Структура и функции делопроизводственных служб
1. Структура и функции делопроизводственных служб
На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:
- 1. Управление делами. 2. Канцелярия. 3. Общий отдел. 4. Секретарь.
Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:
- 1. Секретариат - это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:
- -приемная; -секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя; -секретариат коллегии; -протокольное бюро;
В функции секретариата входит:
- -предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю - поступающих на его имя документов; -подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации; -организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления. 2. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) - это центр совершенствования ДОУ, методический центр.
К его функциям относятся:
- -разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства; -разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.); -разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения). 3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:
- -экспедицию; -бюро переписки; -бюро учета и регистрации документов; -компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.
Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):
- 1. Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. 2. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива. 3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений. 4. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие:
Подготовка обращений к рассмотрению руководством;
Контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;
Извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
Организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.
- 5. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы. 6. Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр. 7. Архив организации - осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.
Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.
В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная.
Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.
Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:
- -подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями; -анализ документов, подготовленных структурными подразделениями; -подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями; -организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.
Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативных структурах - общее собрание членов кооператива.
2. Оформление реквизитов 08 - "Наименование предприятия" и 12 - "Регистрационный номер документа"
Наименование предприятия оформляется в соответствии с уставом или положением о предприятии. Оформляется по центру или левосторонне. Левая часть не более 29 символов.
Регистрационный номер документа оформляется на одной строке с датой, может включать буквенные значения по усмотрению организации. При центральном - с права, при левостороннем - после даты.
3. Составить письмо-извещение на имя декана факультета экономики, управления и бизнеса Кубанского государственного технологического университета о согласии банка предоставить возможность студентке Ивановой А. С. пройти преддипломную практику.
Публичное акционерное общество Декану факультета экономики,
"БАНК УРАЛСИБ" управления и бизнеса Кубанского
Ул. Ефремова,8, г Москва, Россия, 119048 государственного технологического
Тел./факс (918) 456-78-90 университета
ИНН: 0274062111ОКПО: 32020814 М. Б. Щепакину
ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ
------------------№-------------------------
На №----------от--------------------------
Уважаемый Михаил Борисович!
Извещаем Вас о согласии банка предоставить возможность студентке Ивановой А. С. пройти преддипломную практику.
Руководитель (подпись) О. Л. Олоев
Задача 1
Докладная записка имеет формуляр, включающий следующие реквизиты: подпись; наименование предприятия; номер телефона; название вида документа; адресат; дату; номер докладной; текст (констатирующую часть, выводы и предложения).
Проставить номера реквизитов и переписать их в той последовательности, в которой они должны располагаться в докладной записке.
Наименование предприятия-8; 6) адресат-15;
Номер телефона-9;
Название вида документа-10;
Дату-11;
Номер докладной-12;
- 7) текст-20; 8)подпись-22;
Задача 2
Составить документ из нижеприведенных реквизитов, указать ошибки, допущенные при их оформлении.
От 3 января 2009 года
Г. Краснодар
Приказ
Утвердить штатное расписание Автономное Некоммерческой Организации "Центр Поддержки Предприятий Краснодар" согласно Приложению № 1.
Автономная Некоммерческая Организация "Центр Поддержки Предприятий"
Директор ЦПП Краснодар А. Н. Коньков
В связи с началом деятельности ПРИКАЗЫВАЮ:
Автономная Некоммерческая Организация
"Центр Поддержки Предприятий"
Г. Краснодар
ПРИКАЗ
03.01.2009 №
В связи с началом деятельности
ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить штатное расписание Автономное Некоммерческой Организации "Центр Поддержки Предприятий Краснодар" согласно Приложению № 1.
Директор ЦПП Краснодар (подпись) А. Н. Коньков
Буквенная дата только в доверенностях;
Дата неправильно оформлена;
Слово приказ - большими буквами;
ПРИКАЗЫВАЮ с новой строки.
