Разработка литературы по вопросам ЕГСД - Обзор отечественной литературы 1960-70-е гг. по вопросам делопроизводства

В 1963 г. ГАУ изданы "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности. На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. "Материалов к Единой государственной системе делопроизводства". В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. "Основные положения ЕГСД" одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т. е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата. Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение.

Наличие специфики состава и содержания документов личных фондов ученых диктовало необходимость дальнейшего обобщения опыта по научному описанию этих документов. В 1960 г. вышло в свет методическое пособие, подготовленное сотрудниками Архива Академии наук, в котором освещена методика Описания Документов фондов ученых.

Пособие способствовало созданию научных описей и других архивных справочников, раскрывающих состав и содержание фондов ученых и ориентирующих, прежде всего, на использование документов в научных и практических целях. В нем впервые были отражены этапы научного описания документов личных фондов ученых: фондирование, экспертиза ценности, классификация документов по основным разделам и внутри разделов, формирование единиц хранения и их описание, составление справочного аппарата к описи и другие. Общая схема классификации, предложенная в пособии, была разработана с учетом опыта других хранилищ страны по научному описанию фондов личного происхождения и включала следующие разделы: 1) научные и другие работы фондообразователя и рабочие документы к ним; 2) биографические и бытовые документальные материалы; 3) документы по научно-организационной и общественной деятельности; 4) переписка с отдельными лицами; 5) иллюстративные материалы; 6) документы других лиц; 7) документы о фондообразователе.

В пособии выделены особенности классификации документов внутри указанных разделов. В частности, отмечалось, что научные труды ученого не делятся по жанрам, их нельзя распределить по форме (статьи, монографии, доклады и т. д.). Методика описания впервые представлена по каждой группе документов с учетом их состава, содержания и специфических особенностей. Так, при систематизации научных трудов фондообразователя предлагается учитывать специализацию ученого в одной или нескольких отраслях научных знаний.

Важным, по нашему мнению, является отражение в пособии наряду с описями и других справочников, составляемых в Архиве Академии наук. В первую очередь, это именной и Предметно-тематический каталоги, в которые включались карточки, составленные в процессе научного описания фонда ученого. Другим элементом научно-справочного аппарата к фонду ученого предложено обозрение - краткая аннотация содержания документов фонда, предназначенная для включения в очередной том путеводителя Архива.

Таким образом, пособие определило основные этапы и методику научного описания личного фонда ученого, схему классификации документов, состав научно-справочного аппарата к фонду: описи, именной и предметно-тематический каталоги, а также присущий только Архиву Академии наук элемент НСА - обозрение.

Несмотря на важное практическое значение пособия, оно не лишено отдельных недостатков. Так, в нем не были отражены специфические особенности таких документов фондов ученых, как картографические и научно-технические материалы. Недостаточно полно классифицированы иллюстративные документы, документы других лиц, переписка, биографические документы. В пособии остались нерешенными и вопросы аннотирования наиболее ценных по содержанию документов (научных работ, подготовительных документов, научной переписки).

В связи с наличием в Архиве Академии наук такого только присущего ему элемента научно-справочного аппарата к фондам как обозрение, в 1965 г. Методической комиссией Архива утверждена "Инструкция по составлению обозрений". Инструкция определяла методику подготовки и состав элементов обозрения к документам фонда: название обозрения; учетно-справочные данные о фонде; биографическая справка о фондообразователе; аннотация документальных материалов; сведения по истории фонда; библиография. Несмотря на практическую ценность "Инструкции..." одним из ее недостатков было отражение в ней методики подготовки обозрений только к личным фондам ученых, тогда как в отдельные тома путеводителя включались обозрения фондов учреждений и организаций Академии наук.

В 60-е годы прошлого столетия в стране были заложены принципы построения единой системы научно-справочного аппарата к документам государственных архивов. Основные направления практической работы по созданию и совершенствованию входящих в систему элементов научно-справочного аппарата были сформулированы в "Методическом письме ГАУ при СМ СССР". Оно закрепило состав научно-справочного аппарата архивов, выделив как основные, так и вспомогательные справочники, содержало предложения о всестороннем анализе состояния НСА, позволяющем выделить приоритетные направления по созданию и совершенствованию его элементов.

В 1967 г. Главным архивным управлением при СМ СССР был разработан "Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения материалов".

Отличительной особенностью вышеуказанного документа является выделение номенклатур дел институтов, учреждений и организаций Академии наук, тогда как в "Пособии..." 1960 г. предлагалась единая номенклатура дел и других документальных материалов, находящихся в делопроизводстве всех учреждений Академии наук СССР. Детализированы, расширены и конкретизированы типовые заголовки дел для институтов и других учреждений, а их количество возросло с 149 до 266. Этому способствовало широкое использование статей "Перечня..." 1969 г.

Введение типовых номенклатур дел для различных учреждений и организаций Академии наук способствовало созданию более качественных описей и унификации заголовков дел.

Таким образом, в первой части курсовой работы мы рассмотрели понятие Документоведение, как дисциплину об обществе. Почему об обществе? Появление тех или иных документов, не говоря уже о системах документации, непосредственно связано с эволюцией общества, с определенными ее этапами.

Документоведение очень тесно связано с такими науками как исторической, экономической, архивоведением, книговедением, правоведением.

Документоведение испытывает также влияние таких прикладных дисциплин как социология управления, психология управления и делового общения, социальная информатика, документалистике, вычислительная техника, программирование, информационная безопасность и защита информации и др.

Ряд авторов и исследователей по-разному рассматривают непосредственную связь между документоведением и той или иной науки, но неизменным остается факт, что объектом документоведения является документ в его развитии.

Изучение документоведческих проблем в учебных курсах стимулировало научные разработки в этой области.

Внимание к теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), а также в процессе создания информационной базы автоматизированной системы управления (АСУ).

Как уже упоминалось ранее, сугубо делопроизводственный подход в организации и проведении документоведческих исследований во многом себя исчерпал, вследствие своей ограниченности. В рамках этого подхода изучались преимущественно документы текущего делопроизводства, равно как и процессы, происходившие с уже составленными документами.

Итак, начало системного подхода в документоведческих исследованиях во многом было связано с появлением фундаментальных работ Г. Г. Воробьева, прежде всего его книги "Документ: информационный анализ" (М., 1973). В дальнейшем в рамках этого подхода появились многочисленные публикации В. Д. Банасюкевича, Б. С. Илизарова, М. П. Илюшенко, В. И. Кокорева, Т. В. Кузнецовой, М. В. Ларина, В. М. Магидова, К. И. Рудельсон, Е. А. Степанова, В. Ф. Янковой и других авторов. Итог научным исследованиям в области документоведения 1960-х - первой половины 1980-х гг. был подведен в докторской диссертации А. Н. Соковой (1986).

Также значительную роль сыграли в делопроизводстве 1960-1970-х гг. появления в свет таких изданий как, "Пособие по технической обработке фондов ученых в Архиве Академии наук СССР". - М.-Л., 1960. - 94 с.

Инструкция по составлению обозрений для VI выпуска "Обозрений архивных материалов Архива АН СССР". Архив РАН. Ф.7. Оп.1. Д. 44. Лл. 93-116.

"Методическое письмо Главного архивного управления при Совете Министров СССР о единой системе научно-справочного аппарата государственных архивов СССР".- М., 1965.- 24 с.

Похожие статьи




Разработка литературы по вопросам ЕГСД - Обзор отечественной литературы 1960-70-е гг. по вопросам делопроизводства

Предыдущая | Следующая