Основные принципы современного делопроизводства - История развития современного делопроизводства
Основные принципы современного управления документами отражены в стандарте ISO 15489:2001 "Информация и документация. Управление документами". Данный стандарт переведен на русский язык и принят в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования".
Главная особенность современного управления документами заключается в том, что оно строится на принципах, сходных с принципами систем менеджмента качества. Используется известный цикл постоянного улучшения Деминга - "Планируй - Сделай - Проверь - Действуй":
- - на первом этапе разрабатывается политика, подробно регламентируются все процессы; - на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований; - на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются; - на четвертом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются).
В течение всего цикла регулярно проводится обучение и повышение квалификации всех сотрудников организации по вопросам управления документами.
Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т. д.).
Современный подход к управлению документами предусматривает единообразное управление различными видами документов, т. е. не только организационно-распорядительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству.
Принципы управления документами в равной степени применимы к документам на различных носителях, независимо от способа доставки документов. Это особенно важно, т. к. в России наблюдается переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту. ГОСТ Р ИСО 15489 определяет понятие "документ" как зафиксированную на материальном носителе идентифицируемую информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
Многие вопросы, относящиеся к управлению как электронными, так и неэлектронными документами, в настоящее время рассматриваются как неотъемлемые элементы информационной безопасности организации.
Системы электронного документооборота (СЭД), согласно современным представлениям, должны обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.
Возможности, открывающиеся при использовании электронных документов, привели к изменениям в ключевых технологиях делопроизводства. В качестве примера можно привести функциональный подход к составлению номенклатуры дел, принцип "больших корзин" при экспертизе ценности и установлении сроков хранения документов. Все более распространенным становится ведение различного рода досье, в которые включаются разные виды документов, возможно, имеющие различные собственные сроки хранения.
В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.
Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:
- - - Конституцию РФ; - - Гражданский, Административный, Трудовой, Уголовный Кодексы РФ - - законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации; - - указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне; - - правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера; - - правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства; - - правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий; - - государственные стандарты на документацию; - - унифицированные системы документации; - - общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; - - государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ); - - нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда; - - нормативные документы по организации архивного хранения документов; - - законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
Все они должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.
Первый, основополагающий закон нашей страны, - это Конституция Российской Федерации. С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов.
Похожие статьи
-
Основные понятия и принципы, этапы развития менеджмента качества В условиях современной рыночной экономики большое значение приобрела проблема повышения...
-
Делопроизводства в современной России - История развития современного делопроизводства
В России, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий,...
-
Определение делопроизводства по ГОСТу 16487-83 (название ГОСТа). Взаимосвязь вопросов усовершенствования делопроизводства с вопросами развития и...
-
ПРОБЛЕМЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ, Анализ современной тенденции - История развития техники управления
Анализ современной тенденции На основании изученной литературы мы можем заключить, что не существует единой теории менеджмента, но, тем не менее,...
-
Определение УСОРД по ГОСТ 6.10.1 -88 " Унифицированная система документации, используемые в АСУ. Основные положения" УСОРД - унифицированная система...
-
Применение современных подходов к управлению на предприятии - История развития техники управления
Применение средств оргтехники в практике работы служб управления персоналом связано с выполнением различных операций по обработке документированной...
-
Современные подходы к управлению - История развития техники управления
Современные подходы к управлению называют синтетическими, поскольку для них характерен взгляд на управление как многоплановое, комплексное и изменяющееся...
-
История развития систем управления качеством - Введение в курс управления качеством
В истории развития документированных систем качества можно выделить пять этапов, которые иногда представляют в виде пяти звезд качества (рис. 1.3)....
-
История развития систем управления качества - История развития систем управления качеством
В истории развития документированных систем качества можно выделить пять этапов, которые иногда представляют в виде пяти звезд качества. Первый этап...
-
1. Разделение труда. Целью разделения труда является выполнение работы, большей по объему и лучшей по качеству, при тех же затратах усилий. Разделение...
-
Лидерство и понятие стиля руководства В рыночной экономике вся система управления претерпевает значительные изменения в направлении придания ей свойств...
-
Особенности развития архивоведения Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение...
-
Деление бухгалтерского учета на финансовый и управленческий является общепризнанным. Финансовый учет направлен на формирование внешней бухгалтерской...
-
Принципы построения управленческих структур - Виды организационных структур. Современные тенденции
К структуре управления предъявляется множество требований, отражающих ее ключевое для менеджмента значение. Они учитываются в Принципах формирования ОСУ...
