Контроль за ходом реализации проекта - Инициация и разработка концепции проекта

Собранные данные используются для расчета прогресса выполнения работ проекта по показателям: время; стоимость; качество; организация проекта; содержание работ. Для измерения прогресса могут использоваться различные шкалы в зависимости от специфики выполняемой работы.

Измеримые работы, для которых могут определяться дискретные приращения в соответствии с определенным графиком выполнения, завершение которых приведет к конкретным материальным результатам.

Работы влияния, которые нельзя разбить на приращения - работы типа поддержки и руководства проектом, лоббирования во властных структурах.

Контроль прогресса в реализации проекта - сравнение запланированных и реализованных к сроку промежуточных или конечных результатов (2, с. 85).

С момента начала исполнения проекта задача оценки фактических параметров работ и сравнения их с запланированным становится основной обязанностью менеджера. Фиксация исходного плана необходима для отслеживания процесса его выполнения и выявления будущих проблем. Плановые показатели должны быть утверждены соответствующими руководящими органами и документально оформлены до начала работ.

Для учета фактических данных и систематического обновления информации о состоянии проекта должна быть принята процедура обновления. Обычно организация одновременно выполняет несколько проектов, находящихся на разных стадиях завершенности. Положение может осложниться тем, что менеджеры проектов, ключевые ресурсы или сотрудники находятся в разных местах и удалены друг от друга. При создании процедур обновления проекта должны учитываться все существенные обстоятельства.

Фактическая информация по выполнению работ не оказывает влияния на базовый (директивный) план; по определению, базовый план является основанием для измерения прогресса. Базовый план должен быть неизменным и использоваться для сравнения с текущим состоянием в отчетах.

Сроки окончания работ является очевидными для контроля и анализа. Если обнаружены задержки в работах критического пути или в достижении ключевых вех проекта, проект будет задержан на соответствующий срок.

Фактическая информация используется для составления новых графиков, базирующихся на реальных данных. Для каждой работы оценивается ее состояние (начало, окончание, какова выполненная продолжительность и остающаяся продолжительность), вычисляются новые продолжительности для выполняющихся работ. Эти новые продолжительности, которые могут быть длиннее или короче продолжительности по базовому плану, перемещают все последовательные работы по графику, и это влечет изменение дат работ, еще не начаты. Этот процесс приводит к новой дате завершения проекта.

После первого же отчета с фактическими данными получаются два графика работ: базовый график и текущий график, включающий влияние последних фактических данных. Основная работа по определению состояния проекта заключается в сравнении этих двух планов.

Оценки по выполненным и предстоящим объемам работ также могут быть полезны для: пересмотра оценок длительностей работ; определения причин задержек; стоимостного анализа на основе факта (19, с. 244).

Пересмотр оценок длительностей работ проводится, если на стадии планирования использовались оценки для определения длительностей работ на основе их объема, неизбежно проявится в отчетах о фактическом выполнении. В данном случае оценки длительностей должны быть пересмотрены.

Определение причин задержек проводится на основе совместного анализа отклонений от плана по времени и выполненным объемам работ, может дать менеджеру начальные идеи о причинах задержек. Определив отклонения хода проекта от плана, менеджер должен предпринять соответствующие действия. Действия по восстановлению контроля проектом рекомендуется тщательно планировать.

Пять основных возможных вариантов действий чаще всего используются в случае отклонения проекта от плана:

Найти альтернативное решение.

В первую очередь необходимо рассмотреть возможности, связанные с повышением эффективности работ за счет новых технологических или организационных решений. Новое решение, например, может заключаться в изменении последовательности выполнения ряда работ;

Пересмотр стоимости.

Данный подход означает увеличение объемов работ и назначение дополнительных ресурсов. Решение может заключаться в увеличении нагрузки на существующие ресурсы или привлечении дополнительных людей, оборудования, материалов. Данный подход обычно применяется в случае необходимости устранения временных задержек проекта;

Пересмотр сроков.

Данный подход означает, что сроки выполнения работ будут отодвинуты. Руководство проекта может пойти на такое решение в случае жестких ограничений по стоимости;

Пересмотр содержания работ.

Данный подход предполагает, что объем работ по проекту может быть уменьшен и соответственно лишь часть запланированных результатов проекта будет достигнута. Отметим, что речь не идет о пересмотре качественных характеристик получаемых результатов проекта;

Прекращение проекта.

Это наиболее сложное решение. Однако оно должно быть принято, если прогнозируемые затраты по проекту превышают ожидаемые выгоды. Решение, связанное с прекращением проекта, кроме чисто экономических аспектов, связано с преодолением проблем психологического характера, связанных с интересами различных участников проекта.

