Анализ среды внедрения проекта "Бюджетное планирование и отчетность", Описание бизнес-процессов бюджетирования в группе компаний нефтегазового сектора - Технологии больших данных: анализ и выбор решения для реализации проекта

Описание бизнес-процессов бюджетирования в группе компаний нефтегазового сектора

Одна из исследовательских задач данной работы состоит в том, чтобы подробно изучить предметную область реализации проекта - группу компаний нефтяного сектора - и определить бизнес-процессы, которые нуждаются в автоматизации. Проект представляет собой внедрение единой системы управлением бюджета на одном из дочерних обществ организации, а после выполнение тиражирования системы на все остальные дочерние компании.

Для реализации и поддержки финансовой модели бюджетирования требуется определение бюджетного регламента, который будет четко описывать организационную схему всего процесса финансового планирования и сдачи отчетности в группе компаний нефтегазового комплекса. Следовательно, целесообразно определить форматы описания бюджетной системы и форм отчетности.

Бюджетная система группы предприятий - совокупность процессов, функций и бюджетных регламентов, определяющих последовательность, закономерности, сроки и ответственных (конкретных физических лиц или отделов, департаментов) за расчеты бюджетов, формирование отчетов, анализ исполнения бюджетов и принятие решений.

Процессы и функции бюджетирования - обособленные виды деятельности, связанные с планированием, учетом, анализом и контролем финансово-экономических показателей деятельности всей группы организаций. В компоненты бюджетирования входят два раздела: компании-объекты, по которым ведется бюджетирование, а также совокупность планов и отчетов системы бюджетирования.

Набор объектов бюджетирования, который принят в группе компаний, месте внедрения, составляет более 80 дочерних организаций и зависит от нескольких факторов, в том числе и от информации, используемой руководителями компании для принятия решений. При принятии решения о распределении финансовых ресурсов между направлениями деятельности головной организации холдинга, необходимо знать оценку финансово-экономической эффективности каждого направления деятельности, поэтому в число объектов бюджетирования должны входить бизнес-направления [21]. Для эффективного управления руководство группы компаний ведет планирование и контроль в разрезе центров финансового учета.

В объекты бюджетирования крупного нефтегазового холдинга входят:

Транспортировка нефти и нефтепродуктов по трубопроводной системе (территория РФ и за ее пределами);

Диагностика, профилактика, аварийно-восстановительные работы;

Обеспечение охраны окружающей среды в районах, где проходит трубопроводная система;

Структурные звенья компании - дочерние организации;

Центры финансового учета (ответственные лица, отделы, департаменты);

Проекты компании (инвестиционные проект, научно-исследовательские работы).

В перечислении выше указан возможный набор объектов бюджетирования. Конкретный набор объектов бюджетирования определяется под каждый конкретный проект, исходя из поставленных целей в соответствии с принципом целесообразности усложнения системы бюджетирования [22]. Планируется на начальной стадии внедрения системы бюджетирования ограничиться только финансовыми бюджетами. Внедрение системы финансового планирования и контроля сначала будет произведено в одной из дочерних организаций, минимальное количество пользователей в которой - 160 человек. В дальнейшем архитектура бюджетной системы будет усложнена и проект тиражирован на три следующих дочерних организации - вторая очередь внедрения - число функциональных пользователей составит 970. По завершению всех разработок проект предполагается внедрить во всех дочерних обществах группы компаний - ориентировочно к подключению 6600 пользователей.

Требуемые формы и отчеты бюджетной системы: налоги (18 форм), мастер-бюджеты (8 отчетов), ГПО (12 форм), финансы (8 форм), инвестиции (7 форм), функциональные бюджеты (14 отчетов), эксплуатация и обеспечение (8 форм), персонал (9 форм), энергия (2 формы). Обобщенная схема бизнес-процесса по бюджетированию представлена в нотации UML на рисунке 1.

бюджет организации

Рисунок 1 - Бюджет организации

Бюджет организации представляет собой финансовый документ, составленный в систематизированной форме на заданном промежутке времени из плановых или фактических значений статей бюджета.

В соответствии с представленными объектами бюджетирования на предприятии планируются к составлению следующие бюджеты:

Операционные бюджеты - бюджеты бизнес-направлений включают в себя: бюджеты подразделений и центров финансового учета (ЦФО), а так же бюджеты проектов;

Финансовые бюджеты включают: бюджет доходов и расходов (БДР), бюджет движения денежных средств (БДДС), бюджет по балансовому листу (Бюджет БЛ - прогнозный баланс).

Бюджеты бизнес-направлений (БП) составляются по всем направлениям деятельности и содержат все необходимые бюджетные статьи и сводную информацию для оценки их финансово-экономической эффективности, принятия решений о дальнейшем их развитии и финансировании[23].

Бюджеты подразделений составляются по каждому департаменту головной организации в соответствии с действующей в группе компаний организационной структурой. Бюджеты центров финансовой ответственности составляются по каждому из дочерних организаций в соответствии с действующей финансовой структурой. Бюджеты бизнес-процессов составляются по каждому выделенному бизнес-процессу в группе компаний, но для каждого центра финансовой ответственности характерный набор бюджетов. Например, часть дочерних организаций занимается только транспортировкой нефти, другая часть - только транспортировкой нефтепродуктов. Ряд дочерних компаний выполняет сервисные функции (деление по зонам обслуживания).

Бюджет продаж включает в себя информацию о планируемых объемах реализации в натуральных и стоимостных показателях. Бюджет коммерческих расходов содержит информацию о планируемых расходах, связанных с транспортировкой нефти и нефтепродуктов или иных услуг в объемах, заложенных в бюджете продаж [24].

