Пресс-конференция. Виды пресс-конференций. Правила подготовки и проведения. Работа с журналистами. Пресс-релиз - Теория и практика связей с общественностью

Пресс-конференция - специальное мероприятие, предназначенное для осуществления прямого устного контакта объекта PR с представителями СМИ. Суть и цель пресс-конференции в донесении до журналистов необходимых сведений по определенному информационному поводу, сообщение важной новости, а также беседа и ответы на интересующие вопросы.

Подготовка Пресс-конференция.

? Сценарий (где будут прописаны основные идеи). Тайминг (в нем отражено примерное время каждого пункта сценария), ? Пресс-релиз акции и анонс пресс - конференции. Рекомендуемый срок: как минимум за 2 недели до мероприятия! ? Речь ведущего и спикеров пресс - конференции (если они известны) Не менее 6 вопросов с целью изложения основных пунктов позиционирования объекта PR (вопросы перед пресс-конференцией распределяются среди "своих" и задаются первыми, сразу же после того, как по сценарию пресс-конференции переходят к вопросам). Рекомендуемый срок: как минимум за 1 неделю до мероприятия!

На этом этапе необходимо также помнить и о подготовке пресс-пакета. Он (желательно оформленный в отдельную папку) должен содержать следующие материалы (в зависимости от ситуации может варьироваться):

? текст анонса, который высылался (желательно), ? пресс-релиз по теме пресс-конференции, ? анонс предстоящего события (если пресс-конференция проводится в преддверии его), ? цифры и факты (по необходимости), ? список спикеров с краткой информационной справкой про каждого, ? дополнительные информационные материалы (фото/аудио/видео), ? визитка пресс-менеджера (пресс-релизы могут выбросить, а визитки, как правило, все сохраняют), ? программа пресс-конференции, ? ручка, блокнот, сувениры. 6. Распределение функций. В день, накануне конференции, ответственный пресс-менеджер проводит общее собрание со всеми участниками конференции со стороны организаторов. На собрании проговариваются сценарий пресс-конференции, дресс-код, распределяются обязанности каждого сотрудника, работающего на мероприятии, и время прихода на место проведения конференции. Здесь же назначается человек, который отвечает за работу с микрофонами. Ему даются четкие указания на тему того, как и что делать (спрашивать, какое издание и какой вопрос, и т. д.). Также назначается человек, который будет контролировать месторасположение фотографов (они должны находиться не менее чем на 2 метра от спикеров).Список эксклюзивных интервью должен быть на руках задолго до начала конференции, самое главное - "эксклюзивы" должны быть четко распределены по времени! Среди ответственных должны быть люди, которые будут отвечать за доступом в различные зоны, включая гримерки. Следует не забыть о таких мелочах, как таблички для спикеров с указанием ФИО и должностей, бейджах. Рекомендуемый срок: за 1 день. 7. Проведение предварительных медиа-тренингов с участниками пресс-конференции. На них отрабатывается пресс-релиз, позиционирование, умение говорить и отвечать на вопросы. Рекомендуемый срок: как минимум, с момента подписания пресс-релиза. 8. Репетиция пресс-конференции. У всех участников мероприятия (руководства, спикеров, ответственного пресс-менеджера, технических людей и т. д.) во время репетиции должен быть актуальный план пресс-конференции. Как правило, такие "пробные мероприятия" позволяют найти слабые места в организации, после чего можно все отработать и исправить. Рекомендуемый срок: за 1,5-2 часа до начала пресс-конференции.

Проведение Пресс-конференция

1. На входе (во время аккредитации), как минимум, должно стоять 2 человека и отмечать в списках пришедших, спрашивать контакт и выдавать пресс-пакеты. 2. На пресс-конференции обязательно должен присутствовать сотрудник с работающим диктофоном. Во время эксклюзивных интервью он должен находиться рядом с интервьюируемым. Если участников, у которых одновременно берут интервью, несколько, с каждым должен находиться сотрудник с диктофоном. 3. Перед началом пресс-конференции (либо на аккредитации) необходимо четко объяснить журналистам порядок проведения конференции (когда можно брать "эксклюзивы", фотографировать и т. д.). 4. Работа с микрофонами. Прежде чем дать микрофон человеку, желающему задать вопрос, необходимо узнать у него, что за издание он представляет, и какой вопрос собирается задать.

