Документальное оформление денежных средств в кассе - Бухгалтерский учет денежных средств в кассе

Кассовые операции ведутся у юридического лица кассовым или иным работником, определенным указанными лицами из числа своих работников, с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись. При наличии у юридического лица нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира.

Операции по движению денежных средств оформляются унифицированными формами первичной документации по учету кассовых операций и по учету результатов инвентаризации, утвержденными постановлениями Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88 (в ред. От 27.03.2000 г. № 26, от 03.05.2000 г. № 36): приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма № КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3), кассовая книга (форма № КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Расчеты наличными денежными средствами могут осуществляться организацией с юридическими и физическими лицами. Денежные средства в кассу организации могут поступать:

    - с расчетного счета организации; - от покупателей и заказчиков; - возврат неиспользованных сумм подотчетными лицами; - погашение суммы ссуды, выданным сотрудникам организации; - возмещение причиненного материального ущерба; - полученные займы (кредиты) по договорам с юридическими и физическими лицами.

Поступление наличных денег в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1).

При поступлении денежных средств в кассу организации от покупателей и заказчиков основанием является счет - фактура на отгруженный товар или счет на предварительную оплату под предстоящую отгрузку товара покупателям.

Поступление денежных средств в кассу организации в виде возврата подотчетных сумм осуществляется на основании авансового отчета унифицированной формы № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 г. № 55. В авансовом отчете отражается сумма денежных средств, выданная подотчетному лицу, документально подтвержденный расход, а также остаток, сумма которого возвращается в кассу.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежащим образом оформленным документам. При этом на них ставится специальный штамп с реквизитами расходного кассового ордера.

Основными направлениями выбытия денежных средств:

    - сдача остатка денежных средств сверх установленного лимита в банк с зачислением на расчетный счет; - оплата за поступившие материальные ценности, оказанные услуг и выполненные работы; - выдача под отчет на командировочные и хозяйственные расходы; - выплата заработной платы и депонированных сумм; - выплата пособий социального характера; - выплата материального поощрения и материальной помощи; - выдача ссуд и займов.

При выдаче наличных денежных средств необходимо учитывать:

    - наличные деньги, полученные в банках, расходуются только на цели указанные в чеке, на основании которого банк выдает наличные; - предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов, даже если эти деньги планировалось направить на оплату труда или другие предстоящие расходы; - любая выдача наличности в основном производится в сроки, согласованные предприятием с обслуживающими учреждениями банков. Но для расчетов с увольняемыми работниками и уходящими в отпуск деньги выдаются независимо от установленных сроков.

Расходный кассовый ордер заполняется в одном экземпляре. Он состоит из двух составляющих: "распорядительной" и "оправдательной" частей. Распорядительная часть содержит указание на выдачу денежных средств в соответствии с указанным основанием. Оправдательная часть служит распиской в получении денежных средств лица, указанного в распорядительной части расходного кассового ордера.

Пунктом 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (в ред. Письма ЦБ РФ от 26.02.1996 г. № 247) определено, что приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

В журнале регистрации (форма № КО-3) приходные и расходные кассовые ордера регистрируются раздельно, поскольку книга разделена на две части. Приходные ордера регистрируют в разделе "Приходные документы", расходные в разделе "Расходные документы". По каждому документу отражается дата его составления, номер, сумма и целевое назначение. Нумерация приходных и расходных кассовых ордеров осуществляется с начала отчетного года в порядке возрастания отдельно по приходу и расходу.

Основным документом, в котором отражаются все поступления и выдача наличных денег организации в течение отчетного года, является кассовая книга (форма № КО-4).

Правила ведения кассовой книги регламентированы Порядком ведения кассовых операций и должны выполняться кассиром при ее заполнении.

Кассовая книга является регистром аналитического учета. Организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице книги делается надпись: "В настоящей книге всего пронумеровано___ листов" и проставляются подписи руководителей и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые остаются в кассовой книге, вторые (отрывные) являются отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Операции по получению и расходованию иностранной валюты также записываются в кассовую книгу.

Записи кассовых операций начинаются после строки "Остаток на начало дня". Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

В книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу организации, а также реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги. [Лытнева]

Похожие статьи




Документальное оформление денежных средств в кассе - Бухгалтерский учет денежных средств в кассе

Предыдущая | Следующая