Сетевой график может быть, использован как основа для мониторинга выполнения проекта. Кривые функциональных зависимостей объемов работ (прогрессии, кривые хода работ), называемые Э-кривыми, представляются линиями, построенными в координатах наращивания выполнения заданных объемов работ (вертикальная) и времени (горизонтальная ось).

Подобно ленточным графикам, кривые зависимостей могут выражать некоторые аспекты составленных планов. После начала работ по реализации проекта действительный ход работ представляется средствами графического изображения и сравнения с соответствующими показателями плана: при этом характер наклона кривой отражающей действительный прогресс выполнения работ позволяет получить перспективные оценки хода работ. Однако таких оценок с соответствующей интерпретацией можно достичь только при правильном понимании причин возможных отклонений от запланированного процесса производства работ, при тщательном анализе текущих и будущих планов по организации управления осуществлением проекта (5, с. 174).

Движение потока денег представляется графически в виде первой кривой, отражающей процесс выполнения заданных объемов работ с точки зрения затрат, и второй, возможной прибыли (дохода). После строится третья кривая, описывающая объем финансирования строительства или излишки денежной наличности в любой период времени.

Матричные расписания (матрицы) позволяют эффективно оформлять плановые показатели, занятые осуществлением процесса производства.

Оперативная информация должна содержать также сведения об изменениях параметров, характеризующих комплекс в целом: директивных сроков завершения комплекса или отдельных его этапов, ограничений по количеству или порядку использования разного рода ресурсов и т. п.

Необходимость внесения в модель различных изменений возникает вследствие изменения объективных условий выполнения работ, изменения ситуации, более отчетливого представления исполнителя о предстоящей работе или группе работ по мере их приближения к завершению или получения более точных и подробных сведений о них, изменения исполнителем метода выполнения или организации работ на базе накопленного в процессе их выполнения опыта и т. д. Во всех случаях ответственным исполнителям и руководителям комплекса должно быть вменено в обязанность оповещать проектную команду всех изменениях, необходимо внести в сетевую модель, момент соответствовала их коллективному представлению о комплексе работ.

Система должна быть построена так, чтобы от ее участников в качестве оперативной информации не требовались сведения о характеристиках комплекса или отдельных работ, которые не изменились по отношению к исходному состоянию или предыдущему циклу оперативного планирования.

Следует свести к минимуму оперативной входной информации, что позволит соответственно сократить затраты труда и времени на ее сбор, подготовку и передачу. Это может быть достигнуто за счет хранения условно постоянных данных (норматив, модели, коэффициенты и т. п.) предыдущих планов, отчетов и результатов промежуточных расчетов. Необходимо соблюдать единство форм представления входной оперативной информации независимо от характера работ ведомственной принадлежности ответственных исполнителей. Следует стремиться к совмещению подготовки входной информации с ее фиксацией на первичных носителях информации для ЭВМ.

Член проектной команды проверяет и анализирует к ней входную оперативную информацию, на ее основании обновляет сетевые модели и подготавливает входные данные для их расчета (пересчета) (9, с. 355).

Обновление (актуализация) моделей включает фиксацию состояния выполняющихся и законченных работ и свершившихся событий, внесения работ и событий, исключение аннулированных, уточнение формулировок, описание работ. Всякие изменения, касающиеся граничных работ и событий, согласовываются между смежными ответственными исполнителями.

Цель анализа - контроль и оценка общего хода работ за отчетный период, выявление отставания фактических сроков выполнения проекта по сравнению с плановым, изменений, особенно в составе и характеристиках работ, и оценка их возможного влияния на последующий ход работ.

Особое внимание уделяется при этом одной из главных задач руководства проекта - контроль за соблюдение установленных сроков выполнения критичных работ, выработки оперативных решений по предотвращению срыва, изысканию методов и средств сокращения их продолжительности. В результате контроля и анализа проектной команды определяются "узкие места" в текущем и предстоящем ходе работ и совместно с ответственными исполнителями подготавливаются предложения по их своевременному устранению.

Следует отметить дальнейшее развитие систем обработки информации и сбора данных о выполнении заданных объемов работ, сравнении их с эталонными нормативными документами и преобразовании в информацию, необходимую для принятия решений управляющими проектов и членами их команды. Как уже указывалось, при формулировании задач уровень детализации, степень разнообразия и частота составления сообщений (отчетов) должны отвечать потребностям тех специалистов, для которых они предназначены. Их реализация должна соответствовать имеющимся средствам обработки информации (ручным или автоматизированным), а степень сложности -- квалификации занятых работников. Кроме того, следует реально оценить значение получаемой информации по сравнению с ее стоимостью. И, конечно, система должна функционировать оперативно, эффективно и с высокой степенью точности.

Похожие статьи




Контроль за ходом реализации проекта - Инициация и разработка концепции проекта

Предыдущая | Следующая