Документальное оформление движения товарно-материальных запасов - Организация учета товарно-материальных запасов (на материалах КХ "Дан")

Первичные документы по поступлению и расходу товарно-материальных запасов являются основой организаций материального учета. Непосредственно по первичным документам осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием товарно-материальных запасов.

В целях рациональной организации учета и контроля за использованием материалов в производстве при большом ассортименте товарно-материальных запасов разрабатывается номенклатура (перечень) потребляемых в производстве материалов по их однородным признакам. Каждому наименованию, сорту материалов присваивается условное цифровое обозначение - номенклатурный номер (код), который затем проставляется во всех документах по наличию и движению товарно-материальных запасов.

Для сокращения номенклатуры товарно-материальных запасов и упрощения учета в отдельных случаях однородные и близкие по своим свойствам материалы могут объединяться в единый номенклатурной номер. Номенклатурные номера строятся по-разному, они могут быть из шести или девяти знаков и иметь следующую структуру: номер балансового счета, номер группы, номер подгруппы, порядковый номер материалов в подгруппе и. т.д.

Номенклатура материалов, в которой указаны цены за единицу учитываемых материалов, называется номенклатурой - ценником. Он представляет собой систематизированный перечень материалов и используется в качестве справочника всеми отделами организации (отдел материально - технического снабжения, бухгалтерия, финансовый и т. д.).

Предприятия могут получать товарно-материальные запасы в разных условиях: на складе поставщика, на станции железной дороги, на пристани, где их принимает материально ответственное лицо.

При этом следующие операции требуют отражения в бухгалтерском учете:

    1. приобретения товарно-материальных запасов у поставщиков; 2. оприходование товарно-материальных запасов, изготовленных в производственных подразделениях для собственных нужд; 3. внутреннее перемещение; 4. поступление производственных запасов от ликвидации основных средств; 5. принятие излишков товарно-материальных запасов, выявленных при инвентаризации; 6. товарно-материальные запасы, поступившие от поставщиков на склады хозяйствующего субъекта, тщательно проверяются, устанавливается соответствие их качества, количество и ассортименты условиям поставок и сопроводительным документам.

По характеру приемки различаются приемку по количеству, качеству и комплектности.

Приемка по количеству - это приемка товарно-материальных запасов в установленные сроки:

    - по массе нетто и количеству товарных единиц, поставляемых без тары или в открытой таре; - по массе брутто и числу мест продукции, поставляемой в таре, с последующей проверкой массы нетто и количеству товарных единиц в каждом месте.

Приемка по качеству - это проверка в установленные сроки сохранности качества и комплектности товарно-материальных запасов, соответствия требованиям стандартов, технических условий, образцам, рецептурам и другим условиям, предусмотренных договором поставки.

Если количественные и качественные расхождения с документами поставщика не обнаружены, материалы приходуются на соответствующих складах. При этом выписываются приходные ордера.

Приходный ордер составляется на каждую партию товарно-материальных запасов, а в случаях поступления массовых грузов от одного поставщика - в целом за день. В нем фиксируются фактическое количество, цена и стоимость поступивших товарно-материальных запасов.

Приходный ордер выписывается материально-ответственным лицом склада в одном экземпляре и служит для оперативного учета прихода товарно-материальных запасов на складах с отражением в карточках складского учета, на основании приходных ордеров составляется ведомость по приходу товарно-материальных запасов в разрезе синтетических счетов в целом по предприятию.

В случаях, когда при приемке товарно-материальных запасов на складах обнаруживается количественные и качественные расхождения, а также при отсутствии сопроводительных документов поставщика, составляется Акт о приемке товарно-материальных запасов. Акт заполняется комиссией по приемке с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика. В нем указывается количество и качество товарно-материальных запасов по сопроводительным документам, количество и качество фактически принятых товарно-материальных запасов, отклонения (недостачи, бой, брак), установленные при приемке. Акт выписывается в двух экземплярах, один из которых, служит для оприходования фактически принятых товарно-материальных запасов, а другой - передается отделу материально-технического снабжения для направления поставщику претензионного письма.

Поставщики, отгружая (отпуская) товарно-материальные запасы, выписывают документы следующих видов. Один вид документов (товарные) - сопровождают товары на всем пути их следования от поставщика до конечного получателя, другой вид документов (расчетные) - представляются в банк и служат основанием для расчетов за товарно-материальные запасы.

Основными товарными документами являются счет-фактура и товарно-транспортная накладная.

Счет-фактура выписывается в четырех экземплярах. Первый остается у поставщика, второй предназначен покупателю, третий и четвертый прилагают к расчетным документам для передачи в банк. Расчетным документом служит платежное поручение.

