Сетевые технологии в работе секретаря - Компьютерные технологии в деятельности секретаря

Практически повсеместное подключение имеющихся в офисе компьютеров к сети Интернет делает возможным использование сетевых технологий для реализации различных коммуникаций при работе секретаря.

Существует ряд функций, выполнение которых делает интернет необходимым менеджеру или любому человеку, занимающемуся бизнесом:

    - информационная, так как по сети можно получить любую интересующую специалиста не конфиденциальную биржевую и коммерческую информацию, научную и политическую информацию и т. д. - коммуникационная, поскольку сетевые технологии позволяют пользователю разговаривать по телефону со своим партнером в любом городе и стране, причем обойдется это дешевле обычной телефонной связи, а также послать ему факс или письмо с затратами меньшими, нежели при использовании обычной почты, и к тому же существенно более оперативно; - совещательная, специалисты при помощи Интернета могут обсудить интересующие их проблемы и обменяться информацией в интерактивном режиме; - коммерческая, связанная с интенсивным развитием торговли по сети. Когда покупатель находят не в магазине может выбрать, заказать и оплатить товар с существенной экономией времени. - рекламная, связана с тем, что реклама в Интернете порой гораздо эффективнее и оперативна; - развлекательная, поскольку через Интернет пользователь может получить неограниченный доступ к различной литературе и т. д.; - специфично компьютерная функция, в соответствии с которой пользователь или компания в целом может самостоятельно и в индивидуальном порядке выбирать соответствующее требованием программное обеспечение, получить инструкции и рекомендации по работе в сети.

Основные ячейки сети интернет - локальные вычислительные сети предприятия. Но существуют и локальные компьютеры, самостоятельно подключенные к интернету.

Итак, пользуясь сетью Интернет секретарь может выполнять задания руководителей по поиску какой-либо информации, организовывать Интернет-конференции. Но самым необходимым и распространенным средством оптимизации работы сотрудников компании является электронная почта.

Электронная почта стала наиболее распространенной информационной службой Интернет, так как исторически является первой информационной услугой и не требует обязательного наличия высокоскоростных и качественных линий связи.

Электронная почта - система, позволяющая пользователям отправлять сообщения через модем или сетевое соединение с одного компьютера на другой. Если компьютер подключен к Интернету, то имеется возможность посылать сообщения любому компьютеру, имеющему доступ к сети. Единственное, что необходимо знать - адрес электронной почты получателя.

Сообщения, посылаемые через Интернет, имеют вид тестового файла. При наличии соответствующей программной обработки электронной почты можно вложить в сообщение другие файлы. Вложенные файлы могут быть какими угодно - графическими изображениями, звуковыми файлами, другими документами и даже программами.

Чтобы получать и отправлять электронный сообщения, необходимо иметь доступ к электронной почте через Интернет, доступ к самому Интернету и программное обеспечение для работы с электронной почтой (почтовый клиент).

Почтовый клиент - программа, установленная на компьютер и предназначенная для отправки и получения электронной почты.

После получения электронного адреса, который для каждого пользователя является уникальным, необходимо выбрать подходящий почтовый клиент. Большинство компаний выбирает Microsoft Office Outlook. Так же на мелких предприятиях могут использоваться почтовыми клиентами, предоставляющими в самой сети Интернет. Например: mail. ru, google. com, yandex. ru и др. все они предоставляют необходимые средства для полноценной работы с электронной почтой. При выборе почтового клиента необходимо учитывать ответы на следующие вопросы:

    - является ли интерфейс программы удобным; - имеет ли данная программа электронную адресную книгу, куда можно заносить важные электронные адреса; - обладает ли данная программа способностью кодировать и декодировать вложенные файлы; - обладает ли данная почтовая программа возможностью проверки орфографии.

Несмотря на то, что наличие всех этих возможностей не является необходимым условием для работы с почтовой программой, многие программы представляют их как само собой разумеющееся.

При создании нового электронного письма требуется ввести некоторые данные:

    - от кого; - кому; - копия; - тема.

Строку "от кого" большинство современных почтовых клиентов проставляют автоматически, так что нет необходимости заполнять эту строку. Строка "кому" предполагает ввод электронного адреса (или выбор данного адреса из ранее отправленных либо адресной книги) получателя. Строку "копия" заполняют при необходимости донести данные сведения и для других адресатов, либо ознакомить их с процессом выбора решения на определенный вопрос. Строка "тема" также может быть заполнена при необходимости, данная строка должна быть короткой и состоять из одного слова или короткого предложения, которые должны отражать суть сообщения. Например "отчет за февраль", "расчет заработной платы сотрудников" и т. д.

