Организация и ведение дискуссий - Особенности проведения деловых совещаний

Чтобы деловое совещание было плодотворным председательствующий менеджер должен владеть техникой организации и проведения дискуссий. Их организация требует определенных усилий, главное, надо стремиться вести групповую дискуссию цивилизованно. Для этого надо особенно внимательно следить, чтобы деловой спор между участниками дискуссии был определенным и имел временные границы, а также за тем, чтобы не допустить перехода на личности. Включаясь в спор в качестве одного из его участников, прежде всего четко сформулируйте то положение, которое обосновывается или отвергается а также точно определите основные понятия, чтобы не спорить о совершенно разных вещах. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим.

Внимательно и до конца выслушивайте доводы оппонента трезво взвесьте и оцените их. Вначале приводите только сильные доводы, о слабых говорите после и как бы вскользь. В процессе спора старайтесь убеждать, а не уязвить оппонента. Не упорствуйте в отрицании доводов оппонента, если они ясны и очевидны.

Еще один очень важный совет: никогда не вступайте в дискуссии и споры неподготовленным: составьте хотя бы самый общий план борьбы за истину, подберите наиболее весомые и очевидные аргументы, которые ни у кого не вызывают сомнения. Особенно впечатляют точные цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.

При проведении совещания следует исходить из того, что зачастую приходится иметь дело с одними и теми же характерными типами участников обсуждения. Ниже следуют советы относительно того, как с ними обходиться или как их нейтрализовать.

Таблица 1. - Типы участников обсуждения

1. Спорщик

Сохранять невозмутимость.

Предоставить группе опровергать его утверждения

. Позитивист

Предложить ему подведение итогов, сознательно втянуть в дискуссию

3. Всезнайка

Призвать группу занять определенную позицию по отношению к его утверждениям

4. Словоохотливый

Тактично прерывать. Напоминать о регламенте

5. Застенчивый

Ставить несложные вопросы, укрепить его уверенность в своих силах

6. Негативист

Признать, оценить его знания и опыт

7. Не проявляющий интереса

Спросить его о работе. Привести примеры из его сферы интересов

8. "Крупная шишка"

Избегать прямой критики, применять технику "да, но"

9. Расспрашивающий

Адресовать его вопросы группе

Наряду с рассмотренными выше психологическими типами участников деловых обсуждений существует классификация участников таких совещаний, играющих в них блокирующие роли:

Блокировщик - человек упрямо ни с кем не соглашается, приводит примеры из личного опыта, возвращается к вопросам, которые уже решены.

Совет: Напомнить о цели и предмете обсуждения. Задавать вопросы типа: "То, что вы говорите, относится к нашей цели или к этому обсуждению?". Тактично напоминать, что он уходит в сторону.

Агрессор - критикует всех подряд, принижает статус участников, не соглашается с тем, что предлагается.

Совет: На любое его высказывание и опровержение задавать вопрос: "А что вы предлагаете?". Напоминать, что излишняя критика гасит конструктивные идеи.

Прыгающий с темы на тему - постоянно меняет тему разговора.

Совет: Останавливать вопросами типа: "Мы разве закончили рассмотрение проблемы?" или: "То, что вы говорите, относится к нашему совещанию?"

Удалившийся - не хочет участвовать в общем обсуждении. Рассеян. Разговаривает на личные темы.

Совет: Предложить ему высказаться и внести свои предложения: "А вы что думаете по этому поводу...?" или: "Какие предложения есть у вас?"

Доминирующий - пытается захватить власть и манипулировать присутствующими.

Совет: Спокойно и уверенно останавливать его высказывания встречными: "Ваше предложение -- это только лишь одна из возможных альтернатив. Давайте послушаем и другие предложения".

Адвокат дьявола - специально задает острые вопросы, заведомо ведущие в тупик. Всеми способами блокирует совещание. Стремится к его провалу.