При получении товарно-материальных запасов доверенным лицом заполняется доверенность. Доверенность формы №ТМЗ-1 оформляет бухгалтерия и выдает под расписку получателю. Форму №ТМЗ-1а применяют субъекты, у которых получение товарно-материальных запасов регистрируют в заранее пронумерованном Журнале учета выданных доверенностей.

Журнал учета выданных доверенностей применяется для регистрации выданных доверенностей и расписки об их выдаче и получении. При использовании доверенности данные об их выдаче и получении фиксируются в корешке доверенности. В этом случае Журнал учета выданных доверенностей не ведется.

В зависимости от направления использования товарно-материальные запасы выполняются следующие хозяйственные операции:

    - отпуск и использование в цехах основного производства на изготовление продукции; - отпуск для нужд административного и общехозяйственного характера; - отпуск на нужды вспомогательных цехов обслуживающих производств и хозяйств; - отпуск на сторону и в переработку; - внутреннее перемещение; - списание в результате недостач.

Для оформления хозяйственных операций, связанных с отпуском товарно-материальных запасов со складов и использованием в производстве, применяются в основном следующие документы:

    - накопительные, оформляющие многократный отпуск по одному направлению и назначению; - разовые расходные, оформляющие единовременный отпуск по различным направлениям и назначениям; -лимитно-нормативные, предназначенные для контроля за установленными расходными нормативами и использованием в производстве.

Применение различных расходных документов обусловлено тем, что на предприятиях, отличающихся организацией и технологией производства, используют разнообразные способы контроля за лимитированным отпуском товарно-материальных запасов и их использованием. Лимитирование отпуска товарно-материальных запасов на нужды производства оформляется лимитно-заборными картами или комплектовочными ведомостями.

Лимитно-заборная карта представляет собой накопительный документ, отражающий расход одного или нескольких номенклатурных номеров товарно-материальных запасов по определенному назначению. Она выписывается при систематически повторяющемся отпуске одинаковых товарно-материальных запасов за месяц, а в некоторых случаях открывается в целом на заказ. Обычно этот документ выписывается в двух экземплярах (для цеха и склада), однако более прогрессивным является использование одного экземпляра, в котором при выдаче товарно-материальных запасов расписывается кладовщик, а работник цеха - в карточке складского учета.

Разовый отпуск материалов по различным направлениям и назначениям оформляется требованием.

Требование выписывается цехами (отделами) на каждый номенклатурный номер товарно-материальных запасов (однострочные) или группу товарно-материальных запасов (многострочные). Требование является основанием для оперативного отпуска товарно-материальных запасов на складе, аналитического и синтетического учета их в бухгалтерии.

Комплектующие изделия на нужды производства отпускают по комплектовочным ведомостям, составляемых на всю потребность изделий по каждому заказу.

Использование комплектовочных ведомостей значительно сокращает объем технической работы по выписке и оформлению расходных документов. Один экземпляр ведомости передается на склад для предварительного подбора комплекта, второй - в цех для получения комплекта со склада.

Вспомогательные материалы, топливо, запасные части целесообразно отпускать по заборным листам (книжкам).

Заборные листы открываются по отдельным цехам и используются для отпуска со склада различных видов товарно-материальных запасов в течение отчетного периода накопительными итогами в хронологической последовательности.

Отпуск товарно-материальных запасов на сторону и в переработку оформляется накладной на отпуск материалов на сторону.

Накладная на отпуск материалов на сторону и товарно-транспортная накладная используется на складе для оперативного учета отпуска. А в бухгалтерии - для выписки счетов получателям, а также ведения аналитического учета расходов товарно-материальных запасов.

Перемещение материалов с одного склада или кладовой цеха (участка) на другой склад или другую кладовую данного хозяйствующего субъекта оформляется накладной на внутреннее перемещение материалов, выписываемой по распоряжения службы маркетинга. При возврате неиспользованных материалов, а также при сдаче отходов и брака накладные составляются материально-ответственными лицами цеха (участка), сдающего материалы.

Этими же накладными оформляются сдача цехами (участками) на склад из производства остатков неизрасходованных материалов, отходов, возникающих в процессе производства продукции, материалов, полученных от ликвидации основных средств, в процессе ремонтов и т. д.

Товарно-материальные запасы поступают в организацию не только от поставщиков, но и от подотчетных лиц (например, хозяйственные и канцелярские товары). Документом, подтверждающим стоимость приобретенных товаров, является товарный чек (фискальный чек) или акт (справка), в котором отражается содержание хозяйственной операции, дата и место покупки, наименование, цена и количество приобретенных товарно-материальных запасов. Данные документы прилагаются к авансовому отчету подотчетного лица.

Похожие статьи




Документальное оформление движения товарно-материальных запасов - Организация учета товарно-материальных запасов (на материалах КХ "Дан")

Предыдущая | Следующая