Завершение беседы - Деловая беседа
Последний этап беседы -- ее завершение. Успешно завершить беседу -- это значит достигнуть заранее намеченных целей. На последнем этапе решаются следующие задачи:
- - достижение основной или (в неблагоприятном случае) запасной (альтернативной) цели; - обеспечение благоприятной атмосферы; - стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий; - поддержание в дальнейшем (в случае необходимости) контактов с собеседником, его коллегами; - составление резюме с четко выраженным основным выводом, понятным всем присутствующим.
Любая деловая беседа имеет свои подъемы и спады. В связи с этим возникает вопрос: когда переводить беседу в завершающую фазу -- фазу принятия решений. Практика доказывает, что это надо делать, когда беседа достигает кульминационного момента. Например, вы настолько исчерпывающе ответили на очень важное замечание вашего собеседника, что его удовлетворение вашим ответом очевидно. Пример его типичного комментария в данном случае: "Это обязательно нужно было выяснить!" Ваш ответ сразу следует добавить положительным заключением, например: "Вместе с вами мы убедились, что внесение этого предложения будет для вас очень выгодно".
Было бы ошибочно думать, что собеседник сохранил в своей памяти все ваши аргументы и запомнил все преимущества предложенного вами решения. Его типичным высказыванием в завершающей фазе беседы обычно бывает: "Мне нужно еще раз все основательно обдумать". Но это скорее состояние "переполненной головы", чем проявление его нерешительности. Поэтому в таких случаях нужно использовать приемы ускорения принятия решения. Гипотетический подход. Почти все люди испытывают некоторый страх, оказавшись в ситуации, когда им необходимо принимать решение. В связи с этим целесообразно говорить лишь об условном решении, чтобы собеседник расслабился и привыкал к нему постепенно. Для этого подходят следующие формулировки: "Если...", "В случае если...", "Предположим, что..." Заключительную часть выступления собеседник запоминает лучше всего. Значит, последние слова оказывают на него наиболее сильное воздействие. В связи с этим рекомендуется записывать и заучивать наизусть несколько последних предложений или хотя бы заключительное. Опытные деловые люди обычно заранее обдумывают два или три варианта заключительных предложений, чтобы потом в зависимости от хода беседы решить, какие из них -- более мягкие или более жесткие по форме -- произнести. Очень важно отделить завершение беседы от ее основной части, например, с помощью таких выражений: "Давайте подведем итоги", "Итак, мы подошли к концу нашей беседы".Теперь необходимо решить вопрос о том, когда следует произносить слова, указывающие на завершение беседы. Это зависит от наличия хотя бы одного из условий, при которых беседу можно завершить:
- - а) если вы с помощью контрольных вопросов направили беседу к нужной цели; - б) если вы привели убедительные для собеседника аргументы; - в) если на поставленные в ходе беседы вопросы вы дали удовлетворяющие собеседника ответы; - г) если вы успешно справились со всеми возражениями собеседника; - д) если вы сумели создать благоприятную атмосферу для завершения беседы.
Когда эти условия выполнены, необязательно подталкивать собеседника к действиям, наоборот, он сам может предложить ускорить принятие решений.
Другим признаком, свидетельствующим о том, что близится конец беседы, является изменение в поведении собеседника:
- - он в расслабленном состоянии наклоняется вперед с выражением заинтересованности или, наоборот, разводит или сжимает руки; - проявляет знаки дружеского отношения; - слушает ваше выступление с выражением одобрения, иногда кивая; - снова перелистывает ваш проект, просматривая еще раз помещенные в нем данные.
Если вы заметили, что собеседник морщит лоб в поисках подходящего замечания, нужно попытаться узнать у него, с чем он не согласен, разумно применив технику вопросов. Пример: "Отвечает ли это вашим представлениям... Если нет, то почему?" Таким образом вы узнаете истинную причину сопротивления вашего собеседника. Переходить к принятию решения можно только тогда, когда вы достигнете полной договоренности с вашим собеседником. Всегда следует быть готовым к слову "нет". Если собеседник сказал "нет", беседу заканчивать нельзя. У вас должны быть подготовлены варианты, которые позволят продолжить беседу и преодолеть это "нет". Свободно обращайтесь к собеседнику с вопросом, согласен ли он с вашим решением. Всегда ждите, чтобы собеседник сам согласился с вашими решениями. Не проявляйте неуверенности при принятии решения. Если вы сомневаетесь в этот момент, то не удивляйтесь, если начнет сомневаться собеседник. Всегда оставляйте в запасе один сильный аргумент, подтверждающий ваш тезис, на тот случай, если собеседник в момент принятия решения начнет колебаться. Опытные деловые люди никогда не допускают неожиданности в конце деловой беседы. У них всегда в запасе есть отличный аргумент, с помощью которого они могут успешно ее завершить. Например: "Да, я забыл добавить: в случае неудачи мы все расходы берем на себя".Тщательно следите за тем, чтобы всегда оставаться последовательным с точки зрения истины. Пользуйтесь достоверными аргументами. С помощью полуправды можно вынудить собеседника на какое-то решение, но нельзя создать корректных и прочных деловых отношений. Не отступайте, пока собеседник несколько раз отчетливо не повторит слово "нет".Не сдавайтесь на милость собеседника до тех пор, пока не испробуете все известные методы ускорения принятия решения.