Подведение итогов Пресс-конференция

? После окончания пресс-конференции нужно проанализировать успехи и ошибки, допущенные при ее проведении. ? Подготовка пост-фактума. Необходимо не забыть об этом важном пункте PR. ? Размещение пост-фактумов и пресс-клиппинг по итогам пресс-конфренции. ? Корректировка документации по проекту (пресс-релизов, позиционирования) в соответствии с прошедшим мероприятием.

Идеальная пресс-конференция должна "явить" собой выполнение следующих задач:

? максимальное количество развернутых (!) анонсов с правильным позиционированием, ? создание и реализация запоминающейся "фишки" (уникальность!), ? безупречно подготовленные с помощью предшествующих медиа-тренингов спикеры пресс-конференции (как минимум, знание пресс-релиза и позиционирования), ? освещение итогов пресс-конференции в СМИ в соответствии с развитием позиционирования.

Виды пресс-конференций:

1. ОПЕРАТИВНЫЕ пресс-конференции проводятся в спешном порядке, на месте события (происшествия), вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и пр. 2. РЕГУЛЯРНЫЕ пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных помещениях Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь (или ответственный за это мероприятие сотрудник пресс-центра или ПР-агентства). 3. БРИФИНГ - Краткая, сжатая во времени инструктивная встреча журналистов с представителями официальной структуры (государственного учреждения) называется обычно брифингом. Главные цели брифинга связаны с удовлетворением информационных потребностей аудитории сообщением сведений, фактов от лица официальных властей, высшего руководства. При этом четко сопоставляются разные подходы участников событий к оценке одного и того же вопроса, заявляется официальная точка зрения, кратко мотивируется выработанная позиция.

Работа с журналистами в Пресс-конференции.

Пресс-конференция -- это мероприятие для журналистов, приуроченное к определенному информационному поводу. Таким поводом может стать практически любое событие: визит известного политика, пуск нового фирменного поезда, завершение гастрольного турне театра, обнародование результатов громкого расследования. Обычно о пресс-конференции журналистов извещают представители пресс-службы организатора пресс-конференции. Они или звонят в редакцию, или высылают так называемый пресс-релиз. Это сообщение для журналистов, в котором в общих чертах изложен повод, по которому собирают прессу, а также время, место проведения мероприятия и контактные телефоны. Как правило, этот пресс-релиз представляет собой довольно связный текст. Поэтому некоторые журналисты не ходят на все подряд пресс-конференции, а делают информационные материалы на основе информации из пресс-релиза.

Однако это допустимо, если ты работаешь, например, в ежедневной газете, когда у тебя постоянно цейтнот и когда новость "тянет" только на информационную заметку. В этом случае вполне можно воспользоваться данными из пресс-релиза, переложив информацию своими словами и сделав звонок в пресс-службу, если возникли вопросы. Но такой способ работы должен быть скорее исключением, чем правилом. В журналистской среде о коллеге, не желающем "утруждаться", иронично говорят, что он "переписывает пресс-релизы".

Перед пресс-конференцией фамилии пришедших журналистов заносят в определенный список. Это нужно для того, чтобы пресс-секретарь впоследствии мог провести так называемый мониторинг прессы, а проще говоря -- отследить, кто и что написал по поводу их новости. Иногда по результатам написанного в пресс-службе составляют списки "хороших" и "плохих" журналистов. Первых приглашают на дальнейшие пресс-конференции и прочие мероприятия, других игнорируют или проводят с ними "воспитательную работу". Как будет проводиться эта "работа", зависит от дипломатичности пресс-секретаря. Это могут быть и вежливые увещевания "больше так не писать, а то у меня будут проблемы с шефом", и откровенная ругань, и угрозы подать в суд.

Сначала журналистам рассказывают о новости, ради которой их всех собрали. Как правило, этот рассказ -- устное переложение пресс-релиза. Затем наступает время вопросов. На некоторых пресс-конференциях требуют, чтобы журналист, задавая вопрос, называл свою фамилию и издание, которое он представляет.