Остальную часть окна занимает текст сообщения. При написании сообщения следует пользоваться теми же правилами, что и при подготовке обычных писем или должностных записок.

Однако у электронной почты есть и свои правила. При написании электронного письма следует придерживаться следующих рекомендаций:

    - быть внимательным к другим, писать кратко и придерживаться темы. Следует помнить, что электронные письма предназначены для рассылки необходимой информации и быстрого ее донесения, а не для сочинений; - файлы подписи должны быть небольшими (не более пяти-шести строк). Следует помнить, что для большей информативности файл подписи должен содержать ваше имя, название организации, вашу должность и необходимые средства связи с вами; - следует помнить, что написание письма прописными буквами может быть не правильно истолковано. Если вы желаете выделить какой-либо фрагмент теста письма, лучше обозначить его полужирным начертанием, курсивом или выделить другим цветом; - не следует рассылать сообщения, не содержание никакой важной и полезной информации. Для этого на многих крупных и средних предприятиях устанавливаются специальные чат-программы, предназначенные для более быстрого и менее официального общения между сотрудниками.

Для большей уверенности многие почтовые клиенты предполагают уведомление отправителя о том, что получатель не только данное письмо получил, но также и ознакомился с ним. Данная функция называется "уведомление о прочтении". После того как письмо написано оно может быть либо отправлено, либо сохранено в черновиках данного почтового клиента.

Что касается входящих электронных сообщений, то его можно:

    - прочитать; - переслать; - удалить, - ответить; - скачать или просмотреть вложенные файлы.

Для оптимизации работы с электронной почтой, следует соблюдать следующие рекомендации:

    - следует читать сообщения по мере их поступления. Так вы не пропустите важную информацию; - необходимо сразу же отвечать на письма. Это одно из правил сетевого этикета. Так вы сможете оставить положительное впечатление о себе своему собеседнику. Ведь чем скорее решается какой бы то ни было вопрос, тем лучше; - ненужные сообщения необходимо сразу удалять. Так же если вы не желаете получать письма от конкретного адресата, вы можете добавить электронный адрес в черный список, либо отметить письмо как "спам". В данном случае подобные письма будут приходить в специальную папку. - важные сообщения можно сохранить, поместить в отдельную папку или отметить как "важные".

Большая часть компаний хранит все данные на серверах, принадлежащих данной компании. Это обеспечивает их сохранность и ограниченный доступ к ним. Однако некоторые пользователи предпочитают использовать еще и онлайн-хранилища, называемые "облако". Благодаря данной функции вы будете иметь доступ к определенным файлам с любого устройства (даже телефона) в любое время.

Интернет является важным источником профессиональной информации для секретаря, секретаря-референта. Этим работникам можно рекомендовать регулярно просматривать сайты, посвященные вопросам ДОУ. Сайт DOCFLOW (www. docflow. ru), выходящий под лозунгом "Все о мире электронного документооборота". По своей информационной насыщенности его можно отнести, скорее, даже к порталу.

Портал DOCFLOW представляет интерес как для организаций, только стоящих перед выбором системы комплексной автоматизации делопроизводства, так и для организаций, уже использующих современные компьютерные технологии.

На первой же странице сайта можно прочитать о примерах внедрения автоматизированных технологий работы с документами в той или иной отрасли, в конкретной компании, учреждении, предприятии. Удобно построен раздел новостей, рубрицированный по месяцам. Почти каждый день появляется информация о фирме, которая только что внедрила то или иное решение для автоматизации работы с документами, ту или иную программу автоматизированного делопроизводства. Тут же появляются новости о выходе новых версий, как программ автоматизации делопроизводства, так и других автоматизированных систем, выполняющих вспомогательные функции в офисе, таких как системы ввода бумажных документов, словари, системы хранения.