Часто собеседники в конце беседы приводят сильные доводы, но забывают предварительно подготовить выводы из основных положений. В результате нечеткое завершение беседы резко снижает впечатление от всего того, что было убедительно высказано ранее. Поэтому на подведение итогов в конце беседы следует обращать серьезное внимание. Завершение беседы нельзя сводить только к простому повторению наиболее важных ее положений. Основные идеи должны быть сформулированы очень четко и кратко. Вы должны придать общему выводу легко усваиваемую форму, т. е. сделать несколько логических утверждений, полных смысла и значения. Всем присутствующим должна быть ясна и понятна каждая деталь обобщающего вывода, не должно быть места лишним словам и расплывчатым формулировкам. В обобщающем выводе должна преобладать одна основная мысль, изложенная чаще всего в виде нескольких положений.
Похожие статьи
-
Фазы деловой беседы - Этика делового общения
Деловая беседа состоит из пяти фаз: 1. начало беседы; 2. передача информации; 3. аргументирование; 4. опровержение доводов собеседника; 5. принятие...
-
Подготовка и проведение деловой беседы - Основные правила подготовки деловой беседы
Организация деловой беседы или участие в ней предполагает наличие у человека определенных навыков и соблюдения некоторых правил. Прежде всего ,...
-
Эффективное ведение беседы чрезвычайно тяжелое дело. Известно, что специальная методика ведения бесед помогает лишь в семи случаях из десяти достигнуть...
-
Этика и психология деловых бесед и переговоров - Секреты делового общения
Деловая беседа включает обмен мнениями и информацией и не предполагает заключения договоров или выработку обязательных для исполнения решений. Она может...
-
Деловые беседы и переговоры - Этика рыночных отношений
В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют деловые беседы и переговоры. Изучением этики и психологии...
-
Деловые беседы и переговоры - Деловая этика как социальный фактор бизнеса
В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют деловые беседы и переговоры. Изучением этики и психологии...
-
Деловая беседа: понятие и фазы - Факторы успешного проведения деловой беседы
Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления...
-
Деловая беседа как основная форма делового общения - Деловое общение и его формы
Деловая беседа - это осмысленное стремление одного человека или группы людей посредством слова вызвать желание у другого человека или группы людей к...
-
Информирование присутствующих - Деловая беседа
Следующий основной этап деловой беседы -- информирование присутствующих, т. е. передача сведений, с которыми вы хотите их познакомить. Такая передача...
-
Начало беседы - Деловая беседа
Начало беседы -- очень важный этап, и потому им не следует пренебрегать. Задачи этого этапа беседы следующие: - установление контакта с собеседником; -...
-
Технология завершения переговоров - Деловые переговоры
Тактика завершения переговорного процесса. Методы завершения переговоров. Заключительные документы переговоров. Подготовка документов. Критерии оценки...
-
Деловая беседа - Сущность и особенности делового общения
Деловой общение этикет совещание Деловая беседа, как правило, состоит из следующих этапов: ознакомление с решаемым вопросом и его изложение; уточнение...
-
Виды деловых бесед - Деловые встречи и беседы
Виды бесед. По такому основанию, как виды и цели разговора, принято выделять в качестве самостоятельных видов: собеседование при приеме на работу,...
-
Деловые беседы и переговоры. Общие положения, Деловой завтрак, обед, ужин - Деловое общение
В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют деловые беседы и переговоры. Изучением этики и психологии...
-
Правила подготовки и проведения деловой беседы - Этика деловых отношений
Деловая беседа - процесс общения с использованием вербальной и невербальной связей, направленный на решение вопросов производственной деятельности....
-
Психологические аспекты беседы - Особенности деловой этики общения
Умение бесконфликтно и продуктивно вести беседу - необходимо качество для того, кто хочет добиться успеха в жизни, показатель общей культуры....