-
Существующие системы управления и их сущность - История развития систем управления качеством
Дефект продукция менеджмент Система тотального управления качеством. В круг мероприятий, определенных концепцией качества, наряду с требованиями...
-
Понятие организации и ее основные принципы Определение "организация" в источниках дано от лат. organіzo - предоставлять стройный вид, устраивать....
-
Пути решения вышеуказанных проблем: Составить (в письменной или печатной форме) максимально четкую структуру предприятия: цели деятельности (миссия),...
-
Рассматриваемые ниже принципы делегирования полномочий являются основополагающими для правильного делегирования полномочий. Несоблюдение их на практике...
-
ОТЕЧЕСТВЕННЫЙ ОПЫТ УПРАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ - История развития менеджмента качества
В настоящее время можно выделить 3 уровня систем управления качеством, имеющие некоторые концептуальные различия: Системы, соответствующие требованиям...
-
Характеристика японской модели - История развития менеджмента как науки
За последние два десятилетия Япония заняла лидирующее положение на мировом рынке. На ее долю приходится 44,5% общей стоимости акций всех стран мира. И...
-
Классическая (административная) школа в управлении - История развития менеджмента как науки
Классическая или административная школа в управлении занимает отрезок времени с 1920 по 1950 гг. Родоначальником этой школы считается Анри Файоль,...
-
Административная, или классическая школа управления (1920-1950) - История развития менеджмента
Тейлор и Гилберт начинали свою карьеру простыми рабочими, что, несомненно, повлияло на их представления об управлении организацией. Создатели...
-
На стиль лидерства заметно влияет личность человека и тип его командной роли. Но и другие факторы следует учитывать при выборе соответствующего стиля...
-
Двенадцать принципов Эмерсона. Основное направление работ Эмерсона посвящено повышению производительности труда не рабочих, а управленцев. Он справедливо...
-
Модели менеджмента - История развития менеджмента
Эволюция теории и практики менеджмента нашла свое отражение в многообразных направлениях. То, что происходит сегодня в теории и практике управления,...
-
Методология управления проектами отражается в Стандартах Управления Проектами. В настоящее время существуют следующие виды стандартов: Международные --...
-
Классическая (административная) школа управления - История развития менеджмента
Родоначальником классической школы управления (1920-1950 гг.) является выдающийся французский инженер Анри Файоль. Концепция административного управления...
-
Математическая школа управления (1950 - по настоящее время) - История развития менеджмента
Математическая школа управления (иногда ее называют теорией количественных методов менеджмента) зародилась в начале 40-х годов, и прежде всего в...
-
Существует мало работ об эволюции управленческой мысли в период от становления советской власти до развала СССР. Первые десятилетия советской власти...
-
Возникновение и развитие управленческой мысли Говоря об эволюции управленческой мысли, следует отметить, что необходимо различать макроуправление, т. е....
-
Понятие закономерности и принципы управления персоналом Понятие "управление персоналом" возникло сравнительно недавно. Его появление связывают с именем...
-
Несмотря на определенное разнообразие школ и направлений развития менеджмента, можно выделить четыре основные сложившиеся школы: 1. Школа научного...
-
История развития техники управления(теория управления) Возникновение науки управления относится к концу 19 - началу 20 вв. Ее основателем был...
-
Понятие автоматизации - История развития техники управления
Автоматизированная система управления предприятием (АСУП) - это система управления, построенная на основе применения средств вычислительной техники,...
-
Принципы управления Анри Файоля - Вклад в теорию развития менеджмента Анри Файоля
Файоль сформулировал концепцию непрерывности управленческого процесса, в котором реализуются следующие взаимосвязанные функции: планирование,...
-
Актуальные проблемы управления аграрным сектором на современном этапе экономического развития
Аннотация. Российское село играет особую роль для поступательного развития страны, тем самым создавая необходимость поддержки сельской экономики и...
-
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организация...
-
Понятие "стратегия" вошло в число управленческих терминов в 50-е годы, когда проблема реакции на неожиданные изменения во внешней среде приобрела большое...
-
Этапы развития менеджмента. Эволюция управленческой мысли - История развития менеджмента как науки
Как только доисторические люди стали жить организованными группами, у них появилась необходимость управления. На первом этапе, когда группы людей были...
-
ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА - История развития менеджмента качества
На современном уровне развития понятие "качество" рассматривается как комплексная составляющая, включающая в себя качество конечного продукта, качество...
Основные принципы современного делопроизводства - История развития современного делопроизводства