Правила деловой переписки - Деловое общение

Другая важная часть делового этикета -- служебная переписка. Конечно, каждое деловое письмо должно быть строго индивидуально. На него накладывают отпечаток прежде всего адресат, конкретная ситуация, личность и должность пишущего. Толковая деловая переписка способствует увеличению оборота фирмы, предприятия, улучшению взаимосвязи различных служб, повышению квалификации, установлению прочных связей с потребителями.

Одно из главных требований к письму -- оно должно быть не длинным. Если хотите, чтобы ваше письмо прочли, постарайтесь уложиться на полутора страничках машинописного текста, а еще лучше -- на одной странице. Хорошее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным. Это второе требование к письму. Старайтесь избегать в деловом письме многосложных, непонятных (иностранных, сугубо специальных) слов и выражений. Это третье правило написания делового письма. Это же правило предполагает и составление писем короткими предложениями, в которых четко и ясно сформулированы основные мысли автора. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения.

При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких "мелочей", как конверт, бланк фирмы, содержание письма. Не пожалейте времени, если даже вам кажется, что письмо написано безупречно, отложите его отправку еще на некоторое время, перечитайте еще раз. Как правило, найдутся неточности, излишне эмоциональные выражения. Исправьте их, а уж потом отправляйте. Столяренко Л. Д. Психология делового общения. - Ростов н/Д. - 2005

Специалисты по переписке делят корреспонденцию на шесть видов:

Торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция;

Ответные письма с благодарностью;

Поздравления;

Извинения;

Требования и запросы;

Соболезнования.

Эти шесть видов писем в свою очередь делят на две категории: формальные и неформальные.

Служебные записки тоже делятся на виды:

Распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;

Благодарности и поздравления;

Напоминания, просьбы, проведение мероприятия. Письмо должно строиться по такой схеме: внимание -- интерес -- просьба -- действие.

Внимание: "Уважаемый (ая) Я хочу сообщить Вам нечто интересное (важное)"

Интерес: "Мы (я) предлагаем Вам то, что может существенно улучшить Вашу жизнь..."

Просьба: "Нам требуется помощь людей, готовых вложить хотя бы... в благородное, патриотическое дело...".

Действие: "Мы призываем Вас присоединиться к тысячам добрых людей..."

Надо только помнить, что, формулируя просьбу, следует предоставить адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха.

Ситуация

Представьте, что Вас избрали председателем облпотребсоюза. Вы стараетесь регулярно информировать сотрудников о проводимых Вами мероприятиях, а также сообщаете, в какие дни сотрудники могут с Вами встретиться, чтобы обсудить их проблемы и высказать свои предложения. Однако отклика на свои обращения Вы практически не получаете, и это Вас тревожит. Назовите приемы, с помощью которых можно наладить коммуникацию

Налаживание обратной связи.

Обратная связь в общении -- это сообщение, адресованное другому человеку о том, как я его воспринимаю, что чувствую в связи с нашими отношениями, какие чувства вызывает у меня его поведение.

Правила обратной связи таковы:

Говори о том, что конкретно делает данный человек, когда его поступки вызывают у тебя те или иные чувства.

Если говоришь о том, что тебе не нравится в данном человеке, старайся в основном отмечать то, что он смог бы при желании в себе изменить.

Не давай оценок. Помни: обратная связь -- это не информация о том, что представляет собой тот или иной человек, это в большей степени сведения о тебе в связи с этим человеком, как ты воспринимаешь данного человека, что тебе приятно и что тебе неприятно.

Похожие статьи




Правила деловой переписки - Деловое общение

Предыдущая | Следующая