Компьютерные средства подготовки документов, Работа с текстовыми документами с помощью Word, Excel и др. - Компьютерные технологии в деятельности секретаря

Работа с текстовыми документами с помощью Word, Excel и др.

В настоящее время практически все офисы оснащены средствами вычислительной техники, позволяющими осуществлять подготовку и выдачу всех типов документов. Сами документы включают в себя текстовые, табличные и графические компоненты.

Различные компоненты документов могут готовиться разными программами, что ставит проблему их интеграции при подготовке сложных (составных) документов. Эта проблема эффективно решается в рамках офисных программных систем. Наиболее распространенными такими системами является пакеты приложений Microsoft Office и LibreOffice. Несмотря на схожесть программ, доступных пакетов, между ними есть одно существенное различие: LibreOffice бесплатен как для частного, так и для образовательного или коммерческого использования, тогда как для полного функционирования Microsoft Office понадобится лицензия, которая обойдется порядка нескольких тысяч.

Сравним данные пакеты программ (табл. 2.1):

Таблица 2.1. Сравнение программ, входящих в пакеты Microsoft Office и LibreOffice

Microsoft Office

LibreOffice

Текстовый редактор

Word

Writer

Табличный редактор

Excel

Calc

Средство для создания презентаций

PowerPoint

Impress

Система управления базами данных

Access

Base

Так же в пакеты входят:
    - Visio - для создания различных сложных схем - электронный цифровой блокнот OneNote - Project - для обеспечения организации и своевременного выполнения проектов - Publisher - создание публикаций и различных маркетинговых материалов - Outlook - работа с электронной почтой.
    - Векторный редактор Draw; - Редактор формул Math.

Таким образом, пакет программ Microsoft Office гораздо функциональнее. Да и большинство предприятий предпочитают использовать именно данный пакет программ.

Так же в работе секретаря используются следующие программные продукты:

    - система автоматизации делопроизводства и документооборота "ДЕЛО", разработанная компанией "Электронные офисные системы"; - система автоматизации конфиденциального документооборота и организации потоков работ "OPTIMA-Work Flow", разработанная фирмой "Оптима"; - lotus Notes, который представляет собой гибрид систем управления документооборота и ряда возможностей структурированной коммуникации - форумы, календари и др.; - "Консультант Плюс", разработанный компанией "КонсультантПлюс"; - ряд программ, разработанных Adobe Systems (Acrobat, Export PDF, Acrobat Reader и др.); - а так же многие другие программы, предназначенные для планирования задач, работы с различными документами и т. д.

Порядок подготовки документа в любой из вышеперечисленных программ предполагает в определенном порядке последовательность следующих действий:

    1. Создание документа и набор в нем теста. 2. Редактирование введенного текста. 3. Форматирование (оформление). 4. Сохранение документа в виде файла. 5. Печать или отправка файла.

Теперь рассмотрим работу с документами в некоторых вышеперечисленных программах более подробно.

Если театр начинается с вешалки, то работа с любым текстовым документом начинается с Word. Данная программа предполагает ознакомления, создание, редактирование какой-либо информации. Создание документов в данной программе возможно несколькими способами:

    - документ полностью создается "с нуля"; - документ создается на основе ранее созданного шаблона (различные приказы, заявления, объяснительные и т. д.); - документ создается на основе стандартных шаблонов Word (письма, факсы и т. д.).

После создания документа мы заносим в него определенную информацию. Ввод текстовой информации в большинстве случаев осуществляется с клавиатуры. Примечательно, что вводить информацию вы можете на любом языке (предварительно выбрав его в настройках). Вводимый текст немедленно отображается на экране монитора.

При наборе текста следует придерживаться определенных правил, выработанных применяемых в практике отечественной полиграфии.

Правило 1. Абзацный отступ и концевая сноска.

