Основы предварительной подготовки предпосылки рациональной организации информационного фонда и моделирование информационных процессов - Моделирование информационных процессов в работе бухгалтера

Современное человеческое общество живет в период, характеризующийся небывалым увеличением информационных потоков. Это относится как к экономике, так и к социальной сфере. Наибольший рост объема информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской сфере. В промышленности рост объема информации обусловлен увеличением объема производства, усложнением выпускаемой продукции, используемых материалов, криологического оборудования, расширением внешних и внутренних связей экономических объектов. Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации, без которой немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная, инвестиционная деятельность. Роль информации в общественной жизни существенно меняется. Информация приобретает преобразующий, определяющий характер. Создание индустрии информатики и превращение информационного продукта в товар приводит к глубинным социальным изменениям в обществе, трансформируя его из индустриального в информационное. Информация охватывает все стороны жизни общества -- от материального производства до социальной сферы. Качественно новое обслуживание информационных процессов человеческой деятельности связано с использованием современной персональной электронно-вычислительной техники, систем телекоммуникаций, созданием сетей ЭВМ. В связи с этим общество на уровне государства должно решить ряд проблем информатизации. Пути решения наиважнейших из них были определены комплексом организационных, экономических и правовых мер в Указе Президента РФ от 20 января 1994 г. "Об основах государственной политики в сфере информатизации". Рассмотрим основные положения этого документа:

Создание и использование систем массового информационного обслуживания населения в различных сферах деятельности.

Создание и развитие основных компонентов инфраструктуры информатизации.

Обеспечение компьютерной грамотности, информационной культуры населения.

Стремительное развитие товарных и финансовых рынков в России явилось мощным толчком к интенсивному нарастанию процессов информатизации во всех сферах жизни общества. Изменились подходы к оценке роли информации и информационному обслуживанию производственно-хозяйственной, управленческой деятельности и различных категорий пользователей. Наше общество стало открытым, а потому возросла потребность в достоверных, современных, полных, представленных в доступной для пользователя форме сведений. Информация пронизывает все стороны деятельности субъектов экономики и производства, предоставляет высшему менеджменту безотказный механизм управления при условии правильной постановки задач и обоснованного выбора их технологического решения. В результате законотворческой и регулирующей деятельности государства возросли требования к достоверности, своевременности и законности отчетно-статистической информации, вырабатываемой на уровне микро - и макроэкономических объектов. Информационное сопровождение производства и бизнеса стало необходимым условием полноты и своевременности сбора налогов, что на сегодняшний день все в большей степени определяет существование и процветание государства - главного потребителя самой разнообразной, в том числе финансово-экономической информации. Для современных микроэкономических структур обладание информацией не менее важно, так как неопределенность в окружающей среде возросла в сто крат, что приводит нередко к сбоям в деятельности фирм, предприятий, корпораций, банков. Необоснованное принятие решений на любом уровне руководства может обернуться для хозяйствующих объектов непоправимыми отрицательными последствиями.

Высокая потребность в информации для целей управления и бурное развитие информационных процессов выдвинуло, на первый план создание компонентов ее инфраструктуры. Информационная инфраструктура охватывает вычислительную технику, средства коммуникации, методическое и программное обеспечение, технологии, вспомогательные виды деятельности. С целью обеспечения достаточного уровня оснащенности вычислительной техникой идет интенсивное насыщение рынка вычислительных средств персональными компьютерами зарубежного и отечественного производства, доступными по цене и в то же время отвечающими современным техническим и технологическим требованиям. Рост объемов научно-технической, политической, экономической и любой другой информации, столь нужной для эффективной работы в соответствующих областях человеческой деятельности, вызывает необходимость широкого использования информационных технологий в управлении. Соответственно возрастает, и потребность в разработках автоматизированных систем различного характера как в научно-технической, так и в экономической областях. Количественное накопление подобных разработок сопровождается качественным оформлением и дифференциацией рынка информационно-технической продукции. Наиболее очевидной предпосылкой такою развития процессов информатизации является переход от преимущественного использования электронно-вычислительных машин морально устаревших серий ЕС и СМ к персональным компьютерам и информационно-вычислительным сетям, создание современных информационных систем и сетей основывается на средствах телекоммуникаций. Телекоммуникационный сервис по передаче данных создается в настоящее время на базе локальных и глобальных сетей. Причем если локальная сеть объединяет определенное количество компьютеров и созданных на их основе автоматизированных рабочих мест в пределах одного здания или офиса, то глобальные сети обеспечивают обмен информацией между локальными сетями, доступ к удаленным информационным ресурсам всех стран и континентов, услуги электронной почты, телетайпа, факса и телекса.