В разделе "Аналитика" можно найти различные материалы, подготовленные журналистами и экспертами разных компаний. Материалы отсортированы по тематике и размешены в нескольких подразделах. Выбрав в правом меню интересующий вас подраздел, вы получите доступ к полному списку имеющихся по этой теме статей: это ERP (Enterprise Resource Planning - управление ресурсами предприятия) и CRM (Customer Relations Management - управление взаимоотношениями с клиентами). Системы ввода документов, системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота; автоматизация финансовой деятельности, вопросы информационной безопасности; федеральные целевые программы; технологии управления данными, а также отдельный раздел "Для начинающих".

Специальный раздел, содержащий структурированный глоссарий, поможет разобраться в многочисленных аббревиатурах, используемых в помешенных на сайте материалах.

Еще один раздел портала, который секретари, интересующиеся новостями в области ДОУ, не могут оставить без внимания, - это раздел, посвященный конференции DOCFLOW. Портал содержит информацию о конференции.

Кроме собственно календаря, подраздел содержит страницу с анонсами предстоящих мероприятий, отчетами об уже прошедших конференциях и семинарах. На отдельную страницу вынесена информация об учебных семинарах. Однако такое деление семинаров достаточно условно, и искать интересующее вас приходится по всем страницам данного раздела.

Наиболее важной для практиков является информация об уже реализованных проектах автоматизации ДОУ, которую можно найти в подразделе "Проекты". Здесь в одном месте собрана информация о проектах, уже внедренных разными компаниями.

Отдельный раздел портала "Каталог" содержит упорядоченную информацию о компаниях, работающих на российском рынке автоматизации ДОУ, предлагаемых ими продуктах, а также проектах по внедрению систем, осуществленных с их участием.

В целом, учитывая частоту обновления материалов на указанном сайте, его можно рекомендовать к регулярному посещению всем секретарям, интересующимся вопросами автоматизации делопроизводства и организации работы с документами.

Компьютерная сеть создается для эффективного использования нескольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной документации. Компьютеры соединяются в сеть с помощью кабеля (телефонного, коаксиального) или с помощью существующей телефонной сети. В некоторых сетях кабели не используются: компьютеры общаются с помощью радиосигналов и световых волн.

Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые устройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных и разделением периферийных устройств. Остальные компьютеры являются рабочими местами компьютерной сети. Сервер осуществляет сбор и передачу информации в центральную базу данных, охватывающую не только управленческую, но и кадровую, бухгалтерскую документацию. Это позволит руководителю предприятия обращаться к документам секретаря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, выводить их на экран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться документами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партнерами-контрагентами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств - модемов или факс-модемов).

Организации, расположенные в одном здании, устанавливают локальную компьютерную сеть (LAN). Когда сеть распространяется за пределы офиса, она называется глобальной компьютерной сетью (WAN).

Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты. Электронной почтой называют пересылку сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в компьютерную сеть обеспечивает связка компьютер - модем - телефонная сеть - модем - компьютер. Адрес электронной почты должен иметь пометку E-mail. По такому адресу можно направить сообщение с компьютера одному или нескольким абонентам (адресатам) одновременно.

Электронная почта предоставляет пользователям следующие возможности:

    - отправлять документы адресатам, входящим в автоматизированную информационную систему; - получать подтверждения доставки документов по назначению; - выводить на экран дисплея полученные документы; - изменять и редактировать документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу; - распечатывать полученные документы в необходимом количестве экземпляров; - отправлять документы одному пользователю или группе пользователей системы по списку; - расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной корреспонденцией; - составлять и "прикреплять" к документам резолюции, другие служебные пометки о необходимости тех или иных действий и сроках исполнения.

Электронная почта Интернет - это самая популярная и часто используемая услуга Интернет. Каждый пользователь сети Интернет получает при регистрации свой почтовый адрес. Электронная почта используется для ведения деловой переписки; для передачи сообщений; для ведения дискуссий с одним человеком или с небольшой группой людей по различным темам (можно подписаться на любую группу новостей Usenet).

Персональный компьютер предоставляет большие возможности для работы секретаря в организации. Позволяет сократить время для работы с документацией. От секретаря зависит также выбор программного обеспечения для работы, так как надо выбрать подходящие именно для этой организации, в которой работает. Интернет технологии позволяют сократить время доставки писем и различной документации до адресата, а также быстро связаться со своими клиентами, поставщиками и персоналом организации.

Похожие статьи




Сетевые технологии в работе секретаря - Компьютерные технологии в деятельности секретаря

Предыдущая | Следующая