Завершение беседы - Этапы деловой беседы
Последний этап беседы - ее завершение. Успешно завершить беседу - это значит достигнуть заранее намеченных целей. На последнем этапе решаются следующие задачи:
- - достижение основной или (в неблагоприятном случае) запасной (альтернативной) цели; - обеспечение благоприятной атмосферы; - стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий; - поддержание в дальнейшем (в случае необходимости) контактов с собеседником, его коллегами; - составление резюме с четко выраженным основным выводом, понятным всем присутствующим.
Любая деловая беседа имеет свои подъемы и спады. В связи с этим возникает вопрос: когда переводить беседу в завершающую фазу - фазу принятия решения. Практика доказывает, что это надо делать, когда беседа достигает кульминационного момента. Например, вы настолько исчерпывающе ответили на очень важное замечание вашего собеседника, что его удовлетворение вашим ответом очевидно.
Пример его типичного комментария в данном случае: " Это обязательно надо было выяснить!"
Ваш ответ сразу следует добавить положительным заключением, например: " Вместе с вами мы убедились, что внесение этого предложения будет для вас очень выгодно".
Было бы ошибочно думать, что собеседник сохранил в своей памяти все ваши аргументы и запомнил все преимущества, предложенного вами решения. Его типичным высказыванием в завершающей фазе беседы обычно бывает: "Мне нужно еще раз все основательно обдумать". Но это скорее состояние "переполненной головы", чем проявление его нерешительности. Поэтому в таких случаях нужно использовать приемы ускорения принятия решения. Существует два таких приема: прямое и косвенное ускорение.
Прямое ускорение. Пример такого приема: "Мы сразу будем принимать решение?" чаще всего собеседник еще не успел принять решение, и поэтому он отвечает: "Нет, пока не нужно. Я еще должен все обдумать".
С помощью приема "прямое ускорение" можно принять решение в самые короткие сроки. Но такой прием часто не достигает цели, поскольку в 50% подобных случаев собеседник говорит "нет".
Косвенное ускорение. Этот прием позволяет привести вашего собеседника к желаемой цели постепенно. Преимущество его в том, что вы довольно рано начинаете работать над достижением своей цели, снижая степень риска неудачи.
Существует четыре варианта этого приема.
Гипотетический подход. Почти все люди испытывают некоторый страх, оказавшись в ситуации, когда им необходимо принимать решение. В связи с этим целесообразно говорить лишь об условном решении, чтобы собеседник расслабился и привыкал к нему постепенно. Для этого подходят следующие формулировки: "Если...", "В случае если...", "Предположим, что...".
Поэтапные решения. Окончательный вывод собеседника можно предупредить, предположив, что основное решение беседы уже принято. Тогда принимаются только предварительные или частичные решения. Таким образом, вы фиксируете отдельные моменты решений еще до того, как собеседник дал свое согласие. В результате достигается сильное воздействие (путем внушения) на собеседника в нужном направлении.
Альтернативные решения. Суть этого подхода в том, что вы предлагаете собеседнику альтернативные варианты решения вопроса. Важно, что оба варианта вас устраивали.
Все перечисленные методы косвенного ускорения принятия решения продуктивны сами по себе, а если их использовать комбинированно, то их эффективность будет еще выше.
Применяя эти методы, вы как бы заводите своего собеседника в безобидный тупик. Он углубляется в него и невольно приближается к окончательному решению.
Заключительную часть выступления собеседник запоминает лучше всего. Значит, последние слова оказывают на него наиболее сильное воздействие. В связи с этим рекомендуется записывать и заучивать наизусть несколько последних предложений или хотя бы заключительное.
Опытные деловые люди обычно заранее обдумывают два или три варианта заключительных предложений, чтобы потом в зависимости от хода беседы решить, какие из них - более мягкие или более жесткие по форме - произнести.
Очень важно отделить завершение от ее основной части, например, с помощью таких выражений: "Давайте подведем итоги", "Итак, мы подошли к концу нашей беседы".
Рассмотрим теперь тактические приемы, которые способствуют прояснению обстановки при завершении беседы.
Если вы заметили, что собеседник морщит лоб в поисках подходящего замечания, нужно попытаться узнать у него, с чем он не согласен, разумно применив технику вопросов. Пример: "Отвечает ли это вашим представлениям... Если нет, то почему?" Таким образом, вы узнаете истинную причину сопротивления вашего собеседника.
Во всех случаях в конце беседы следует избегать альтернативных решений.
Переходить к принятию решению можно только тогда, когда вы достигнете полной договоренности с вашим собеседником.
Всегда следует быть готовым к слову "нет". Если собеседник сказал "нет", беседу заканчивать нельзя. У вас должны быть подготовлены варианты, которые позволят продолжить беседу и преодолеть это "нет".
Всегда нужно оставлять в запасе один сильный аргумент, подтверждающий ваш тезис, на тот случай, если собеседник в момент принятия решения начнет колебаться. Опытные деловые люди никогда не допускают неожиданности в конце деловой беседы. У них всегда в запасе есть отличный аргумент, с помощью которого они могут успешно ее завершить. Например: "Да, я забыл добавить: в случае неудачи мы все расходы берем на себя".
