Обоснование решения по направлению и технологии оптимизации бизнес-процессов - Автоматизация деятельности отдела продаж в логистической компании

Для обоснования решения по автоматизации деятельности организации по учету и выполнению заказов необходимо сформулировать критерии, по которым будет осуществляться оценка существующих программных средств:

    - учет данных клиентов; - учет сделанных заказов; - учет выполненной оплаты; - учет данных курьеров; - учет выполнения заказов; - отчеты о выполнении заказа; - визуализированный отчет о доставке товара.

Для решения этих задач может использоваться программный продукт компании 1С "1С8:Управление торговлей". 1С: Управление торговлей - программа (конфигурация), созданная для автоматизации учета на предприятиях торгового профиля. Используя данную программу можно организовать такие процессы деятельности торговой организации, как:

    - управление поставками; - управление продажами; - управление взаимоотношениями с контрагентами; - управление торговыми запасами; - анализ деятельности и товарооборота предприятия.

Существует две версии программного продукта 1С: Управление торговлей 8: базовая версия и версия ПРОФ.

Программа "1С:Управление торговлей 8. Базовая версия" предназначена для автоматизации задач оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций. Тем самым обеспечивается эффективное управление современным небольшим торговым предприятием, на котором с программой работает один пользователь и не требуется адаптации типового решения к особенностям конкретного предприятия.

Ограничения функциональности базовой версии: "1С: Управление торговлей 8. Базовая версия" - это однопользовательская программа для автоматизации задач оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций. По сравнению с версией ПРОФ она имеет ряд ограничений:

    - не поддерживается ведение учета по нескольким фирмам в одной информационной базе; при этом имеется возможность ведения учета нескольких организаций в отдельных информационных базах на одном компьютере; - отсутствуют входящие в версию ПРОФ веб-приложения "Удаленный склад" и "Управление заказами"; - одновременно с одной информационной базой может работать только один пользователь; - не поддерживается изменение конфигурации, можно применять только типовую конфигурацию и устанавливать ее обновления; - не поддерживается работа в варианте клиент-сервер; - не поддерживается работа распределенных информационных баз; - не поддерживается COM-соединение и Automation-сервер.

Пользователи программного продукта "1С:Управление торговлей 8. Базовая версия", которым по мере развития их бизнеса становится недостаточно возможностей базовой версии программы, могут приобрести продукт "1С:Предприятие 8. Управление торговлей" (версия ПРОФ), который не имеет перечисленных выше ограничений. При переходе на версию ПРОФ накопленные данные полностью переносятся в новую программу.

"1С:Управление торговлей 8" -- это современный инструмент повышения эффективности бизнеса торгового предприятия.

Прикладное решение позволяет в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.

Предметная область, автоматизируемая прикладным решением "1С:Управление торговлей 8", может быть представлена в виде следующей схемы (рисунок 1.12).

предметная область, автоматизируемая конфигурацией

Рисунок 1.12. Предметная область, автоматизируемая конфигурацией

Прикладное решение автоматизирует следующие направления хозяйственной деятельности:

    - управление отношениями с клиентами; - управление продажами (включая оптовую, розничную и комиссионную торговлю); - управление закупками; - анализ цен и управление ценовой политикой; - управление складскими запасами; - управление денежными средствами; - учет коммерческих затрат; - учет НДС; - мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности.

В информационной базе прикладного решения регистрируются как уже совершенные, так и еще только планируемые хозяйственные операции. "1С:Управление торговлей 8" автоматизирует оформление практически всех первичных документов торгового и складского учета, а также документов движения денежных средств.

Прикладное решение рассчитано на любые виды торговых операций. Реализованы функции учета от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов.

Решение позволяет вести управленческий учет по торговому предприятию в целом. Для предприятия холдинговой структуры документы могут оформляться от имени нескольких организаций, входящих в холдинг.

"1С:Управление торговлей 8" -- это готовое прикладное решение, в основе которого лежит мощная технологическая платформа нового поколения "1С:Предприятие 8". В комплект поставки программного продукта, помимо платформы, входит конфигурация "Управление торговлей".