Для выделения абзаца его начинают с новой строки. Первую строку абзаца начинают с отступа. В рамках одного документа все абзацные отступы должны быть одинаковыми. Равенство абзацных отступов может быть нарушено лишь в тех случаях, когда по другим правилам требуется выровнять начало текстовых строк, например в перечислениях с нумерацией.

Концевой строкой называют последнюю строку абзаца. Чаще всего концевые строки бывают неполными, т. е. текст в них не занимает всей длины строки и выровнен по левому краю. Однако, некоторые концевые строки могут быть полностью заняты текстом.

Длина концевой строки должна содержать не менее 5-7 символов. При невозможности выполнения этого необходимо отредактировать предыдущий текст абзаца (путем вставки или сокращения).

Если в документе отсутствуют абзацные отступы, то для обозначения абзацев все концевые строки должны быть неполным.

Концевые строки не должны состоять только из сокращений типа "и т. д." или из цифр с сокращениями вида "15 кг".

Правило 2. Окончание текстовых строк и перенос слова.

В конце текстовых строк не оставляют предлоги и союзы из одной - трех букв, если они начинают предложение. Так, неверно

"...В

Некоторых случаях..."

Или

"...При

Определенных обстоятельствах..."

Не следует оставлять в конце текстовых строк однобуквенные предлоги и союзы, находящиеся внутри предложения. Так, неверно:

"...и

Для этого"

Или

"...с

Учетом этих..."

Не допускается размещение в разных строках инициалов, инициалов и фамилии, но разрешается перенос фамилии. Так, неверно:

"...П.

В. Петров..."

Или

"...В. А.

Винокуров..."

Но верно

"...Н. П. Ста-

Риков..."

Не рекомендуется заканчивать пять строк подряд разными знаками препинания (дефисом, точкой, запятой, двоеточием и т. д.)

В конце строки не может быть оставлена цифра со скобкой или с точкой, используемая для нумерации в перечислении.

Переносы при вводе текста выполняются по правилам грамматики, но с учетом определенных ограничений. Нельзя делать переносы во всех видах заголовков, отделенных от основного текста. Исключены переносы, вызывающие двусмысленные толкования слов или образующие неблагозвучные части слов.

Правила 3. Знаки препинания, черточки и кавычки.

При вводе текста особые правила установлены и для знаков препинания.

В заголовке или подзаголовке не ставится точка в конце, если они отделены от основного текста. Не ставится точка в конце подрисуночной подписи, в заголовке таблицы и внутри нее.

Точка и запятая в тексте не отделяются от предшествующего им символа.

Точку и запятую, используемые как разделитель целой и дробной части числа, не отделяют от предшествующей и последующей цифр.

Точку с запятой (;), двоеточие (:), восклицательный (!) и вопросительный (?) знаки не отделяют от предшествующего символа.

Дефис никогда не отделяют от предшествующею и последующего символов, кроме случаев, когда он оказывается в словах, представленных вразрядку, но не в качестве знака переноса.

Тире внутри текста отделяют от предшествующего и последующего символов, но между цифрами в значении "от--до" от них не отделяют (например, интервал 45--60).

Скобки при вводе текста - круглые прямые, круглые курсивные и квадратные -- никогда не отделяются от заключенных в них слов, a от слов за скобками отделяются обычными междусловными пробелами.

Все знаки препинания, встречающиеся в основном тексте, всегда ставят за закрывающей скобкой (иногда делают исключение для вопросительного и восклицательного знаков и многоточия), не отделяя их друг от друга.

В случае, когда текст в скобках оканчивается точкой как знаком сокращения, то ее обязательно оставляют внутри скобки, а если это конец предложения, то за скобкой ставят вторую точку.

В конце строки не может быть оставлена цифра со скобкой или с точкой, используемая для нумерации в перечислении.

Переносы при вводе текста выполняются по правилам грамматики, но с учетом определенных ограничений. Нельзя делать переносы во всех видах заголовков, отделенных от основного текста. Исключены переносы, вызывающие двусмысленные толкования слов или образующие неблагозвучные части слов.

