Бизнес-процесс "Заказ и закупка товара" - Бизнес-моделирование деятельности организации

Данный бизнес-процесс является основным для компании. Планирование закупок осуществляется отделом логистики.

Основанием для планирования закупок являются следующие документы:

    - отчет по складским остаткам на начало планируемого периода; - нормы продаж; - нормы страховых запасов; - заявки торговых точек.

Закупка товаров находится в ведении отдела логистики. Закупка товаров - это составная часть коммерческой деятельности предприятия, включающая в себя:

    - изучение и прогнозирование покупательского спроса; - выявление и изучение источников поступления товаров; - организацию хозяйственных связей с поставщиками товаров, включая разработку и заключение договоров поставки; - организацию учета и контроля над ходом выполнения договорных обязательств.

Первым этапом закупки товара является мониторинг соответствующих складских остатков, который осуществляет специалист отдела логистики.

В результате анализа выявляется потребность в приобретении того либо иного наименования товара.

При выявлении потребности в пополнении складских запасов, логист рассчитывает размер заказа и устанавливает желаемые сроки поступления товара на склад. На основании принятого решения составляется заказ.

Логист направляет в адрес поставщика заказ с целью выявления текущей возможности поставщика удовлетворить потребность предприятия в соответствующих товарах.

Поставщик направляет в адрес ООО "СемьСот" письмо, в котором подтверждает заказ или сообщает о том, что в не состоянии удовлетворить запрос предприятия.

Если поставщик подтверждает заказ, специалист по закупкам переходит к следующему этапу бизнес-процесса. Заказ также считается подтвержденным, в случае если поставщик известил о том, что не может в полной мере удовлетворить текущую потребность Общества в запрашиваемых товарах или не готов поставить ее в заявленных срок и сложившаяся ситуация не приведет к существенному увеличению риска остановки продаж.

После подтверждения заказа руководитель по закупкам заключает с поставщиком договор на поставку.

Договор с поставщиком предусматривает частичную предоплату: бухгалтер переводит денежные средства в размере предоплаты на расчетный счет поставщика.

После получения предоплаты поставщик в оговоренный срок совершает отправку, о чем сообщает руководителю по закупкам.

После получения уведомления о прибытии товара, экспедитор забирает товар и сопровождает его на склад. Специалист, отвечающего за приемку товара на складе - старший фактуровщик, сверяет количество и наименование принимаемого товара с данными указанными в накладной.

Если выявлено полное соответствие между результатами пересчета и данными, указанными в товаросопроводительных документах, специалист склада, а именно кладовщик, обеспечивает размещение товара в установленном месте хранения. Старший фактуровщик передает документы специалисту по складскому учету для оприходования товара.

В случае несоответствия между результатами пересчета и данными, указанными в товаросопроводительных документах, сотрудник склада ставит в известность начальника складского комплекса.

Руководитель склада совместно с логистом и руководителем по закупкам принимают решение, касающееся выявленного расхождения.

Фактуровщик, согласно поданным товаросопроводительным документам, вносит информацию о поступлении товара на склад предприятия в информационную систему 1С: Предприятие.

После внесения в базу данных информации о поступлении товара на склад фактуровщик передает товаросопроводительные документы в бухгалтерию.

Бухгалтер переводит денежные средства в размере окончательной оплаты на расчетный счет поставщика. Основание для оплаты - копия счета-фактуры, подписанного руководителем по закупкам и начальником отдела логистики.

Для данного бизнес-процесса, как и для всех остальных бизнес-процессов, описанных ниже, построена диаграмма активности (деятельности) при помощи инструментального средства Rational Rose. Диаграмма активности отображена на рисунке А.1.

Анализируя данный процесс, можно выявить следующий недостаток: отсутствует мониторинг и контроль местонахождения товарно-материальных ценностей, а, следовательно, отсутствует и контроль задержек поставок товара. С одной стороны компания работает давно с одними и теми же поставщиками, которые зарекомендовали себя на рынке, что дает гарантии в своевременности и регулярности поставок. Но с другой стороны, отслеживая задержки по поставкам, можно было бы сократить упущенную выгоду, отработав оперативные решения в случае таких ситуаций.

В качестве предложений для предотвращения отвлечения оборотного капитала предложено выработать инструменты мониторинга, контроля и оперативного реагирования на факты задержек поставок, по которым уже были осуществлены авансовые платежи, что в свою очередь, позволило бы ужесточить контроль соблюдения сроков поставок при осуществлении авансовых платежей поставщикам.

После того, как товар закуплен и оприходован на складе, необходимо правильно, а точнее рационально, распределить его по торговым точкам для извлечения максимальной прибыли от продаж. Далее рассмотрим данный бизнес-процесс.

Похожие статьи




Бизнес-процесс "Заказ и закупка товара" - Бизнес-моделирование деятельности организации

Предыдущая | Следующая