Діловий протокол та організація ділових прийомів - Організація та проведення ділових прийомів
Слово "протокол" вживається у значеннях:
- 1. Документ, який І містить запис усього, про що йшла мова на зборах, засіданні, допиті і т. ін. спілкування громадський банкет фуршет 2. Документ, який засвідчує певний факт, подію і т. ін. 3. Писемна угода між державами; одна з назв міжнародного договору.
Найважливіші правила спілкування між представниками різних країн охоплені в діловому протоколі та етикеті. У їх основі лежать принципи дипломатичного протоколу та етикету.
Протоколом називають форму ієрархічного порядку, демонстрування хороших манер партнерами з різних країн. Це і сукупність правил поведінки, норм та традицій на офіційних і неофіційних зустрічах. Ще в стародавні часи казали, що протокол -- це фіміам дружби. Саме протокол визначає методи, рамки, поведінку і етикет.
Етикет -- це правила гри, яка називається життя. І правила ці рівні для всіх, незалежно від віку, статі, становища. Тому що вони диктують не те, що потрібно робити, а те, як робити, -- стверджує радник з протоколу українського МЗС Галина Науменко.
Етикетові здавна надавали великого значення. Цікавим видається такий факт: які коли вперше зібралися у Відні представники європейських держав, розорені військами Наполеона, то першою темою, яку вони винесли на обговорення, була така: Розміщення за столом під час переговорів. Звичайно, етикетні правила з часом змінюються, доповнюються.
Несумісними є поняття революція і етикет. Тому держава, яка оголошує, що в ній відбулася революція, оголошує, по суті, про відміну етикету. Першим це зробив Кромвель, який заявив: "Громадяни, у нас революція. Тепер усі рівні, геть етикет". До тих, хто відкидав етикет, відносять Робесп'єра, Леніна. Наприкінці XIX ст. американці також стали нехтувати етикетом (під час переговорів дозволяли собі класти ноги на стіл, жувати гумку тощо). І лише в 1986 році США ратифікували Віденські конвенції з протоколу.
Досвід організації ділових зустрічей і нарад свідчить, що для успішних ділових контактів між партнерами, особливо представниками різних країн, дуже важливо дотримуватися певних протокольних звичаїв та правил. Недарма говорять, що добре поставлений і дотриманий протокол -- це мастило, яке дозволяє шестерням механізму плавно сходитися і працювати без перешкод.
Слово "протокол" означає першу частину складеного документа, в якому перераховується склад учасників зустрічі. Протокол -- це форма ієрархічного порядку, вияв гарних манер у стосунках між партнерами з різних країн і, подібно до ввічливості, -- одна з основних форм щоденного життя. Протокол є сукупністю правил поведінки, норм і традицій на офіційних та неофіційних зустрічах.
Одним з основних принципів комунікативних процесів є підтримання нормальних ділових стосунків між людьми і прагнення уникнути рушійних конфліктних ситуацій. Повагу і розуміння партнера можна заслужити тільки виявляючи ввічливість та стриманість. Протокол визначає межі, методи, поведінку і етикет, встановлює правила офіційного та особистого листування, тобто все необхідне кожному учаснику ділового спілкування відповідно до його місця і для виявлення до нього поваги.
Правила протоколу не є священними, вони грунтуються на повазі до національних свят та місцевих звичаїв, до них включається насамперед те, що одержало загальне схвалення громадськості.
Необхідно визнати, що за кордоном рівень ділових контактів вищий.
Це пов'язано, зокрема, з нашим історичним минулим, відповідною ідеологією. У 20-х роках, наприклад, у СРСР був поширений вислів "Ми -- люди прості, академій не закінчували, а ось вам, буржуям, зовсім скоро кінець прийде". Таке ігнорування міжнародних правил, "протокольний нігілізм" поступово проник в усі сфери суспільного життя. Визрів навіть стереотип "невихованої радянської людини".
Зараз ситуація дещо змінилася. Активний вихід на міжнародний ринок, широкі ділові контакти з іноземними партнерами вимагають відповідного рівня культури ділового спілкування.
Дипломатичний протокол -- це загальновизнані всіма державами правила, традиції та умовності. їх мають дотримуватися уряд, дипломатичні представництва, відомства закордонних справ, дипломатичні працівники та інші офіційні особи в міжнародному спілкуванні. Саме дипломатичний протокол має передбачити, як у ході ділової зустрічі застосувати всі способи демонстрації поваги однієї держави іншою.