Правило 4. Знаки обозначения единиц измерения.

Знаки процента (%), градуса (?) и другие применяются только с относящимися к ним числами. При употреблении их без чисел знаки должны быть заменены соответствующими словами.

Указанные знаки никогда не отделяются от относящихся к ним чисел, а от другого текста отделяются пробелом (например, "15% от суммы платежа").

Если знаки относятся к нескольким числам, то их ставят после последнего из них (например, "...и составляет соответственно 10,20 и 30%").

Правило 5. Сокращения.

В русском языке различают следующие виды сокращений:

    - буквенная аббревиатура (сокращенное слово, составленное из первых букв слов, входящих в полное название: СНГ, ООН, РФ); - сложносокращенное слово (слово, составленное из частей сокращенных слов или усеченных полных слов: генсек, госдума); - сокращение по начальным буквам (слову "год" соответствует "г.", слову "век" соответствует "в."); - сокращение по частям слов (слову "прочее" соответствует "пр."); - сокращение по характерным буквам (слову "миллиард" соответствует "млрд"); - сокращение по начальным и конечным буквам (слову "фабрика" соответствует "ф-ка"); - буквенное обозначение единиц измерении (кг, см).

Все буквенные аббревиатуры вводят без точек и без пробелов между буквами. Сложносокращенные слова и сокращения по буквам и частям слов вводят как обычный текст.

Буквенные сокращения единиц измерения представляют строчными буквами (кроме случаев, когда сокращение образованно от фамилии ученого - тогда сокращение начинается с прописной буквы без точек. Точки употребляют как знак сокращения в словах, входящих в наименование единицы измерения, например "мм рт. ст.".

Индексы и специальные знаки, встречающиеся в сокращениях, никогда не отделяются от относящихся к ним символов: "кг/мм2".

При сокращении двойными буквами точек между ними не ставят и друг от друга не отделяют: "XVI-XIX вв."

После того как тест мы ввели документ необходимо отредактировать.

Под редактированием текста понимается внесение в него необходимых изменений в связи с правлением ошибок ввода и корректировкой стиля.

Компьютерные программы подготовки текстовых документов позволяют выполнять внесение необходимых изменений в двух режимах: непосредственно в процессе ввода текста и собственно в процессе редактирования.

При вводе текста имеется возможность оперативно исправлять ошибочно введенные символы путем их удаления. Так же в процессе редактирования можно вырезать, копировать и вставлять нужные либо лишние фрагменты текста. Так же при необходимости заменить либо удалить какое-либо определенное слово или выражение чаще всего пользуются локальной заменой.

После редактирования текста приступаем к его оформлению.

Оформление текста в соответствии с теми или иными требованиями выполняется с помощью операций форматирования, предусматривающих:

    - шрифтовое оформление; - оформление абзаца; - оформление страницы; - оформление многостраничных фрагментов текса.

Рассмотрим шрифтовое оформление текста. Основной графической характеристикой оформления текстовых компонентов документов является использование символов, характеризующееся используемыми шрифтами. По графической основе шрифты подразделяются на три группы:

    1. Шрифты на русской графической основе. 2. Шрифты на латинской графической основе. 3. Шрифты особых графических основ (арабский, греческий и т. д.).

Одной из основных характеристик шрифта является кегель - размер литер по высоте. Кегель всегда измеряют в типографической системе мер.

При наборе текстов, таблиц, формул наиболее широко применяются шрифты следующих размеров:

    - цицеро (12 п.); - корпус (10 п.); - боргес (9 п.); - петит (8 п.); - нонпарель (6 п.).

Основной характеристикой шрифта является его гарнитура. Под гарнитурой понимается комплект различных размеров, начертаний и плотности, но одинаковых по характеру рисунка. Шрифты одной гарнитуры могут иметь разные начертания.

При всем разнообразии характеристик шрифтов и компьютерных программах широкого применения для набора текста используются в основном гарнитуры, обозначенные как Times New Roman и т. д.

