Классификация деловых совещаний, Планирование проведения совещаний - Основы делового общения

Деловые совещания представляют собой вид организации труда. Существует определенная классификация совещаний, которая зависит от следующих основных признаков:

    1) По назначению:
      - вырабатывающие и принимающие решения; - разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений; - подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям; - оперативные (диспетчерские).
    2) По периодичности (частоте) проведения:
      - разовые; - регулярные; - периодические;
    3) По количеству участников:
      - узкий состав (до пяти человек); - расширенные (до двадцати человек); - представительные (свыше двадцати человек).
    4) По степени стабильности состава участников совещания:
      - с фиксированным составом; - с приглашенными по списку, составленному для каждого совещания; - комбинированные.
    5) По принадлежности:
      - общественных организаций; - административные - научные и научно-технические; - объединенные. - научные
Планирование проведения совещаний

Таблица. Технология организации и проведения делового совещания

Этапы

Элементы

1. Подготовка.
    - Определение целесообразности проведения совещания. - Определение повестки дня. - Определение состава участников. - Назначение даты и времени совещания. - Определение места проведения. - Подготовка участников совещания.

2. Проведение.

Продолжительность совещания.

    - Регламент - Протокол

3. Подведение итогов и принятия решения.

Выводы:

    - Определение тех, кто и в какие сроки должен выполнить определенный объем работ. - Определение формы подведения итогов совещания. - Принятие решения о широте информирования.

4. Контроль над выполнением решения.

Способы выработки решения.

- Определение лиц, решения осуществляющих контроль.

Проведение совещаний имеет четыре этапа:

Подготовка совещания. Совещание начинается с определения тщательности его проведения. Совещания проводятся, когда есть необходимость в обмене информацией, выявление мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций. На этом этапе менеджер должен все проанализировать, все альтернативы этой формы работы. Это могут быть решения вышестоящего руководства, возможность решения вопроса по телефону, возможность объединения с другими (плановыми) совещаниями. В случае менеджер убедится в полезности совещания, то его можно проводить. Следующий элемент данного этапа это Определение повестки дня. Здесь нужно определить: содержание обсуждаемых проблем и главную тему совещания, которая должна характеризовать его сущность.

При формировании повестки дня, как показывает практика, допускаются многочисленные ошибки со стороны менеджеров - организаторов совещаний.

Выделяют шесть групп ошибок:

    1) Отсутствует главная тема совещания; 2) При наличии нескольких тем совещания нет обеспечения их точного разграничения и соответствующего аналитического обсуждения; 3) Участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы; 4) В повестку дня включены вопросы разного объема и разнообразного содержания, поэтому есть угроза, что совещание может превратиться в обсуждение или в ссору между отдельными участниками или группами; 5) На совещании обсуждаются проблемы и вопросы, которые можно решить в рабочем порядке; 6) Не удается придерживаться повестки дня. Участники отступают от нее и рассматривают стихийно возникшие побочные темы или какую-либо проблему, которая существует на данном предприятии постоянно.

Состав участников. Менеджер должен очень внимательно подойти к формированию списка состава участников, подумать как о количественном, так и качественном составе.

Количественный состав. Оптимальным считается такое количество участников совещания, которое совпадает с количеством работников, активно участвующих в обсуждении вопроса. При этом основным критерием является компетентность в вопросах повестки дня. Самой распространенной ошибкой является приглашение наибольшего количества участников, которое может уместиться в зале заседаний, то есть массовое приглашение.

Качественный состав. К участию в совещании должны привлекаться только те должностные лица, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме.

Назначение дня и времени проведения совещания. Для проведения совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к совещанию. Совещания лучше проводить во второй половине дня, по теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый с 11 до 12 часов и второй - между 16 и 18 часами. Совещания удобней всего проводить в конце рабочего дня или в конце рабочей недели, так как будет намного лучше.

Основные ошибки, допускаемые при проведении совещаний:

    - не регламентируется его продолжительность; - не соблюдается установленная продолжительность; - слишком большая продолжительность; - не делаются перерывы; - не ограничивается время на доклады и выступления; - участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.

Местом для проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. В настоящее время на предприятиях есть специально оборудованные для совещаний помещения. Существуют определенные требования к оснащению таких помещений. Например, такое помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и влажность воздуха, вентиляцию, удобную для работы мебель и оргтехнику.

Подготовка участников совещания. Менеджер - организатор совещаний должен заблаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый участник должен заранее знать тематику и задачи совещания. В этом и состоит залог эффективного проведения совещания, так как все его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены.

2) Проведение совещания. Время на проведение совещания составляет 40-45 минут. Во время проведения совещания должны даваться несколько минут для отдыха, где-то 10-15 минут. Спустя 50 минут у участников совещания начинает ослабляться внимание, проявляется усталость, утомление. После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам падают. Данный этап специалисты называют периодом отрицательной активности. Оптимальная продолжительность совещания не должна превышать 1 часа.

Регламент - это порядок ведения заседания, собрания, совещания. Произошло это слово (от лат. regula - что означает правило). Кроме вышеназванного, это слово имеет еще значения: устав, свод правил, порядок работы учреждения. В случае, если регламент до начала совещания не установлен, существует опасность возникновения неделовой обстановки на самом заседании.

Протокол совещания - это первичный, официальный документ, составленный по определенной форме и содержащий запись выступлений участников совещания, собрания, заседания и принятые ими решения. На основании данного документа руководство имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Собрание назначает или выбирает секретаря, который фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:

    1) Достижение цели совещания; 2) Решение; 3) Исполнители задания и сроки.

Далее ниже приводятся те позиции, которые должны быть отражены в протоколе делового совещания:

    1) Дата и место проведения; 2) Номер протокола; 3) Краткое содержание обсуждаемого вопроса; 4) Присутствовали; 5) Отсутствовали, причины отсутствия; 6) Копии (фамилия тех, кому предназначены); 7) Повестка дня по пунктам; 8) Тема по пункту повестки дня; 9) Обсудили (кто выпустил); 10) Постановили (сообщается, что именно); 11) Выполнения решения возложено на (фамилия); 12) Сроки исполнения (дата). 3) Подведение итогов и принятие решения. Обычно решения на деловом совещании принимаются всеми вместе. Эффективность этого решения зависит от того, насколько каждому участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее решение. Подводятся итоги совещания и делаются выводы. Определяются и те, кто и в какие сроки должны выполнить определенный объем работ. Определяются сотрудники, которые будут выполнять задания. Сроки, в течение которых должны быть выполнены задания. Формы подведения итогов совещания (рассылка протокола или его части, выписка из протокола). Принятие решения о широте информирования. Его может принимать весь коллектив или отдельная его часть, отдельное подразделение.

Решения могут вырабатываться двумя способами:

    - Специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои корректировки и принимают его по результатам голосования. - Председатель собрания подводит итоги обсуждение и формирует решение. 4. Контроль над выполнением решения. На этом этапе совещания, определяются лица, которые будут осуществлять контроль. Потому что без претворения решения в жизнь и контроля над этим процессом любое деловое совещание становится бессмысленным.

Похожие статьи




Классификация деловых совещаний, Планирование проведения совещаний - Основы делового общения

Предыдущая | Следующая