Сегодня руководитель и исполнитель на своем рабочем месте могут практически мгновенно получить исчерпывающую информацию для анализа конкретной производственной или рыночной ситуации. Такие преобразования в организации управленческого труда стали возможны благодаря существенным качественным изменениям в его технологии. Оформление потоков информации, применение методов обработки данных, представление баз данных -- все это приняло в настоящее время совершенно новые конкретные способы реализации.

Рыночная ситуация создала условия для постоянного роста платежеспособного спроса на программно-технические продукты. Первой потребностью любой фирмы, организации, банка становится фиксирование выполнения производственно-хозяйственных операций, обработка учетных данных, составление отчетности, оформление и систематизация маркетинговой информации, что формирует спрос на технические и программные средства, сложные автоматизированные информационные системы и технологии.

Переход информационных процессов на индустриальную основу ускорил развитие самой информационной отрасли, превратил разработку и внедрение программных технологий в один из видов бизнеса. Этому способствовало становление внутреннего компьютерного рынка благодаря поставкам компьютерной техники и программного обеспечения из зарубежных стран.

Произошло смещение акцентов и в формулировании критериев эффективности автоматизированных систем и технологий. Если в условиях административно-командной системы основной упор делался на выявление затрат на машинную обработку информации, то сегодня актуальны прежде всего быстрое принятие решений, степень адекватности аналитических данных реальным процессам, возможность использования экономико-математических методов и моделей для анализа конкретных финансово-производственных ситуаций. Такая постановка вопросов привносит в практику предпринимательства и хозяйствования научно-исследовательский аспект, требует новых научно-обоснованных решений, подходов и квалифицированных кадров.

Формирование управленческих кадров новой формации, овладение ими экономико-математическими методами и необходимыми знаниями и умениями для реализации своих решений в соответствующей информационно-технологической среде является сложной проблемой. Прежде всего, это решение проблемы всеобщей компьютерной грамотности населения, которое базируется на перестройке учебного процесса, начиная со среднего образования и заканчивая высшим. Перспективным в этом плане является создание учебных комплексов на базе вузов, в которых обеспечивается программа непрерывного обучения "Школа-вуз". Ведется углубленная педвузовская подготовка учащихся общеобразовательных школ по специальным дисциплинам, а также по дисциплине " Информатика".

Одной из целей данной формы обучения является подготовка абитуриентов, имеющих углубленные знания в области применения ПЭВМ. При дальнейшем обучении в вузе студенты, получая знания по выбранной ими специальности, способны самостоятельно ставить и решать задачи компьютеризации отдельных участков своей профессиональной деятельности. Это способствует формированию у специалистов современного информационно-технологического мышления.

Не менее важным направлением решения проблемы всеобщей компьютерной грамотности населения является развитие сети переподготовки кадров с широким привлечением российских специалистов в области информатики и вычислительной техники, а также специалистов международных учебных центров.

Актуальность вопросов информатизации всех сфер общественно экономической жизни вполне очевидна. Потребность в разработке и применении эффективных и адекватных реальной действительности компьютерных программ и технологий сегодня возрастает. Внесение порядка в хаос и свободу рынка -- первая и пока не до конца осознанная необходимость субъектов предпринимательской деятельности. И здесь компьютерная технология незаменима, поскольку она дает возможность оптимизировать и рационализировать управленческую функцию за счет применения новых средств сбора, передачи и преобразования информации. Реформа методов управления экономическими объектами повлекла за собой не только перестройку организации процесса автоматизации управленческой деятельности, но и распространение новых форм реализации этой деятельности.

Современная информационная технология реализуется в условиях спроектированных автоматизированных информационных систем! где в процессе их создания должны быть увязаны наиболее рациональные методы решения управленческих задач и человеко-машинная технология обработки информации. Поэтому остановимся на особенностях создания АИТ.

При проектировании автоматизированная информационная технология рассматривается в пяти взаимосвязанных аспектах.

Техническом -- как аппаратно-коммуникационный комплекс, имеющий конкретную конфигурацию и служащий для обработки и передачи информации.

Программно-математическом -- как набор статистических, математических, инфологических, алгоритмических и прочих машинно-ориентированных моделей, а также реализующих их компьютерных программ.

Методическом -- как совокупность средств реализации функций управления по отношению к экономическому объекту -- предприятию, объединению, региональному хозяйству и т. д.

4. Организационном -- как описание документооборота и регламента деятельности аппарата управления. 5. Пооперационном -- как совокупность технологических, логических и арифметических операций, реализуемых в автоматическом режиме.

Исходя из реальных условий конкретной предметной области формулируются основные требования к АИТ. Перечислим наиболее общие из них, характерные для современных АИС.