Часто собеседники в конце беседы приводят сильные доводы, но забывают предварительно подготовить выводы из основных положений. В результате нечеткое завершение беседы резко снижает впечатление от всего того, что было убедительно высказано ранее. Поэтому на подведение итогов в конце беседы следует обращать серьезное внимание.
Завершение беседы нельзя сводить только к простому повторению наиболее важных ее положений. Основные идеи должны быть сформулированы очень четко и кратко. Вы должны придать общему выводу легко усваиваемую форму, т. е. сделать несколько логических утверждений, полных смысла и значения. Всем присутствующим должна быть ясна и понятна каждая деталь обобщающего вывода, не должно быть места лишним словам и расплывчатым формулировкам. В обобщающем выводе должна преобладать одна основная мысль, изложенная чаще всего в виде нескольких положений, которые последовательно выражают ее в максимально сжатой форме.
В письменном виде заключение состоит из рубрик, каждая из которых представляет собой самостоятельный смысловой блок, хотя в целом они логически взаимосвязаны и представляют собой единство, которое в совокупности характеризует итоги проведенной беседы.
Заключение составляется на основе письменной записи всей беседы. Эта запись - чрезвычайно важный документ, в котором обязательно соблюдаются все необходимые формальности и указываются:
- - фамилии, имена и отчества присутствующих, их должности (уровень, ранг, постоянное место работы); - продолжительность беседы; - по чьей инициативе она состоялась.
Если автор записи беседы проводил его сам, то он оформляет эту запись от своего собственного имени, но при этом опускает местоимение "я", т. е. использует безличные предложения. Партнер именуется в третьем лице, но местоимение "он" не используется. Употребляются слова "собеседник", "партнер", имя собственное. Если беседу вел руководитель, а запись беседы делалась другим, то руководитель делегации называется именем собственным.
Запись беседы должна быть лаконичной, но обязательно фиксируются цель беседы, обсуждаемые вопросы, позиции сторон, высказанные соображения, возражения и достигнутые договоренности. Протокольные моменты встречи в записи опускаются. Если во время беседы произошел обмен материалами или документами, то это обстоятельство должно быть в записи обязательно отражено. Отражаются также факты получения или вручения памятных подарков.
Достигнув цели, попрощайтесь собеседником. Как только будет принято решение, поблагодарите его, поздравьте с разумным решением, скажите, что он будет доволен своим выбором, и удалитесь.
Похожие статьи
-
Завершение беседы - Основы деловых переговоров
Последний этап беседы - ее завершение. Успешно завершить беседу - это значит достигнуть заранее намеченных целей. На последнем этапе решаются следующие...
-
Деловая беседа как основная форма делового общения - Этика делового общения
Деловая беседа -- это устный контакт между людьми, связанными отношениями дела. В современной, более узкой трактовке под деловой беседой понимают речевое...
-
Завершение беседы - Деловая беседа
Последний этап беседы -- ее завершение. Успешно завершить беседу -- это значит достигнуть заранее намеченных целей. На последнем этапе решаются следующие...
-
Фазы деловой беседы - Этика делового общения
Деловая беседа состоит из пяти фаз: 1. начало беседы; 2. передача информации; 3. аргументирование; 4. опровержение доводов собеседника; 5. принятие...
-
Ведение деловой беседы - Культура делового общения
Деловая беседа - это устный контакт между людьми, связанными отношениями дела. В современной, более узкой трактовке под деловой беседой понимают речевое...
-
Деловая беседа: понятие и фазы - Факторы успешного проведения деловой беседы
Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления...
-
Проведение беседы - Деловая беседа
Деловой беседа решение язык Предполагает наличие ряда обязательных этапов: подготовительный этап, начало беседы, обсуждение проблемы, принятие решения,...
-
Деловая беседа как основная форма делового общения - Деловое общение и его формы
Деловая беседа - это осмысленное стремление одного человека или группы людей посредством слова вызвать желание у другого человека или группы людей к...
-
Этика и психология деловых бесед и переговоров - Секреты делового общения
Деловая беседа включает обмен мнениями и информацией и не предполагает заключения договоров или выработку обязательных для исполнения решений. Она может...
-
Деловые беседы и переговоры - Этика рыночных отношений
В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют деловые беседы и переговоры. Изучением этики и психологии...
-
Деловые беседы и переговоры - Деловая этика как социальный фактор бизнеса
В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют деловые беседы и переговоры. Изучением этики и психологии...
-
Эффективное ведение беседы чрезвычайно тяжелое дело. Известно, что специальная методика ведения бесед помогает лишь в семи случаях из десяти достигнуть...
-
Подготовка и проведение деловой беседы - Основные правила подготовки деловой беседы
Организация деловой беседы или участие в ней предполагает наличие у человека определенных навыков и соблюдения некоторых правил. Прежде всего ,...
-
Социальная значимость красноречия (риторики) высоко оценивалась еще в античную эпоху. Платон говорил о риторике, что это "завоевание души словами"....
