Формы делового общения, Деловая беседа - Формы делового общения
Общепринятыми формами делового общения в труде менеджеров на любых предприятиях являются деловые беседы, совещания, собрания, переговоры, конференции, разнообразные деловые встречи.
Специфическими жанрами деловой коммуникации можно считать спор, дискуссию, полемику, дебаты, прения, которые зачастую являются составляющими таких форм делового общения, как совещания, собрания и конференции, а могут иметь и самостоятельное значение.
Особенности каждой формы делового общения включают следующие критерии:
- * цель проведения (зачем?); * контингент участников (кто? с кем? для кого?); * регламент (как долго?); * коммуникативные средства реализации намерений (как?); * организация пространственной среды (где?); * ожидаемый результат (какой? что "на выходе"?).
Деловая беседа
В деловом общении выделяется самостоятельное понятие "деловая беседа". Под деловой беседой понимается и служебное совещание, и деловой разговор, и устный контакт между работниками, выполняющими одно задание. Целью деловой беседы является убеждение партнера, собеседника в принятии конкретных предложений. В ходе деловой беседы происходит обмен информацией между специалистами, занимающимися одной проблемой, поиск новых решений, координация работ, поддержание контактов.
Менеджеры должны понимать значение деловой беседы, иметь четкое представление о правилах организации деловой беседы, эффективно использовать этот вид управленческой деятельности для выработки эффективных решений. К основным функциям любой деловой беседы можно отнести следующие: начало инновационных мероприятий и процессов; контроль и координирование уже начатых мероприятий, акций; обмен информацией; взаимное общение работников одной организации, межличностные и деловые контакты; поддержание деловых контактов с партнерами во внешней среде; поиски, выдвижение и оперативная разработка новых идей и замыслов; стимулирование движения человеческой мысли в новых направлениях.
Выделяются следующие этапы деловой беседы:
- * подготовительные мероприятия; * начало беседы; * информирование присутствующих и обоснование выдвигаемых положений; * завершение беседы.
Подготовительные мероприятия могут носить различный характер. Чаще всего они осуществляются по следующей схеме. Определяется тема, которую планируется обсудить, и состав участников предстоящего обсуждения. Намечается предварительная дата и место про ведения встречи.
Менеджер должен четко представлять цель встречи и наметить приблизительный план ее проведения. Безусловно, нельзя предусмотреть многих деталей будущего обсуждения, но грамотно составленный план и является тем инструментом, с помощью которого можно управлять деловой беседой.
На этом этапе тщательным образом собирается и изучается информация по теме беседы. Источниками информации могут быть научные труды и отчеты, специальная литература, статистические сводки, отчетные и плановые материалы предприятий, служебные записки, личная информация и т. д. Менеджер, готовящий деловую беседу, или группа сотрудников, им возглавляемая, четко классифицируют и анализируют собранную информацию. Обработанный и систематизированный материал наполняет конкретным содержанием предварительный план беседы.
В начале беседы внимание всех присутствующих фиксируется на цели беседы, предлагается ранее разработанный план ее обсуждения. Инициатору беседы нужно выработать правильное и корректное отношение к собеседнику, так как начало беседы - это "мост" между партнерами по деловой коммуникации. Задачи первой фазы беседы: установление контакта с собеседником; создание приятной атмосферы для беседы; привлечение внимания к предмету собеседования; пробуждение интереса к беседе; перехват инициативы (в случае необходимости).
Успех дела в значительной степени зависит от следующего этапа: ин формирования присутствующих и обсуждения выдвигаемых предложений.
Текст сообщения должен быть предварительно отредактирован, к нему предъявляется требование краткости и четкости формулировок; следует информировать собравшихся об источниках информации, достоверности выполненных расчетов. Сообщение целесообразно иллюстрировать наглядным материалом. Выдвигаемые предложения должны быть аргументированы. Приводя аргументы, надо помнить о личности вашего собеседника, употреблять терминологию, которая ему понятна.
Завершать деловую беседу следует, когда она достигла кульминационного момента, т. е. когда очевидно, что ваши собеседники удовлетворены полученными от вас ответами. На подведение итогов в конце беседы следует обращать особое внимание. Основные идеи должны быть сформулированы четко и кратко.
Как правило, деловые беседы планируются заранее. В процессе подготовки определяется предмет беседы, круг вопросов, который целесообразно обсудить, основные намерения, которые необходимо осуществить. При проведении бесед зачастую используются разнообразные документы и материалы, их также нужно заранее подготовить. Особое внимание следует уделить отработке хода беседы: продумать вопросы, которые необходимо задать собеседнику; определить желаемый конечный результат; установить регламент и место проведения беседы; определить ее стратегию и тактику. С другой стороны, нельзя перебивать речь собеседника; негативно оценивать его высказывания; подчеркивать разницу между собой и партнером; резко убыстрять темп беседы; вторгаться в личную зону партнера; пытаться обсуждать вопрос, не обращая внимания на то, что партнер возбужден; не желать понять психическое состояние партнера в момент собеседования.