Совет: Оценивайте остроту его вопросов: "Ваш новый вопрос не обостряет рассматриваемую проблему, а только уводит нас от нее". Акцентируйте внимание на неоправданной полемичности или провокационное его заявлений. Переадресовывайте его вопрос ему же для ответа: "А вы сами что думаете по этому вопросу?" или: "Мы бы хотели услышать ваш вариант ответа на ваш же вопрос".

Ищущий признания - хвастается, много говорит, стремится утвердить свой статус.

Совет: Задавайте вопросы, показывающие, что его высказывания -- это рассуждения о самом себе, а не о деле: "То, что вы нам сообщили, можно ли использовать для решения обсуждаемого вопроса?"

Повеса - тратит время собравшихся, "пуская пыль в глаза", рассказывает развлекательные истории, анекдоты. Беспечен и циничен.

Совет: Каждый раз задавайте ему один и тот же вопрос: "Соответствует ли ваше высказывание теме совещания?"

Проводя совещание, следует соблюдать общие правила ведения спора:

    - четко разграничивать, по каким вопросам спорить можно и от обсуждения каких лучше отказаться; - стараться так возражать, чтобы не вызывать неприязни и раздражения собеседника; - не допускать превращения спора относительно деловых проблем в выяснение личных отношений; - не вводить собеседника в замешательство в присутствии других, демонстрируя его некомпетентность; - проигрывать и побеждать достойно. При поражении не сердиться и не теряться. При победе оставаться спокойным и скромным. Дать возможность проигравшим в споре "сохранить свое лицо"; - во всех случаях поблагодарить участников за то, что деловой разговор состоялся, за высказанную критику и за принятые предложения.

Использовать Критику во время дискуссии, даже конструктивную, надо очень осторожно и в ограниченных дозах. Какой бы объективной, спокойной, товарищеской критике мы ни подвергались, удовольствия она нам не доставляет т. к. уличает оппонента, представляет его в невыгодном свете, любая критика -- вещь весьма тонкая и деликатная. Поэтому для ее использования целесообразно соблюдать ряд правил:

    1. В процессе критики следует избегать проявления раздражения и злости. Не стоит напоминать о прошлых ошибках. Неудовлетворенность можно демонстрировать только тоном голоса, но не жестами и мимикой. 2. Критиковать вообще лучше всего наедине, поскольку присутствие посторонних ослабляет восприятие критики и усиливает защитную реакцию. Совершенно недопустимо критиковать за спиной, когда собеседник не имеет возможности возразить. 3. Нельзя требовать от собеседника открытого признания собственных ошибок. Достаточно того, что он внимательно выслушал критическое замечание. 4. Любую критику лучше всего начинать с самокритики. Разговор следует вести без эмоций, в спокойном тоне и так, чтобы у собеседника не возникло ощущения безысходности. 5. Никогда не стоит извиняться за критику, ибо это не признак вежливости, а скорее всего, неуверенность в своей правоте.

Надо уметь не только критиковать, но и выслушивать критику:

    - не считайте, что критикующий настроен враждебно и желает только зла; - сохраняйте полное спокойствие, скрывайте свое плохое настроение, демонстрируйте внимание к тому, что говорит критикующий; - не отшучивайтесь и не пытайтесь сменить тему разговора; - если критическое замечание высказано не строго, следует уточнить, что именно критикующий имел в виду, и не приписывать ему того, чего он не говорил; - дайте понять, что критика воспринята и все замечания будут внимательно изучены и по возможности учтены.

В практике проведения дискуссий очень часто возникают Непредвиденные ситуации, которые порой оказывают весьма существенное влияние на их итоги. Наиболее распространенные ситуации:

Ситуация 1. Оппонент пытается ПЕРЕХВАТИТЬ ИНИЦИАТИВУ в выборе темы разговора: а) подменяет принципиальные вопросы мелочными; б) выдвигает тезисы не по существу проблемы; в) предлагает контрпроблему, игнорируя ваши аргументы.

Совет: а) указать оппоненту на его уход от спорного вопроса; б) спросить его, какую мысль он доказывает; в) попросить высказать отношение к вашей аргументации.

