Організація робочого місця та посадові обов'язки секретаря - Історія створення та ресурси глобальної мережі Інтернет. Порядок створення документів за допомогою ПК

Професія секретаря займає третє місце в рейтингу професій, або 7,06% попиту. На протязі місяця Центр Зайнятості одержує більш ніж 60 заявок на вакансію секретаря. Зараз користується популярністю "ідеальний секретар", який вміє поводитися з офісним обладнанням, має навики діловодства, володіє феноменальною пам'яттю на всі номери телефонів, фамілії та посади. Якщо театр починається з вішалки, то будь-який офіс - з секретаря. Секретар - візитна картка керівника. Організація робочого місця секретаря з урахуванням вимог наукової організації праці до його плануванні і обслуговування, а також з урахуванням вимог і можливостей використання сучасної організаційної техніки, до її устаткуванню й оснащенню є необхідною умовою досягнення високої ефективності, оперативності та якості праці, збереження працездатності протягом усього робочого дня. Робоче місце секретаря є важливим осередком організації трудового процесу в установі. Оскільки секретар - "Обличчя установи", то і його робоче місце має бути зразком правильної організації, показником високої культури праці.

Планування робочого місця секретаря повинна забезпечити максимальну зручність при виконанні покладених на нього обов'язків, в той же час відповідати вимогам економії площі приміщення. Робоче місце секретаря в приймальні звичайно розташовується поруч із кабінетом керівника, у центрі кімнати, недалеко від дверей у кабінет і так, щоб легко можна було бачити всіх вхідних. У приміщенні повинні знаходитися тільки ті предмети, потрібні секретарю й іншим співробітникам, безпосередньо в процесі роботи. Меблі для відвідувачів дожно знаходиться в залі, добре проглядаються секретарем, зручна для розміщення в приміщенні.

Велику частину робочого часу секретар працює сидячи, а це стомлює, тому він повинен мати можливість зручно витягнути ноги, вільно вставати, змінювати позу для письма, роботи на друкарській машинці, читання. Слід пам'ятати, що нерідко секретар має велику кількість різних технічних засобів, включаючи оргтехніку, якою користуються інші працівники: конвертовскриватель, бумагоунічтожающая машина, ламінабор.

Посадові обов'язки секретаря.

Підготування необхідних документів, допомога в забезпеченні фінансово-господарської діяльності товариства. Приймання, облік, реєстрація, контроль за виконанням документів, інформаційно-довідкове обслуговування та зберігання документної інформації. Контроль якості підготування, правильності складання, погодження та затвердження документів, що подаються на підпис керівництву товариства. Контроль за виконанням документів і доручень керівництва, вживання оперативних заходів до своєчасного та якісного виконання їх. Організація підготовки, прийняття рішень та доведення їх до безпосередніх виконавців. Здійснення аналізу довідок і доповідей, що подаються керівництву, підготування компетентних висновків.

Здійснення оперативного зв'язку зі сторонніми організаціями (як комерційними, так і державними) й окремими громадянами з питань поточної діяльності товариства. Виконання функцій інспектора відділу кадрів: оформлення наказів по особовому складу; оформлення особових карток або особових справ; оформлення трудових книжок; оформлення документів про відрядження; оформлення листів непрацездатності; ведення табеля обліку робочого часу; видавання довідок.

Похожие статьи




Організація робочого місця та посадові обов'язки секретаря - Історія створення та ресурси глобальної мережі Інтернет. Порядок створення документів за допомогою ПК

Предыдущая | Следующая