Фактический аудит основных средств на предприятии ОАО "Племзавод "За мир и труд", Ведение учета, контроля основных средств и форм первичной документации на предприятии - Аудит основных средств

Ведение учета, контроля основных средств и форм первичной документации на предприятии

Экономическую информацию о наличии, движении, сохранности и финансовых результатах хозяйственных операций с основными средствами организации получают из данных бухгалтерского учета, которые необходимы

Для оперативного руководства и управления, а также для использования

Инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными организациями и лицами. В этой связи учет должен обеспечить:

    -- правильное документальное оформление и своевременное отражение в регистрах синтетического и аналитического учета наличия и движения основных средств; -- контроль за сохранностью основных средств, в том числе находящихся на консервации и в запасе; -- контроль за правильностью учета амортизации с применением избранного способа начисления в течение срока полезного использования основных средств; -- контроль за правильностью отражения результатов продаж и прочего выбытия основных средств, включая передачу их в аренду; -- контроль за соблюдением сметы и полным отражением в учетных регистрах фактических затрат на восстановление основных средств; -- контроль за правильностью формирования и списания за счет соответствующих источников финансирования затрат на техническое обновление и реконструкцию объектов основных средств; -- контроль за своевременностью и полнотой отражения в учетных регистрах операций, связанных с ежегодными вложениями в коренное улучшение земель, многолетние насаждения, в арендованные основные средства; -- контроль за объективным отражением в учете результатов инвентаризации балансовых и забалансовых объектов основных средств; -- контроль за правильностью осуществления перманентной переоценки основных средств с исчислением восстановительной стоимости; -- контроль за своевременностью и правильностью уплаты налогов по операциям с основными средствами и отражением их в учете; -- обеспечение объективной информации для заполнения форм квартальной и годовой бухгалтерской отчетности.

Система внутреннего контроля включает контрольную среду и процедуры контроля.

Контрольная среда включает в себя общее отношение, осведомленность и действия руководства в отношении системы внутреннего контроля, а также важности такой системы для субъекта. Контрольная среда влияет на эффективность конкретных процедур контроля.

Процедуры контроля - это политика и процедуры, созданные руководством в дополнение к контрольной среде, для достижения конкретных целей Племзавода.

Система внутреннего контроля ОАО "Племзавода "За Мир и Труд" включает в себя совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых руководством в качестве средств, для упорядоченного и эффективного ведения финансово - хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности.

В ОАО "Племзаводе "За Мир и Труд" ведется количественно-суммовой (натурально-стоимостной) учет, вместо одноразовых сплошных инвентаризаций проводятся выборочные сличения. Уполномоченный сотрудник каждый день берет три карточки аналитического учета товаров (материалов), идет на склад и сверяет учетное количество с фактическим наличием. Также перманентные инвентаризации поддерживают учетно-бухгалтерскую дисциплину и способствуют усилению режима сохранности товарно-материальных ценностей.

Учет основных средств в ОАО "Племзавода "За Мир и Труд" (далее Племзавод) ведется в соответствии с действующим Положением по учету основных средств и организуется на основе принятого Общероссийского классификатора основных фондов (ОКОФ) в разрезе инвентарных объектов.

Инвентарный объект как единица учета основных средств представляет собой объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций или же обособленный комплекс конструктивно-сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенных для выполнения определенной работы. Для правильной организации аналитического учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту (отдельно стоящему зданию с его внутренними коммуникациями и надворными постройками, обособленному сооружению, станку или аппарату с приспособлениями, приборами, индивидуальным ограждением, системами управления и контроля и т. п.), находящемуся в эксплуатации или в запасе, присваивается инвентарный номер (серия номеров, например, для автоматизированных производственных систем), который пробивается на металлическом жетоне или наносится на объект масляной краской. Инвентарные номера имеют кодовое обозначение. При этом для каждой номенклатурной группы основных средств отводится серия порядковых номеров, чтобы по коду можно было определить принадлежность объекта к той или иной классификационной группе. Инвентарный номер объекта сохраняется за ним в течение всего периода его эксплуатации в данной организации. Он проставляется на всех первичных документах (или машиночитаемых носителях), оформляющих наличие и движение объекта. При выбытии объекта его номер считается ликвидированным и вновь поступившему объекту не присваивается в течение пяти лет.