Бюджеты проектов составляются по каждому инвестиционному проекту любой из организаций всей группы. Это могут быть проекты, напрямую связанные с основной деятельностью компании и поэтому проводимыми на регулярной основе. Все проекты, в том числе и научно-исследовательские, являются основным объектом планирования и контроля, поэтому необходимо будет вести бюджетирование максимально детализировано.

Финансовые бюджеты - это консолидированные бюджеты компании, отчеты, "собирающие" данные из других форм. Финансовые бюджеты строятся по компании в целом или по конкретным дочерним обществам, т. е. по центрам финансовой ответственности, по которым можно рассчитать окончательный результат. Финансовые бюджеты имеют единые форматы для всех дочерних организаций.

Относительно форматов операционных бюджетов, то для них не существует утвержденных стандартных форматов. Каждая компания выбирает удобный для себя формат операционных бюджетов. Методология системы управления бюджетом для группы компаний - функционального заказчика - была разработана аудиторской компанией KPMG в 2015 году.

Для всех бюджетных форм и отчетов необходима реализация вариаций (дополнительных отчетов) - для возможности проведения план-факт анализа. На многих российских предприятиях, в том числе и для исследуемой группы компаний, процесс финансового планирования и контроля организован таким образом, что планированием занимается один отдел в организации - планово-экономический, а отчетную информацию подготавливает другой отдел, как правило, бухгалтерский. Дополнительно плановая и отчетная информация готовится совершенно в разных форматах. Это порождает проблемы консолидации и сверки отчетности.

Отчет по результатам бюджетного анализа - финансовый документ, представляющий в систематизированной форме на заданном интервале времени основные выводы об эффективности исполнения бюджета и предложения по корректировке исходных гипотез и предположений на будущие периоды.

Одним из главных документов является регламент системы бюджетирования. Это комплекс документов, представляющий в систематизированной форме описание функций финансово-экономического планирования, учета, анализа и контроля [25], действующих в исследуемом нефтегазовом холдинге.

Методология реализуемой системе управления бюджетированием затрагивает все отделы и службы компании, не только финансовые службы как обычно бывает принято, т. е. все дочерние общества и отделы внутри них будут задействованы в процессе бюджетирования. Следовательно, для эффективного функционирования системы бюджетирования необходимо иметь высокоразвитые организационные процедуры внутри компании, поддерживаемые соответствующей организационной документацией [26]. Регламенты бюджетирования разделяют на временные и организационные документы.

Временной регламент бюджетирования в группе компаний - функциональном заказчике - включает в себя временные регламенты планирования учеты и анализа бюджетов всех дочерних организаций. Организационный регламент бюджетирования включает в себя аналогичные по направлениям организационные регламенты.

Факторы, которые могут повлиять на архитектуру бюджетной системы компании:

Организационная структура холдинга;

Схема организации финансовых отношений и обязательств внутри организаций;

Финансовая модель системы бюджетирования.

Для компаний с проектной организационной структурой, которой является исследуемая группа предприятий, используются прозрачная схема организации бизнес-процессов, поскольку отсутствует массовое поточное производства, планирование бюджетов идет от расчета показателей по отдельным направлениям и проектам, их последующей консолидации и формированием сводной финансовой отчетности.

Проектная архитектура бюджетирования используется в компаниях, подобных государственным, например, организациях, занимающихся оказанием услуг в различных областях деятельности: юридические, туристические, консультационные услуги, строительные компании [26]. По каждому строительному объекту, туристическому проекту, новому нефтепроводу обычно составляется свой план, бюджет, состав работ и т. д.

Следует отметить, что для целей бюджетирования не требуется детальное описание бизнес-процессов, достаточно иметь обобщенную модель, которая позволяет видеть картинку финансовых потоков по функциональным направлениям [27]. Закономерно, от точности моделирования бизнес-процессов зависит качество расчета бюджета по выбранной финансовой модели. Поэтому при выборе методологии бизнес-процессов был сделан упор на следующий принцип: финансовая модель бизнес-процессов не должно быть построена с точностью, превышающей точность финансовой модели бизнес-процесса, с которого начинается расчет финансовой модели бюджетирования.

В данном случае, для исследуемой компании-заказчика, разработанная компанией KPMG методология позволяет детализировать финансовую модель по каждому из имеющихся бизнес-направлений. Следовательно, это приводит к усложнению расчетов, изменению форматов бюджетов, регламента бюджетирования и в конечном итоге ожидается разработка и внедрение большого проекта с корпоративной информационной системой на выходе, которая будет включать в себя все аспекты предложенной методологии и будет способна поддерживать работу нескольких тысяч пользователей.

Детальное изучение предметной области разработки и внедрения проекта является одной из ключевых задач исследования, поскольку позволяет иметь полноценное представление о бизнес-процессе управления бюджетом, который действует в организации, месте внедрения. Разработка корпоративной системы управления бюджетированием сама по себе не является уникальным проектом, однако аспект реализации на платформе Big Data усложняет выбор средств реализации. В связи с этим на примере группы компаний, занимающейся транспортировкой нефти и нефтепродуктов, были исследованы структура бюджета организации и бизнес-процесс управления, который требуется автоматизировать посредством внедрения новой системы, а также подробная информация о специфике система позволяет обозначить критерии и требования к средствам реализации функциональности.

Похожие статьи




Анализ среды внедрения проекта "Бюджетное планирование и отчетность", Описание бизнес-процессов бюджетирования в группе компаний нефтегазового сектора - Технологии больших данных: анализ и выбор решения для реализации проекта

Предыдущая | Следующая