Соблюдение принципа системности при проектировании процедур накопления и обработки данных. Такой принцип предполагает подразделение информационных потоков на внешние и внутренние по отношению к объекту управления, учет структурно-динамических свойств протекающих в нем процессов, моделирование прямых и обратных связей с окружающей средой.

Использование децентрализованных средств сбора и предварительной обработки данных согласно принятой декомпозиции задач и распределения управленческих функций, что достигается с помощью технологии "клиент -- сервер", позволяющей системе функционировать в многозадачном режиме.

Охват основных этапов жизненного цикла управления, целеполагание, выработка альтернатив принятия решений, выбор наиболее рационального варианта управленческой стратегии, мониторинг и контроль исполнения решений.

Способность к адаптации всей системы и гибкое приспособление АИТ к изменениям рыночной среды, возможность быстрого переключения на разные режимы использования аппаратных и телекоммуникационных средств.

Ориентация АИТ на реализацию единой информационно-логической модели объекта управления в сочетании с необходимыми процедурами обработки данных и вывода результатов.

Синхронизация процессов переработки и выдачи информации с процессами принятия решений на всех уровнях за счет использования диалогового и планового (в масштабе реального времени) режимов эксплуатации АИТ.

Использование безбумажного документооборота, естественно-профессионального языка для общения специалиста с ПЭВМ, электронных подписей, машинных архивов и библиотек, удаленного доступа к массивам данных.

Возможность обработки больших объемов информации в регламентном и произвольном режимах, а также интеграции данных в соответствии с иерархией управления.

Наличие экспертной поддержки, учет неполноты информации, возможность получения прогнозных данных.

Названные свойства АИТ обеспечиваются применением современных высокоразвитых аппаратно-программных комплексов, средств связи и формулируются в процессе проектирования разработчиками системы. Такие пользователи-разработчики относятся к классу профессионалов. Для них существует множество инструментальных средств, облегчающих создание АИТ. Например, можно назвать системы Oracl, Visual C++, Gupta SQL, Windows, CA-Visual Objects, а также CASE-технологии, позволяющие конструировать сложные компьютерные системы из отдельных стандартизированных программных модулей.

Другой класс пользователей - специалисты проблемной области, которые применяют в своей деятельности программные средства с широкими технологическими возможностями, такие как WinWord, CorelDraw, Excel, MS Project, MS Access.

Наконец, к третьему классу относятся обычные индивидуализированные пользователи, которые чаще всего общаются с компьютером на упрощенном естественном языке при помощи различных ориентированных на широкую публику программных продуктов (Лексикон, Just Write, Designer и др.).

2. Практическая часть

Задание 1

Создать шаблон электронной формы "Лицевая карточка выдачи спецодежды". Заполнить лицевые карточки, сохранить их как документ.

Порядок действий:

- Пол, Размер одежды, Размер обуви, Цех, Участок, Размер головы, Должность; - в ячейки первой строки таблицы: Наименование спецодежды, Параграф, Единица измерения, срок службы.

- выделила поле со списком; - задала значения элементов списка, макросы, имя закладки поля со списком, запрет изменения элемента.

ЛИЦЕВАЯ КАРТОЧКА № 3253

УЧЕТА СПЕЦОДЕЖДЫ, СПЕЦОБУВИ

И ПРЕДОХРАНИТЕЛЬНЫХ ПРИСПОСОБЛЕНИЙ

Предусмотрено по утвержденным нормам

Наименование спецодежды, спецобуви, предохранительных приспособлений	Параграф	Ед. изм.	Кол-во	Срок службы
Бушлат	№13	Шт.	1	12
Комбинезон	№13	Шт.	1	12
Рукавицы	№13	Пара	1	3
Валенки	№13	Пара	1	36
Шапка-ушанка	№13	Шт.	1	12

Начальник производства _____________________ /Арефьев А. И./

Бухгалтер _________________________________ /Карасева Л. В./

Ответственный по технике безопасности _____________ /Новиков В. Н.

Задание 2. Создать типовой документ накладная для оформления движения товарно - материальных ценностей.

Порядок действий:

- Формат шрифта: верхняя часть документа, название документа, основная табличная часть документа.

- для оформленного бланка документа выполнила команду меню Файл - Сохранить как, указала тип файла - Шаблон (.dot), ввела имя шаблона - Накладная; - проверила шаблон с помощью команды меню Файл - Создать. Для нового документа указала шаблон Накладная.