Исследователями выделены факторы, позволяющие деловой беседе пройти успешно:
- * профессиональные знания дают возможность для реализации высокой объективности, достоверности и глубины изложения информации, а также для владения ситуацией; * ясность позволяет увязать факты и детали, избежать двусмысленности, путаницы, недосказанности; * наглядность - максимальное использование иллюстративных материалов (документов, информационных источников, таблиц, схем и пр.), общеизвестных ассоциаций и параллелей - снижает абстрактность изложения информации; * постоянная направленность - следует постоянно держать в голове основные задачи беседы и в какой-то мере знакомить с ними собеседника; * ритм - повышение интенсивности беседы по мере приближения ее к концу; * повторение - повторение основных положений и мыслей помогает собеседнику воспринять информацию; * элемент внезапности - представляет собой продуманную, но неожиданную для собеседника увязку деталей и фактов; * "насыщенность" рассуждении - необходимо следить за тем, чтобы в ходе беседы чередовались "взлеты", когда от собеседника требуется максимальная концентрация, и "спады", которые используются для передышки и закрепления мыслей и ассоциаций у собеседника; * рамки передачи информации - французский писатель и мыслитель Вольтер как-то сказал: "Секрет быть скучным состоит в том, чтобы рассказывать все";
Юмор и ирония - в определенной ситуации и дозе они поднимают дух собеседников, их готовность к восприятию даже неприятных аспектов беседы.
Похожие статьи
-
Деловая беседа является основной и наиболее распространенной формой делового общения. Понятие "деловая беседа" весьма широко и достаточно неопределенно :...
-
Ведение деловой беседы, Начало беседы - Основы деловых переговоров
Начало беседы Деловая беседа - это устный контакт между людьми, связанными отношениями дела. В современной, боле узкой трактовки под деловой беседой...
-
Подготовка и проведение деловой беседы - Основные правила подготовки деловой беседы
Организация деловой беседы или участие в ней предполагает наличие у человека определенных навыков и соблюдения некоторых правил. Прежде всего ,...
-
Деловое общение, его виды и формы Деловое общение -- это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и...
-
Диалоговое общение - Деловое поведение. Правила делового поведения в организации
Деловая беседа, как правило, состоит из следующих этапов: ознакомление с решаемым вопросом и его изложение; уточнение влияющих на выбор решения факторов;...
-
Деловая беседа как основная форма делового общения - Деловое общение и его формы
Деловая беседа - это осмысленное стремление одного человека или группы людей посредством слова вызвать желание у другого человека или группы людей к...
-
Деловое общение в процессе переговоров - Деловое общение
Деловая беседа включает обмен мнениями и информацией и не предполагает заключения договоров или выработку обязательных для исполнения решений. Она может...
-
Этапы организации деловой беседы - Моральные ценности в служебных отношениях
В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют переговоры и деловые беседы. Изучением этики и психологии...
-
Завершение беседы - Основы деловых переговоров
Последний этап беседы - ее завершение. Успешно завершить беседу - это значит достигнуть заранее намеченных целей. На последнем этапе решаются следующие...
-
Абстрактные типы собеседников - Основы делового общения
Абстрактный собеседник - это тип людей, воображаемая психологическая модель, отражающая определенные характерные свойства, которые имеют значение для...
-
Виды делового общения, Деловая беседа - Понятие и виды делового общения
Существует три основных вида делового общения: - Деловая беседа; - Деловые переговоры; - Деловой телефонный разговор. Между собой их сближают такие...
-
Деловое общение в процессе переговоров - Деловое общение, его особенности, формы и функции
Деловая беседа включает обмен мнениями и информацией и не предполагает заключения договоров или выработку обязательных для исполнения решений. Она может...
-
Методы ускорения принятия решений - Деловое общение и его виды
Большое внимание следует уделить четкому завершению беседы. Основные идеи должны быть сформулированы очень четко и кратко. Всем участникам беседы должна...
-
ПЛАНИРОВАНИЕ - Деловое общение и его виды
Модель планирования деловой беседы Целью планирования является попытка смягчить, нейтрализовать влияние новых моментов, непредвиденных обстоятельств на...
-
ФОРМЫ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ - Деловой этикет
1. Диалоговое общение 2. Групповые формы делового общения 3. Общение по телефону К диалоговым формам общения относят в первую очередь деловую беседу....
