Регистрация и учет документов - Технология работы с документами в современных условиях
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.
Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять.
К нерегистрируемым документам обычно относят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы; приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометой "лично"; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; информационные материалы.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает (существенно меньше его) с учетным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию.
Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации -- одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии. В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализованно по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие -- в день поступления, исходящие -- в день отправки.
Принимаются и регистрируются документы, как поступающие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной почте. Поэтому факс, принимающий документы, поступающие на имя организации, целесообразно устанавливать рядом с рабочим местом сотрудника, регистрирующего поступающую корреспонденцию.
Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.
Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:
- * дата получения; * входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем; * дата документа; * регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-отправителем ; * автор (корреспондент) - тот, чей это документ; * заголовок (о чем документ); * резолюция; * срок исполнения; * исполнитель (кто с ним работает); * ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения); * номер дела (куда документ помещен после исполнения).
Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем регистрационная форма дозаполняется -- в нее вносятся эти сведения.
При четком взаимодействии с руководителем (если руководитель каждое утро просматривает полученную корреспонденцию) можно сначала дать документы ему на просмотр, а уже затем, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму. Такие сведения, как ход исполнения документа и номер дела, в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.
При регистрации отдельных видов документов, например внутренних, обращений граждан и исходящих документов, сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. При регистрации внутренних документов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпадающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес.
Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т. д.
Похожие статьи
-
Порядок работы с внутренними документами - Технология работы с документами в современных условиях
Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и...
-
В условиях современного мира каждый человек в какой-то мере подчиняется разнообразным нормам и законам. Их совокупность, в свою очередь, именуется как...
-
Организация документооборота - Технология работы с документами в современных условиях
Документооборот - это движение в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело. Правильно и рационально организованный...
-
Организация работы с документами в организации включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам,...
-
Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и...
-
Сущность документа, как и любого другого объекта (вещи), проявляется через его признаки и свойства. В работах по теории документоведения не...
-
Введение - Технология работы с документами в современных условиях
Документ правовой входящий Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения...
-
Документ и его значимость - Технология работы с документами в современных условиях
Документ -- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. ГОСТ Р( 51141-98 "Делопроизводство и...
-
Актуальными в настоящее время являются вопросы повышения надежности и долговечности машин, приборов, установок, повышение их качества и эффективности...
-
Режим работы и расчет фондов времени Режим работы предприятия, то есть характер рабочей недели, число рабочих дней, смен и их продолжительность, зависит...
-
В зависимости от числа постов для данного вида ТО и уровня их специализации различают два основных метода организации работ по техническому обслуживанию...
-
В связи с тем, что в шахтах, опасных по газу и пыли, создается возможность возникновения пожара или взрыва, к электрооборудованию этих шахт предъявляются...
-
Сварочные работы относятся к категории работ с повышенной степенью опасности, что обусловливает повышение требований к организации рабочих мест,...
-
Анализ и оценка. - Проектная работа по технологии "Табурет"
Собрав свое изделие до конца, я оценил его на "пять". Табурет получился не как было задумано, а еще лучше. Посмотреть - загляденье. Красивая форма...
-
Во время работы слесарь должен: Все виды технического обслуживания и ремонта автомобилей на территории предприятия выполнять только на специально...
-
Леса, подмостки и трапы на судне должны быть надежными, изготовленными по утвержденным чертежам и принятыми представителями отдела техники безопасности....
-
Описание конструктивных особенностей и условий работы ремонтируемой детали Условия работы данной детали являются сложными и тяжелыми. Вал постоянно...
-
Под методом ремонта принято понимать способы и приемы организации ремонтного производства с расчленением и специализацией ремонтных работ по отдельным...
-
Спредеры фиксированной длины поворотные Размеры контейнера 40-ft контейнер Грузоподъемность (т) 30,5 Краткое описание Автоматический электрический...
-
Основы современной технологии стекла. - История стекла
Технология получения стекла состоит из двух производственных циклов. Цикл технологии стекломассы включает операции: А) подготовки сырых материалов; Б)...
-
Введение, Технология кузнечных работ - Кузнечные операции
Испокон веков кузнечное ремесло ассоциировалось с магией. Да и как могло быть иначе, если в кузнице бесформенные куски железа превращались в вещи...
-
Ответственность за создание здоровых и безопасных условий труда для работников моторного цеха несут начальник цеха и мастер отделения. Рабочие,...
-
Одним из основных направлений деятельности руководителей и специалистов должно быть исключение травматизма, а также снижение заболеваемости среди рабочих...
-
Общие требования безопасности при проведении сварочных работ регламентируются стандартом СанПиН №11-14-94 "Работы электросварочные. Требования...
-
Перед началом работы слесарь должен: Одеть специальную одежду и застегнуть манжеты рукавов. Осмотреть и подготовить свое рабочее место, убрать все лишние...
-
Как уже отмечалось в современных условиях, для организации ремонта двигателя ЯМЗ-240 рекомендуется не обезличенный поточный способ ремонта, при котором...
-
Блюдо пюре картофельный Организация рабочего места повара при выполнении работы Рабочим местом называется часть производственной площади, где работник...
-
Характеристика культуры Морковь (Daucus carota L.) относится к семейству сельдерейные. Растения культурной моркови обычно имеют двулетний цикл развития....
-
Запасы продуктов, их значение для ритмичной работы предприятия Приемка товаров на предприятиях общественного питания является важной составной частью...
-
Эксплуатация электропривода нагнетателей - Работа газоперекачивающих агрегатов
До начала опробования и пуска в работу нагнетателей с электроприводом энергоснабжающей организации предъявляется весь комплекс смонтированного...
-
Запасы продуктов, их значение для ритмичной работы предприятия - Работа столовой
Приемка товаров на предприятиях общественного питания является важной составной частью технологического процесса. Приемку проводят в два этапа. Продукты...
-
ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА УСЛОВИЙ РАБОТЫ АВТОМАТИЧЕСКИХ СИСТЕМ - Надежность систем автоматизации
Автоматические системы, а также их отдельные элементы при эксплуатации находятся под воздействием различных факто-ров, которые будем называть нагрузками....
-
О каждом несчастном случае, очевидцем которого он был, слесарь должен немедленно сообщать работодателю, а пострадавшему оказать доврачебную помощь,...
-
Бурение глубоких скважин на подземных рудниках России и стран СНГ вот уже несколько десятилетий производится в основном станками пневмоударного бурения...
-
Работы по ТР (текущему ремонту) выполняются по потребности, которая выявляется в процессе работы на линии, при контроле автомобилей на КТП, в процессе...
-
Опасности, связанные с нано технологиями - Нано технологии в современном мире
При всех преимуществах нано технологий, они могут представлять и угрозу здоровью человека. Восторженно предвкушая те положительные изменения, которые...
-
Нано технологии в современном мире - Нано технологии в современном мире
История возникновений нано технологий Дедушкой нано технологий можно считать греческого философа Демокрита. Он впервые использовал слово "атом" для...
-
Состав комиссии ПУФ 1. Председатель комиссии - главный инженер; 2. Заместитель председателя комиссии - главный конструктор; 3. Члены комиссии: главный...
-
Описание приспособления и принцип работы Съемник предназначен для выпрессовки роликоподшипника конического двухрядного и роликоподшипника 122 (например...
-
Валики удвоителя работают при постоянных статических нагрузках на износ. В связи с этим их изготавливают их высокопрочной и износостойкой стали 50Х....
Регистрация и учет документов - Технология работы с документами в современных условиях