Архив делопроизводство канцелярия
Список использованных источников
- 1. Организация работы с документами: Учебник/ Под. ред. проф. В. А. Кудряева.- 2-е изд., и доп.-М. ИНФА, 2002.- 592 с. 2. Т. В Кузнецова. Делопроизводство, ДОУ 5-е издание испрал. и дополн. - М.: ООО "Журнал управление персоналом", 2007 - 528 с. 3. Янковская В. Ф. Функции службы документационного обеспечения управления / В. Ф. Янковская// справочник секретаря и офис-менеджера - 2005. -№1 - с. 16-19 4. Румянцева С. А. Положение о ДОУ (управление документацией) / С. А. Румянцева//справочник секретаря и офис - менеджера - 2009. - №11 - 24-36 с. 5. Кузнецова Т. В. Документоведение и документационное обеспечение управления: Введение в специальность. 2-е изд., испр. и доп. Учеб. Пособие. - М.: РГГУ, 2006. 6. Терминология Документационного обеспечения управление зафиксирована в государственном стандарте - ГОСТ Р 51141 - 98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
Похожие статьи
-
Оценка системы внутреннего контроля - Бухгалтерский аппарат на предприятии, его структура и функции
Для того чтобы организация успешно функционировала, постоянно повышался уровень рентабельности, сохранялись и приумножались ее активы, необходим...
-
Взаимосвязь бухгалтерской службы и отделов коммерческих структур Под структурой управления организацией понимается упорядоченная совокупность...
-
Бухгалтерский аппарат, его структура и функции. Должностные обязанности работников бухгалтерии К ведению бухгалтерского учета на всех предприятиях не...
-
Структура службы внутреннего аудита во многом зависит от специфики организации, ее величины и конкретных целей ее администрации и включает в себя...
-
Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность...
-
Построение системы управленческого учета тесно связано с организационной структурой предприятия, а также с существенной проблемой реализации...
-
Бухгалтерская отчетность на предприятии ЗАО "Карачаевский пивзавод" представляет собой систему показателей, сгруппированных в определенные формы, которые...
-
Высшим органом управления Общества является Общее собрание акционеров. Проводится оно один раз в год. Годовое общее собрание акционеров проводится не...
-
Финансы предприятия выполняют следующие функции: Формирование денежных фондов (доходы); Использование денежных фондов (расходы); Финансовое планирование;...
-
Теоретико - методические аспекты учета МПЗ Материально-производственные запасы - это часть активов организации, представляющая собой один из важнейших...
-
Руководство предприятия должно иметь четкое представление, за счет каких источников, ресурсов оно будет осуществлять свою деятельность, и в какие сферы...
-
ВВЕДЕНИЕ - Бухгалтерский аппарат на предприятии, его структура и функции
Несмотря на некоторые трудности, возникающие в связи с современной международной обстановкой, наша страна движется по пути рыночных преобразований....
-
Экономическая характеристика - Бухгалтерский аппарат на предприятии, его структура и функции
Для того, чтобы экономически обосновать и охарактеризовать ЗАО "Карачаевский пивзавод" необходимо исследовать экономические показатели предприятия в...
-
На современном этапе развития экономики вопрос анализа финансового состояния предприятия с целью дальнейшего совершенствования системы управления им...
-
Учет готовой продукции и их продажи - Бухгалтерский аппарат на предприятии, его структура и функции
Одна из основных задач бухгалтерского учета готовой продукции на предприятии состоит в правильной организации учета, позволяющей своевременно получать...
-
Учетная политика - Бухгалтерский аппарат на предприятии, его структура и функции
Учетная политика организации определяется в ПБУ 1/2008 как "совокупность способов ведения бухгалтерского учета - первичного наблюдения, стоимостного...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Бухгалтерский аппарат на предприятии, его структура и функции
Производственная практика была пройдена в закрытом акционерном обществе "Карачаевский пивзавод" с целью углубления знаний, полученных в университете, и...