В настоящее время аналитический учет Племзавода базируется на использовании унифицированных форм первичной учетной документации, разработанных Госкомстатом РФ (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 21.01.03 № 7).

Для первичного учета основных средств используются следующие унифицированные формы:

"Акт о приемке-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений)" (ф. № ОС-1) (Приложение 1) применяется для зачисления в состав основных средств отдельных объектов, поступивших за плату от других организаций, полученных в безвозмездное пользование, внесенных учредителями в счет вкладов в уставный капитал, полученных в хозяйственное ведение или оперативное управление и др. Акт используется для учета ввода объектов в эксплуатацию, внутреннего перемещения основных средств, передачи со склада (из запаса) в эксплуатацию, а также выбытия при их продаже и др.

При оформлении приемки объекта акт составляется в одном экземпляре и подписывается членами приемочной комиссии, а затем вместе с приложенной технической документацией передается в бухгалтерию. Акт утверждается руководителем организации. Выбытие основных средств оформляется аналогичным актом с отражением в инвентарной карточке учета основных средств. При оформлении внутреннего перемещения объектов акт выписывается в двух экземплярах: первый -- с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию; второй -- структурному подразделению-сдатчику;

"Акт о приеме-передаче здания (сооружения)" (ф. № ОС-1а); (Приложение 8) "Акт о приеме-передаче группы объектов основных средств (кроме зданий и сооружений" (ф. № ОС-16);

"Накладная на внутреннее перемещение объекта основных средств" (ф. № ОС-2);

"Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств" (ф. № ОС-3) (Приложение 24) применяется для оформления приемки-сдачи основных средств из ремонта, после реконструкции, модернизации. Акт подписывается представителем принимающего подразделения и представителем подразделения, выполнившего работы по ремонту (реконструкции, модернизации). При выполнении работ сторонней организацией акт составляется в двух экземплярах: первый -- остается в Племзаводе; второй -- передается производителю работ. Оформленные акты сдаются в бухгалтерию, а в технический паспорт объекта вносятся необходимые изменения в части характеристики объекта. Акт, подписанный главным бухгалтером, утверждается руководителем организации;

"Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств")" (ф. № ОС-4) (Приложение 15) применяется для оформления полного или частичного списания основных средств (кроме автотранспортных). Акт составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй -- остается у материально ответственного лица и является основанием для сдачи на склад материалов, запасных частей после разборки (демонтажа) объекта. Затраты по списанию и стоимость оставшихся материальных ценностей отражаются в разделе акта "Справка о затратах, связанных со списанием основных средств, и о поступлении материальных ценностей от их списания";

"Акт о списании автотранспортных средств" (ф. № ОС-4а) (Приложение 17) составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации. Первый экземпляр вместе с документом, подтверждающим снятие объекта с учета в автоинспекции, передается в бухгалтерию; второй -- остается у материально ответственного лица и является основанием для сдачи на склад материальных ценностей, оставшихся после списания;

"Инвентарная карточка учета объекта основных средств" (ф. № ОС-6) (Приложение 3)применяется для пообъектного учета всех видов основных средств. Заполняется в одном экземпляре на основании первичных документов на поступление, выбытие, ремонт, дооборудование основных средств. При значительном изменении качественных и количественных показателей в характеристике объекта (достройка, дооборудование и т. п.) может быть открыта новая карточка, а старая сохраняется как справочный документ;

"Акт о приеме (поступлении) оборудования" (ф. № ОС-14) составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии, в ее состав включается представитель монтажной организации (при проведении монтажных работ подрядным способом);

"Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж" (ф. № ОС-15) выписывается в двух экземплярах для передающей и принимающей стороны;

"Акт о выявленных дефектах оборудования" (ф. № ОС-16) подписывается представителями заказчика, подрядчика и организации -- изготовителя оборудования.

