Автоматизация работы пользователя в среде MS Office - Информационные технологии в профессиональной деятельности
Любое предприятие сталкивается с проблемой автоматизации работы отдельных сотрудников и подразделений в целом. Первая проблема при этом как выбрать подходящие программные продукты? Желательные свойства информационной системы сильно зависят от размеров предприятия и специфики его бизнеса, но есть и универсальные требования.
Конечно, любое предприятие нуждается в инструментах для работы с текстами (создание, редактирование, оформление документов), а также для обработки данных (электронные таблицы, средства анализа и планирования СУБД). Но этого, как правило недостаточно.
Ведь с документами работают разные люди, и документы часто состоят из различных частей, включая тексты, числа, таблицы, графики, диаграммы, рисунки, даже звук или видео. Сегодня все это возможно благодаря созданному компанией Microsoft семейству программ для поддержки офисной деятельности Microsoft Office. Комплект программных продуктов Microsoft Office включает несколько приложений, образующих единую среду для обработки самой различной информации. В состав Microsoft Office входит мощный текстовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство для подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint а также инструмент организации и планирования работы Microsoft Outlook. Кроме того, существует профессиональная версия Microsoft Office, в которую помимо перечисленных приложений входит система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access.
Взаимодействие приложений. Microsoft Office отличается тесной интеграцией приложений. Это означает, что все программы, входящие в состав Microsoft Office, "умеют" обмениваться информацией и позволяют делать это достаточно просто. Например, если необходимо подготовить отчет по результатам финансового периода, содержащий иллюстрации, то данные можно обработать в Microsoft Excel, построить на их основе графики и диаграммы и затем поместить их в текст документа, который создан в Microsoft Word. Перемещение диаграммы производится с помощью операций копирования в буфер обмена Microsoft Windows и вставки в документ, которые доступны через основное меню приложения, через панели инструментов, через горячие клавиши или через контекстное меню, которое появляется при нажатии на правую кнопку мыши.
Наконец иллюстрацию, как и любой другой объект можно "связать" с документом, просто "захватив" мышью в одном приложении и "перетащив" на подходящее место в другом (режим "Drag and Drop").
Приложения Microsoft Office допускают обмен любыми данными между любыми приложениями.
Например, можно использовать диаграммы из Microsoft Excel для оформления отчетов в Microsoft Word или для иллюстрации презентации в Microsoft Power Point. Можно поместить кусок таблицы из Excel в текст документа Word или в слайд PowerPoint, а можно импортировать в базу данных Microsoft Access. Кроме того, любое приложение Microsoft Office позволяет поместить в документ (будь это текст, электронная таблица, презентация или база данных) рисунок в любом формате, а также видеофрагмент или просто звуковой ролик.
При перенесении отдельных объектов из одного приложения в другое помимо обычной операции копирования/вставки возможно использование механизма связывания оригинального объекта и его копии.
В этом случае при изменении исходных данных в таблице Excel меняется построенная на их основе диаграмма, а вместе с ней и та копия диаграммы, которая содержится в документе Microsoft Word.
Это дает возможность эффективной работы ссоставными документами, в которых используются различные источники.
Например, данные можно взять из базы данных Access. Они будут обновляться автоматически и любой, кто захочет ознакомиться с таким документом, увидит самые последние цифры.
Семейство Microsoft Office содержит набор инструментов, общих для всех приложений. К ним относятся механизмы проверки правописания и грамматики, средство для рисования, инструмент для создания красочных заголовков, редактор организационных диаграмм, инструмент для редактирования математических формул, редактор фотоизображений, библиотека картинок, и т. д.
Сюда же относятся и панели инструментов, и даже меню, которые являются стандартными элементами любого приложения Microsoft Office. Эти инструменты устанавливаются на диске один раз, а затем используются всеми приложениями Microsoft Office. Эта особенность позволяет сэкономить место на диске, обеспечивает высокую скорость работы приложений и единый интерфейс. Можно легко начать работу с любым приложением Microsoft Office, изучив лишь одно из них.
Начиная с версии 97, в Microsoft Office входит новое приложение Microsoft Outlook. Это приложение представляет собой инструмент дляорганизации и планирования персональной деятельности. Microsoft Outlookвключает электронную почту, базу по контактам, календарь и т. д.
Но главное, он связывает все приложения, выступая как средство организации работы сними. С помощью Microsoft Outlook можно назначить встречу, добавив в ееописание сопроводительный документ.
Это может быть список вопросов, которые планируется обсудить, в формате Microsoft Word, или отчет о результатах года по продажам в формате Microsoft Excel. Можно переслать составленный документ по электронной почте или в виде факс-сообщения.
Похожие статьи
-
1. Изучение теоретических аспектов использования: MS Word, MS Excel, MS Access, Paint и Photoshop... (ППО) Часть 1 : Руководство по выполнению...
-
Сетевые технологии в работе секретаря - Компьютерные технологии в деятельности секретаря
Практически повсеместное подключение имеющихся в офисе компьютеров к сети Интернет делает возможным использование сетевых технологий для реализации...
-
Выбор средств реализации информационной системы Названные в параграфе 1.4. настоящей работы задачи могут быть решены тремя типами средств автоматизации:...
-
В данной курсовой осуществляется знакомство с инструментальными средствами создания программных продуктов и автоматизации работы пользователя...
-
Правил по техники безопасности и гигиенические рекомендации при использовании средств ИКТ в ДОУ и профессиональной деятельности На сегодняшний день для...