"1С:Управление торговлей 8" обеспечивает автоматический подбор данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета, и передачу этих данных в "1С:Бухгалтерию 8".

Возможности системы:

1. Ведение журналов документов по всем операциям.

Информация обо всех торговых и финансовых операциях: закупка товара, продажа товаров оптом и в розницу, прием и отпуск товаров на реализацию (на комиссию), а также складских операциях, совершаемых компанией, вводится при помощи документов и сохраняется в журналах документов. С помощью конфигурации "Управление торговлей" можно оформить все основные документы, применяющиеся в торговом учете. Все данные о движении товаров и денег накапливаются в информационной базе программы. Естественно, в информационную базу необходимо вносить и "входящие документы". сеть программный информационный реинжиниринг

Журнал документов - это набор документов, сгруппированных по тому или иному признаку. Все вводимые в информационную базу документы включаются в общий журнал. Кроме того, в системе ведется множество специализированных журналов, включающих документы сходного функционального назначения: расходные накладные, счета, кассовые документы. Окно со списком журналов документов и отдельных документов можно открыть через пункт меню Операции/ Документы.

2. Ведение регистров

Для накопления информации вводимой в ИБ с помощью документов, справочников и других объектов, а так же для представления ее в удобном для последующего анализа виде используются некие "хранилища" данных называемые регистрами. Регистры бывают нескольких видов:

- Регистры сведений предназначены для хранения существенной для прикладной задачи информации, состав которой развернут по определенной комбинации значений. Важной особенностью регистра сведений является его способность (при необходимости) хранить данные с привязкой ко времени. Благодаря этому регистр сведений может хранить не только актуальные значения данных, но и историю их изменения во времени. Регистр сведений, использующий привязку ко времени называют обычно периодическим регистром сведений.

В регистре сведений могут храниться курсы валют, ставки налогов, цены номенклатуры и т. д.

    - Регистры накопления используются для учета информации о наличии и движении каких-либо величин: материальных, денежных и др. Эти объекты применяются для хранения информации о стоимости покупок и продаж и суммах НДС, подлежащих уплате поставщикам или получению с покупателей, о движении денежных средств и т. д. - Регистры расчета предназначены для хранения записей расчета (промежуточных и итоговых результатов). - Регистры бухгалтерии хранят записи (проводки), основанные на определенном плане счетов. 3. Учет работы с поставщиками

К бизнес-процессам связанных с поставщиками в организациях торгового профиля относят следующие процессы: формирование заказа товара, оплата товара, приход товара.

Заказ поставщику оформляется в виде предварительной договоренности о покупке нами товара, предлагаемого поставщиком. Оформление заказа необходимо в первую очередь поставщику - чтобы он успел подготовить нужное количество товара для продажи и для того, чтобы он мог эффективно управлять своими складскими запасами. Также процесс заказа товара у поставщика полезен и фирме, поскольку планирование поставок - важный момент в процессе организации оптимального товародвижения.

Таким образом, можно заключить, что закупка фирмой партии товара у поставщика будет сопровождаться следующими операциями:

    1). Заказ товара поставщику. Предназначен для фиксации предварительной договоренности о приобретении у поставщика товаров и услуг и может являться документом, на основании которого может производиться оплата и получение товаров и услуг. 2). Оплата поставщику. Оплата производится на основании выставленного поставщиком счета на оплату (документ Счет на оплату поставщика) одним из следующих способов: 3). Поступление товара. При поступлении товара оформляется Доверенность (на получение товара) и Документ Поступление товаров и услуг (непосредственно фиксирующий приход товара).

При получении товара на склад на основании полученных от поставщика печатной формы товарной накладной и счета-фактуры, оформляется документ Поступление товаров и услуг. Этот документ можно ввести выполнив команду основного меню Документы/ Закупки/ Поступление товаров и услуг или На основании документа Заказ поставщику.

