Вопрос. Классификация документов по различным признакам - Основные моменты делопроизводства

При документировании управленческой деятельности используется большое количество видов и разновидностей документов. Существует 18 систем документации. Самую массовую группу документов в сфере управления, вне зависимости от специфики учреждения, организации, представляет унифицированная система организационно - распорядительной документации. Всего насчитывается около 40 видов организационно - распорядительных документов.

Их можно классифицировать следующим образом:

    - организационные документы - уставы, положения, инструкции, правила, договоры, регламенты; - распорядительные документы - постановления, решения, распоряжения, приказы по общим вопросам, протоколы, указания; - справочно-информационные документы - письма, факсы, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, акты; - документы по личному составу - приказы по личному составу (трудовые договоры, контракты, личные дела, приказы, заявления, трудовые книжки).

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.

Издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, вопросам планирования, производства, строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы.

Это, конечно, не те вопросы, по которым возможно и необходимо издание распорядительных документов.

Во всех случаях, когда действующими нормами не установлено обязательное издание документа, выбор письменной или устной формы управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице).

Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям; группам или отдельным должностным лицам.

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения.

Схема подготовки распорядительных документов:

    - всесторонне изучение вопроса, подготовка проекта документа; - согласование текста, его подписание (распоряжение, указание, приказ); - обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой.

Для подготовки проекта документа надо изучить существо вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различия мнений и написать проект. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников учреждений, организаций.

Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и работниками. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т. д.

Обязательное ведение кадровой документации на предприятиях предусмотрено ТК РФ, Инструкцией по ведению трудовых книжек и т. д.

Похожие статьи




Вопрос. Классификация документов по различным признакам - Основные моменты делопроизводства

Предыдущая | Следующая