Протокол однаковий як по горизонталі, так і по вертикалі, незалежно від держави. Особливо слід зважати на національні нюанси. Ми, наприклад, зустрічаючи гостей, подаємо їм хліб-сіль, а в Індії одягають на шию квіткову гірлянду, у Шрі-Ланці посипають сотнями пелюстків троянд. Але що це означає.
У нас -- чим поважніший гість, тим з вищим караваєм його зустрічають. А якщо ви приїдете до Індії, потрібно уважно роздивитися, що вплетене до гірлянди. Виявляється, там можуть бути квіти з надзвичайно приємним запахом їх називають "смерть європейця". Можуть бути навіть орхідеї, але якщо немає маленької календули -- символу бога Сонця -- це означає, що делегація може поїхати ні з чим.
Учені сьогодні стверджують, що потрібно вивчати і мову погляду. Для чого? Не лише через допитливість. Ці знання необхідні і артистові, і журналістові, і менеджерові. Усі вони мають уміти безпомилково тлумачити вираз погляду співрозмовника. Усі ж ми повинні знати, що "дивний" погляд співрозмовника, вихованого в інших традиціях, не свідчить про його ворожість чи зайву набридливість. Так, японці в ході розмови можуть дивитися на шию співрозмовника, на підборіддя (прямий погляд в обличчя, за їхніми уявленнями, неввічливий).
Араби ж, навпаки, будуть увесь час дивитися на того, з ким розмовляють.
Шведи, розмовляючи, дивляться на свого співбесідника більше, ніж англійці. Психологи стверджують, що погляд виконує під час бесіди функцію синхронізації. Той, хто говорить, менше дивиться на співрозмовника, ніж слухач. Це дає можливість першому сконцентрувати увагу на формулюванні і висловленні думки. Але перед завершенням фрази він обов'язково піднімає очі на. слухача, ніби перевіряє його реакцію на сказане і дає сигнал про те, що чекає його слів. Існують і певні знаки в протоколі, які потрібно вміти "розшифровувати" -- хто до кого і як підійшов, із ким енергійно привітався, кого поцілував при зустрічі. Це все таємні знаки, що мають приховане значення і адресовані політикам, які знають протокол і розуміють розіграну ситуацію.
Завжди потрібно пам'ятати, що різні народи мають свою часто оригінальну і специфічну систему мовної поведінки, свої правила, які відмінні від наших.
- - Англійці, наприклад, будуть з вами розмовляти на відстані півтора-два метри, а італійці -- на відстані метра. - На Сході подають суп у кінці обіду (вас це може шокувати). - В Японії під час прийому (обіду) можуть весь час вибачатися за скромний стіл (а стіл ломитиметься від страв). - Англійці вас не зрозуміють (навіть будуть обурені і здивовані), якщо ви дозволите собі запізнитися на зустріч хоча б на п'ятть хвилин.
Часто спеціалістам доводиться приймати закордонну делегацію, яка приїздить для з'ясування можливостей співпраці, проведення переговорів, організації виставки, ярмарки тощо. Під час прийому також потрібно дотримуватися певних протокольних звичаїв та правил. Адже недаремно кажуть, що "добре поставлений і дотриманий діловий протокол -- це як машинне мастило, що дозволяє поступово погоджуватися і працювати без перешкод".
До прийому гостей потрібно готуватися: скласти програму перебування. Насамперед варто уточнити, сам чи з дружиною приїздить глава делегації і члени делегації (якщо з дружинами -- варто продумати і скласти програму їх перебування).
До програми зустрічі делегації включити такі пункти:
- - організація зустрічі делегації (транспорт, квіти, каравай, готель); - переговори (бесіди, семінари); - прийоми (фуршет, обід, вечеря тощо); - культурна програма (відвідування виставок, музеїв тощо); - поїздки по країні (міста, господарства, підприємства тощо), зустрічі з людьми; - проводи делегації (подарунки, сувеніри, транспорт).
Кожен із цих пунктів має бути детально розроблений. Наприклад до зустрічі делегації слід з'ясувати:
- - список відповідальних за зустріч; - організація представників преси, радіо, телебачення під час зустрічі; - хто вручатиме квіти; - привітання гостей; - забезпечення транспортом (кількість гостей, зустрічаючих, їх розміщення в машинах, кількість машин); - готель.
Дещо з правил зустрічі делегації
- - Якщо гість приїжджає з дружиною, то глава нашої делегації повинен зустрічати їх зі своєю дружиною. - Глава делегації, що зустрічає, представляється і представляє свою дружину. - Потім представляється гість і представляє свою дружину. - Глава делегації, що приймає, представляє всіх членів своєї делегації. - Під час представлення вітають один одного рукостисканням. - У кожному підпункті плану прийому потрібно зазначити, хто відповідає за той чи інший вид роботи. У чому ж полягають особливості ведення переговорів із закордонними партнерами? Стиль поведінки рекомендують обирати залежно від двох основних факторів: - Що кожна з сторін передбачає в якості кінцевого результату - Як поводять себе партнери в комунікаційному процесі обговорення питань
У працях дослідників можна натрапити на описові характеристики стилів комунікації: "на становищі", "на інтересі", "на змісті", "на контексті".