    4). Регистрация счет-фактуры поставщика. Одним из документов сопровождающим поступление товара, является счет-фактура, которую так же необходимо зарегистрировать. Для этого в документе Поступление товаров и услуг достаточно перейти по гиперссылке Ввести счет фактуру и указать дату и номер. 5). Поступление дополнительных расходов. Очень часто возникает ситуация, когда поступление товаров и услуг влечет за собой дополнительные расходы. Например, расходы по транспортировке или хранению товара. Эти расходы распределяются по товарам и учитываются при расчете их себестоимости. Для регистрации дополнительных расходов используется документ Поступление доп. расходов, который можно открыть через пункт меню Документы/ Закупки/ Поступление доп. расходов или ввести На основании документа Поступление товаров и услуг. 6). Установка отпускных цен. Каждый раз после оприходования нового товара необходимо установить для него отпускные цены. Для этого используется документ Установка цен номенклатуры, который вводим На основании документа Поступление товаров и услуг. 4. Работа с покупателями.

Основные бизнес-процессы оптовой торговли связанные с покупателями представлены на рисунке: формирование заявок покупателей, оплата товара покупателем, отгрузка товара покупателю.

Продажа фирмой партии товара покупателю будет сопровождаться следующими операциями:

    1). Заказ покупателя. Документ Заказ покупателя предназначен для оформления предварительной договоренности о намерении покупателя приобрести товары. 2). Оплата товара покупателем. Оплата производится на основании выставленного организацией-продавцом счета на оплату 3). Отгрузка товара покупателю. Выписка счет-фактуры для покупателя. 5. Операции комиссионной торговли

Возможны два случая. В первом торговая организация выступает в договоре комиссии в качестве комитента, во втором -- в качестве комиссионера.

Если торговая организация передает на комиссию собственные товары, т. е. приобретенные для перепродажи, то она выступает как комитент, а контрагент -- как комиссионер. При отгрузке товаров по договору комиссии право собственности не переходит от комитента к комиссионеру. Передача товаров оформляется товарной накладной.

Если торговая организация продает товары контрагента, то она выступает в качестве комиссионера, а контрагент в качестве комитента. Товар в этом случае учитывается по ценам, указанным в приемо-сдаточных документах.

В договорах с покупателями торговая организация-комиссионер продает товары от своего имени, но за счет комитента.

В установленные договором сроки организация-комиссионер отчитывается перед комитентом о продажах товаров и одновременно у нее возникает право на получение вознаграждения за реализацию товаров.

Особенности продажи товаров по договору комиссии.

    - комитент имеет право востребовать не проданный комиссионером товар обратно, и эта операция не будет рассматриваться как получение товара от поставщика, как в случае договора на поставку товаров. - вся сумма выручки, полученной комиссионером от покупателей, признается доходом комитента. Поэтому в счете-фактуре, выписываемом комитентом комиссионеру на основании уведомления, указываются цены, по которым комиссионер фактически продал товары покупателю. - на сумму комиссионного вознаграждения комиссионер обязан представить счет-фактуру независимо от способа расчета вознаграждения (процент от продажной цены, все, что больше установленной цены, и т. д.). - счета-фактуры, как правило, предъявляются после того, как комиссионер отчитается перед комитентом о проданных товарах, с указанием фактической цены продажи. 6. Продажа в розницу

Продажа товаров в розницу может осуществляться как через автоматизированные, так и через неавтоматизированные торговые точки.

Автоматизированная торговая точка (АТТ) имеет возможность ежедневно формировать детальный отчет о проданных товарах.

Неавтоматизированная торговая точка (НТТ) - это, как правило, удаленная торговая точка, которая ежедневно передает выручку в кассу предприятия, а в конце недели или месяца проводит инвентаризацию и отчитывается об остатках товаров. Реализованные товары при этом списываются.

1С. Торговля и склад - это универсальное решение, которое должно настраиваться для учета продаж на почте.

Для решения такой задачи, как отслеживание почтового отправления можно решить с использованием модуля "Почта России/EMS - расчет и отслеживание". Этот модуль позволяет автоматизировать работу с Почтой России/EMS. Адрес сайта ОАСУ РПО -- http://info. russianpost. ru. Используя сервис, можно вести расчет доставки по многим тарифам, отслеживать посылки и менять статусы заказов в зависимости от статуса в системе Почты России (рисунок 1.13).