-
Деловые беседы - Основы делового этикета
Умение вести беседу является одним из слагаемых успеха в деловом общении. Это чрезвычайно полезный и удобный механизм, регулирующий деловое общение....
-
Этика деловых бесед, встреч, переговоров - Деловое общение
Результаты профессиональной деятельности сотрудников органов безопасности во многом зависят от личных встреч, бесед, совещаний. Этические требования к их...
-
Проблема структуры делового общения - Основные фазы деловой беседы
Максимальную трудность представляет для собеседников начало беседы. Партнеры очень хорошо знают суть предмета, цель, которую они преследуют в данном...
-
Варианты уточняющих вопросов - Деловое общение и его виды
Очень важным моментом в деловой беседе является умение "слушать и слышать" невербальный язык общения (мимика, жесты и пр.). Особого внимания заслуживает...
-
Деловое общение в процессе переговоров - Сущность и особенности делового общения
Деловая беседа включает обмен мнениями и информацией и не предполагает заключения договоров или выработку обязательных для исполнения решений. Она может...
-
Этика делового общения "снизу-вверх" - Факторы успешного проведения деловой беседы
В деловом общении "снизу-вверх", т. е. в отношении подчиненного к своему начальнику, общее этическое правило поведения можно сформулировать следующим...
-
Деловая беседа является основной и наиболее распространенной формой делового общения. Понятие "деловая беседа" весьма широко и достаточно неопределенно :...
-
Завершение делового совещания - Деловое общение и его виды
Эффективно проведенное совещание должно иметь конкретные последствия в виде подведения итогов. Обычно это итоговое заключение стараются опустить - все...
-
Начало беседы - очень важных этап, и потому не следует пренебрегать. Задачи этого этапа бесед следующие: - установление контакта с собеседником; -...
-
Этапы организации деловой беседы - Моральные ценности в служебных отношениях
В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют переговоры и деловые беседы. Изучением этики и психологии...
-
Проведение переговоров - Деловой этикет
Переговоры следует проводить в отдельном помещении. Участники переговоров от принимающей стороны должны занять место в комнате переговоров до прихода...
-
Ведение делового совещания - Особенности проведения деловых совещаний
Начинать совещание нужно точно вовремя и сразу согласовать с участниками правила совместной работы, например, регламент выступлений или порядок принятия...
-
Основные элементы подготовки к переговорам: определение предмета (проблем) переговоров, поиск партнеров для их решения, уяснение своих интересов и...
-
Методы ускорения принятия решений - Деловое общение и его виды
Большое внимание следует уделить четкому завершению беседы. Основные идеи должны быть сформулированы очень четко и кратко. Всем участникам беседы должна...
-
Введение, Деловой этикет в телефонном разговоре - Разговор и управление собеседником по телефону
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря нему можно найти решения множества вопросов и проблем, отпадает необходимость...
-
Информация не поступает к нам сама по себе, для ее получения необходимо задавать вопросы. Не следует бояться вопросов собеседников, так как они позволяют...
-
Деловое общение, его виды и формы Деловое общение -- это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и...
-
Проведение переговоров. - Организация и ведение деловых переговоров
Переговоры следует проводить в отдельном помещении. Участники переговоров от принимающей стороны должны занять место в комнате переговоров до прихода...
-
Деловая беседа по телефону - Деловой этикет
Культура общения по телефону давно стала частью делового этикета. Она характеризует человека не меньше, чем одежда и манеры. Прежде чем снять трубку,...
-
Этика делового общения "сверху-вниз" - Факторы успешного проведения деловой беседы
В деловом общении "сверху-вниз", т. е. в отношении руководителя к подчиненному золотое правило этики можно сформулировать следующим образом: "Относитесь...
-
Правила построения деловой беседы - Основы делового общения
Деловые беседы (деловые встречи совещания, беседы это одна из важнейших форм управленческой деятельности). Деловые беседы - это форма межличностного...
-
Введение - Факторы успешного проведения деловой беседы
Всем без исключения предпринимателям и руководителям производств приходится вступать в деловую беседу с партнерами по бизнесу -- поставщиками сырья,...
-
Заключение - Факторы успешного проведения деловой беседы
Таким образом, можно сделать следующие выводы. Деловой стиль общения ориентирован на положительный (конструктивный) результат. Деловой стиль исключает...
-
Речевые штампы, помогающие провести деловую беседу - Речевая культура делового разговора
Начало беседы: Я полагаю, что беседу лучше всего начать с обсуждения... Сегодня я предлагаю обсудить... Я думаю, что вам хорошо известны причины,...
Завершение беседы - Деловая беседа