Пути совершенствования учета, аудита и анализа запасов на ТОО "Алматинский городской автобусный парк №2" - Организация учета запасов ТОО "Алматинский городской автобусный парк №2"

В настоящее время, в условиях рыночной экономики, определяющее значение приобретают качественные показатели, например, такие, как снижение удельных затрат сырья, материалов и топлива. Этого можно достигнуть увеличением использования прогрессивных конструкционных материалов, металлических порошков и пластмасс, заменой дорогостоящих материалов более дешевыми, синтетическими без снижения качества продукции, сокращением отходов производства. Основным направлением повышения эффективности использования производственных запасов является внедрение ресурсосберегающих, малоотходных и безотходных технологий. Рациональное использование запасов зависит также от полноты сбора и использования отходов и обоснованной их оценки.

Предприятия должны стремиться к соблюдению норм производственных запасов каждого вида материалов, поскольку их излишек приводит к замедлению оборачиваемости оборотных средств, а недостаток - к срыву производственного процесса. Производственные запасы составляют значительную часть стоимости имущества предприятия, а затраты материальных ресурсов в некоторых отраслях доходят до 90% и более в себестоимости продукции. Именно поэтому усиление контроля за состоянием производственных запасов и рациональным их использованием оказывает существенное влияние на рентабельность предприятия и его финансовое положение.

Основным направлением повышения эффективности использования производственных запасов является внедрение ресурсосберегающих, малоотходных и безотходных технологий. Рациональное использование запасов зависит также от полноты сбора и использования отходов и обоснованной их оценки.

Существенное значение для сохранности производственных запасов имеет наличие технически оснащенных складских помещений с современными весо-измерительными приборами и устройствами, позволяющими механизировать и автоматизировать складские операции и складской учет. Важное условие повышения эффективности использования материальных ресурсов - усиление личной и коллективной ответственности и материальной заинтересованности рабочих, руководителей и специалистов структурных подразделений в рациональном использовании указанных ресурсов.

Одно из условий рационального использования производственных ресурсов - нормирование складских запасов и материальных затрат. Под нормой производственного запаса понимают средний в течение года запас каждого вида материалов, принимаемый как переходящий запас на конец планируемого года. Эта норма измеряется в днях среднесуточного потребления каждого вида материалов. Предприятия должны стремиться к соблюдению норм производственных запасов каждого вида материалов, поскольку их излишек приводит к замедлению оборачиваемости оборотных средств, а недостаток - к срыву производственного процесса.

Существенно улучшить учет производственных запасов можно, совершенствуя применяемые документы и учетные регистры, т. е. более широко используя накопительные документы (лимитно-заборные и комплектовочные карты, ведомости и др.), предварительную выписку документов по движению материалов и оперативных документов на вычислительных машинах, карточки складского учета в качестве расходного документа по отпущенным материалам (бездокументальной системы оформления расхода материалов) и др.

Для совершенствования документооборота и порядка учета расчетов с поставщиками рекомендуется отражать в учете полученные запасы в день их фактического поступления на склад. При отсутствии счетов-фактур от поставщиков материалы следует учитывать по ценам, предусмотренным соответствующими хозяйственными договорами с поставщиками (протоколами согласования цен и пр.). Также необходимо улучшить схему документооборота с тем, чтобы информация о поступивших материалах попадала в бухгалтерию в самые кратчайшие сроки (в день обработки ТТН на складе и в день получения счета-фактуры предприятием), избегая простоя документов на складах и в инженерной службе с обязательным отражением данных требований в учетной политике предприятия.

Таким образом, в результате предложенных изменений бухгалтерия будет получать счета-фактуры непосредственно в день их поступления и тогда же передавать копию счета-фактуры в инженерную службу, что позволит существенно ускорить процесс обработки данных в бухгалтерии и позволит избежать отражения счетов поставщиков в несоответствующем периоде.

ТОО "Алматинский городской автобусный парк №2" осуществляет обслуживание населения общественным транспортом, предоставляет автотранспорт в аренду, а также производит текущий и капитальный ремонт и техническое обслуживание собственного автопарка. Учитывая данную особенность в производственной деятельности предприятия в целях рациональной организации учета и контроля за использованием запасов на предприятии необходимо разработать направления совершенствования учета, ими могут быть:

1. Прогнозирование использования запасов.

Руководитель, бухгалтер и аудитор могут проанализировать или получить значение любого необходимого показателя из информационной базы за необходимый период времени.

В настоящее время особое значение придается прогнозированию использования запасов. Для прогнозирования бухгалтер проводит анализ фондоотдачи запасов за определенный период и путем использования базы знаний формирует предложения по управлению. С этой точки зрения особо важны вопросы эффективного использования запасов (выявление ненужных запасов) и вопросы роста сбыта продукции на существующем парке запасов.

Таким образом, комплексный подход к учету, контролю, анализу и аудиту запасов позволяет оперативно получить все необходимые данные за определенный период и существенно повышает уровень управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

2. Компьютеризация учета на местах складского хозяйства с установлением локальной системы сети.

Компьютеризация учета приведет к сокращению рабочего времени работников учета и материально-ответственного лица по ведению складского учета. В настоящее время отсутствие компьютеризированного учета движения материальных ценностей от разрешения до отпуска и получения занимает значительную часть рабочего времени от руководителя до конкретного лица выпускающего продукцию.