Похожие статьи
-
Організація зустрічі делегації - Німецький діловий етикет
До організаційних моментів підготовки відносять: формування делегації, визначення місця і часу зустрічі, порядку денного кожного засідання, узгодження із...
-
Вступ - Організація та проведення ділових прийомів
Культура спілкування як зовнішній прояв внутрішньої духовної сутності особи включає усі сфери повсякденної поведінки - у громадських місцях,...
-
Організація обслуговування дипломатичних прийомів - Організація дипломатичних прийомів
Дипломатичний прийом обслуговування меню Кожний прийом потребує ретельної підготовки, вирішення великого кола організаційно-протокольних питань. Перш за...
-
Особливості ділового етикету в зарубіжних країнах - Етикет ділових (службових) взаємин
Одним із найважливіших принципів закордонного ділового етикету є підтримка чесних і шанобливих відносин із партнером. От чому вчинки та дії, повгязані з...
-
Тактика ділових переговорів - Ділові переговори: організація і ведення
Тактика проведення переговорів реалізується за допомогою певних прийомів, які дають змогу досягти бажаної мети. Універсальні тактичні прийоми можна...
-
Порядок ведення переговорного процесу Власне переговори починаються з того моменту, коли сторони приступають до обговорення проблеми. Для того щоб...
-
За визначенням, офіційні прийоми, банкети й фуршети є частиною протоколу, організованого в неформальній обстановці, де "хазяїн" (запрошуюча сторона)...
-
Харктеристика меню дипломатичних прийомів - Організація дипломатичних прийомів
При складанні меню необхідно враховувати смаки гостей, їхні культурні й релігійні традиції. Треба пам'ятати, що деякі гості з релігійних мотивів або...
-
Висновок - Організація дипломатичних прийомів
Найпоширенішою формою ділового протоколу є прийоми, основи організації яких необхідно знати як бізнесменам, підприємцям, так і менеджерам будь-якого...
-
Характеристика дипломатичних прийомів - Організація дипломатичних прийомів
Однією з форм ділового спілкування є прийоми. Це не що інше, як зібрання запрошених офіційних представників держави, ділових осіб, партнерів, колег по...
-
Підготовка та проведення ділової зустрічі - Етика ділової зустрічі
Підготовка приміщень. Основними вимогами до приміщень для ділових зустрічей є чистота і порядок. Тут повинно бути не душно, не шумно; саме приміщення...
-
Вступ - Організація дипломатичних прийомів
Дипломатична професія -- одна з найдавніших. Свідоцтва про мир та інші угоди трапляються серед давніх історичних пам'яток і написів. Міжнародні стосунки...
-
Етика. Визначення протоколу - Туристичний бізнес. Протокол етикету
Туризм здатний примирити людей. Його комунікативні й гуманістичні можливості дозволяють забезпечити "інтерсуб'єктивне узгодження змісту й істини" (К.-О....
-
Дотримання етикету - невід'ємна частина протоколу. Етикет визначає загальноприйняті міжособистісні форми спілкування: поводження за столом, уміння вести...
-
Значення етикету для досягнення успіхів у діловій сфері - Етикет і сучасний діловий світ
У сучасному діловому світі широкі знання у певній сфері діяльності не завжди достатні для досягнення успіху. Надзвичайно важливими є також вміння...
-
Дипломатичний протокол базується на таких чотирьох основних наукових дисциплінах: міжнародне право, дипломатичне право, соціологія, історія. Міжнародне...
-
Світський та діловий етикет - Діловий етикет
В основі світського і ділового етикету лежить найдавніший принцип людських стосунків -- взаємної поваги та взаємної ввічливості. Ввічливість була і...
-
Обговорення зустрічі з партнером по телефону або службове листування - Німецький діловий етикет
Німці відрізняються працьовитістю, старанністю, пунктуальністю, ощадливістю, раціональністю, організованістю, педантичністю, скептичністю, серйозністю,...
-
Світський та діловий етикет - Етикет і сучасний діловий світ
В основі світського і ділового етикету лежить найдавніший принцип людських стосунків -- взаємної поваги та взаємної ввічливості. Ввічливість була і...