Интернет-сайт Общероссийской автоматизированной системы учета и контроля за прохождением регистрируемых почтовых отправлений позволяет отслеживать статистическую и аналитическую информацию о регистрируемых почтовых отправлениях.

тарифы доставки

Рисунок 1.13. Тарифы доставки

ОАСУ РПО осуществляет централизованный сбор информации об операциях над регистрируемыми почтовыми отправлениями и отправлениями ускоренной почты EMS, позволяет автоматизировать обработку почтовой документации, предоставлять информацию о прохождении почты клиентам через Интернет (рисунки 1.14 - 1.15).

выбор тарифа доставки

Рисунок 1.14. Выбор тарифа доставки

отслеживание доставки отправлений

Рисунок 1.15. Отслеживание доставки отправлений

Для расчета доставки используется сервис postcalc. ru, он позволяет бесплатно в день использовать до 500 запросов, свыше 500 запросов необходимо переходить на платный режим. Для одинаковых запросов используется кэширование, это уменьшает запросы к сервису postcalc. ru.

Для решения такой задачи, как оформление подписки на периодические издания, используется единая автоматизированная система подписки. Введение системы дает клиентам возможность выбрать наименьшую цену издания по каталогам всех подписных агентств, а также значительно сократит время оформления услуги. В свою очередь, благодаря новой системе, издательства могут оперативно отслеживать ход подписной кампании и принимать своевременные решения по корректировке маркетинговой политики.

Программное средство Macron ERP разрабатывалось специально для нужд компаний, занимающихся доставкой почтовой корреспонденции, она учитывает потребности и особенности предметной области. Это выгодно отличает ее от других программных средств, предназначенных для учета выполнения заказов.

Программное средство Macron ERP обеспечивает ведение подробной информации о клиентах, с подробными комментариями. Также в программе хранится информация о заказах, рассчитанной и произведенной оплате.

форма

Рисунок 1.16 - Форма "Клиенты"

Кроме того, программное средство Macron ERP обеспечивает ведение подробной информации о курьерах, которые выполняют доставку заказов.

В программе имеется возможность печати отчетов по выбранным заказам, а также визуализированного отчета о выполнении заказа.

окно отчета

Рисунок 1.17 - Окно отчета

Проведем сравнительный анализ рассмотренных выше систем (таблица 1.3)

Таблица 1.3. Сравнение информационных систем

Функции

Анализируемые системы

1С8:Управление торговлей

Почта России/EMS

Macron ERP

Учет данных клиентов;

5

5

5

Учет сделанных заказов;

5

4

5

Учет выполненной оплаты;

5

4

5

Учет данных курьеров;

3

3

5

Учет выполнения заказов;

4

4

5

Отчеты о выполнении заказа;

3

3

5

Визуализированный отчет о доставке товара.

0

0

5

Итоговая оценка

25

23

35

Для оценки возможностей программных средств использовалась следующая шкала:

    0 - функция отсутствует; 1 - характеристика не соответствует потребностям компании; 2 - характеристика лишь частично соответствует потребностям компании; 3 - характеристика соответствует потребностям компании на среднем уровне; 4 - характеристика практически полностью соответствует потребностям компании; 5 - характеристика полностью соответствует потребностям компании.

Каждая система получила определенную оценку в зависимости от того, насколько эффективно выполняются выбранные для анализа функции. На основе этих оценок будет рассчитываться итоговая оценка продукта и проводиться сравнение.

Стоит отметить, что максимальную оценку получила программа "Macron ERP". Это связано с тем, что данная система является специализированной, разработанной для нужд компании, занимающейся доставкой корреспонденции. Именно это программное средство и будет выбрано для автоматизации деятельности компании ООО "Румянцево".

Похожие статьи




Обоснование решения по направлению и технологии оптимизации бизнес-процессов - Автоматизация деятельности отдела продаж в логистической компании

Предыдущая | Следующая