-
Место размещения, краткая историческая справка. Ассортимент продукции. Зарегистрированная организационно-правовая форма История развития предприятия...
-
Оплата труда и материальное стимулирование работников производится в соответствии с утвержденными положениями в установленном законодательством порядке....
-
Структура и назначение номенклатуры дел - Номенклатура дел
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, формируемых в структурных подразделениях территориальных органов,...
-
Отчетность организаций классифицируют по видам, периодичности составления и степени обобщения отчетных данных. Организации обязаны составлять отчетность...
-
Функции и цели коммуникации - Рациональная организация документооборота на предприятии
- Цели, функции коммуникации Коммуникация, как процесс взаимодействия людей друг с другом, эффективной передачи информации реализовывает следующие цели:...
-
Актив баланса содержит сведения о размещении капитала, имеющегося в распоряжении предприятия, т. е. о вложении его в конкретное имущество и материальные...
-
Бухгалтерский баланс: понятие, виды и структура Баланс в переводе с французского balance - весы, означает систему показателей, сгруппированных в сводную...
-
Аудит работы службы управления персоналом ставит своей целью исследование вопросов: - управления организацией в целом (подконтрольные высшему уровню...
-
Понятие бухгалтерского учета Бухучет является системой, которая измеряет параметры деловой активности и представляет их в виде отчета и конечных выводов...
-
Интеграционные процессы в мировой экономике и огромное их влияние на движение трудовых, финансовых ресурсов, научных знаний; развитие технического...
-
Сущность, роль и функции контроля в управлении - Понятие и сущность финансового контроля
Контроль - это система наблюдений и проверки соответствия процесса функционирования управляемого объекта принятым управленческим решениям, определение...
-
Как показали результаты проведенного анализа, организация имеет ряд недостатков: 1) неудовлетворительная структура активов (имущества), которая...
-
Сведения, которые приводятся в пассиве баланса, позволяют определить, какие изменения произошли в структуре собственного и заемного капитала, сколько...
-
Структура бухгалтерской годовой отчетности - Сущность годовой бухгалтерской финансовой отчетности
При составлении и представлении бухгалтерской отчетности необходимо руководствоваться Федеральным законом № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. "О бухгалтерском...
-
Оценка динамики и структуры статей финансовой отчетности предприятия Таблица 1. Вертикальный и горизонтальный анализ актива баланса Актив Код 2008 2009...
-
Функции управления затратами - Управление затратами на производство и реализацию услуг автосервиса
Управление затратами на предприятии предполагает выполнение всех функций, присущих управлению любым объектом, т. е. разработку (принятие) и реализацию...
-
СТРУКТУРА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ - Бухгалтерский учет расчетов с персоналом по оплате труда
В соответствии со ст. 1 Закона ДНР "Об оплате труда" принятым постановлением Народного Совета 06.03.2015. Заработная плата - это вознаграждение,...
-
Общие положения и производственная структура "СПбГИПСР" - это высшее учебное заведение, учредителем которого является Правительство Санкт-Петербурга,...
-
Бухгалтерский баланс является одним из признаков юридического лица, выполняет экономическо-правовую функцию. Таким образом обеспечивается реализация...
-
Заработный рабочий документальный труд Сущность, концепции и функции заработной платы Заработная плата - это основная часть средств, направляемых на...
-
Амортизационные группы основных средств предприятия - Функции амортизации
Амортизируемое имущество предприятия распределяется по амортизационным группам в соответствии со сроками его полезного использования. Срок полезного...
-
Введение - Разработка программы аудита работы службы управления персоналом
Многогранность и разнообразие целей аудита в сфере труда и социально-трудовых отношений организации позволяет относиться к этой процедуре как к сложному...
-
Основные параметры аудита по функциям управления персоналом представлены в таблице 2. Таблица 2 Основные параметры аудита персонала Основные функции...
Структура и функции делопроизводственных служб