Деловая беседа - Деловая беседа, деловое совещание, телефонный разговор

Деловая беседа - это целенаправленная, с заранее планируемым эффектом устная коммуникация, которая служит решению производственных проблем и предполагает выработку соответствующих решений. Значение деловой беседы трудно переоценить. Она является наиболее благоприятной и зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности предлагаемой позиции.

Деловая беседа выполняет ряд очень важных функций. К их числу следует отнести:

    ? взаимное общение работников из одной деловой сферы; ? совместный поиск, выдвижение и оперативную разработку рабочих идей и замыслов; ? контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий; ? поддержание деловых контактов; ? стимулирование деловой активности.

Основными Этапами деловой беседы являются подготовительные мероприятия, начало беседы, информационная часть, аргументирование выдвигаемых предложений, принятые решения и завершение беседы.

Эффективные приемы начала беседы: Снятие напряженности (комплименты, шутка, приятный тон голоса, теплые слова); "зацепки" (небольшое событие, сравнение, личные впечатления, нестандартный вопрос); стимулирование игры воображения (множество вопросов в начале беседы по целому ряду проблем); Прямой подход (начать разговор по теме, без вступления).

Поскольку начало деловой беседы в решающей степени определяет результативность общения, приведем несколько конкретных рекомендаций, описанных в литературе, для уста-новления эффективного личного контакта с собеседником: Проявляйте внимание и искренний интерес к собеседнику и к тому, что он говорит; Старайтесь использовать ясные, энергичные, сжатые вступительные фразы и составляйте короткие предложения, не допуская затяжных фраз, которые длятся без паузы; Обращайтесь к собеседнику по имени и отчеству или "Уважаемый коллега".

Если требуют и позволяют обстоятельства, то можно обращаться по фамилии или, наоборот, перейти на обращение по имени; Обеспечьте соответствующий внешний вид (одежда, манера держаться, прямой контакт глаз) в соответствии с условиями беседы; придерживайтесь оптимальной дистанции.

Во время беседы лучшая позиция за столом -- угловая, а дистанция до 1,2 м.

Большое расстояние создает психологический барьер для общения и взаимодействия, маленькое -- ухудшает Восприятие по гигиеническим причинам (примерно у 30-50 % людей изо рта исходит неприятный, а иногда и зловонный запах, около 9-10 % людей источают интенсивный запах пота).

Продемонстрируйте уважение к собеседнику, Внимание к его интересам и мнению, пусть он почувствует свою значимость, как человеческую, так и профессиональную; Оцените положительно все хорошее в интерьере и техническом оснащении кабинета вашего собеседника, а также в его деловой репутации, корпоративной культуре организации, которой он управляет;

Не перегибайте палку в дипломатических тонкостях и не допускайте фальшивых нот. Как только вы почувствовали, что контакт установлен, переходите к сути вопроса или проблемы.

Передача информации: Это важная составляющая часть деловой беседы. Она логически продолжает начало беседы и одновременно является "трамплином" для перехода к фазе аргументации.

Цель этой части беседы заключается в решении следующих задач: сбор специальной информации по проблемам, запросам и пожеланиям собеседника и его организации; анализ и проверка позиции собеседника, его целей, мотивов и намерений; передача запланированной информации; формирование основ для аргументации; по возможности предварительное определение конечных результатов беседы.

Основная часть беседы предполагает диалог, в котором излагаются предпосылки к данному разговору.

Партнеры поочередно исполняют роли слушателя и оппонента. Передача и получение информации, элементы дискуссии, постановка вопросов и ответы на них, позитивная критика, в случае необходимости, изучение реакций собеседника -- все это позволяет вести беседу доброжелательно, конструктивно, без предубеждений и натиска, ибо как заметил персидский поэт Саади: "Никто не признается в своем невежестве, кроме того, кто, слушая другого, перебивает и сам начинает речь".

Аргументирование и опровержение доводов соперника. В этих фазах формируется предварительное мнение по итогам собеседования, занимается определенная позиция.

Если мнения совпадают, то собеседники быстро находят решение, если нет, то используются аргументы, положения и факты, позволяющие подтвердить высказывание или опровергнуть доводы собеседника. Участники обсуждения могут переходить от одного вопроса к другому и возвращаться к первоначальной теме.

Принятие решений: В завершении деловой беседы принимается совместное решение и вырабатывается развернутое резюме, понятное для ее участников, с четко выделенными основными итогами. Главное -- обеспечить благоприятную атмосферу и позаботиться о стимулировании собеседника к исполнению намеченного решения и действий.

На завершающей стадии желательно решить следующие задачи:

    - достижение поставленных главных или каких-то альтернативных целей, если главных достичь не удалось; - закрепление в сознании собеседника результатов и общих решений, достигнутых в беседе; - создание у собеседника настроя на практическое выполнение (внедрение) достигнутых в беседе решений; - резервирование, в случае необходимости, возможности дальнейшего развития деловых контактов с собеседником на перспективу.

Специалисты по коммуникации рекомендуют в ходе беседы придерживаться следующих "неписаных" правил, относящихся скорее к деловому этикету, среди них, например, такие:

    - если другой Человек не услышал заданного вопроса, то вопрос следует повторить; - если говорят именно для вас, то следует смотреть на говорящего;

- если беседуют более чем два человека, то необходимо позаботиться, чтобы каждый имел возможность говорить одинаковое время;

- если участник беседы значительно старше по возрасту, то в общении с ним следует воздерживаться от употребления бранных выражений и непристойностей; - если нужно сказать что-то конфиденциально, то говорите тише.

Официальное завершение обсуждения часто включает в себя выражение удовлетворенности итогами беседы.

Молодые люди иногда задают вопрос: что нужно сделать, чтобы стать интересным собеседником?

Ответ: сообщайте другим качественную и интересную информацию. Чем больше человек компетентен в области обсуждаемых предметов, тем больше шансов, что он станет интересным собеседником.

Вот несколько советов для молодых людей, желающих создать информационную базу для разных разговоров:

    - читайте каждый день газеты, следите за событиями в мире, в России; - читайте как минимум один еженедельный журнал новостей или специальный журнал, художественную литературу, следите за новинками;

- смотрите телевизионные документальные фильмы и специальные новости так же внимательно, как развлекательные и спортивные программы;

- посещайте театры и концерты, смотрите кино;

- посещайте музеи, выставки, исторические места, занимайтесь туризмом.

Похожие статьи




Деловая беседа - Деловая беседа, деловое совещание, телефонный разговор

Предыдущая | Следующая