Как правило, пресс-конференция длится не больше получаса. Однако есть знаменитости, любящие в хорошем расположении духа пообщаться с прессой, особенно если им надо "заполнить окно". Очень благодушно, с полемикой пообщался с журналистами Никита Михалков, когда привозил своего "Сибирского цирюльника". Великолепную пресс-конференцию дала Людмила Гурченко, когда приезжала в Нижний Новгород на 40-летие Бориса Немцова. Не прочь порассуждать Олег Табаков, Валерий Золотухин. С удовольствием отвечают на вопросы журналистов такие "звездные" пары как Вишневская -- Ростропович, Плисецкая -- Щедрин. Но это, пожалуй, приятные исключения. Большинство же знаменитостей особой любовью к прессе не пылает, ответы дает формальные, лишь бы отстали. Когда завершается официальная часть пресс-конференции, мало кто спешит расходиться. "Звезду" окружает толпа журналистов, жаждущих задать ей свой, "эксклюзивный" вопрос. Дабы не услышали коллеги, журналист часто переходит на шепот. Но "звезде" невдомек, насколько журналисту важна конфиденциальность, и она, к удовольствию всех прочих журналистов, громко отвечает на "интересненький" вопрос. И часто бывает так, что "твой" вопрос появляется в ежедневной газете твоего коллеги, а ты, сотрудник еженедельного издания, думаешь, на чем же тебе теперь строить материал.

В общем, пресс-конференция -- это не место для получения эксклюзивной информации. Такие сведения добываются только на личных интервью, через третьих лиц и т. д.

Пресс-релиз.

Пресс-релимз -- сообщение для прессы; информационное сообщение, содержащее в себе новость об организации (возможно и частном лице), выпустившей пресс-релиз, изложение ее позиции по какому-либо вопросу и передаваемое для публикации в СМИ.

Как правило, содержит официальную позицию организации в виде реакции на тот или иной информационный повод. Официальные государственные органы иногда выпускают пресс-релизы в форме "ответов на вопросы". Первый пресс-релиз в истории был выпущен 30 октября 1906 года "отцом" современного PR Айви Ли (Ivy Lee) и связан с достаточно трагичным происшествием на железной дороге Пенсильвании.[источник не указан 196 дней] Пресс-релиз является главным PR-документом в любой организации. Пресс-релиз позволяет организации информировать СМИ о важных событиях, произошедших в организации и являющихся интересными или необходимыми для освещения их широкой общественности и/или конкретной целевой аудитории. Пресс-релизы распространяются среди журналистов на брифингах и пресс-конференциях, либо рассылаются через средства связи. Пресс-релиз не должен содержать оценочных данных или информации рекламного характера, он должен быть небольшим по объему (не больше двух страниц) и содержать в себе информацию только об одной-единственной новости. Информация в прессе-релизе должна отвечать требованиям того издания, куда был отправлен пресс-релиз.

Пресс-релизы бывают нескольких разновидностей.

1. Пресс-релиз-анонс -- информация в таком пресс-релизе сообщает о событии, которое только должно произойти. Вовремя разосланный такой пресс-релиз обеспечит присутствие представителей прессы на событии. Помимо изложения сути предстоящего события в этом пресс-релизе можно дать соответствующую предысторию этого события, которая поможет заинтересовать прессу. 2. Пресс-релиз-новость (ньюс-релиз) -- несет в себе информацию об уже свершившемся событии. Здесь можно добавить и краткие комментарии действующих или заинтересованных лиц. 3. Информационный пресс-релиз -- информирует о текущем, еще не завершенном событии. В этом пресс-релизе дается только отчет о текущих изменениях или новом повороте событий, предполагая, что суть этого события уже известна.

Самым распространенным методом написания пресс-релиза является привязка новости к определенной дате, в том числе и реально не существующей. Это может быть День рождения компании, День 100-го покупателя, День 100-дневного существования фирмы и т. д.

Пресс-конференция. Виды пресс-конференций. Правила подготовки и проведения. Работа с журналистами. Пресс-релиз - Теория и практика связей с общественностью

Похожие статьи