випадках, що вимагають детального контролю виконавської дисципліни, це дає змогу організувати не тільки сам контроль, а й практику оповіщень відповідальних осіб про виникнення виняткових ситуацій чи затримок.

Процес обробки документів має бути єдиним і прозорим для всіх користувачів системи, незалежно від територіального розміщення робочих станцій, серверів, ступеня їх віддаленості та видів зв'язку, що використовуються. Для спільної багатоетапної обробки документів кількома виконавцями, що перебувають у різних місцях (і навіть у різних містах), не потрібна їх постійна присутність або пряме спілкування - система сама подбає про те, щоб кожний вчасно виконав свою частину роботи.

І, нарешті, необхідно забезпечити захист інформації від несанкціонованого доступу. Всі документи та дані, правила їх обробки, маршрути розсилання і службова інформація мають бути захищені системою від будь-якого навмисного і ненавмисного втручання. Інакше кажучи, система має підтримувати стандарти захисту, прийняті для систем гарантованої стійкості (наприклад, клас С2 - на рівні Windows NT), а також використовувати сучасні методи криптографічного захисту і засоби "електронного підпису". Крім того, потрібно забезпечити сумісність системи з будь-якими спеціальними засобами захисту інформації, сертифікованими в Україні, що дасть змогу узгодити її використання з існуючими стандартами безпеки.

Головними функціями системи автоматизації діловодства та документообігу (САДД) органів державної влади є:

    * управління потоками робіт ОДВ, контроль виконання розпоряджень, доручень та документів, забезпечення колективної роботи працівників над документами; * реєстрація документів, забезпечення механізмів анотованого опису документів та збирання резолюцій, доставка звітів про виконання доручень; * вдосконалення методів підтримки прийняття рішень з питань діловодства та документообігу ОДВ; * автоматизація роботи спеціалістів за визначеним в ОДВ регламентом обробки документів, пошук та відбір необхідної інформації, розсилання опрацьованих документів для подальшої обробки, обробка документів з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів; * автоматизація контролю виконання доручень та документів на основі оперативного відображення поточного стану процесів діловодства, відхилень від планових строків, визначення нових термінів завершення робіт; * створення та ведення електронного архіву документів ОДВ, забезпечення надійного зберігання всіх версій документів та інших інформаційних об'єктів, максимально зручна систематизація сховища документів згідно із вимогами ОДВ; * формування аналітичних і статистичних звітів, первинний аналіз даних та регулярна перевірка стану діловодства.

На першому етапі впровадження САДД необхідно забезпечити автоматизацію обробки та обліку вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції, обробку та облік скарг, заяв і звернень громадян з особистих питань, підготовку, облік та затвердження розпоряджень та наказів, ведення електронного архіву документів тощо.

Основними вимогами до САДД можуть бути :

    * можливість створення розвинутих картотек обліку документів та інших об'єктів; * наявність розвинутої системи контролю виконання доручень та документів; * відповідність системи та діловодних процесів, що нею автоматизуються, не тільки відомчим, а й державним стандартам України (ДСТУ) та нормативним документам; * відповідність вимогам до захисту інформації та забезпечення конфіденційного документообігу, наявність засобів криптографічного захисту документів та електронного підпису; * одночасна підтримка традиційного паперового документообігу та більш сучасного електронного; * забезпечення одночасного руху документів та їх реєстраційних карток відповідно до маршрутно-технологічних схем їх опрацювання; * впорядковане архівне зберігання всіх версій документів із вбудованими засобами їх повнотекстового пошуку; * можливість колективної роботи виконавців з одним або кількома об'єктами обробки; * відкрита архітектура, сумісність із сучасними корпоративними СУБД, офісними програмними системами, засобами електронної пошти та факсимільного зв'язку; * модульна побудова системи та можливість швидкої її реконфігурації при зміні організаційно-штатної структури ОДВ; * використання сучасних Web-технологій для розподіленої обробки документів.

І, нарешті, САДД має включати такі комплекси автоматизованих функцій, як обробка документів, контроль виконавської діяльності, моніторинг процесів обробки документів, проектування маршрутів їх руху, контроль за станом системи, ведення картотеки, підготовка документів комп'ютерними засобами, супровід системи та архіву документів.

Інформаційне забезпечення ОДВ призначене для інформаційної підтримки функціонування підсистем у локальному режимі та режимі взаємодії підсистем. Інформаційне забезпечення виконує дві основні функції:

    * інтеграцію інформаційних підсистем; * забезпечення функціональних підсистем та фахівців необхідними даними, що використовуються при вирішенні завдань.

Похожие статьи




Система інформаційно-аналітичного забезпечення органів державної влади - Організація інформаційно-аналітичного забезпечення роботи органів державної та місцевої влади і управління

Предыдущая | Следующая