Подготовка к пресс-конференции. Репетиция - Пресс-конференция как специальное мероприятие для СМИ

По мнению А. Пронюшина, перед тем, как проводить пресс-конференцию, стоит проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию мероприятия. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле "асов" пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер со столом президиума, ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов. Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции [8].

Следующий важный момент при подготовке к пресс-конференции - это вопрос ролевого распределения в команде, если это случай командной работы. По словам А. Пронюшина, часто можно видеть такую картину: участникам пресс-конференции задается вопрос. В течение первых секунд легкое замешательство: кто будет отвечать? Иногда доходит до выяснения этого прямо за столом и "отниманием" микрофона друг у друга. А в процессе ответа один участник может перебивать другого, добавляя то, что, по его мнению, в данный момент уместно. Такое поведение говорит, как минимум, о неподготовленности к мероприятию тех, кто его организовал, а как максимум, о том, что слаженной команды они собой не представляют. Для того чтобы этого не произошло, необходимо заранее отработать роли и поведенческие модели [8].

Первый вопрос, который надо решить - определить, кто будет ведущим. Из группы говорящих всегда выделяется один участник, который исполняет роль модератора. В его обязанности входит: следить за временем, давать слово журналистам, передавать ответ на конкретный вопрос своему коллеге, открывать и завершать пресс-конференцию. Когда определился ведущий, стоит приступать к отработке того, как команда будет с ним взаимодействовать. Участники должны договориться о том, как они будут общаться друг с другом за столом: как передавать ответ на вопрос, как дать понять коллеге, что время заканчивается, как дополнять друг друга.

Важным моментом является определение, на какие группы вопросов кто отвечает. То есть, один участник хорошо разбирается в вопросах, связанных с финансами, другой - с технологией, третий - с управлением. И ведущий понимает, что если поступает вопрос по какой-либо теме, то ответ на него надо передать тому или иному участнику пресс-конференции. Следует быть готовым к тому, что обязательно будут вопросы из области, которая не близка ни одному участнику события. В таком случае отвечает тот, кто нашел верный, точный и красивый ответ [5].

Так же необходимо решить в какой день проводить пресс-конференцию. Идеальными днями считаются - вторник, среда и четверг. Как отметил А. Н. Чумиков, пятница не удобна тем, что если материал не попал в субботний выпуск газеты, то в следующий выпуск (вторичный, потому что в воскресенье и понедельник газеты не выходят) он, скорее всего не попадет, т. к. будет неактуален. А у понедельника наряду с известными минусами имеются и свои плюсы: в условиях относительного информационного голода, образовавшегося за выходные дни, СМИ идут на информационные контакты в начале недели довольно охотно [4, c. 102].

Время же зависит от того, на какие СМИ ориентируется организация. Если необходимо, чтобы материал вышел в утренние газеты, то начало пресс-конференции должно быть с 11 часов, максимум с 13 часов. Если организация проводит мероприятие для телевидения, радио, еженедельников или ежемесячников, то лучшие часы - с 14.30 до 16.30. Но если организация имеет действительно "горячую новость", то необходимо проводить пресс-конференцию сразу же, потому что СМИ на нее обязательно соберутся. А если отложить пресс-конференцию, то новость уже "остынет" [4, c. 102].

Так же организаторам необходимо сделать пресс-кит, который выдается журналистам перед началом мероприятия. Пресс-кит -- один из основных PR-документов для прессы. Задача пресс-кита -- предоставить журналистам исчерпывающую информацию о происходящем событии, его основных действующих лицах, а также о самой организации, устраивающей это событие, ее руководителях, сфере деятельности, товарах и услугах, ее истории и т. д. Основные документы, которые входят в состав пресс-кита - это пресс-релиз, факт-лист, биография руководителя (или другого действующего лица), брошюра. Также помимо этих материалов в пресс-кит могут входить: программа мероприятия, список почетных гостей, интервью с основными действующими лицами, вырезки из газет с публикациями на эту тему, заявление для прессы [6].

По словам М. В. Гундарина, иногда в пресс-кит приходится оперативно вносить изменения - кто-то из обещанных в пресс-релизах спикеров не пришел, вместо него явился другой. Соответственно поменялся и сценарный план пресс-конференции. Старая информация, не соответствующая тому, что происходит на самом деле, журналистов раздражает [2, c. 205].

Необходимо заранее подготовить зал и оборудование для пресс-конференции. Главное требование к помещению - это разграничение двух зон: ньюсмейкера и СМИ. В одной, меньшей, за столом находятся спикеры, в другой - журналисты (как правило, на отдельных стульях или креслах). Стол спикеров должно быть хорошо видно и журналистам и модератору, поэтому выступающих можно посадить на возвышение (но не выше 50 см.). Между столом президиума и журналистами должно оставаться свободное пространство в 1-3 метра.

Специалисты советуют, чтобы помещение было не менее 20 кв. метров (в зависимости от количества журналистов - до 50 кв. метров) с хорошей акустикой. Необходимо позаботиться о звукоусиливающей аппаратуре. Так же должно быть предусмотрено помещение и для фуршета [2, c. 174-176].

Важно предусмотреть возможность предварительной регистрации всех журналистов. Организаторы мероприятия должны твердо знать, сколько журналистов и кто именно придет. Поэтому часто в пресс-релизах указывается, что "Аккредитация происходит только заранее" [2, c. 203].

Необходимо организовать группу для приема журналистов, гостей, участников. Они должны встретить гостя, проводить его в конференц-зал, попросить его представится и зарегистрироваться, выдать комплект раздаточных материалов и сувениры.

Следует сделать таблички-указатели места проведения пресс-конференции, а организаторы и представители данного мероприятия должны иметь при себе бейджи.

Похожие статьи




Подготовка к пресс-конференции. Репетиция - Пресс-конференция как специальное мероприятие для СМИ

Предыдущая | Следующая