С точки зрения наклона предлагаются в основном прямое и курсивное начертания, а сточки зрения насыщенности - светлое и полужирное.

Кроме того, для выделения тех или иных фрагментов текста предлагаются следующие варианты шрифтового оформления:

    - Подчеркнутое; - зачеркнутое; - и т. д.

При подготовке различных компонентов текста документов рекомендуется использовать однообразное шрифтовое оформление для основного текста и различные варианты шрифтового оформления для отличных от основного текста элементов (заголовки, фрагменты, требующие особого внимания и т. д.). Но не следует в рамках одного документа использовать более 3-4 вариантов шрифтового оформления.

Как уже указывалось, внешне абзац ограничивается абзацным отступом и/или концевой строкой.

Оформление абзаца подразумевает задание:

    - величины абзацного отступа; - величины отступов от границ листа; - типы выравнивания строк; - величины межстрочных интервалов; - величины отступов перед и после абзаца.

Абзацный отступ указывает на начало абзаца и имеет следующие варианты оформления:

    - выступ; - отступ; - отсутствие абзацного отступа.

Отступы от границ листа устанавливаются для всех строк абзаца, и устанавливается для правых и левых границ строк.

Строки абзаца могут быть выровнены следующим образом:

    - по правому краю; - по левому краю; - центрированы; - по всей ширине строки.

Достаточно распространенным вариантом выравнивания строк абзаца является одновременное выравнивание по обоим краям. Это придает тексту эстетически выверенный вид и позволяет хорошо воспринимать документы в целом. Величина межстрочных интервалов устанавливается как в терминах, привычных для традиционных способов подготовки текста (одинарный, полуторный или двойной), так и путем задания точных числовых размеров.

Обычно в текстах документов устанавливается полуторный интервал. Это объясняется историческими причинами, а так же тем, что такой интервал наиболее удобен для восприятия текста.

Документы достаточно большого объема занимают несколько страниц, что требует определения основных параметров их оформления и организации. Под страницей понимается одна сторона бумажного листа, на котором размещаются компоненты документа.

Структура страницы включает в себя:

    - поля (верхнее, нижнее, правое и левое); - основное поле для размещения содержательных компонентов документа; - колонтитулы (верхний и нижний).

Размер полей указывает, насколько отступают от соответствующих краев листа границы основного поля документа, в котором размещаются содержательные компоненты документа.

Основное поле находится в пределах полей, и все отступы, предусмотренные при оформлении абзацев, устанавливаются относительно его границ, а не краев листа.

Колонтитулы, размещаемые над и под основным полем, предназначены для размещения в них справочной информации незначительного объема: для указания номера страницы, названий разделов, авторов документа и т. д.

При оформлении многостраничных документов необходимо введение и соответствующее представление следующих компонентов, облегчающих восприятие и применение содержания документа:

    - номера страниц; - колонтитулы; - сноски; - справочные индексы и проч.

Некоторая часть данных компании (отчетность и т. п.) представлены в виде таблиц. Таблицы в зависимости от характера заполнения разделяют на:

    - цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки); - текстовые (содержат только тест); - смешанные (одна часть колонок содержат текст, другая - числа); - математические (хотя бы одна колонка содержит формулу); - таблицы с изображениями (хотя бы в одной графе находятся иллюстрации).

Таблицы, представляющие собой образцы форм учета и отчетности и состоящие только из заголовка и шапки, называют проформами.

Таблицы с незаполненной прографкой, предназначенной для последующего заполнения вручную, называются пустографиками или бланочными таблицами.

В случае если необходимо указать рост или динамику, для большей наглядности таблицу заменяют диаграммой или графиком.

Похожие статьи




Компьютерные средства подготовки документов, Работа с текстовыми документами с помощью Word, Excel и др. - Компьютерные технологии в деятельности секретаря

Предыдущая | Следующая