-
Деловой протокол - Деловой этикет
Опыт показывает, что для обеспечения нормальных отношений с деловыми партнерами далеко не достаточно одних правовых норм. Очень важно еще и соблюдение...
-
Деловой протокол - Деловой протокол
Опыт показывает, что для обеспечения нормальных отношений с деловыми партнерами далеко не достаточно одних правовых норм. Очень важно еще и соблюдение...
-
Деловой протокол - Организация и ведение деловых переговоров
Опыт показывает, что для обеспечения нормальных отношений с деловыми партнерами далеко не достаточно одних правовых норм. Очень важно еще и соблюдение...
-
Службові бесіди, телефонні розмови, листи - Етикет ділових (службових) взаємин
Найцікавіша й найзмістовніша бесіда стає малоцікавою, якщо мова співрозмовника буяє жаргонними слівцями. Інтелігентні люди говорять ясно, виразно,...
-
Службовий етикет, яким він має бути - Етикет ділових (службових) взаємин
Чому оцінки однієї й тієї самої дії або вчинку неоднакові? Чому одну людину обурює поведінка, яку інші розцінюють як нормальну? Та й взагалі, як слід...
-
При реалізації різних зовнішньополітичних заходів дипломатична служба кожної держави дотримується певних традицій, умовностей та правил, спільність яких...
-
ІЗРАЇЛЬ - Ділова етика в країнах світу
В останні роки економічне співробітництво України з Ізраїлем активізувалось, все частіше представники цієї країни відвідують нас з діловими візитами....
-
В епоху глобалізації, завдяки широкій доступності ідей та товарів, локальні культури змінюються і кордони між ними стають прозорішими. Завдяки розвитку...
-
Поняття про етикет - Етикет, естетика та моральна порядність
Етикет (від фр. еtiquette - етикетка, напис) - норми й правила, які відображають уявлення про гідну поведінку людей у суспільстві. Етикет - сукупність...
-
Одяг для офіційних прийомів, Протокольні вимоги до готелю - Туристичний бізнес. Протокол етикету
Одяг для чоловіків. Для прийомів державним чиновникам і дипломатам потрібно шити смокінг, фрак і класичний костюм. Для вечірнього заходу чоловікам...
-
Отже, хотілося б підвести підсумок вищесказаному і дати декілька рад діловій людині. Бізнесмен перекладається з англійської мови як "ділова людина", а...
-
Діловий етикет - невід'ємна складова корпоративної культури - Етикет і сучасний діловий світ
Кожне расове чи регіональне угруповання людей має свою власну культуру. Кажучи широко, культура містить риси будь-якої конкретної групи людей, що...
-
Про американську дипломатію можна писати дуже багато, хоча вона відносно молода: налічує більше півтора століття. На ній лежить відбиток англійської, а...
-
Стратегія ведення переговорів - Німецький діловий етикет
Вступаючи в переговори, учасники можуть використовувати різні стратегії їх ведення. Вибір тієї чи іншої стратегії залежить від ситуації, в якій ведуться...
-
Міфи про етикет - Етикет і сучасний діловий світ
Діловий етичний корпоративний Існує багато міфів про хороші манери. Деякі вважають, що дотримання певних норм та правил етикету робить людину снобом, або...
-
Дуже багато уваги італійці приділяють своєму зовнішньому вигляду. Італійці завжди помічають, як одягнені інші, особливо іноземці (на їх думку, всі вони...
-
ВИСНОВКИ - Ділові переговори: організація і ведення
Ділові переговори є важливим елементом ділового спілкування. За формою вони нагадують співбесіду, а за змістом є процесом поетапного досягнення згоди між...
-
Етикет керівника і підлеглого - Етикет ділових (службових) взаємин
Німецький письменник Х. Кнобок у книжці "Важко бути директором" у гумористичній формі розповідає, яким важким є життя керівника. Адже він завжди на очах....
-
Понятие и история этикета - Профессиональная этика сотрудников органов внутренних дел
Каждое общество имело свою теорию морали и на ее основе разрабатывало подобающие своему времени и нравам правила приличия и обхождения с людьми. Для...
-
Етикет стародавнього світу: Греція, Рим, Єгипет - Виникнення, розвиток і поширення етикету
Філософи Давньої Греції навчали людей шляхетності, здорового глузду, помірності та поміркованості як найліпших чеснот. У поглядах видатного матеріаліста...
-
Правила ділового мовлення - Поняття та правила ділового етикету
Культура поведінки в діловому спілкуванні неможлива без дотримання правил словесного етикету, який зв'язаний з формами і манерами мови, словниковим...
Діловий протокол та організація ділових прийомів - Організація та проведення ділових прийомів