-
В организации имеется собственный технический отдел, в задачи которого входит подбор и обслуживание компьютерной техники, подбор программного...
-
Правило копирования формул Рабочая книга Команды для работы с данными (ввод, редактирование, форматирование) Любая обработка информации начинается с ее...
-
Работа с текстовыми документами с помощью Word, Excel и др. В настоящее время практически все офисы оснащены средствами вычислительной техники,...
-
Анализ конъюнктуры рынка ИСУ в туризме За две недели было опрошено и обработано порядка 1430 анкет участников туристского рынка. В ходе опроса...
-
Описание запуска, Инструкции по работе, Сообщения пользователю - Информационная система Вуза
Для запуска разработанного программного продукта необходимо открыть запускной файл (файл с расширением *.exe) (см. рис. 6). Рисунок 5- Запуск...
-
Введение Постоянно растущие угрозы от привилегированных инсайдеров, в совокупности с динамично изменяющимися технологиями и бизнес-структурой, ввергают...
-
ДОУ представляет собой взаимосвязанную совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки данных и выдачи документов для...
-
Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода, хранения, обработки и выдачи больших объемов, данных в виде, удобном для анализа и...
-
Широкое распространение в операционной системе Windows имеет множество стандартных программ обеспечивающих работу устройств компьютера и служащих для...
-
Печать электронных таблиц OpenOffice. org Calc предлагает мощную и чрезвычайно конфигурируемую систему печати. Для вывода или не вывода на печать можно...
-
Предложение автоматизации предприятия "Авиаэкспресс-Сервис" с внедрением программного комплекса "САМО-ТурАгент" Процесс внедрения автоматизированного...
-
Таблица 2 A B C D E F G H I 1 № п/п Судья Кол-во рассмотренных исков В % от всех исков Выработка 2 Май Июнь Июль Август Всего 3 1 Белов В. В. 22 24 28 27...
-
Внедрение современных информационных технологий должно обеспечивать выполнение ряда требований, в том числе: Ведение внутреннего документооборота...
-
Поиск и замена текста При работе с длинными документами иногда приходится вносить в них повторяющиеся изменения. ПрограммаWriterимеет специальные...
-
В выпускной квалификационной работе предметом исследования является деятельность по учету и управлению доставкой корреспонденции. Для того, чтобы...
-
Из универсальных языков программирования сегодня наиболее популярны следующие: Бейсик (Basic), Паскаль (Pascal), Си++ (C++), Ява (Java). Для каждого из...
-
История развития компьютерных технологий в России Компьютеры проникли во все сферы деятельности человека, начиная с начального образования и заканчивая...
-
На рабочем месте запрещается иметь огнеопасные вещества В помещениях запрещается: А) зажигать огонь; Б) включать электрооборудование, если в помещении...
-
Облачные технологии - Информационные технологии обучения
Одним из перспективных направлений развития современных информационных технологий являются облачные технологии. Облачные технологии (вычисления) (англ....
-
Обмен данными по технологии OLE - Информационные технологии
Технология OLE ( (Object Linking and Embedding) Ї технология управления и обмена информацией между программным интерфейсом других приложений. Связывание...
-
Виды обмена данными в MS Windows Обмен данными по технологии OLE В публикациях Технология OLE ( (Object Linking and Embedding) Ї технология управления и...
-
Обеспечение совместимости программного обеспечения в корпоративных системах В некоторых технических областях существуют жесткие требования к...
-
Анализ содержания учебного материала - Освоение среды текстового процессора Word
Содержание курса информатики сегодня претерпевает изменения, продиктованные, прежде всего, расширением его целей и задач. Начиная с 1985 года, основной...
-
В области менеджмента в туристском бизнесе произошли также кардинальные изменения. Современный уровень развития турбизнеса и жесткая конкуренция в этой...
-
В среде электронного ресурса ИИС "MD_SLAGMELT" (Рис. 6) для доступа к компоненту "моделирование" необходима учетная запись (пара логин/пароль) (Рис.7)....
-
На вкладке Лист диалогового окна Параметры страницы можно задавать различные параметры печати, например печатаемый диапазон ячеек, заголовки строк и...
-
Виды информационных технологий - Информационные технологии в деятельности органов внутренних дел
К основным видам информационных технологий относятся следующие. Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо...
-
Создание простого отчета - Информационные технологии в юридической деятельности
В Access можно создавать самые разные отчеты -- от простых до сложных. Но независимо от того, какой отчет создается, действуют определенные правила....
-
Информация - важнейший стратегический ресурс бизнеса. Отсутствие необходимой информации порождает неопределенность. Информационное обеспечение - это...
-
Дальнейшим развитием локальных средств разработки программ, являются интегрированные программные среды разработчиков. Основное назначение инструментария...
-
Операционная среда - Компьютерные информационные технологии
Из множества человеко-машинных систем мы более подробно рассмотрим так называемые операционные среды (или операционные системы) - системы общего...
-
В дипломном проекте тщательно продуман сценарий взаимодействия АРМа с пользователем, приведя его к оптимальной системе выполнения требуемых задач, и...
-
Для обоснования решения по автоматизации деятельности организации по учету и выполнению заказов необходимо сформулировать критерии, по которым будет...
-
Информационные системы для управления персоналом "Информационная система - это автоматизированная система, результатом функционирования которой является...
-
Классификация видов информационных технологий
1. По способу реализации информационные технологии делятся на традиционные и современные информационные технологии. Традиционные информационные...
Автоматизация работы пользователя в среде MS Office - Информационные технологии в профессиональной деятельности