Организация ________________________________ Типовая форма №19

Предприятие ________________________________ Утвержденная Министерством

торговли РФ

ШИФР	" ____" _________________ 200 __ г.
Грузополучателя	Поставщика	Склада	Вида операции

НАКЛАДНАЯ № _______________

Отправитель _____________________________________________________________________________________

Получатель ______________________________________________________________________________________

Основание _______________________________________________________________________________________

Номер по порядку	Товар	Единица измерения	Количество	Количество (масса нетто)	Цена, руб. коп.	Сумма без учета НДС, руб. коп.	НДС	Сумма с учетом НДС, руб. коп.
Наименование, характеристика, сорт, артикул товара	В одном месте	Мест, штук	Ставка, 18 %	Сумма, руб. коп.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
ИТОГО:
Всего по накладной

Отпуск разрешил ______ ________ __________ Груз принял ___________ __________ _______________

Должность подпись расшифровка подписи должность подпись расшифровка подписи

Отпуск груза произвел ___________ ____________ ______________

должность подпись расшифровка подписи

Задание 3. создать титульный лист документа Бухгалтерский баланс. Сохранить титульный лист как элемент автотекста - Титул_Баланс.

Последовательность действий:

- выполнила команду меню Формат - Абзац. Указала Выравнивание по левому краю, Интервал перед, Интервал после. Выполнила команду форматирования шрифта - Формат - Шрифт, указала Начертание, размер. - для установки табуляции выполнила команду меню Формат - Табуляция. Позиции табуляции, выравнивание. - ввела текст.

Задание 4. Создать главный документ, состоящий из нескольких текстовых документов.

Последовательность действий:

1. Создала новый документ с помощью команды меню Файл - Создать, указала шаблон Новый документ. 2. Сохранила документ с помощью команды меню Файл - Сохранить как, имя файла главного документа REPORT. doc. 3. Повторила пп.1 и 2 для создания всех файлов согласно заданной таблицы. Выполнила закрытие файлов с сохранением. 4. Перешла в главный документ, в режим структуры документа с помощью команды меню Вид - Структура. 5. Вставила в главный документ вложенные документы с помощью кнопки Вставить вложенный документ: в диалоговом окне Вставка вложенного документа выбрала файл Balans. doc, нажала кнопку Открыть; - повторила действия для всех документов. 6. Внесла изменения в тексты вложенных документов. 7. Закрыла с сохранением главный документ REPORT. doc с помощью команды меню Файл - Закрыть. 8. Открыла вложенные файлы как самостоятельные документы с помощью команды меню Файл - Открыть, просмотреть изменения. 9. С помощью команды Файл - Закрыть закрыла вложенные документы. 10. С помощью команды Файл - Открыть открыла главный документ REPORT. doc. 11. Выделила фрагмент текста, нажала кнопку Разбить вложенный документ. 12. Выполнила нумерацию страниц - команда меню Вставка - Номера страниц. 13. Команда меню Вид - Обычный. Установила курсор в начало текста главного документа и вставила оглавление с помощью команды меню Вставка - Оглавление и указатели. 14. Закрыла главный документ REPORT. DOC с сохранением - команда меню Файл - Закрыть.

Название документа	Файл
Бухгалтерский баланс - форма №1 за 9 мес.	Balans. doc
Отчет о прибылях и убытках ф.№2 за 9 мес.	Forma2.doc
Справка к Отчету о финансовых результатах и их использовании. Приложение к форме №2	Spravka. doc
Приложение к бухгалтерскому балансу ф.№5	Forma5.doc
Пояснительная записка	Explic. doc
Аудиторское заключение	Audit. doc

Задание 5. Подготовить список основных средств (ОС) для проведения инвентарного учета товарно-материальных ценностей. В качестве источника данных используется база данных под управлением СУБД Acesse 2000, файл БД ОС. mdb, таблица Инвентарный объект ОС. Использовать информационную технологию слияния.

Последовательность действий:

- тип основного документа - Каталог; - создала основной документ в новом окне.

- открыла источник данных; - выбрала тип файлов - Базы данных MS Access; - указала имя файла - OC. mdb; - способ преобразования базы данных - DDE - способ; - выбрала таблицу - Инвентарный объект ОС.

Нажала кнопку правка основного документа.

- назначение - Новый документ; - - диапазон записей источника - Все; - строки, содержащие пустые поля данных, не печатать; - нажала кнопку Объединить.

Задание 6. Вставьте в документ выборку из базы данных основных средств в виде таблицы. Данные таблицы упорядочить по возрастанию кода структурного подразделения, дате ввода ОС в эксплуатацию. БД находится под управление СУБД Acesse, имя файл ОС. mdb, исходня БД - таблица Основные средства.

Последовательность действий:

- тип файлов - Базы данных MS Access; - имя файла - OC. mdb; - способ преобразования базы данных - Метод DDE; - таблица - Основные средства.

Похожие статьи