Совершенствование пообъектного аналитического учета основных средств связано с использованием мини - и микроЭВМ, что приводит, с одной стороны, к увеличению объема аналитической информации, повышению ее достоверности и объективности, а с другой -- к устранению дублирования постоянной информации, содержащейся в различных первичных документах, и к отказу от ведения в бухгалтерии инвентарных карточек (книг), инвентарных списков, так как данные аналитического пообъектного учета основных средств формируются и хранятся на машинных носителях. При этом вычислительные установки обеспечивают оперативную выдачу работникам бухгалтерии и других подразделений необходимой информации в форме соответствующих машинограмм-справок или видеограмм, выводимых на экран дисплеев непосредственно на рабочих местах потребителей.

Особое значение имеет применение технических средств, с помощью которых первичная информация по учету движения объектов может быть зафиксирована на машиночитаемом носителе с соблюдением порядка и условий оформления, придающих ему юридически доказательную силу. Первичные учетные документы на машиночитаемом носителе в Племзаводе используются наравне с традиционными первичными документами на бумажном бланке. Они содержат закодированные обязательные реквизиты (наименование, дату, место, содержание хозяйственной операции и ее основание). Допускается не фиксировать на них те характеристики хозяйственных операций, которые представляют собой производную информацию и могут быть получены на основании нормативно-справочных данных или расчетов. В необходимых случаях возможно получение наряду с машиночитаемыми носителями тождественных по содержанию бумажных копий, которые должны быть удостоверены соответствующими подписями, а также штампом или печатью организации.

Для каждого вида выходной информации устанавливаются свой режим и алгоритм формирования с учетом периодичности ее получения, а по информации, получаемой в запросном режиме, -- по срокам ее выдачи после запроса. При этом обеспечивается ограничение доступа к программным средствам, реализующим алгоритмы формирования выходной информации. Ответственность за это несет отдел автоматизированных систем управления, а бухгалтерия систематически контролирует соблюдение регламента формирования информации.

Подводя итоги сказанному, следует отметить, что пообъектный учет основных средств ведется бухгалтерией организации на инвентарных карточках на бумажных или машиночитаемых носителях информации. Они открываются отдельно на каждый объект. Приспособления и принадлежности, составляющие единое целое с объектом, также отражаются в его инвентарной карточке. Обязательными реквизитами карточек являются: наименование и назначение объекта, его инвентарный номер, организация-изготовитель, дата и номер документа на оприходование, первоначальная стоимость, признак собственности, краткая индивидуальная характеристика объекта, срок полезного использования, норма амортизации, ее код и др. В процессе эксплуатации в карточках делаются отметки о перемещении объекта внутри Племзавода, о его ремонте и выбытии с указанием причины. Основанием для этого служат данные первичных документов -- актов (накладных) приемки-передачи основных средств, актов на списание основных средств и др. При этом обязательными являются подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций. При переоценке объектов восстановительная стоимость отражается в разделе карточки "Реконструкция, модернизация". По наиболее важным объектам в отделе главного механика организации оформляется специальный паспорт.

Учет объектов основных средств по местам их эксплуатации осуществляется в инвентарном списке типовой формы, данные которого должны быть идентичны записям в инвентарных карточках (книгах).

В течение отчетного месяца инвентарные карточки по всем поступившим, выбывшим и перемещенным внутри организации объектам хранятся в особой ячейке картотеки, а по основным средствам, находящимся в запасе (резерве) или на консервации, карточки в картотеке бухгалтерии отделяются специальным разделителем. По данным инвентарных карточек и ведомостей расчета амортизации в конце месяца заполняются карточки учета движения основных средств в разрезе видов (групп) основных средств.

В конце года по итоговым суммам карточек учета движения составляется оборотная ведомость движения основных средств, итоги которой сверяются с данными Главной книги и служат основанием для заполнения отчетности. Т. к. в Племзаводе учет автоматизирован, то информация инвентарных карточек переносится на магнитные носители, а затем используется для составления в автоматизированном режиме ведомости движения основных средств, итоги которой в том же режиме сверяются с данными соответствующего синтетического счета.

Похожие статьи




Фактический аудит основных средств на предприятии ОАО "Племзавод "За мир и труд", Ведение учета, контроля основных средств и форм первичной документации на предприятии - Аудит основных средств

Предыдущая | Следующая