-
Деловая беседа, Цели и задачи деловой беседы - Деловые встречи и беседы
Деловая беседа - это разговор между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности...
-
Деловое общение в процессе переговоров - Сущность и особенности делового общения
Деловая беседа включает обмен мнениями и информацией и не предполагает заключения договоров или выработку обязательных для исполнения решений. Она может...
-
13. Рытченко Т. А., Татаркова Н. В. - Психология деловых отношений - МГУЭСИ, М., 2001Личность обладает индивидуальными чертами и качествами -...
-
Правила подготовки и проведения деловой беседы - Этика деловых отношений
Деловая беседа - процесс общения с использованием вербальной и невербальной связей, направленный на решение вопросов производственной деятельности....
-
Виды делового общения - Этика деловых отношений
Деловое общение - это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом. Деловое общение отличается от...
-
Фазы общения, Средства общения - Психология и этика деловых отношений
Из всех фаз общения наиболее ответственная фаза подготовки, если она оказывается возможной. Общение нужно планировать, правильно выбрать место и время,...
-
Информирование присутствующих - Деловая беседа
Следующий основной этап деловой беседы -- информирование присутствующих, т. е. передача сведений, с которыми вы хотите их познакомить. Такая передача...
-
Введение, Цели и задачи деловой беседы - Деловая беседа
Деловая беседа - это разговор преимущественно между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические...
-
Фазы общения, Средства общения - Этикет бизнеса, деловых и общественных отношений
Из всех фаз общения наиболее ответственная фаза подготовки, если она оказывается возможной. Общение нужно планировать, правильно выбрать место и время,...
-
Деловые беседы и переговоры - Деловая этика как социальный фактор бизнеса
В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют деловые беседы и переговоры. Изучением этики и психологии...
-
Деловые беседы и переговоры - Этика рыночных отношений
В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют деловые беседы и переговоры. Изучением этики и психологии...
-
Этика и психология деловых бесед и переговоров - Секреты делового общения
Деловая беседа включает обмен мнениями и информацией и не предполагает заключения договоров или выработку обязательных для исполнения решений. Она может...
-
Ведение деловой беседы - Культура делового общения
Деловая беседа - это устный контакт между людьми, связанными отношениями дела. В современной, более узкой трактовке под деловой беседой понимают речевое...
-
Правила построения деловой беседы - Деловое общение
Деловые беседы - это форма межличностного общения обмен взглядами, точками зрения, информацией, мнениями, направленными на решение проблемы. Структура...
-
Психологические аспекты беседы - Особенности деловой этики общения
Умение бесконфликтно и продуктивно вести беседу - необходимо качество для того, кто хочет добиться успеха в жизни, показатель общей культуры....
-
Психологическая культура делового разговора - Культура делового общения
Психологическая культура делового разговора - это единство знаний, отражающих закономерности психической деятельности собеседников и умение применять эти...
-
Правила построения деловой беседы - Основы делового общения
Деловые беседы (деловые встречи совещания, беседы это одна из важнейших форм управленческой деятельности). Деловые беседы - это форма межличностного...
-
Деловая беседа - Деловое общение, его особенности, формы и функции
Деловая беседа, как правило, состоит из следующих этапов: ознакомление с решаемым вопросом и его изложение; уточнение влияющих на выбор решения факторов;...
-
Эффективное ведение беседы чрезвычайно тяжелое дело. Известно, что специальная методика ведения бесед помогает лишь в семи случаях из десяти достигнуть...
-
Деловая беседа как вид делового общения. Деловой этикет - Основные правила подготовки деловой беседы
Деловой этикет беседа общение Деловое общение может быть как письменным, так и устным: Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные...
-
Приемы структурирования информации в деловом общении - Спор в деловом общении
Существует два основных приема структурирования информации в деловом взаимодействии: правило рамки и правило цепи. Правило рамки заключается в том, что...
-
В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют деловые переговоры. Изучением этики и психологии...
-
СУЩНОСТЬ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ - Деловой этикет
1. Принципы делового общения 2. Влияние личностных качеств на общение Некоторые склонны полагать, что рыночная экономика глубоко аморальна. Это совсем не...
-
Виды деловых бесед - Деловые встречи и беседы
Виды бесед. По такому основанию, как виды и цели разговора, принято выделять в качестве самостоятельных видов: собеседование при приеме на работу,...
-
Социальная значимость красноречия (риторики) высоко оценивалась еще в античную эпоху. Платон говорил о риторике, что это "завоевание души словами"....
Формы делового общения, Деловая беседа - Формы делового общения