Ситуация 2. Оппонент РАЗДУВАЕТ ПРОБЛЕМУ, выводит ее за границы дискуссии, размывая проблему и умерщвляя в зародыше новое.

Совет: Напомните о рамках дискуссии, о ее цели. Попросите еще раз уточнить его антитезис и вернуть разговор в прежнее русло.

Ситуация 3. Оппонент ВЫХВАТЫВАЕТ МЕЛОЧИ, не затрагивая основного.

Совет: Спросите, не забыл ли он цель разговора, свою собственную цель. Верните его к спорной проблеме.

Ситуация 4. Оппонент намеренно ПОДВОДИТ вас К ЛОЖНЫМ ВЫВОДАМ, подтасовывая факты для того, чтобы впоследствии уличить вас в безграмотности и дилетантстве.

Совет: Прекратите обмен мнениями, похвалите оппонента за глубину анализа и попросите его сделать обобщающий вывод.

Ситуация 5. Оппонент постоянно МЕНЯЕТ ПОЗИЦИЮ, ходит вокруг да около, пытается найти что-то третье.

Совет: Не настаивайте на признании, согласии и поддержке вашего предложения. Сверните разговор, который все равно ни к чему не приведет.

Ситуация 6. Оппонент УЛИЧАЕТ ВАС В НЕКОМПЕТЕНТНОСТИ, играет на ваших ошибках и недоработках, игнорирует факты "за" и "против", неправильно толкует ваши слова.

Совет: Не проявляйте излишней деликатности. Спросите, о чем конкретно идет речь. Попросите высказать его соображения, как выйти из затруднительного положения.

Ситуация 7. Оппонент СКРЫВАЕТ резко ОТРИЦАТЕЛЬНОЕ ОТНОШЕНИЕ к вашей позиции или к вам под маской доброжелательности.

Совет: Остроумно сорвите его маску, напомните об уже имевших место случаях подобной "доброжелательности" и ее результатах, раскройте его замысел всем присутствующим.

Непредвиденные ситуации в дискуссиях могут возникать не только из-за целенаправленных попыток оппонентов помешать принятию запланированных решений, но и вследствие их неуравновешенности и слишком высокой эмоциональности. Нормализовать ситуацию помогут здесь спокойный призыв председателя сохранять порядок, подчеркнутая терпеливость и настойчивость. Для преодоления сложных эмоциональных ситуаций рекомендуется:

    1. Записывайть факты или противоположные мнения без немедленного комментирования их. Поспешные комментарии могут только усугубить ситуацию. Чем дольше один или несколько участников говорят без вмешательства, тем больше они способны преодолеть давление, которое чувствуют. Необходимо постараться убедить всех в том, чтобы участники говорили отдельно и ждали, не вмешиваясь, пока не закончит говорить один человек. 2. Пусть участник говорит дольше и объяснит причину потери самообладания. Если вы будете задавать нейтральные вопросы, пытаясь таким образом раскрыть дело как можно больше, это может снизить повышенный интерес к такой ситуации. 3. Попытайтесь расслабить участников с помощью прохладительных напитков, разрешив покурить или даже объявив перерыв. Цель перерыва -- дать время на размышление или продумывание, а также на приведение в порядок чувств и мыслей. 4. При возобновлении обсуждения перепроверьте и уточните факты. Это позволит выяснить подозрительные факты и мнения, а значит, узнать, в чем суть столкновения и его причины. 5. Дайте участникам как можно больше времени, чтобы успокоиться, так как тогда выше вероятность, что совещание войдет в нужное русло. 6. Если возможно, добивайтесь отсрочки решения, это даст председателю время провести расследование спорного вопроса. 7. Вынося решение под давлением, нужно проявлять осторожность и постараться избежать прецедентов. Вообще в таких случаях лучше принимать решения, носящие временный характер. 8. Если принято временное решение, в нем должно быть проставлено число и время, чтобы впоследствии можно было пересмотреть спорный вопрос и принять окончательное решение.

Похожие статьи




Организация и ведение дискуссий - Особенности проведения деловых совещаний

Предыдущая | Следующая