3. Разработка и внедрение структуры номенклатурных номеров

Производственные предприятия разрабатывают номенклатуру (перечень) потребляемых в производстве запасов по их однородным признакам. При этом каждому наименованию, типоразмеру и сорту материалов присваивается условное цифровое обозначение - номенклатурный номер (код), который затем проставляется во всех документах по наличию и движению запасов.

Номенклатурные номера строятся по-разному. На изучаемом предприятии отсутствует структура номенклатурных номеров.

Поэтому, желательно в учете запасов анализируемого предприятия разработать структуру номенклатурных номеров. На наш взгляд, было бы рационально, для облегчения и сокращения рабочего времени учетного работника обрабатывающего первичные документы по движению запасов, разработать девятизначную структуру номенклатурных номеров, из которых: четыре первых знака образуют номер балансового счета, пятый - номер группы запасов, шестой и седьмой - номер подгруппы в каждой группе, два последних - порядковый номер материального запаса в подгруппе. При этом система шифровки может быть порядковая, серийная, подразрядная и комбинированная. Число знаков в шифре должно быть минимальным, но достаточным для того, чтобы охватить важнейшие признаки всего перечня применяемых материальных ценностей. Некоторое количество шифров следует резервировать для запасов, которые могут поступить впервые. Присвоение номенклатурного номера (кода) вновь поступившим запасам производится бухгалтерией или отделом снабжения (маркетинга).

4. Введение дополнительного контроля за учетом товарно-материальных ценностей.

Введение дополнительного контроля за учетом запасов со стороны руководства предприятия является очень важным. Это означает просмотр руководителем бухгалтерских документов, изучение им нормативных актов, действующих в этой области. Такой подход позволит более рационально расходовать средства на приобретение запасов, тратить меньше времени на убеждение руководства в необходимости приобретения того или иного товара, повысить дисциплину использования запасов сотрудниками предприятия. Кроме того, нужно ввести анализ эффективности использования запасов, по данным бухгалтерского учета под непосредственным контролем руководителя предприятия. В учете строительно-монтажных и ремонтных работ ежемесячно проводить сопоставление фактического расхода материалов с расходом определенным по производственным нормам.

При этом руководитель будет получать более полную картину состояния дел на предприятии.

5. Ввиду того, что Республика Казахстан ступила на новый путь развития экономических отношений на международном рынке, и в связи с этим учитывая происходящие изменения и дополнения в бухгалтерском учете и налоговом законодательстве предприятию необходимо принять решение о совершенствовании организации аудита.

Аудит учета запасов, выраженный на сегодняшний день в виде отдельного мероприятия как ежегодная инвентаризация и анализ ее результатов, - это крайне недостаточный аудит.

Для анализируемого предприятия пришло время обеспечить аудит формирования и использования запасов с периодичностью один раз в квартал.

Это позволит предприятию своевременно принимать меры по устранению допущенных упущений в части поставок ценностей, и в их использовании, а также своевременно устранять причины необоснованной потери или порчи запасов.

Действующая система внезапной проверки для предприятий с частной формой собственности - не совсем совершенная форма аудита. Инвентаризационная комиссия, созданная из работников предприятия, не в состоянии проводить аудит периодически, часто.

Хотелось бы предложить внедрение внутреннего постоянно действующего аудита.

Постоянно действующий внутренний аудит позволит предприятию своевременно устранять допущенные ошибки как в организации учета запасов, так и в организации эффективности производственных процессов предприятия. Повысит аккуратность и внимательность в оформлении документов по учету товарно-материальных запасов, повысит внимательность и ответственность персонала в работе, увеличит эффективность работы предприятия.

Хотелось бы предложить предприятию организовать внутренний аудит оценки запасов. Оценка материальных запасов и суммы отклонений непосредственно влияют на размер валового дохода через себестоимость реализованной продукции, а следовательно, и на величину подоходного налога с юридических лиц. В настоящее время правильность применения оценки материальных запасов контролируется налоговыми органами.

Итак, проведенное нами исследование вопросов аудита и анализа материальных запасов предприятия, привело нас к следующим выводам:

1. Проверки и ревизии финансовой и хозяйственной деятельности ТОО "Алматинский городской автобусный парк №2" осуществляются государственными налоговыми органами, другими государственными органами в пределах компетенции, ревизионными органами ТОО "Алматинский городской автобусный парк №2" и аудиторскими организациями. 2. При исследовании учета было выявлено, что на данном предприятии нет службы внутреннего аудита. Поэтому проведение внутреннего аудита обычно поручается аудиторской организации на договорных началах. При этом внешнему аудиту предприятия предшествует направление письма-заказа аудиторской фирме или частному аудитору на проведение аудиторской проверки, и, в случае согласия сторон, составление договора между предприятием и аудитором. 3. Источники информации для анализа материальных ресурсов: план материально-технического снабжения, заявки, договоры на поставку сырья и материалов, формы статистической отчетности о наличии и использовании материальных ресурсов и затратах на производство, оперативные данные отдела материально-технического снабжения, сведения аналитического бухгалтерского учета о поступлении, расходе и остатках материальных ресурсов и др. 4. Обеспеченность ТОО "Алматинский городской автобусный парк №2" материалами не удовлетворяется полностью, но количество запасов неуклонно растет в течение анализируемого периода, что говорит об улучшении снабжения производства запасами. 5. Основным направлением повышения эффективности использования производственных запасов является внедрение ресурсосберегающих, малоотходных и безотходных технологий. Рациональное использование запасов зависит также от полноты сбора и использования отходов и обоснованной их оценки.

Похожие статьи