-
Начало беседы и завершение разговора - Приемы ведения личной беседы
Некоторые способы начать беседу: - Метод снятия напряженности, что позволяет установить тесный контакт с собеседником. Достаточно сказать несколько...
-
Виды деловых бесед - Деловые встречи и беседы
Виды бесед. По такому основанию, как виды и цели разговора, принято выделять в качестве самостоятельных видов: собеседование при приеме на работу,...
-
Обоснование выдвигаемых положений - аргументация - Этапы деловой беседы
После информирования присутствующих и ответов на вопросы наступает основной этап деловой беседы - обоснование выдвигаемых положений. На этом этапе...
-
Психологические аспекты беседы - Особенности деловой этики общения
Умение бесконфликтно и продуктивно вести беседу - необходимо качество для того, кто хочет добиться успеха в жизни, показатель общей культуры....
-
Деловая беседа - Деловое общение, его особенности, формы и функции
Деловая беседа, как правило, состоит из следующих этапов: ознакомление с решаемым вопросом и его изложение; уточнение влияющих на выбор решения факторов;...
-
Формы делового общения, Деловая беседа - Формы делового общения
Общепринятыми формами делового общения в труде менеджеров на любых предприятиях являются деловые беседы, совещания, собрания, переговоры, конференции,...
-
Постановка проблемы и передача информации - Этапы деловой беседы
Следующий основной этап деловой беседы - информирование присутствующих, т. е. передача сведений, с которыми вы хотите их познакомить. Такая передача...
-
Деловое совещание - Деловая беседа, деловое совещание, телефонный разговор
Чаще всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое...
-
Деловая беседа - Деловая беседа, деловое совещание, телефонный разговор
Деловая беседа - это целенаправленная, с заранее планируемым эффектом устная коммуникация, которая служит решению производственных проблем и предполагает...
-
Технология завершения переговоров - Основы деловых переговоров
Завершение переговоров - самый важный этап, требующий к себе особого внимания. Он должен проходить без торопливости, которая может создаваться...
-
Деловая беседа - Деловое общение
Деловая беседа, как правило, состоит из следующих этапов: ознакомление с решаемым вопросом и его изложение; уточнение влияющих на выбор решения факторов;...
-
Информирование присутствующих - Деловая беседа
Следующий основной этап деловой беседы -- информирование присутствующих, т. е. передача сведений, с которыми вы хотите их познакомить. Такая передача...
-
Технология завершения переговоров - Деловые переговоры
Тактика завершения переговорного процесса. Методы завершения переговоров. Заключительные документы переговоров. Подготовка документов. Критерии оценки...
-
Деловая беседа - Сущность и особенности делового общения
Деловой общение этикет совещание Деловая беседа, как правило, состоит из следующих этапов: ознакомление с решаемым вопросом и его изложение; уточнение...
-
Этапы организации деловой беседы - Моральные ценности в служебных отношениях
В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют переговоры и деловые беседы. Изучением этики и психологии...
-
Правила подготовки и проведения деловой беседы - Этика деловых отношений
Деловая беседа - процесс общения с использованием вербальной и невербальной связей, направленный на решение вопросов производственной деятельности....
-
Этика деловых бесед, встреч, переговоров - Деловое общение
Результаты профессиональной деятельности сотрудников органов безопасности во многом зависят от личных встреч, бесед, совещаний. Этические требования к их...
-
Ведение деловой беседы, Начало беседы - Основы деловых переговоров
Начало беседы Деловая беседа - это устный контакт между людьми, связанными отношениями дела. В современной, боле узкой трактовки под деловой беседой...
-
Структура делового общения - Технологии делового общения
Приемы эффективного начала беседы Метод снятия напряженности. Данный метод позволяет установить эмоциональный контакт с собеседником. Задайте себе...
-
Виды делового общения, Деловая беседа - Понятие и виды делового общения
Существует три основных вида делового общения: - Деловая беседа; - Деловые переговоры; - Деловой телефонный разговор. Между собой их сближают такие...
-
Деловая беседа по телефону - Формы делового общения
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона, а жизнь менеджера тем более. Значение телефонного общения трудно переоценить, так как это...
-
Беседа с посетителями - Этикет делового общения
Всем без исключения предпринимателям приходится вступать с партнерами по бизнесу - поставщиками сырья, комплектующих или готовых изделий, а также с...
-
Ответ : К нарушениям служебной этики относятся: - грубость, высокомерие, неуважительное отношение к подчиненным; - навязывание своего мнения; -...
-
Введение - Этапы деловой беседы
Деловая встреча и деловые переговоры, в общем, имеют одно определение - это деловое взаимное общение с целью достижения совместного решения. Но деловую...
-
Начало беседы - Этапы деловой беседы
Начало беседы - очень важный этап, и поэтому им не следует пренебрегать. Задачи этого этапа беседы следующие: - установление контакта с собеседником; -...
-
Начало беседы - Деловая беседа
Начало беседы -- очень важный этап, и потому им не следует пренебрегать. Задачи этого этапа беседы следующие: - установление контакта с собеседником; -...
Завершение беседы - Этапы деловой беседы